Kata nutzen, um Krisen zu meistern: Ein bewährter Weg zum Fertigungserfolg

Verfasst von: Sarah Burlingame

Lean Manufacturing ist mehr als die Verbesserung einiger Prozesse. Nachhaltiger Lean-Erfolg erfordert eine unternehmensweite Kultur der täglichen kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter entwickeln, wissenschaftlich zu denken, Fakten und Daten zur Entscheidungsfindung zu nutzen, sind oft diejenigen, die ihre Ziele am erfolgreichsten erreichen. Das Praktizieren von Kata fördert diese Denkweise, die Unternehmen helfen kann, nicht nur zu überleben, sondern in der aktuellen Pandemiekrise zu gedeihen.

Kata ist ein japanisches Wort, das sich auf eine strukturierte Art, Dinge zu tun, oder ein Verhaltensmuster bezieht. Als Senior Project Manager für TDO (Train Develop Optimize), Teil des New York Manufacturing Extension Partnership Center und des MEP National Network, arbeite ich mit kleinen und mittleren Herstellern zusammen, um Kata – also Verhaltensweisen – zu praktizieren und zusätzliche Lean-Manufacturing-Tools und -Techniken anzuwenden, um Geschäftsherausforderungen zu lösen. Dies verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil in der Greater Philadelphia Metro.

In stressigen Situationen wie einer Pandemie ist es menschlich, überfordert zu werden und den Fokus zu verlieren. Aber Kata-Coaching kann Management und Mitarbeiter auf Kurs halten. Der Toyota Kata-Rahmen kann eine stabilisierende Kraft sein, um Hersteller durch raues Terrain und Unsicherheit zu führen, während er sie agil genug macht, um auf Veränderungen in ihrer Umgebung zu reagieren.

Die Verbesserungs-Kata

Das Verbesserungs-Kata-Modell, basierend auf Toyota Kata von Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), ist darauf ausgelegt, Herstellern zu helfen, wesentliche wissenschaftliche Denkfähigkeiten in ihren Mitarbeitern zu entwickeln. Das Modell basiert auf vier Schritten, die durch Coaching-Fragen geleitet werden, um Management und Mitarbeiter während ihrer Continuous Improvement Journey zu führen.

Die Verbesserungs-Kata dient als Fundament für Hersteller, die eine Krise navigieren, wie die Einhaltung bundesstaatlicher und lokaler Regierungsmandate zur sicheren Wiedereröffnung von Einrichtungen während der Pandemie. Der Aufbau dieses Fundaments beginnt mit einem unerbittlichen Fokus auf die Richtung. Nutzen Sie die untenstehenden Modellfragen, um Ihren Fortschritt an jedem Schritt zu bewerten.

1. Die Herausforderung setzen

Durch das Praktizieren von Kata und die Anwendung wissenschaftlichen Denkens sind Unternehmen in der Lage, ihre Herausforderung nicht nur durch quantitative Metriken wie Zahlen und routinemäßige Betriebsweisen zu betrachten, sondern auch in Bezug darauf, wo sie als Unternehmen sein müssen.

Fragen Sie sich: Wo muss Ihr Unternehmen in den nächsten 12 bis 18 Monaten stehen? Setzen Sie ein klares Ziel, das gewünschte Leistungsmetriken, spezifische Betriebsmuster oder andere geschäftsbezogene Ergebnisse umfassen kann, die erreicht werden müssen.

2. Den aktuellen Zustand erfassen

Sobald eine Herausforderung identifiziert wurde, ist der nächste Schritt, den aktuellen Zustand klar zu verstehen, im Wesentlichen „wo Sie jetzt sind“. Dies ist das Geheimnis des Kata-Erfolgs: Klarheit darüber zu gewinnen, wo Sie jetzt sind, wo Sie hin müssen und welche Hindernisse in Ihrem Weg stehen.

Dies kann durch verschiedene Ansätze erreicht werden. Eine detaillierte Prozesslandkarte ist ein Werkzeug, das manchmal verwendet wird, um Daten und beobachtete Betriebsmuster zu sammeln und zu visualisieren. Physisch zum Gemba zu gehen – dem Ort, wo das Geschehen stattfindet – stellt sicher, dass die aktuellsten und genauesten Informationen gesammelt werden.

Um Ihren aktuellen Zustand zu erreichen, beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen heute operiert. Wie performen Sie? Wie sehen Ihre Prozesse und Arbeitsumgebung aus? Wie nutzen Sie Ressourcen?

