10 Gründe, warum CMMS besser ist als Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen werden häufig von Facility- und Wartungsmanagern verwendet, um die von ihnen beaufsichtigten Anlagen und Vorgänge zu verfolgen. Oberflächlich betrachtet scheinen Tabellenkalkulationen eine vernünftige Lösung zu sein.

• Die meisten Unternehmen sind mit computergestützten Tabellenkalkulationsprogrammen ausgestattet.
• Sie sind voraussichtliche Ausgaben und müssen nicht budgetiert werden.
• Die meisten Mitarbeiter sind damit vertraut, sodass es sich um eine benutzerfreundliche Lösung handelt, die wenig bis gar keine Schulung erfordert.
• Tabellenkalkulationen haben einige ziemlich leistungsstarke Berichtsfunktionen und können Diagramme erstellen, die das obere Management beeindrucken.
• Anlagen- und Wartungsmanager können Datenblätter von Anlagen und Hauptausrüstung, Inventar, Versorgungseinrichtungen, Standorten, Lieferanten, Anbietern, Mitarbeitern, Mietern und Kunden zusammenstellen.

Warum sollten sich Manager bei all diesen Vorteilen nach Systemen wie einem computergestützten Wartungsmanagementsystem umsehen? (CMMS), Computer Aided Facility Management Systems (CAFM) oder Facility Management Software (FMS)? Schließlich sind diese Softwaresysteme viel teurer (im Vergleich zu MS Excel), weniger vertraut und erfordern viel Zeit und Mühe, um sie zu implementieren und Mitarbeiter darin zu schulen.

Ja, es scheint, dass die Vorteile von Tabellenkalkulationen enorm sind, aber wir sollten die Vorteile von CMMS nicht so schnell außer Acht lassen, und wir sollten sogar in Betracht ziehen, sie als Teil unserer Geschäftstätigkeit zu nutzen. Im Folgenden sind 10 Gründe aufgeführt, warum Manager CMMS-Software anstelle von Tabellenkalkulationen verwenden sollten:

1. Verbesserter Kundenservice für Mieter und Kunden

Unternehmen, die Dienstleistungen für Mieter und andere Kunden erbringen, können ihren Service mit Facility-Management-Software und Computerized Maintenance Management System (CMMS) verbessern. Diese Systeme ermöglichen es Mietern, Mitarbeitern und anderen Kunden, Serviceanfragen in Echtzeit einzureichen und Anfragen automatisch an den Dienstleister weiterzuleiten. Kunden können Status-Updates per E-Mail erhalten und den Fortschritt leicht überprüfen. Tabellenkalkulationen können dies nicht liefern, und wenn Manager Kunden über den Status ihrer Anfragen auf dem Laufenden halten möchten, müssen sie dies manuell tun. Das manuelle Aktualisieren von Anforderern erfordert viel Zeit, ist unzuverlässig und fehleranfällig. Letztendlich werden Kunden und Mieter mit einem Unternehmen zufriedener sein, das ein Wartungs- oder Facility-Management-System verwendet, das sie über ihre Serviceanfragen auf dem Laufenden hält.

2. Einfacher Zugriff auf wichtige Dokumente

Das Facility Management fungiert als zentrale Drehscheibe für wichtige Dokumente. Menschen, die in Einrichtungen und Wartungsabteilungen arbeiten, müssen oft auf kritische Dokumente wie Grundrisse, Betriebshandbücher, Garantien, Bilder, Lieferanten- und Lieferantenverträge, Mietverträge, Rechnungen, Bestellungen und mehr zugreifen. Alle diese Dokumente können einfach in der Datenbank gespeichert und abgerufen werden. Ohne Software können Sie Stunden oder sogar Tage damit verbringen, nach einem Betriebshandbuch oder einer mechanischen Zeichnung zu suchen. Tabellenkalkulationen scheitern im Vergleich zu Facility-Management- und CMMS-Software, wenn es um die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Dokumente geht.

3. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen

Einer der größten Vorteile von CMMS und FMS gegenüber Tabellenkalkulationen ist ihre Fähigkeit, automatische Benachrichtigungen und Warnungen an verschiedene Parteien zu senden. Die Software kann so konfiguriert werden, dass E-Mails und Textnachrichten versendet werden, wenn wichtige Ereignisse anstehen. Benachrichtigungen werden gesendet, wenn Serviceanfragen gestellt werden, Inventargegenstände einen kritischen Schwellenwert erreicht haben, vorbeugende Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen, Inspektionen fällig sind, Garantien bald ablaufen oder ein Ausfall aufgetreten ist.

