CMMS-Implementierung in 5 einfachen Schritten

In den letzten zwei Jahrzehnten waren Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-Systeme die bevorzugte Wartungsmanagementlösung für eine wachsende Zahl von Kunden aus einem breiten Spektrum von Industrie-, Unternehmens- und Dienstleistungssektoren. Und dafür gibt es gute Gründe. Zunächst einmal sind CMMS ausgeklügelte und robuste automatisierte Managementsysteme, die Tausende von Datenpunkten verwenden, die einem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts bieten. Diese Systeme sind in der Lage, Lagerbestände zu überwachen, Arbeitsaufträge zu verfolgen und zu verwalten, schnell genaue Berichte zu erstellen und, was am wichtigsten ist, sie können sofort feststellen, welche Unternehmensanlagen einer vorbeugenden Wartung (PM) bedürfen. Letzteres Merkmal – die vorbeugende Wartung – bildet das Epizentrum und den wertvollsten Aspekt von CMMS. Die Einführung von PMs in Wartungsmanagementsoftware war verantwortlich für eine längere Lebensdauer der Geräte, eine verbesserte Organisation, ein besseres Zeitmanagement und eine bessere Arbeitsauslastung und letztendlich für reduzierte Betriebskosten und höhere Unternehmensgewinne.

So leistungsfähig CMMS auch sein mögen, ihre optimale Leistung und die daraus resultierenden Kosteneinsparungen lassen sich nur durch eine angemessene Implementierung und konsequente Systemnutzung realisieren. Wenn es um den CMMS-Implementierungsplan geht, bezieht sich dies darauf, die Verwaltungssoftware voll funktionsfähig zu machen. Dies umfasst eine Reihe von Schritten, darunter Systemplanung, Datenintegration, PM-Entwicklung und -Planung und Mitarbeiterschulung sowie fortlaufenden technischen Support. Ohne eine ordnungsgemäße CMMS-Softwareimplementierung wird selbst das funktionsreichste System hinter seinen beabsichtigten Zielen zurückbleiben.

Im Folgenden finden Sie fünf Tipps zur Implementierung von CMMS-Software, um sicherzustellen, dass das System so funktioniert, wie es sollte.

Ein kurzer Überblick über 5 CMMS-Implementierungsschritte.

1. Holen Sie Input und Feedback vom Wartungspersonal
2. Unternehmensressourcen bewerten und realistische CMMS-Implementierungsziele setzen
3. Benutzerrollen und -berechtigungen festlegen
4. Entwickeln Sie ein vorbeugendes Wartungsprogramm (PM)
5. Unterziehen Sie sich einer gründlichen Benutzereinführung und -schulung

Lassen Sie uns jeden Schritt im Detail verstehen.

1. Erhalten Sie Input und Feedback vom Wartungspersonal

Schon vor dem Kauf eines IPS-Systems ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter vollständig in einen Wartungsmanagementansatz investiert sind. Dies ist der erste Schritt zur Sicherstellung einer erfolgreichen CMMS-Implementierung. Durch das Einholen von Input von denjenigen, die das System verwenden, wird sichergestellt, dass es über die Funktionen verfügt, die am besten zu den Anforderungen, Herausforderungen und Zielen des Unternehmens passen, unabhängig davon, ob es sich um die Reduzierung reaktiver oder korrektiver Wartungskosten, die Verringerung der Ausfallzeiten von Geräten oder die Reduzierung der Technikerauslastung handelt. Während dieser Zeit sollte das Wartungsteam auch entscheiden, wie das CMMS an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden soll. Dazu gehört beispielsweise die Identifizierung, welche Assets, Bestände und Benutzer in die Systemdatenbank aufgenommen werden. Diese Entscheidungen haben einen großen Einfluss auf den Umfang des CMMS-Systembetriebs sowie darauf, wie lange und aufwendig die Datenintegrationsphase der Implementierung dauern wird.

2. Bewerten Sie die Unternehmensressourcen und setzen Sie sich realistische CMMS-Implementierungsziele

Wie bereits erwähnt, werden während der Implementierungsphase eines automatisierten Systems alle kritischen Daten zu Inventar, Assets und Benutzern in die CMMS-Software eingegeben. Dies ist eine Zeit, in der Unternehmer ihre eigenen Fähigkeiten sorgfältig einschätzen sollten. Für diese Phase der CMMS-Softwareimplementierung stehen je nach Bedarf, Zeit und Ressourcen des Kunden eine Reihe von Optionen zur Verfügung. Einige Kunden, die die Zeit und die internen technischen Ressourcen haben, ziehen es möglicherweise vor, die Datenintegration selbst durchzuführen. Wenn eine Bestands- und Bestandsdatenbank vorhanden ist, kann diese vom Kunden oder mit Hilfe von vom Anbieter bereitgestellten Technikern auf das neue CMMS migriert werden. IPS-Anbieter bieten Kunden eine Auswahl an Unterstützung in Form von internen Audits oder Remote- und Telefon-Tech-Support für CMMS-Implementierungszwecke.

