5 Schritte zur Auswahl der richtigen CMMS-Software

5 Dinge, die Sie bei der Wahl einer CMMS-Softwarelösung beachten sollten

Wenn Sie noch kein Computerized Maintenance Management System (CMMS) nutzen, arbeiten Sie wahrscheinlich mit einem papier- oder tabellenkalkulationsbasierten System. Wir bei Hippo hören immer wieder, dass nicht genug Zeit im Tag bleibt, um Daten manuell einzugeben. Unternehmen suchen nach einer einfachen Lösung für ihren Papierkram. Was auch immer Ihr Grund für den Wechsel zu einem CMMS ist – er erfordert eine Investition von Zeit und Geld. Hier bei Hippo CMMS verstehen wir, dass Sie die beste Passform für Ihre Geschäftsbedürfnisse mühelos finden möchten.

Hier sind 5 Tipps, um Ihre Suche nach Wartungsmanagementsoftware zu erleichtern:

1. Ein CMMS-Projektteam bilden

Dieses Team sollte mindestens eine Person aus jeder Abteilung umfassen, die das System nutzen wird. Typischerweise besteht das Projektteam aus Wartungs- und Facility-Managern, Technikern, Anlageningenieuren sowie Mitarbeitern aus Buchhaltung, Einkauf und IT. Dieser Teamansatz hilft Ihnen, ein besseres Bild der Unternehmensbedürfnisse aus allen möglichen Winkeln zu erhalten und eine Entscheidung zu treffen, wenn es an der Zeit ist, den Auslöser für eine Software zu betätigen und sie auszurollen.

2. Ihren Geschäftsbedarf erfassen

Um sicherzustellen, dass die gewählten CMMS-Programme gut zu Ihrem Unternehmen passen, erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie suchen. Es ist Best Practice, Ihre Funktionsliste in „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ zu unterteilen. Es ist entscheidend zu wissen, wo Ihre Wartungssoftware-Bedarfe liegen, da dies der erste Schritt ist, um herauszufinden, welche Art von Software Ihr Unternehmen benötigt. Suchen Sie ein System, das lediglich Wartungsanfragen verfolgt, oder etwas Robusteres, das einen Bestand all Ihrer Geräte, Assets und Ersatzteile führt und Alarme sendet, wenn präventive Wartungsaufträge fällig sind? Achten Sie nicht nur auf Ihre aktuellen operativen Bedürfnisse, sondern bedenken Sie, wie Ihre Bedürfnisse in 5–10 Jahren aussehen werden. Aus Software herauszuwachsen, ist häufig, sollte aber wenn möglich vermieden werden.

3. Recherche, Recherche, Recherche

Laut Brafton.com nutzen 94 % der Unternehmen Online-Quellen bei Kaufentscheidungen. Es gibt viele Online-Ressourcen, die hilfreiche Informationen und Bewertungen zu Wartungssoftwareanbietern bieten. Websites wie Software Advice, ein führendes Software-Käuferverzeichnis, listen mehr als 50 verschiedene CMMS-Softwareprodukte mit Kundenbewertungen. Verschaffen Sie sich einen soliden Überblick über die Wartungssoftware-Anforderungen Ihres Unternehmens und wählen Sie die fünf wichtigsten Anforderungen, die Sie von einem CMMS erwarten. Schauen Sie sich Software-Käuferführer, Bewertungen und Unternehmenswebsites an. Die Nutzung dieser Online-Ressourcen wird Ihre Chance auf eine fundierte Entscheidung 크게 erhöhen.

4. Eine Shortlist erstellen

Nach dem Durchforsten von CMMS-Anbieter-Websites, Kundenbewertungen und Verzeichnissen erstellen Sie eine Shortlist der Top-3-Produkte. Die meisten Wartungssoftwareanbieter bieten Live-Webkonferenz-Demos und kostenlose Testversionen an. Die Nutzung dieser Ressourcen ist ein Muss! Es wird auch empfohlen, andere in die Demo einzubeziehen und ihre Meinungen zum Test einzuholen. Wartungstechniker, Facility-Manager, Büro-Administratoren und IT-Personal können alle ihre Meinung einbringen. Mehr Personen in den Demo-Prozess einzubeziehen, erhöht auch die Chance auf Mitarbeiter-Buy-in.

