Nahtlose CMMS-Migration: Experten-Leitfaden für Datentransfer

Stellen Sie sich vor: Sie nutzen derzeit ein Computerized Maintenance Management Software-System (CMMS), das veraltet ist, nicht mehr unterstützt wird, zu umständlich in der Bedienung oder das Sie entwachsen sind.

Was auch immer der Grund – die Leute in Ihrer Wartungsabteilung sind sich einig: Es ist Zeit, ein neues Wartungsmanagementsystem zu implementieren. Sie leiten das Projekt und zwei Fragen kommen auf:

1. Wie bekomme ich die jahrelangen Daten, die in unserem aktuellen CMMS gespeichert sind, in ein neues System?
2. Wie viel Zeit wird es dauern und was wird es kosten?

Dieses Szenario ist nicht allzu fern, oder?

Datenmigration kann ein mühsamer Prozess sein, wenn er nicht korrekt geplant wird. Viele Dinge können schiefgehen beim Extrahieren von Daten aus dem aktuellen CMMS, bei der Bestimmung, welche Daten in das neue System migriert werden sollen, beim Mapping der Feldnamen, bei Kommunikationsabbrüchen mit Ihrem aktuellen und neuen CMMS-Anbieter und bei der Migration selbst. Wenn Sie aktuell diesen Prozess durchlaufen oder in naher Zukunft werden, haben wir die folgenden Richtlinien bereitgestellt, um Ihnen zu helfen, kostspielige Fallstricke zu vermeiden.

Wenn Sie über die nächsten Schritte der Datenmigration von Ihrem alten CMMS zu einem anderen verwirrt sind, lesen Sie weiter, um diese soliden Migrationsrichtlinien zu lernen.

Richtlinie 1: Bestimmen, wie Daten aus Ihrem aktuellen CMMS extrahiert werden

Das Extrahieren von Daten mit den neuesten Wartungsmanagement-Softwaresystemen ist ziemlich einfach und unkompliziert. Die meisten CMMS verfügen über Extraktions-Tools, die es Nutzern erlauben, Daten in CSV-Dateien oder Tabellenkalkulationen zu exportieren. Wenn dies der Fall ist, bestimmen Sie, welche Daten Sie benötigen, und exportieren Sie sie. Wenn Sie mit den Extraktions-Tools nicht vertraut sind, ist es am besten, einen Power-User um Hilfe zu bitten oder jemanden aus Ihrer IT-Abteilung. Eine andere Option: Kontaktieren Sie das technische Support-Team Ihres CMMS-Anbieters. Es können Servicegebühren für die Datenextraktion anfallen – fragen Sie diese im Voraus. Wenn technischer Support in Ihrem Service Level Agreement enthalten ist, helfen sie ohne zusätzliche Kosten. Wenn Ihr aktuelles Wartungssoftwareprogramm benutzerfreundliche Extraktions-Tools hat, sind Sie gut gestartet.

Leider nutzen nicht alle Unternehmen Systeme, die in den letzten 10 Jahren entwickelt wurden. Manche Organisationen steigen von CMMS-Programmen um, die vor mehr als 20 Jahren entwickelt wurden, andere wollen von einem System upgraden, das intern von Runden von IT-Profis gebaut wurde. In solchen Fällen ist das Extrahieren der Daten nicht so einfach, aber nicht unmöglich. Wenn Sie von einem vor 10+ Jahren entwickelten, nicht mehr unterstützten Wartungsprogramm upgraden, empfehlen wir, den Anbieter zu kontaktieren (falls noch geschäftstätig). Meistens hat der Anbieter, wenn ein System nicht mehr unterstützt wird, die Applikation einfach eingestellt, aber technisches Personal und Ressourcen, die Ihnen assistieren können. Seien Sie darauf vorbereitet, etwas Geld auszugeben, da die Geschäftsbeziehung zu Ende geht.

Richtlinie 2: Daten validieren

Sobald Sie die Daten in einer CSV-Datei oder Tabellenkalkulation haben, müssen Sie sie durchgehen und sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, und der Extrakt erfolgreich war. Wir empfehlen dringend, ein zweites Paar Augen hinzuzuziehen, besser noch ein drittes. Sie müssen wissen, worauf Sie achten. Vergleichen Sie die Spaltennamen der extrahierten Datei mit den Feldnamen, die Sie ursprünglich exportieren wollten. Wenn Sie Geräte und Assets extrahieren, wollen Sie wahrscheinlich Geräte-/Asset-Name, ID, Hersteller und Modell, Seriennummer, Installations- und Kaufdatum, Standort und Historie. Stellen Sie sicher, dass nichts fehlt und die Daten gut aussehen.