Unabhängig davon, ob Unternehmensinhaber ihre eigenen Anlagen- und Bestandsprüfungen durchführen oder dies von einem Technikspezialisten eines Anbieters durchführen lassen, hier sind einige Parameter für realistische Zeitpläne für diese Prozesse:

• Unternehmen mit 0-100 Assets =30 Tage
• Unternehmen mit 200 Assets =45 Tage
• Unternehmen mit 201–500 Assets =90 Tage

3. Benutzerrollen und -berechtigungen festlegen

Viele CMMS-Systeme ermöglichen es Wartungsmanagern, der CMMS-Software verschiedene Zugriffsebenen zuzuweisen. Dies bedeutet, dass einige Benutzer Zugriff auf alle Teile des Systems haben können, während andere (möglicherweise in unterschiedlichem Umfang) dies nicht tun. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich Benutzer aufgrund ihrer Rollen, Verantwortlichkeiten und sogar Standortstandorte unterscheiden. Wartungsmanager müssen diese Variablen berücksichtigen, wenn sie während des CMMS-Implementierungsprozesses Benutzerzugriff zuweisen.

4. Entwickeln Sie ein vorbeugendes Wartungsprogramm (PM)

Ein maßgeschneidertes vorbeugendes Wartungsprogramm ist das wertvollste Merkmal von CMMS. Aus diesem Grund und auch weil kein Unternehmen dem anderen gleicht, muss es so konfiguriert werden, dass es die einzigartigen Anforderungen einer Organisation erfüllt. Seine Entwicklung ist ein kritischer Aspekt der CMMS-Implementierung. Dieser Teil des Prozesses umfasst die Überprüfung der Reparaturhistorie der Geräte unter Berücksichtigung des Produktionszyklus des Unternehmens. Dabei können Geräte nach Alter und/oder Reparaturhäufigkeit priorisiert werden. Andererseits können vorbeugende Wartungspläne während Zeiten geringer Nutzung und/oder Inspektionsterminen festgelegt werden.

5. Unterziehen Sie sich einer gründlichen Benutzereinführung und -schulung

Diese beiden Implementierungsfunktionen von CMMS-Software sollten niemals übersehen oder heruntergespielt werden, da ohne sie alle anderen Bemühungen nutzlos werden könnten. Die Effektivität eines Instandhaltungsmanagementsystems hängt stark von der konsequenten und angemessenen Nutzung durch das Instandhaltungspersonal ab. Onboarding und laufender technischer Support sind zwei Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass das CMMS seinen Zweck erfüllt.
Wie bei den zuvor beschriebenen Unterstützungen enthalten viele CMMS-Anbieter in ihren Systempaketen auch eine Vielzahl von Onboarding- und fortlaufenden Ressourcen, um Benutzer bei der Systemnutzung zu Beginn und im Laufe der Zeit zu unterstützen. Diese Ressourcen sind als Online-Handbücher, Videos, E-Mail-, Chat- und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischer Support verfügbar.

Es besteht kein Zweifel, dass CMMS hervorragende Produkte für das Instandhaltungsmanagement sind. Trotz ihrer nachgewiesenen Erfolgsbilanz wird jedoch keines sein Potenzial ohne eine angemessene Systemimplementierung einschließlich Benutzerschulung ausschöpfen. Bei der Betrachtung der Gesamtkosten von Wartungsmanagementsystemen müssen Geschäftsinhaber die Kosten für Dienstleistungen in Bezug auf Zeit und Personal, die für die Implementierung der CMMS-Software benötigt werden, gegen die Kosten abwägen, die mit zusätzlichen Supportdiensten durch einen Anbieter verbunden sind. Eine sorgfältige Überprüfung der Ziele, des Budgets und der bereitgestellten Ressourcen eines Unternehmens wird Geschäftsinhabern bei der Auswahl der am besten geeigneten Onboarding- und CMMS-Implementierungsdienste helfen. Die Investition in CMMS-Implementierungsdienste, ob intern oder über einen Anbieter, stellt eine angemessene Systemeinrichtung sicher, während Onboarding-Unterstützung zu einer erhöhten Benutzerakzeptanz führt, was wiederum zu Betriebseffizienz, verlängerter Gerätelebensdauer, reduzierten Kosten und einem höheren ROI führt.