Auswahl einer CMMS-Software in 5 Schritten

5 Dinge, die bei der Auswahl einer CMMS-Softwarelösung zu berücksichtigen sind

Wenn Sie noch kein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) verwenden, verwenden Sie wahrscheinlich ein papier- oder tabellenbasiertes System. Wir bei Hippo hören immer, dass der Tag nicht genug Zeit hat, um Daten manuell einzugeben. Unternehmen suchen nach einer einfachen Lösung für ihre Papierspuren. Was auch immer Ihr Grund für den Wechsel zu einem CMMS ist, es erfordert eine Investition von Zeit und Geld. Hier bei Hippo CMMS verstehen wir, dass Sie mit Leichtigkeit die beste Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen finden möchten.

Hier sind 5 Hinweise, die Ihnen die Suche nach Wartungsmanagement-Software erleichtern:

1. Erstellen Sie ein CMMS-Projektteam

Dieses Team sollte mindestens eine Person aus jeder Abteilung umfassen, die das System verwenden wird. Typischerweise besteht das Projektteam aus Instandhaltungs- und Facility Managern, Technikern, Betriebsingenieuren sowie Personen aus der Buchhaltung, dem Einkauf und der IT. Die Verwendung dieses Teamansatzes hilft Ihnen, sich ein besseres Bild von den Anforderungen des Unternehmens aus allen möglichen Blickwinkeln zu machen und eine Entscheidung zu treffen, wenn es an der Zeit ist, den Auslöser für eine Software zu drücken und sie einzuführen.

2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer geschäftlichen Anforderungen

Um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählten CMMS-Programme gut zu Ihrem Unternehmen passen, erstellen Sie eine Liste der Funktionen, nach denen Sie suchen. Es hat sich bewährt, Ihre Feature-Liste in Must-Haves und Nice-to-Have aufzuteilen. Es ist wichtig zu wissen, wo Ihre Wartungssoftware benötigt wird, da dies der erste Schritt ist, um herauszufinden, welche Art von Software Ihr Unternehmen benötigt. Suchen Sie nach einem System, mit dem Sie einfach Wartungsanfragen verfolgen können, oder nach einem robusteren System, das alle Ihre Geräte, Anlagen und Ersatzteile inventarisiert und Warnmeldungen sendet, wenn vorbeugende Wartungsaufträge ausgeführt werden müssen? Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur Ihre aktuellen betrieblichen Anforderungen betrachten, sondern überlegen Sie, wie Ihre Anforderungen in 5-10 Jahren aussehen werden. Herauswachsende Software ist üblich, sollte aber nach Möglichkeit vermieden werden.

3. Forschung, Forschung, Forschung

Laut Braton.com nutzen 94 % der Unternehmen Online-Quellen, wenn sie Kaufentscheidungen treffen. Es gibt viele Online-Ressourcen, die hilfreiche Informationen und Bewertungen zu Anbietern von Wartungssoftware bieten. Websites wie Software Advice, ein führendes Verzeichnis für Softwarekäufer, listen mehr als 50 verschiedene CMMS-Softwareprodukte mit Kundenbewertungen auf. Verschaffen Sie sich einen soliden Überblick über die Anforderungen an die Wartungssoftware Ihres Unternehmens und wählen Sie die fünf wichtigsten Anforderungen aus, die Sie von CMMS erwarten. Sehen Sie sich die Leitfäden für Softwarekäufer, Rezensionen und Unternehmenswebsites an. Die Nutzung dieser Online-Ressourcen erhöht Ihre Chance, eine fundierte Entscheidung zu treffen, erheblich.

4. Erstellen Sie eine Auswahlliste

Nachdem Sie die Websites, Kundenrezensionen und Verzeichnisse von CMMS-Anbietern durchforstet haben, erstellen Sie eine kurze Liste der Top-3-Produkte. Die meisten Anbieter von Wartungssoftware führen Live-Webkonferenz-Demos durch und bieten kostenlose Testversionen an. Die Nutzung dieser Ressourcen ist ein Muss! Es wird auch empfohlen, dass Sie andere in die Demo einbeziehen und ihre Meinung zu der Testversion einholen. Wartungstechniker, Facility Manager, Büroadministratoren und IT-Personal können sich alle einbringen. Wenn mehr Personen am Demo-Prozess beteiligt sind, erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Mitarbeiter dafür einsetzen.