Darüber hinaus werden automatisch Benachrichtigungen gesendet, wenn auf die Arbeit nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums reagiert wurde. Wenn beispielsweise ein Techniker benachrichtigt wurde, dass ein Aufzug außer Betrieb ist, aber nicht innerhalb einer Stunde auf die Benachrichtigung reagiert hat, wird der Facility Manager benachrichtigt, sodass er schnell handeln kann. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen führt dazu, dass Manager reagieren und oft handeln, wenn es zu spät ist. Während Wartungssoftware es Managern und Technikern ermöglicht, proaktiv zu sein, Ausfälle zu vermeiden und schneller zu reagieren.

4. Verbesserte vorbeugende Wartung

Gebäudewartungssoftware verfügt über vorbeugende und geplante Wartungsfunktionen, die automatisch Arbeitsaufträge nach einem festgelegten Zeitplan auslösen. Einige Systeme lösen sogar Aufgaben aus, wenn Messwerte einen kritischen Schwellenwert erreicht haben (zählerbasierte PMs). Benachrichtigungen können sowohl vor dem geplanten Ereignis als auch bei fälliger Wartung gesendet werden. Wenn die Arbeit nicht abgeschlossen ist, werden Benachrichtigungen an die Vorgesetzten gesendet. Ohne Software, vorbeugende Wartung kann leicht unbeaufsichtigt bleiben, was zu häufigeren Ausfallzeiten und höheren Reparaturkosten führt. Tabellenkalkulationen gehen so weit, zu dokumentieren, wann vorbeugende Wartungen und Inspektionen geplant sind, gehen aber nicht viel weiter. Wenn die vorbeugende Wartung in Ihrer Organisation Priorität hat, ist es wahrscheinlich am besten, sich nicht auf Tabellenkalkulationen zu verlassen.

5. Verbesserte Berichtsfunktionen

Wir alle wissen, dass Sie einige erstaunliche Berichte erstellen können, wenn Sie mit der Verwendung von Tabellenkalkulationen vertraut sind. Das obere Management ist beeindruckt, wenn ihm Kreisdiagramme, Balkendiagramme und Streudiagramme präsentiert werden. Es zeigt, dass Sie sich auskennen und sich Mühe in die Präsentation gesteckt haben.

Facility- und Wartungsmanagement-Software bietet vergleichbare Berichtsfunktionen und mehr. Abgesehen von leistungsstarken Werkzeugen zum Schreiben von Berichten enthalten Softwarepakete vorgefertigte Berichte. Dies sind Berichte, die von Managern benötigt werden, darunter:überfällige Arbeitsaufträge, anstehende vorbeugende Wartung und Inspektionen, monatliche Wartungskosten, Arbeitskosten und -nutzung, Analyse des Gerätelebenszyklus und Lagerbestände, um nur einige zu nennen. Stellen Sie sich vor, wie lange es dauern würde, diese Berichte korrekt in einer Tabelle zu erstellen.

Berichte können auch geplant und bei Bedarf automatisch per E-Mail versendet werden. Für diejenigen Manager, die ihre Tabellenkalkulationen lieben, können CMMS-Berichte mithilfe von Tabellenkalkulationsfunktionen extrahiert und geändert werden. Viele Wartungssysteme verfügen auch über anpassbare Dashboards, mit denen Benutzer Echtzeitdaten zu Leistungskennzahlen (KPIs) anzeigen können.

6. Barrierefreiheit

In den letzten zehn Jahren haben wir eine Verschiebung hin zu webbasierter Software erlebt, die den Zugriff über einen Browser ermöglicht. Dies gibt Benutzern grundsätzlich überall und jederzeit Zugriff, solange eine Internetverbindung besteht. In jüngerer Zeit können Softwarebenutzer mit der Verbreitung des drahtlosen Internets von Smartphones oder Tablets aus auf ihre Datenbank zugreifen. Dieselben E-Mail-Benachrichtigungen und -Warnungen können jetzt aus der Ferne empfangen werden, ohne dass die Benutzer auf Desktop-Computer beschränkt sind. Dies führt zu einer schnelleren Reaktionszeit, weniger Papier und einer besseren Kommunikation. Wenn es um CMMS-Software im Vergleich zu Tabellenkalkulationen geht, ist dieses Maß an Zugänglichkeit mit Tabellenkalkulationen nicht erreichbar.

7. LEED-Akkreditierung

Die Implementierung von Facility-Management-Software und computergestützten Wartungsmanagementsystemen (CMMS) gelten als wirksame Möglichkeiten zur Reduzierung des Energieverbrauchs von Gebäuden. CAFM ermöglicht es Managern, auf einfache Weise über Systeme zu berichten, die eine schlechte Leistung erbringen, und rechtzeitig Entscheidungen darüber zu treffen, wann Geräte aufgerüstet werden sollten oder Wartung erforderlich ist. Wartungssoftware ist mit Berichtstools ausgestattet, die fehlerhafte Geräte identifizieren und es Managern ermöglichen, Trends zu erkennen. Der Wert, den die Software zu vorbeugenden Wartungsprogrammen hinzufügt, wird als Schritt in Richtung eines umweltfreundlicheren Gebäudebetriebs angesehen. Aus diesem Grund bringt die Einrichtung eines Wartungssoftwaresystems der Einrichtung einen Punkt für die LEED-Akkreditierung .