Richtlinie 3: Feldnamen mappen und neu definieren

Die neue CMMS-Software, zu der Sie migrieren, wird zweifellos für einige Datenfelder unterschiedliche Namen haben. Einige Feldnamen sind ziemlich standardisiert, aber wenn Ihr aktuelles CMMS wirklich veraltet oder ein hausgemachtes Wartungssystem ist, wird es Diskrepanzen geben. Zum Beispiel benennen einige Wartungsmanagement-Softwares Gebäude und Geräte alle als Assets, andere benennen Bedarfs-Arbeitsaufträge als ungeplante Wartung. Damit die Migration gut gelingt, müssen Sie Zeit in das Mapping der Feldnamen Ihres Legacy-CMMS auf das neue System investieren. Wir empfehlen dringend, die Dienste Ihres neuen CMMS-Anbieters dafür zu nutzen. Ihr neuer Softwareanbieter will sicherstellen, dass Sie die beste Erfahrung mit ihrer Wartungssoftware machen, also sollten sie bereit und willens sein zu helfen. Vereinbaren Sie einen GoToMeeting-Call mit ihnen und gehen Sie Ihren Extrakt durch, bringen Sie Unklarheiten vor, legen Sie die beste Definitionsweise fest und fahren Sie mit der Datenmigration fort.

Richtlinie 4: Daten in neue CMMS-Software importieren

Viele Wartungssoftwareprogramme haben Import-Assistenten-Tools, die es dem Kunden erlauben, große Datenmengen ohne Durchlauf über den CMMS-Anbieter hochzuladen. Das ist ein großartiges Tool, wenn Sie einfach Geräte, Assets, Teilelisten aus Excel-Dateien importieren. Aber wenn Sie Jahre an Daten von einem älteren Wartungssoftwareprogramm migrieren und viel Historie haben, kann viel schiefgehen und es kann haarig werden. Bei viel Historie ist es am besten, Hilfe vom Datenintegrations-Team des Anbieters zu holen. Eine reibungslose Migration ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres neuen CMMS.

Konsultieren Sie Ihren neuen CMMS-Anbieter beim Import. Wenn Ihre Wartungsprozesse sehr einzigartig sind, muss der neue CMMS-Anbieter möglicherweise ein benutzerdefiniertes Skript für den Import schreiben. Wenn dem so ist, ermitteln Sie, was involviert ist – es können Gebühren anfallen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget dafür Raum lässt. Der Wartungssoftware-Anbieter sollte transparent über Kosten sein und Sie über zusätzliche Gebühren informieren. Lesen Sie unseren Beitrag zu Faktoren, die das Setup beeinflussen, um mehr zu erfahren.

Richtlinie 5: QA-Testing

Sobald die Daten in das neue Wartungsmanagementprogramm importiert wurden, führen Sie gründliches QA-Testing durch. Lassen Sie ein paar Power-User das System durchgehen und sicherstellen, dass alles gut aussieht. Je nach migrierter Datenmenge benötigen Sie wahrscheinlich einen gut vorbereiteten QA-Testplan im Voraus. Dinge zu testen: Feldnamen stimmen überein und machen Sinn, Wartungshistorie ist verfügbar und korrekt, Geräte-, Asset- und Teilelisten sind solide. Achten Sie besonders auf Wartungshistorie, falls diese migriert wurde. Führen Sie zahlreiche Abfragen durch und stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse mit Ihren aktuellsten Reports übereinstimmen. Da sich Feldnamen in der neuen CMMS-Software geändert haben können, sollten die Daten mit den Feldnamen des alten Wartungssystems abgeglichen werden. Wenn Fehler erkannt werden, präsentieren Sie sie dem Datenintegrations-Team des CMMS-Anbieters und lassen Sie sie beheben. Wenn Sie mit einem hilfsbereiten Team arbeiten, kann der Hin-und-Her auf ein Minimum reduziert werden.

Richtlinie 6: Rollout

Sobald die Migration das QA-Testing bestanden hat, sind Sie bereit, geschult zu werden und die neue CMMS-Software auszurollen. Nutzen Sie alle Schulungsmöglichkeiten, die Ihr Wartungssoftwareanbieter bietet. Alle Nutzer gut zu schulen, ist einer der besten Wege, Sie für den Erfolg einzurichten. Viele Wartungsmanagement-Softwareanbieter bieten Webkonferenz-Schulungen und technischen Support ohne Extrakosten an, und einige haben regelmäßige Schulungs-Webinare. Verstehen Sie, was verfügbar ist, und informieren Sie Ihr Wartungsteam über diese hilfreichen Ressourcen.

Was kostet Datenmigration?

Darauf gibt es keine einfache Antwort. Die Kosten der Datenmigration hängen wirklich von der Datenmenge und dem Format ab. Wenn Sie 15 Jahre Daten reformatieren und importieren, sollten Sie definitiv Raum in Ihrem Budget für die CMMS-Datenmigration lassen. CMMS-Softwareanbieter werden transparent über erwartete Kosten sein. Wenn Sie einem Anbieter eine Probe extrahierter Daten geben, gibt ihnen das eine gute Vorstellung vom Aufwand, der bei der Neukonfiguration und dem Import involviert ist. Denken Sie daran: CMMS-Unternehmen haben Profis und Integrationsspezialisten, die diese Art von Arbeit Tag für Tag machen. Scheuen Sie sich nicht! Stellen Sie die richtigen Fragen, aber seien Sie auf Migrationsgebühren vorbereitet.

Diese 6 einfachen Richtlinien zu befolgen, ist ein sicherer Weg, Ihren CMMS-Account schnell mit präzisen Legacy-Daten zum Laufen zu bringen.

Für mehr Informationen zu Datenmigration und CMMS-Setup-Services, kontaktieren Sie info@hippocmms.com!

Happy migrating!