5. Überprüfen und finalisieren Sie Ihre CMMS-Auswahlliste

Erstellen Sie eine Bewertungskarte für jedes CMMS und bewerten Sie es nach Attributen wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Sicherheit, technischem Support, Erfolgsbilanz des Anbieters, Wachstumspotenzial usw.

• Wachstumspotenzial – Ist die Lösung flexibel genug, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen? Können Sie das System bei Bedarf um weitere Funktionen erweitern? CMMS ist eine große Investition, die Kaufentscheidung ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Sie möchten den Kaufzyklus nicht alle paar Jahre wiederholen müssen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
• Funktionalität – wie gut erfüllt das Wartungssoftwarepaket Ihre funktionalen Anforderungen? Sie sollten sich die Liste der „must haves“ und „nice to haves“ ansehen und sehen, wie die verschiedenen Softwareoptionen verglichen werden.
• Benutzerfreundlichkeit – Ist die Lösung einfach zu erlernen und anzuwenden? Werden Ihre Benutzer die Software nach der Implementierung annehmen? Wenn es eine enorme Lernkurve gibt oder Menschen ihre Arbeitsweise ändern müssen, ist das ein Grund zur Sorge. Beide Faktoren spielen eine große Rolle dabei, wie gut Endbenutzer das neue System annehmen werden. Wenn die Leute das Gefühl haben, dass das System ihre Arbeit erschwert, werden sie es nicht übernehmen. Lassen Sie nicht all das Geld und die Mühe, die Sie in die Auswahl eines CMMS gesteckt haben, verschwendet werden. Um diese Probleme zu vermeiden, finden Sie eine CMMS-Lösung, die für alle Benutzer benutzerfreundlich ist, egal ob technisch versiert oder nicht.
• Erfolgsbilanz des Anbieters – Sind sie qualifiziert? Haben sie schon einmal in Ihrer Branche gearbeitet? Sind sie finanziell gesund? Achten Sie darauf, Demos und Kundenreferenzen zu erhalten. Fragen Sie nach Bestandskunden, die ähnliche Bedürfnisse haben wie Sie. Auf diese Weise erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie es sein wird, mit diesem Anbieter zusammenzuarbeiten.
• Technischer Support – Technischer Support ist extrem wichtig. Informieren Sie sich über alle vom Anbieter bereitgestellten Methoden. Live-Chat, E-Mail, Telefon, Webkonferenz, Video usw. Wenn sie nicht rund um die Uhr arbeiten, sind ihre Stunden in der Nähe Ihrer? Ist ihr technischer Support einfach eine Liste mit häufig gestellten Fragen auf einer Webseite ? Berücksichtigen Sie unbedingt die Support-, Upgrade-Richtlinien und alle damit verbundenen Kosten des Anbieters.
• Kosten – Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte IPS-System mit Ihrem Budget funktioniert. Informieren Sie sich über alle anfallenden CMMS-Softwarekosten. Für das Abonnement oder die Lizenz, das Onboarding und die Einrichtung von Schulungen und Support sowie Upgrades fallen verschiedene Gebühren an. Einige Abonnements sind jährlich, andere monatlich. Gibt es Strafen für die Stornierung? Informieren Sie sich über ihre Richtlinien für Preiserhöhungen.

Die Wahl des richtigen IPS-Systems für Ihr Unternehmen bedeutet, Ihre Hausaufgaben zu machen. Befolgen Sie diese Vorschläge und Sie werden feststellen, dass sich Ihre Forschung langfristig auszahlt.

Benötigen Sie weitere Beratung zur CMMS-Forschung? Hippo CMMS hat viele andere Ressourcen zu diesem Thema. Jeder, der sich mit CMMS-Software beschäftigt, ist es sich selbst schuldig, unseren CMMS-Leitfaden zu lesen. Es ist voller nützlicher Ratschläge, die Sie durch den Bewertungsprozess führen. Darin erfahren Sie, wie Sie:

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