8. Hinzufügen neuer Datensätze

Facility- und Wartungsmanagement-Software leistet bessere Arbeit bei der Aufzeichnung von Ereignissen als Tabellenkalkulationen. Wenn eine Serviceanfrage gestellt wird, zeichnet die Software automatisch den Namen des Anforderers, Kontaktinformationen, Zeit und Datum der Anfrage auf. Die Software zeichnet auch auf, wer geantwortet hat und wann er oder sie geantwortet hat. Tatsächlich protokolliert die Software automatisch jede Transaktion. Stellen Sie sich vor, Sie tun dies mit einer Tabelle, an der mehrere Personen Datensätze hinzufügen. Es wäre fast unmöglich.

9. Arbeitsauftragsverwaltung

CMMS und FMS haben die Möglichkeit, den gesamten Arbeitsauftragsprozess mithilfe einer Arbeitsauftragssoftware zu rationalisieren, was mit Tabellenkalkulationen nicht möglich ist. Mit vorhandener Wartungssoftware können Mitarbeiter und Kunden Anfragen einreichen, die genehmigt (oder abgelehnt) und an Wartungspersonal und externe Anbieter weitergeleitet werden können. Die Software protokolliert automatisch die Anfragezeit, den Zeitpunkt des Eingangs und jede Transaktion während des gesamten Arbeitsauftragsprozesses. Fotos, Rechnungen und andere wichtige Dokumente können Arbeitsaufträgen als Referenz hinzugefügt werden. Wartungsmanager können leicht Daten zu Reaktionszeit, Zeit bis zur Fertigstellung und anfallenden Kosten abrufen. Wie bereits erwähnt, werden E-Mail-Benachrichtigungen und Warnungen generiert, die alle Parteien über den Arbeitsauftragsstatus auf dem Laufenden halten. Bessere Arbeitsauftragsverwaltungsprozesse führen auch zu schnelleren Reaktionszeiten und reduzierten Ausfallzeiten von Geräten.

10. Reduzierte Kosten

Wenn Sie derzeit Tabellenkalkulationen verwenden, sind die Chancen gut, dass Dinge durch das Raster fallen. Die vorbeugende Wartung wird nicht wie geplant durchgeführt. Es besteht eine umgekehrte Beziehung zwischen vorbeugender Wartung und ungeplanter Wartung. Geräteausfallzeiten und Reparaturkosten sinken, da die vorbeugende und geplante Wartung zunimmt. Durch eine bessere Dokumentation und Berichterstattung über die Leistung von Anbietern und Technikern, die Arbeitsauslastung und die Geräteleistung können Kosteneinsparungen erzielt werden. CMMS und FMS verfügen auch über Bestandsverwaltungstools, die es Unternehmen ermöglichen, die Bestandsniveaus zu optimieren, den Bestand niedrig zu halten, aber bei Bedarf Vorräte verfügbar zu haben – eine weitere Kostenersparnis. Durch die Bereitstellung leistungsstarker Reporting-Tools für Wartungssoftware können Manager bessere Entscheidungen treffen, die dem Unternehmen Geld sparen.

Typischerweise zeigen Wartungssoftwaresysteme einen ROI in weniger als einem Jahr und eine Reduzierung der Wartungskosten um 5-15 % ist zu erwarten. Die Kostensenkung ist noch größer, wenn kein vorbeugendes oder geplantes Wartungssystem vorhanden ist und die Wartung reaktiv ist. Bei ROI-Berechnungen spielen viele Variablen eine Rolle, aber angesichts der in diesem Artikel beschriebenen CMMS-Vorteile kann ein geeignetes computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) oder die Implementierung einer Facility-Management-Software eine enorme Kosteneinsparung darstellen.

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ANMERKUNG DES SCHRIFTSTELLERS:Wir können Ihre Skepsis verstehen; Ein CMMS-Unternehmen, das Ihnen erklärt, warum Wartungssoftware großartig ist, kann ein wenig abschreckend sein. Wir halten jedoch nicht nur an unserem eigenen CMMS-System fest, sondern an Wartungssoftwarelösungen im Allgemeinen. Und Sie müssen uns nicht beim Wort nehmen, klicken Sie hier, um eine der vielen Erfolgsgeschichten von Kunden zu lesen .