CMMS-Erfolg straffen: 6 bewährte Schritte zu Implementierung & ROI

Ihr Unternehmen hat ein CMMS gekauft oder abonniert, den Implementierungsprozess durchlaufen und Schulungen erhalten. Monate später stellen Sie fest, dass die Wartungsmanagement-Software nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Sie haben Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt: Mehrere Anbieter evaluiert, richtige Fragen gestellt, Anbieter shortlistet, finale Demos durchgesessen, Preis verhandelt und unterschrieben.

Jetzt zahlen Sie für Wartungsmanagement-Software, die nicht wie erwartet funktioniert, von Ihrem Wartungsteam abgelehnt wird oder in manchen Fällen gar nicht genutzt wird. In diesem Fall fragen Sie sich vielleicht: Was ist schiefgelaufen?

Die Realität: CMMS-Software-Implementierungspläne haben niedrige Erfolgsquoten. Branchenquellen berichten von Misserfolgsraten zwischen 40–80 %*. Einige Quellen deuten auf noch höhere Raten hin. Laut reliabilityweb.com können Implementierungs-Misserfolgsraten bis zu 90 % betragen. Gründe für Misserfolg sind oft:

• Unterschätzung des erforderlichen Aufwands
• Fehlender Support vom Anbieter
• Schlecht definierte Workflows
• Fehlende Schulung zu Schlüsselfunktionen

Es gibt viele Gründe für die Diskrepanz, und die meisten beinhalten einen schlechten Implementierungsplan. Dieser Artikel fokussiert darauf, wie man Dinge herumreißt, Misserfolg vermeidet und das CMMS zum Erfolg macht.

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SCHRITT 1: Fehlendes bewerten

Der erste Schritt ist, die Probleme, die Sie mit der Wartungssoftware haben, zu identifizieren und aufzulisten. Fragen, die Sie stellen sollten:

• Können Sie und die erwarteten Nutzer vom Computer und anderen Geräten auf das System zugreifen?
• Sind alle Geräte und Assets hochgeladen?
• Falls Sie von einem vorherigen CMMS migriert sind: Ist die Historie migriert?
• Sind alle Nutzer hochgeladen und haben sie die korrekten Berechtigungen und Zugriffe?
• Sind Ihre präventiven und geplanten Wartungsaufträge hochgeladen und terminiert?
• Sind alle vertraglich vereinbarten CMMS-Features aktiviert?
• Haben Sie und Ihr Wartungsteam Schulungen erhalten?
• Wird mehr Schulung benötigt?

Zweck dieser Übung: Eine gründliche Bewertung der Probleme, mit denen Sie bei Ihrer CMMS-Software konfrontiert sind.

SCHRITT 2: Vertrag mit Ihrem CMMS-Anbieter prüfen

Bevor Sie mit einem Aktionsplan fortfahren und Aufgaben an Ihr internes Team delegieren, schauen Sie in Ihren Vertrag mit Ihrem Anbieter und prüfen Sie, ob es Abweichungen von dem gibt, was geliefert wurde.

Der Implementierungsprozess involviert oft viele Personen, und Verantwortlichkeiten werden an Leute weitergegeben, die nicht in Verhandlungen und Kaufprozess mit dem Anbieter involviert waren. Sie könnten feststellen, dass Ihre Software vollständig mit allen Daten integriert eingerichtet wurde, aber die Software-Nutzer nicht die volle Schulung erhalten haben, wie im Vertrag vereinbart.

Vielleicht wurde nur ein Nutzer für eine Stunde geschult, der später beschäftigt war und versäumte, den Anbieter für eine Folgesitzung zu kontaktieren. Auch wenn der CMMS-Anbieter proaktiv bei der Nachverfolgung seiner Kunden und der Sicherstellung der gekauften Schulung sein sollte, ist es am besten, die Schulung im Blick zu behalten und sie nicht in den Händen des Anbieters zu lassen.

Wenn Sie feststellen, dass der Anbieter die vereinbarten Services nicht geliefert hat, sollten Sie ein Meeting mit Ihrem Account-Repräsentanten einrichten, um die Luft zu reinigen und sicherzustellen, dass Sie bekommen, wofür Sie bezahlt haben. Wenn sie verpflichtet sind, Daten zu importieren, Nutzer einzurichten, Schulung zu liefern und dies nicht getan haben, lassen Sie den Anbieter einen Zeitplan erstellen, um dies zu erledigen.

 

SCHRITT 3: Aktionsplan erstellen

Nun, da Sie Ihre Liste der CMMS-Software-Implementierungsprobleme haben, ist es Zeit, einen klaren Aktionsplan zu erstellen und ihn durchzuziehen. In Ihrer Problembewertung haben Sie möglicherweise folgende Mängel identifiziert:

• Nutzer wurden nicht mit den richtigen Berechtigungen eingerichtet
• Nicht alle Geräte wurden hinzugefügt
• Präventive Wartungsaufträge wurden nicht terminiert
• Nutzer sind mit Reporting-Tools, Metrik-Einrichtung und Report-Ausführung nicht vertraut
• Unzureichende Schulung

Sobald Sie Ihre Liste haben, delegieren Sie, wer für die Lösung der Probleme verantwortlich ist und einen akzeptablen Zeitrahmen für die Fertigstellung. Dies ist die Phase, um Unklarheiten über das Erforderliche zu beseitigen.