Ein gründliches Verständnis des aktuellen Zustands wird hilfreich sein, um die erste Zielbedingung festzulegen. Denken Sie an die Zielbedingung als das, was in der Zukunft passieren muss, was jetzt nicht passiert, oder umgekehrt, was in der Zukunft nicht passieren sollte, was jetzt passiert. Bei der Bestimmung einer relevanten Zielbedingung ist es wichtig, ein Ziel zu berücksichtigen, das wahrscheinlich erreicht werden muss, um dem übergeordneten Ziel näher zu kommen.

Sobald eine Zielbedingung festgelegt ist und Sie ein klares Ziel haben, beginnt jetzt der spaßige Teil. Zu herauszufinden, wie man zu einem Ziel gelangt, kann von Unbekannten geprägt sein, und das ist okay. Wenn alles bereits bekannt wäre, wären Sie bereits dort.

3. Die nächste Zielbedingung setzen

Setzen Sie sich ein Ziel für ein bis zwei Wochen in der Zukunft. Das Ziel (Zielbedingung) sollte etwas sein, das, wenn es erreicht wird, Ihnen hilft, Ihrem ultimativen Ziel näher zu kommen.

Bei der Festlegung Ihrer nächsten Zielbedingung berücksichtigen Sie Dinge, die heute passieren, die in der Zukunft nicht passieren können, oder Dinge, die heute nicht passieren, die in der Zukunft passieren müssen. Sobald Sie Ihre erste Zielbedingung festgelegt haben, fragen Sie sich: Warum bin ich noch nicht an meinem Ziel? Die Antworten auf Ihre Frage werden Hindernisse aufdecken, die Sie davon abhalten, bereits an Ihrer gewünschten Zielbedingung zu sein.

4. In Richtung der Zielbedingung experimentieren

Wählen Sie eines der Hindernisse, das Sie davon abhält, bereits an Ihrer Zielbedingung zu sein. Bestimmen Sie eine Aktion, die Sie versuchen, die es Ihnen ermöglicht, etwas Neues in Bezug auf das gewählte Hindernis zu lernen, und probieren Sie es aus!

Sobald Sie ein Experiment abgeschlossen haben, werden Sie entweder etwas Neues gelernt haben, das Ihnen hilft, das Hindernis zu beseitigen, oder Sie werden zusätzliche Hindernisse aufgedeckt haben, die adressiert werden müssen. Auf jeden Fall haben Sie gelernt und bewegen sich näher an die Erreichung Ihrer Zielbedingung heran.

Wiederholen Sie diesen Zyklus, bis Sie alle Hindernisse beseitigt haben, die zuvor in Ihrem Weg waren. Achten Sie darauf, Ihre Zielbedingung zu reflektieren und Ihren aktuellen Zustand zwischen den Experimenten zu bewerten, um Sie auf die richtigen Hindernisse zur richtigen Zeit fokussiert zu halten.

Die Kata-Denkweise

Kata zu praktizieren, fördert einen strukturierten Ansatz, bei dem ein Hindernis nach dem anderen durch Experimente beseitigt wird. Ähnlich wie ein Golfspiel muss der Golfer den Ball Schlag für Schlag näher zum Loch bewegen. Jedes Mal, wenn der Golfer den Ball trifft, lernt er ein bisschen mehr darüber, was funktioniert und was nicht, und wird wahrscheinlich mit jedem Schlag näher zum Loch kommen. Manchmal landet der Golfer in einer schlechteren Position als zuvor (Haben Sie je versucht, aus einem Sandbunker herauszukommen?), aber er lernt trotzdem durch Experimente und arbeitet sich schließlich an jedem Hindernis vorbei, bis er am Loch ankommt.

Kata zu praktizieren, ist am effektivsten, wenn ein Coach da ist, um dem Lernenden sanfte Anleitung zu geben, um sicherzustellen, dass er die richtigen Muster praktiziert und auf Kurs bleibt. Der Lernende ist die Person, die bestrebt ist, eine Herausforderung zu erreichen, und die Experimente entlang des Weges durchführt. Anstatt den Lernenden darauf zu lenken, welche Schritte als Nächstes zu unternehmen sind, leitet der Coach den Lernenden an, wissenschaftliches Denken durch Experimentieren und datenbasierte Entscheidungsfindung anzuwenden. Dies ermöglicht es jeder Person, sich auf das Ziel zu konzentrieren, anstatt zu versuchen, jedes kleine Hindernis anzugehen, dem sie auf dem Weg begegnet. Und das Beste ist, dass es auch die Fähigkeit einer Person entwickelt, wissenschaftlich über jede zukünftige Herausforderung nachzudenken, der sie begegnet.

