Von einem CMMS zum anderen:Richtlinien für die Migration von Softwaredaten

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie verwenden derzeit eine computergestützte Wartungsverwaltungssoftware System (CMMS), das veraltet ist, nicht mehr unterstützt wird, zu umständlich zu bedienen ist oder dem Sie entwachsen sind.

Was auch immer der Grund ist, die Leute in Ihrer Wartungsabteilung sind sich alle einig, dass es an der Zeit ist, ein neues Wartungsmanagementsystem einzurichten. Sie leiten das Projekt und zwei Fragen kommen mir in den Sinn:

1. Wie bekomme ich die jahrelangen Daten, die in unserem aktuellen CMMS gespeichert sind, in ein neues System?
2. Wie viel Zeit wird es dauern und wie viel wird es kosten?

Dieses Szenario ist nicht allzu weit entfernt, oder?

Die Datenmigration kann ein zermürbender Prozess sein, wenn sie nicht richtig geplant wird. Beim Extrahieren von Daten aus der aktuellen CMMS-Software, beim Bestimmen, welche Daten Sie in das neue System migrieren möchten, beim Zuordnen der Feldnamen, bei Kommunikationsabbrüchen mit Ihrem aktuellen CMMS-Anbieter und dem neuen Anbieter und so weiter, kann viel schief gehen Datenmigration selbst. Wenn Sie diesen Prozess derzeit durchlaufen oder in naher Zukunft durchlaufen werden, haben wir die folgenden Richtlinien bereitgestellt, um Ihnen zu helfen, einige kostspielige Fallstricke auf dem Weg zu vermeiden.

Wenn Sie sich über die nächsten Schritte der Datenmigration von Ihrem alten CMMS zu einem anderen nicht sicher sind, lesen Sie weiter, um diese soliden Migrationsrichtlinien kennenzulernen.

Richtlinie 1:Bestimmen Sie, wie Sie die Daten aus Ihrem aktuellen CMMS extrahieren

Das Extrahieren von Daten mit den neuesten Wartungsmanagement-Softwaresystemen ist ziemlich einfach und unkompliziert. Die meisten CMMS verfügen über Extrahierungstools, mit denen Benutzer Ihre Daten in eine CSV-Datei oder Tabellenkalkulation exportieren können. Wenn dies der Fall ist, ermitteln Sie, welche Daten Sie benötigen, und exportieren Sie sie. Wenn Sie mit den Extraktionstools nicht vertraut sind, wenden Sie sich am besten an einen der Power-User, der Ihnen hilft, oder fragen Sie jemanden aus Ihrer IT-Abteilung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, das technische Support-Team Ihres CMMS-Anbieters zu kontaktieren. Beim Extrahieren der Daten können Servicegebühren anfallen, fragen Sie also unbedingt im Voraus danach. Wenn der technische Support in Ihrem Service Level Agreement enthalten ist, hilft er Ihnen ohne zusätzliche Kosten. Wenn Ihr aktuelles Wartungssoftwareprogramm über benutzerfreundliche Extrahierungstools verfügt, haben Sie einen guten Start.

Leider verwenden nicht alle Unternehmen Systeme, die in den letzten 10 Jahren entwickelt wurden. Einige Organisationen steigen von CMMS-Programmen um, die vor mehr als 20 Jahren entwickelt wurden, während andere ein Upgrade von einem System anstreben, das von mehreren IT-Experten intern entwickelt wurde. In solchen Fällen ist das Extrahieren der Daten nicht so einfach, aber nicht unmöglich. Wenn Sie ein Upgrade von einem früheren Wartungsprogramm durchführen, das vor mehr als 10 Jahren entwickelt wurde und das nicht mehr unterstützt wird, empfehlen wir Ihnen, sich mit dem Anbieter in Verbindung zu setzen (sofern dieser noch im Geschäft ist). Wenn ein System nicht mehr unterstützt wird, hat der Anbieter normalerweise die Anwendung einfach eingestellt, verfügt aber über technisches Personal und Ressourcen, die Ihnen helfen sollten. Seien Sie bereit, etwas Geld auszugeben, da die Geschäftsbeziehung zu Ende geht.

Richtlinie 2:Validieren Sie die Daten

Sobald Sie die Daten in einer CSV-Datei oder Tabelle haben, müssen Sie sie durchgehen und sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, und der Extrakt erfolgreich war. Wir empfehlen dringend, sich ein zweites Paar Augen anzuschaffen, oder besser noch ein drittes. Sie müssen wissen, wonach Sie suchen müssen. Vergleichen Sie die Spaltennamen in der extrahierten Datei mit den Feldnamen, die Sie ursprünglich exportieren wollten. Wenn Sie Geräte und Assets extrahieren, möchten Sie wahrscheinlich den Geräte- oder Asset-Namen, die ID, die Marke und das Modell, die Seriennummer, das Installations- und Kaufdatum, den Standort und den Verlauf. Stellen Sie sicher, dass nichts fehlt und dass die Daten gut aussehen.

