Warum CMMS Tabellenkalkulationen überlegen ist: 10 entscheidende Vorteile

Tabellenkalkulationen werden häufig von Facility- und Wartungsmanagern genutzt, um die von ihnen überwachten Assets und Operationen zu tracken. Auf den ersten Blick scheinen Tabellenkalkulationen eine vernünftige Lösung zu sein.

• Die meisten Unternehmen verfügen über computergestützte Tabellenkalkulationsanwendungen.
• Sie sind ein erwarteter Aufwand und müssen nicht extra budgetiert werden.
• Die meisten Mitarbeiter sind im Umgang damit vertraut – eine einfach zu nutzende Lösung mit wenig bis gar keinem Schulungsbedarf.
• Tabellenkalkulationen haben ziemlich leistungsstarke Reporting-Fähigkeiten und können Grafiken erstellen, die das Management beeindrucken.
• Facility- und Wartungsmanager können Datensätze von Assets und Hauptgeräten, Lagerbeständen, Versorgungsleitungen, Standorten, Lieferanten, Verkäufern, Mitarbeitern, Mietern und Kunden erstellen.

Mit all diesen Vorteilen, warum sollten Manager Systeme wie Computerized Maintenance Management System (CMMS), Computer Aided Facility Management Systems (CAFM) oder Facility Management Software (FMS) in Betracht ziehen? Schließlich sind diese Softwaresysteme deutlich teurer (im Vergleich zu MS Excel), weniger vertraut und erfordern viel Zeit und Aufwand für Implementierung und Schulung.

Ja, die Vorteile von Tabellenkalkulationen scheinen groß, aber wir sollten CMMS-Vorteile nicht so schnell verwerfen und sie tatsächlich als Teil unserer Operationen in Betracht ziehen. Hier sind 10 Gründe, warum Manager CMMS-Software Tabellenkalkulationen vorziehen sollten:

1. Verbesserter Kundenservice für Mieter und Kunden

Unternehmen, die Services für Mieter und andere Kunden anbieten, können ihren Service mit Facility Management Software und CMMS verbessern. Diese Systeme ermöglichen Mietern, Mitarbeitern und anderen Kunden, Serviceanfragen in Echtzeit einzureichen und diese automatisch an den Dienstleister weiterzuleiten. Kunden erhalten E-Mail-Statusupdates und können den Fortschritt einfach verfolgen. Tabellenkalkulationen können dies nicht leisten; wenn Manager Kunden über den Status ihrer Anfragen informieren wollen, müssen sie dies manuell tun. Manuelles Aktualisieren von Anfragenden erfordert viel Zeit, ist unzuverlässig und fehleranfällig. Letztendlich werden Kunden und Mieter mit einem Unternehmen zufriedener sein, das ein Wartungs- oder Facility-Management-System nutzt, das sie über ihre Serviceanfragen auf dem Laufenden hält.

2. Einfacher Zugriff auf kritische Dokumente

Facility Management fungiert als zentraler Knotenpunkt für wichtige Dokumente. Menschen in Facility- und Wartungsabteilungen benötigen oft Zugriff auf kritische Dokumente wie Grundrisse, Betriebsanleitungen, Garantien, Bilder, Lieferanten- und Vendor-Verträge, Mietverträge, Rechnungen, Bestellungen und mehr. All diese Dokumente sind einfach in der Datenbank gespeichert und abrufbar. Ohne Software können Sie Stunden oder sogar Tage damit verbringen, ein Betriebsmanual oder eine technische Zeichnung zu suchen. Tabellenkalkulationen versagen im Vergleich zu Facility Management und CMMS Software bei der Verwaltung und dem Zugriff auf wichtige Dokumente.

3. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen

Einer der größten Vorteile von CMMS und FMS gegenüber Tabellenkalkulationen ist ihre Fähigkeit, automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen an verschiedene Parteien zu senden. Die Software kann so konfiguriert werden, dass sie E-Mails und Textnachrichten versendet, wenn wichtige Ereignisse anstehen. Benachrichtigungen werden gesendet bei: Serviceanfragen, Lagerbestände erreichen kritische Schwellenwerte, vorbeugende Wartung fällig, Inspektionen fällig, Garantien laufen aus, Ausfälle auftreten.