Diese Denkweise aufrechtzuerhalten, ist in der heutigen turbulenten Covid-19-Umgebung besonders herausfordernd. Lieferkettenstörungen, Produktionsbedarfsänderungen, Mitarbeiterfluktuation… Kata kann als der „Sicherheitsgriff“ des Herstellers auf der Pandemie-Achterbahn dienen. Wenn Emotionen hochkochen, kann wissenschaftliches Denken alle auf die anstehende Aufgabe fokussiert halten.

Ein Beispiel für Kata in Aktion

Ich arbeitete kürzlich mit einem Philadelphia-Metallhersteller zusammen, der aufgrund der Coronavirus-Krise schließen musste. Um wieder zu öffnen, musste der Hersteller neue Wege erfinden, um Mitarbeiter sicher zu halten – wie das Verschieben von Arbeitsplätzen für Social Distancing – während er seine Produktionsquoten einhielt. Der Hersteller musste Hindernisse überwinden, wie ängstliche Mitarbeiter, die während einer Pandemie zögerten, zur Arbeit zurückzukehren.

Mit einem Kata-Ansatz half ich dem Hersteller, die Schritte zur Überwindung dieser Hindernisse zu storyboarden, einschließlich:

• Herausforderung setzen, einschließlich drei Errungenschaften in der ersten Woche.
• Sichere Umgebung für alle Mitarbeiter gewährleisten.
• Hindernisse für die Wiedereröffnung bewerten.
• Ermitteln, wie vorgeschriebenes Social Distancing sichergestellt wird.
• Sichere, sozial distanzierte Umgebung durch Verschieben von Arbeitsplätzen etc. schaffen.
• Kommunikationsplan für alle Mitarbeiter entwickeln, um ihnen kurz- und langfristige Notwendigkeiten der Rückkehr zur Arbeit zu vermitteln.
• Sicherstellen, dass alle Regierungsvorgaben eingehalten werden, auch wenn sich Vorschriften ändern.

Das Ergebnis? Der Metallhersteller öffnete seine Philadelphia-Einrichtung wieder. Er nutzt nun Kata, um Compliance zu gewährleisten und seine Continuous Improvement-Kultur aufrechtzuerhalten.

Kata hilft Ihnen, fokussiert zu bleiben für erfolgreiche Ergebnisse

Kata-basiertes wissenschaftliches Denken kann Ihnen helfen, während einer Krise fokussiert und ruhig zu bleiben. Einige Unternehmen scheitern an Kata, weil sie ihre operativen Zeitpläne während einer Krise nicht anpassen können. Während einer Pandemie schauen Sie auf die Implementierung von Änderungen in ein paar Wochen, im Gegensatz zu einem typischen 12- bis 18-Monats-Zeitplan.

Wenn Sie ruhig und fokussiert sind, sind Sie bereit, Ziele zu setzen. Ich ermutige Hersteller, ihre Ziele auf drei pro Woche zu begrenzen. Wenn Sie anfangen, überall nach Wasser zu schöpfen, verlieren Sie den Fokus auf Ihre Schlüsselzutaten für das Geschäftsüberleben: Ihre Menschen, Ihre Ressourcen und Ihre Finanzen. Beziehen Sie erreichbare Ziele ein, die täglich erreicht werden können. Selbst wenn Ihr Zeitplan beschleunigt werden muss, setzen Sie ein Experimentiermuster und halten Sie sich daran.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter überfordert fühlen, kann Kata sie daran erinnern, tief durchzuatmen und jede Herausforderung mit einem systematischen, strukturierten Ansatz zu betrachten. Wo müssen wir hin? Wo sind wir jetzt? Und was steht uns im Weg? Sie werden nicht alle Antworten auf einmal haben, weil wir alle menschlich sind. Lassen Sie die Kata-Muster Sie dorthin führen, wo Sie hin müssen. Sie funktionieren.

Suchen Sie Kata-Unterstützung für die Lean-Reise Ihrer Organisation? Kontaktieren Sie DVIRC, um mit einem Lean-Experten oder anderen Fertigungsspezialisten zu sprechen, die die Bedürfnisse und Herausforderungen kleinerer Hersteller der Greater Philadelphia Region verstehen.

 

Originalquelle: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html