Richtlinie 3:Feldnamen zuordnen und neu definieren

Die neue CMMS-Software, auf die Sie migrieren, wird zweifellos andere Namen für einige der Datenfelder haben. Einige Feldnamen sind ziemlich Standard, aber wenn Ihr aktuelles CMMS wirklich veraltet ist oder ein selbst entwickeltes Wartungssystem ist, wird es Diskrepanzen geben. Zum Beispiel nennen einige Wartungsmanagement-Software Gebäude und Ausrüstung alle als Vermögenswerte, einige nennen On-Demand-Arbeitsaufträge, ungeplante Wartung. Damit die Migration gut verläuft, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, die Feldnamen Ihres alten IPS-Systems dem neuen System zuzuordnen. Wir empfehlen Ihnen dringend, hierfür die Dienste Ihres neuen CMMS-Anbieters zu nutzen. Ihr neuer Softwareanbieter möchte sicherstellen, dass Sie die beste Erfahrung mit seiner Wartungssoftware machen, daher sollte er eifrig und bereit sein, Ihnen zu helfen. Nehmen Sie an einem GoToMeeting-Gespräch mit ihnen teil und gehen Sie Ihren Extrakt durch, bringen Sie alle Unklarheiten zur Sprache, legen Sie fest, wie Sie sie am besten definieren können, und fahren Sie mit der Datenmigration fort.

Richtlinie 4:Importieren von Daten in neue CMMS-Software

Viele Wartungssoftwareprogramme verfügen über Import-Wizard-Tools, die es dem Kunden ermöglichen, große Datenmengen hochzuladen, ohne den CMMS-Anbieter durchlaufen zu müssen. Dies ist ein großartiges Tool, wenn Sie einfach Geräte, Assets und Teilelisten aus Excel-Dateien importieren. Aber wenn Sie jahrelange Daten aus einem älteren Wartungssoftwareprogramm migrieren und eine lange Historie haben, kann viel schief gehen und die Dinge können haarig werden. Wenn es viel Geschichte gibt, ist es am besten, Hilfe vom Datenintegrationsteam des Anbieters zu erhalten. Eine reibungslose Migration ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer neuen CMMS-Software.

Wenden Sie sich beim Importieren an Ihren neuen CMMS-Anbieter. Wenn Ihre Wartungsprozesse sehr einzigartig sind, muss der neue IPS-Anbieter möglicherweise ein benutzerdefiniertes Skript schreiben, um den Import durchzuführen. Wenn dies der Fall ist, finden Sie hier heraus, was damit verbunden ist, und es können Gebühren anfallen. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Budget Platz dafür ist. Der Anbieter der Wartungssoftware sollte sich über die Kosten informieren und Sie über eventuell anfallende zusätzliche Gebühren informieren. Lesen Sie unseren Beitrag zu Faktoren, die die Einrichtung beeinflussen um mehr zu erfahren.

Richtlinie 5:QA-Tests

Führen Sie nach dem Import der Daten in das neue Wartungsmanagementprogramm einige gründliche QA-Tests durch. Lassen Sie ein paar Power-User das System durchgehen und sicherstellen, dass alles gut aussieht. Je nachdem, wie viele Daten migriert wurden, benötigen Sie wahrscheinlich im Voraus einen gut vorbereiteten QA-Testplan. Zu testende Dinge, Feldnamen stimmen überein und sind sinnvoll, die Wartungshistorie ist verfügbar und korrekt, Ausrüstungs-, Asset- und Teilelisten sind solide. Achten Sie genau auf den Wartungsverlauf, wenn dieser migriert wurde. Führen Sie zahlreiche Abfragen durch und stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse mit Ihren neuesten Berichten übereinstimmen. Da sich die Feldnamen in der neuen CMMS-Software möglicherweise geändert haben, sollten die Daten mit den Feldnamen aus dem alten Wartungssystem abgeglichen werden. Wenn Fehler erkannt werden, legen Sie sie dem Datenintegrationsteam des IPS-Anbieters vor und lassen Sie sie beheben. Wenn Sie mit einem hilfsbereiten Team zusammenarbeiten, kann das Hin und Her auf ein Minimum reduziert werden.

Richtlinie 6:Einführung

Sobald die Migration die QA-Tests bestanden hat, können Sie sich schulen lassen und die neue CMMS-Software einführen. Nutzen Sie unbedingt alle Schulungsangebote Ihres Instandhaltungssoftwareanbieters. Alle Benutzer gut geschult zu haben, ist eine der besten Möglichkeiten, um erfolgreich zu sein. Viele Anbieter von Instandhaltungsmanagementsoftware bieten Webkonferenzschulungen an und technischen Support kostenlos und einige bieten regelmäßige Schulungs-Webinare an. Machen Sie sich mit den verfügbaren Ressourcen vertraut und informieren Sie Ihr Wartungsteam unbedingt über diese hilfreichen Ressourcen.

Was kostet die Datenmigration?

Darauf gibt es keine einfache Antwort. Die Kosten für die Datenmigration hängen wirklich von der Datenmenge und dem Format ab, in dem sie vorliegen. Wenn Sie Daten aus 15 Jahren neu formatieren und importieren, sollten Sie in Ihrem Budget auf jeden Fall Platz für die CMMS-Datenmigration lassen. Anbieter von CMMS-Software werden im Voraus über die erwarteten Kosten informiert. Wenn Sie einem Anbieter ein Muster der extrahierten Daten zur Verfügung stellen, gibt ihm dies eine gute Vorstellung davon, wie viel Aufwand mit der Neukonfiguration der Daten und dem anschließenden Import verbunden ist. Denken Sie daran, dass CMMS-Unternehmen Fachleute und Integrationsspezialisten haben, die diese Art von Arbeit Tag für Tag erledigen. Sei nicht schüchtern! Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen, aber stellen Sie sich auf einige Migrationsgebühren ein.

Das Befolgen dieser 6 einfachen Richtlinien ist ein sicherer Weg, um Ihr CMMS-Konto mit genauen Altdaten schnell zum Laufen zu bringen.

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Viel Spaß beim Umziehen!