Weiterhin werden Warnungen automatisch gesendet, wenn Arbeit nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bearbeitet wurde. Beispiel: Wenn ein Techniker benachrichtigt wurde, dass ein Aufzug außer Betrieb ist, aber nicht innerhalb einer Stunde reagiert hat, wird der Facility Manager benachrichtigt, sodass er schnell handeln kann. Tabellenkalkulationen führen dazu, dass Manager reaktiv handeln und oft zu spät agieren. Wartungssoftware hingegen ermöglicht Managern und Technikern proaktives Handeln, Ausfälle zu vermeiden und schneller zu reagieren.

4. Verbesserte vorbeugende Wartung

Gebäudewartungssoftware verfügt über präventive und geplante Wartungsfunktionen, die Arbeitsaufträge automatisch gemäß einem festen Zeitplan auslösen. Einige Systeme lösen Aufgaben sogar aus, wenn Messwerte einen kritischen Schwellenwert erreichen (Zählerbasierte PMs). Benachrichtigungen können vor dem geplanten Ereignis sowie bei Fälligkeit der Wartung gesendet werden. Wenn die Arbeit nicht erledigt wurde, werden Warnungen an Vorgesetzte gesendet. Ohne Software kann vorbeugende Wartung leicht unbeaufsichtigt bleiben, was zu häufigeren Ausfällen und höheren Reparaturkosten führt. Tabellenkalkulationen gehen so weit, zu dokumentieren, wann vorbeugende Wartung und Inspektionen geplant sind, gehen aber nicht viel weiter. Wenn vorbeugende Wartung in Ihrer Organisation Priorität hat, ist es wahrscheinlich am besten, sich nicht auf Tabellenkalkulationen zu verlassen.

5. Erweiterte Reporting-Fähigkeiten

Wir alle wissen: Wenn Sie kompetent im Umgang mit Tabellenkalkulationen sind, können Sie erstaunliche Reports erstellen. Das Management ist beeindruckt, wenn es Tortendiagramme, Balkendiagramme und Streudiagramme präsentiert bekommt. Es zeigt, dass Sie Ihr Fach verstehen und Mühe in die Präsentation gesteckt haben.

Facility- und Wartungsmanagement-Software liefern vergleichbare Reporting-Fähigkeiten und mehr. Neben leistungsstarken Report-Writing-Tools kommen Softwarepakete mit vordefinierten Reports. Das sind Reports, die Manager benötigen: überfällige Arbeitsaufträge, anstehende vorbeugende Wartung und Inspektionen, monatliche Wartungskosten, Arbeitskosten und -auslastung, Gerätelebenszyklusanalyse, Lagerbestände um nur einige zu nennen. Stellen Sie sich vor, wie lange es dauern würde, diese Reports in einer Tabellenkalkulation korrekt zu erstellen.

Reports können auch geplant und automatisch per E-Mail versendet werden, wenn sie benötigt werden. Für Manager, die ihre Tabellenkalkulationen lieben: CMMS-Reports können extrahiert und mit Tabellenkalkulationsfunktionen modifiziert werden. Viele Wartungssysteme haben auch anpassbare Dashboards, die Echtzeitdaten zu Key Performance Indicators (KPIs) anzeigen.

6. Zugänglichkeit

In den letzten zehn Jahren haben wir einen Shift zu webbasierter Software gesehen, die den Zugriff über einen Browser ermöglicht. Dies gibt Nutzern im Grunde Zugriff von überall, jederzeit, solange eine Internetverbindung besteht. Kürzlich, mit der Verbreitung von Wireless-Internet, können Software-Nutzer ihre Datenbank von Smartphones oder Tablets abrufen. Dieselben E-Mail-Benachrichtigungen und Warnungen können nun remote empfangen werden, ohne Nutzer an Desktop-Computer zu binden. Dies resultiert in schnelleren Reaktionszeiten, weniger Papier und besserer Kommunikation. Beim Vergleich CMMS-Software vs. Tabellenkalkulationen ist dieses Maß an Zugänglichkeit mit Tabellenkalkulationen nicht erreichbar.

