Wie CMMS-Software Bestandsmanagement in Gesundheitseinrichtungen transformiert

Stellen Sie sich vor, Sie managen Inventar für ein Krankenhaus. Erfolg hängt von präzisen Antworten ab: „Was habe ich?“ und „Wie viel von jedem Artikel?“

Sie brauchen auch Weg, Antworten über Zeit aktuell zu halten. Krankenhäuser sind schnelllebig, moderne Medizin nutzt viele Einwegartikel. Bestandsstände schwanken stark tagtäglich, stündlich.

Lösung: Inventar-Tracking-Feature einer CMMS-Software – ermöglicht Aktualität zu jedem einzelnen Artikel, bis zum letzten Zungenspatel.

So funktioniert es: Neueingänge werden gescannt und automatisch via CMMS in Aufzeichnungen übernommen. Da System cloud-basiert: Infos überall, jederzeit verfügbar. CMMS trackt auch Verbrauch: Geht Motor eines verstellbaren Betts kaputt, sind Ersatzteile im Arbeitsauftrag vermerkt; beim Schließen des Auftrags werden Teile automatisch aus Bestandsaufzeichnungen entfernt.

Beeindruckend, aber erst der Anfang. Inventar-Tracking beantwortet viele wichtige Fragen. Schlüssel: CMMS nutzen, um richtige Infos zu Artikeln zu sammeln und zu behalten. Sehen wir uns Fragen und CMMS-Antworten an.

Wie finde ich schnell, was ich brauche?

Benötigte Infos: Name, Beschreibung, physischer Standort.

Nicht finden = nicht haben.

Nicht nur Name, auch Beschreibung hinterlegen. Manche kennen nur Aussehen/Funktion. Name + Beschreibung löst Mehrfachnamen-Problem: Zungenspatel = auch Spatel genannt, aber nur für einen Zweck genutzt.

Bei mehreren Einrichtungen: Standort jedes Artikels angeben – von Raum bis hin zu genauem Regal/Karton, je nach Systemgröße/Reife.

Wie kann ich nachbestellen?

Benötigte Infos: Einkaufslieferant-Kontaktdaten, Teilenummer, Seriennummer, aktuelle Preise.

Alles für schnelle, einfache Nachbestellung. Vorteil CMMS-basiert: Sie bestellen nicht; CMMS tut es. Nachbestellschwellen gesetzt → Software nutzt aktuelle Bestände und geschätzte Lieferzeiten zur Berechnung des nächsten Bestellzeitpunkts.

Was tun bei defektem Artikel?

Benötigte Infos: Herstellerkontakt, Einkaufslieferant-Kontakt, Garantie-Losnummer.

Garantieinfo entscheidend für nächste Schritte. Manchmal Hersteller kontaktieren, manchmal Lieferant wickelt Garantie ab. Losnummer hilft: alle anderen Artikel aus gleicher schlechter Charge im Bestand tracken, auch zurücksenden.

Wann muss ich nachbestellen?

Benötigte Infos: Kritikalität.

Kritikalität steht nicht auf der Box. Selbst berechnen für jeden Artikel. Im Kern: „Wie schwer wäre es, dieses Krankenhaus ohne diesen Artikel zu betreiben?“

Vergleich: Chemieanalysator vs. Defibrillator. Defibrillator scheint kritischer – startet Herz neu. Chemieanalysator: Blutuntersuchungen nicht möglich. Aber Chemieanalysator hat höhere Kritikalität. Wahrscheinlich nur einer im Labor, Defibrillatoren viele im ganzen Haus. Fällt einer aus, andere da. Fällt Analysator aus, Labor steht still.

Kritikalität bestimmt → sichere Bestandsstände und Nachbestellschwellen für Ersatzteile setzen. Beispiel: viele für Analysator, keine vor Ort für Defibrillatoren.

Fazit

Erfolgreiches Bestandsmanagement beginnt mit Bestandsaufnahme und Mengen. Endet nicht dort. Indem Sie über Fragen nachdenken, die Ihr Inventar-Tracking beantworten soll, bestimmen Sie benötigte Infos und optimale Organisation im CMMS.

Referenzen

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.