Gehen Sie die Aufgaben mit den Verantwortlichen durch und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie sie ihre Aufgaben erledigen und die Ressourcen haben, um sie zu erledigen.

Beispiel: Wenn präventive Wartungspläne hochgeladen werden müssen, stellen Sie sicher, dass der Verantwortliche weiß, wo er die PM-Plan-Details findet und wie er die Informationen so kompiliert, dass sie in die CMMS-Software migriert werden können.

Einige Aufgaben erfordern möglicherweise den Softwareanbieter. Beispiel: Ihr Anbieter kann beim Importieren und Neukonfigurieren von Daten sowie bei Schulung helfen. Verbinden Sie sich mit Ihrem Account-Repräsentanten und binden Sie sie in den Prozess ein. Seien Sie nicht überrascht, wenn hier zusätzliche Gebühren anfallen. Wenn Ihr Anbieter wie vertraglich vereinbart geliefert hat und zusätzliche Arbeit anfällt, können Servicegebühren anfallen.

SCHRITT 4: Fortschritt nachverfolgen und durchziehen

Nun, da Aufgaben delegiert und Verantwortliche klar sind, was zu tun ist, verfolgen Sie den Fortschritt nach. Es ist wichtig zu kommunizieren, dass der CMMS-Software-Implementierungsplan Priorität hat und Personen für die Durchführung zur Rechenschaft zu ziehen. Da Zeitpläne gesetzt wurden, ist es wichtig, sich einzuklinken und Fortschrittsberichte zu erhalten.

Wenn Sie wollen, dass Ihre CMMS-Lösung erfolgreich ist, müssen Sie sie wie andere Hochprioritätsprojekte behandeln, damit Menschen in die Reihe fallen und es ernst nehmen. Hoffentlich läuft die Arbeit in Ihren Meetings wie geplant. Wenn nicht, herausfinden warum, anpassen, neu zuweisen und alles tun, um den Job zu erledigen.

SCHRITT 5: Finale Bewertung

Bevor Sie sagen „alles erledigt“, gehen Sie Ihre Problemliste durch und stellen Sie sicher, dass alle zufrieden sind, dass alle Probleme gelöst wurden. Jeder Punkt sollte genau betrachtet werden, berücksichtigend, wo Sie am Anfang dieses Prozesses standen und wo Sie jetzt sind.

Fragen Sie sich (und andere Nutzer): Sind Sie mit dem aktuellen Zustand zufrieden? Dies ist der Zeitpunkt, um zu identifizieren, ob etwas fehlt oder nicht den Standards entspricht. Es kann sein, dass Ihr Team das Problem nicht lösen konnte und Sie Unterstützung vom Anbieter benötigen. Binden Sie sie ein und bitten Sie um Hilfe.

SCHRITT 6: Laufende Schulung

Wir können die Wichtigkeit von Schulung nicht genug betonen. Schulung sollte ein fortlaufender Prozess sein, kein einmaliges Ereignis. Es gibt nur so viel, was man auf einmal aufnehmen kann.

Je wohler Sie sich mit Ihrer Wartungssoftware fühlen, desto besser sind Sie positioniert, um mehr Features und Funktionen aufzunehmen.

Ihre Wartungssoftware wird wahrscheinlich zeitweise aktualisiert, und es ist wichtig, dass Ihre Nutzer sowohl von diesen neuen Features wissen als auch in der Lage sind, sie zu nutzen.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Softwareanbieter nach laufender Schulung, kostenlosen Schulungs-Webinaren und Support. Halten Sie die Kommunikationslinie zu Ihrem Anbieter offen. Es wird sich auszahlen.

Wartungsmanagement-Software ist ein Werkzeug, das Manager dabei unterstützt, verschiedene Aspekte ihrer Wartungsoperationen zu tracken – von Arbeitskraft über Lagerbestände, Geräteausfallzeiten bis hin zu präventiver Wartung und mehr. Sie allein ist keine Lösung, um all Ihre Wartungsprobleme zu beheben.

Zu oft sieht Management den Bedarf an Software, evaluiert Optionen und entscheidet sich für ein CMMS-Paket. Was fehlt, ist eine gut geplante Implementierungsstrategie, die an alle Wartungssoftware-Nutzer kommuniziert wird. Das Unternehmen muss Buy-in vom gesamten Team haben und Nutzer müssen vollständig geschult sein, damit die Implementierung erfolgreich ist.

Für mehr Informationen zu einer erfolgreichen Implementierungsstrategie für CMMS lesen Sie unseren hilfreichen Beitrag zu häufigen Wartungssoftware-Fallen hier oder kontaktieren Sie einen Hippo Software-Spezialisten, um mehr über unsere Support-Services zu erfahren.

Quellen:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com