7. LEED-Akkreditierung

Die Implementierung von Facility Management Software und CMMS wird als effektiver Weg anerkannt, den Energieverbrauch von Gebäuden zu reduzieren. CAFM ermöglicht Managern, einfach über Systeme zu berichten, die schlecht performen, und rechtzeitige Entscheidungen zu treffen, wann Geräte aufgerüstet oder gewartet werden müssen. Wartungssoftware kommt mit Reporting-Tools, die ausfallende Geräte identifizieren und Managern Trends zeigen. Der Wert, den die Software zu präventiven Wartungsprogrammen hinzufügt, wird als Schritt zu grüneren Gebäudeoperationen gesehen. Deshalb bringt ein vorhandenes Wartungssoftwaresystem dem Facility einen Punkt für die LEED-Akkreditierung.

8. Hinzufügen neuer Datensätze

Facility- und Wartungsmanagement-Software erledigen die Aufzeichnung von Ereignissen besser als Tabellenkalkulationen. Wenn eine Serviceanfrage eingereicht wird, erstellt die Software automatisch einen Datensatz mit Name, Kontaktdaten, Zeit und Datum des Anfragenden. Die Software erstellt auch einen Datensatz darüber, wer reagiert hat und wann. Tatsächlich protokolliert die Software automatisch jede Transaktion. Stellen Sie sich vor, dies mit einer Tabellenkalkulation zu tun, an der mehrere Personen Datensätze hinzufügen. Es wäre nahezu unmöglich.

9. Arbeitsauftragsmanagement

CMMS und FMS können den gesamten Arbeitsauftragsprozess mit einer Arbeitsauftragssoftware straffen – etwas, das mit Tabellenkalkulationen nicht möglich ist. Mit Wartungssoftware können Mitarbeiter und Kunden Anfragen einreichen, die genehmigt (oder abgelehnt) und an Wartungspersonal und externe Vendor versendet werden. Die Software protokolliert automatisch Anfragezeit, Empfangszeit und jede Transaktion im Arbeitsauftragsprozess. Fotos, Rechnungen und andere wichtige Dokumente können zu Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden. Wartungsmanager können einfach Daten zu Reaktionszeit, Fertigstellungszeit und involvierten Kosten abrufen. Wie erwähnt werden E-Mail-Benachrichtigungen und Warnungen generiert, die alle Parteien über den Arbeitsauftragsstatus auf dem Laufenden halten. Bessere Arbeitsauftragsprozesse führen auch zu schnelleren Reaktionszeiten und reduzieren Geräteausfallzeiten.

10. Kostensenkung

Wenn Sie derzeit Tabellenkalkulationen nutzen, fallen Dinge wahrscheinlich durch die Ritzen. Vorbeugende Wartung wird nicht wie geplant durchgeführt. Es besteht eine inverse Beziehung zwischen präventiver und ungeplanter Wartung. Geräteausfallzeiten und Reparaturkosten sinken, je mehr präventive und geplante Wartung zunimmt. Es gibt Kosteneinsparungen durch bessere Dokumentation und Berichterstattung über Vendor- und Technikerleistung, Arbeitsauslastung und Geräteleistung. CMMS und FMS haben auch Inventarmanagement-Tools, die Unternehmen ermöglichen, Lagerbestände zu optimieren – niedrig halten, aber Vorräte verfügbar haben, wenn benötigt – ein weiterer Kostensparer. Mächtige Reporting-Tools für Manager ermöglichen bessere Entscheidungen, die dem Unternehmen Geld sparen.

Typischerweise zeigen Wartungssoftwaresysteme einen ROI in weniger als einem Jahr und eine 5–15%ige Reduzierung der Wartungskosten kann erwartet werden. Die Kostensenkung ist noch größer, wenn kein präventives oder geplantes Wartungssystem vorhanden ist und die Wartung reaktiv ist. Viele Variablen sind in ROI-Berechnungen involviert, aber angesichts der in diesem Artikel beschriebenen CMMS-Vorteile kann eine ordnungsgemäße CMMS- oder Facility-Management-Software-Implementierung ein enormer Kostensparer sein.

AUTOR-HINWEIS: Wir verstehen Ihre Skepsis; ein CMMS-Unternehmen, das Ihnen sagt, warum Wartungssoftware toll ist, kann etwas abschreckend wirken. Wir stehen jedoch nicht nur zu unserem eigenen CMMS-System, sondern generell zu Wartungssoftware-Lösungen. Und Sie müssen nicht unser Wort dafür nehmen – klicken Sie hier, um eine der vielen Kundenerfolgsgeschichten zu lesen.