5. Ihre CMMS-Shortlist-Optionen überprüfen und finalisieren

Erstellen Sie eine Scorecard für jedes CMMS und bewerten Sie sie nach Attributen wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Sicherheit, Tech-Support, Anbieter-Track-Record, Wachstumspotenzial usw.

• Wachstumspotenzial – Ist die Lösung flexibel genug, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen? Können Sie das System aufrüsten, um mehr Funktionen einzuschließen, falls nötig? CMMS ist eine große Investition, die Entscheidung, welches zu kaufen, ist zeitaufwendig. Sie möchten nicht alle paar Jahre den Kaufzyklus wiederholen, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.
• Funktionalität – Wie gut erfüllt das Wartungssoftwarepaket Ihre funktionalen Anforderungen. Sie sollten die Liste der „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ überprüfen und sehen, wie die verschiedenen Softwareoptionen abschneiden.
• Benutzerfreundlichkeit – Ist die Lösung leicht zu erlernen und zu nutzen? Werden Ihre Nutzer die Software nach der Implementierung annehmen? Wenn es eine steile Lernkurve gibt oder Menschen ihre Arbeitsweise ändern müssen, ist das Anlass zur Sorge. Beide Faktoren spielen eine große Rolle dabei, wie gut Endnutzer das neue System annehmen. Wenn Menschen das Gefühl haben, das System mache ihre Arbeit schwerer, werden sie es nicht annehmen. Lassen Sie nicht all das Geld und die Mühe, die Sie in die CMMS-Wahl gesteckt haben, umsonst sein. Um diese Probleme zu vermeiden, finden Sie eine CMMS-Lösung, die für alle Nutzer benutzerfreundlich ist – technikaffin oder nicht.
• Anbieter-Track-Record – Sind sie qualifiziert? Haben sie schon in Ihrer Branche gearbeitet? Sind sie finanziell solide? Holen Sie sich Demos und Kundenreferenzen. Fragen Sie nach aktuellen Kunden mit ähnlichen Bedürfnissen wie Ihren. Das gibt Ihnen eine gute Vorstellung, wie die Zusammenarbeit mit diesem Anbieter aussieht.
• Tech-Support – Technischer Support ist extrem wichtig. Finden Sie alle vom Anbieter bereitgestellten Methoden heraus: Live-Chat, E-Mail, Telefon, Webkonferenz, Video usw. Wenn sie nicht rund um die Uhr arbeiten, sind ihre Zeiten nah an Ihren? Ist ihr Tech-Support nur eine FAQ-Liste auf einer Webseite? Berücksichtigen Sie die Support-Politik des Anbieters, Upgrade-Richtlinien und eventuelle damit verbundene Kosten.
• Kosten – Stellen Sie sicher, dass das CMMS-System, für das Sie sich entscheiden, mit Ihrem Budget funktioniert. Ermitteln Sie alle anfallenden CMMS-Softwarekosten. Verschiedene Gebühren gelten für Abonnement oder Lizenz, Onboarding und Einrichtung, Schulung und Support sowie Upgrades. Einige Abonnements sind jährlich, andere monatlich. Gibt es Strafen für Kündigung? Erfahren Sie ihre Richtlinie für Preiserhöhungen.

Die Wahl des richtigen CMMS für Ihr Unternehmen bedeutet, Ihre Hausaufgaben zu machen. Folgen Sie diesen Vorschlägen, und Ihre Recherche wird sich langfristig auszahlen.

Benötigen Sie mehr CMMS-Recherche-Rat? Hippo CMMS hat viele weitere Ressourcen zum Thema. Jeder, der CMMS-Software recherchiert, schuldet es sich selbst, unseren CMMS-Leitfaden zu lesen. Er ist voll nützlicher Ratschläge, die Sie durch den Evaluierungsprozess führen. Darin lernen Sie, wie Sie:

• Das beste CMMS für Ihr Unternehmen finden
• Eine vollständige Bedarfsanalyse erstellen
• Die richtigen Fragen stellen
• Den besten Mix aus Preis, Funktionalität und Features erhalten

Referenzen: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/