Hotel-Facility-Management: Wichtige Überlegungen bei der Wahl der richtigen Wartungssoftware

Facility Manager im Gastgewerbe nutzen nun Hotel-Softwarelösungen, um ihre Arbeitsweise zu verbessern. Wenn es um Wartungssoftware geht und Sie die verschiedenen Optionen durchsehen, kann es überwältigend wirken. Wenn Sie die richtige Wartungssoftware für Ihr Hotel wollen, berücksichtigen Sie die Faktoren, die Ihr Team am stärksten beeinflussen.

Fokussieren Sie sich auf Fragen, die mit dem zusammenhängen, was Ihr Wartungsteam täglich tut. Mit dieser Software:

• Wird mir dies helfen, meine präventiven Wartungsaktivitäten zu planen?
• Kann mein Personal dies nutzen, um effektiv zu kommunizieren?
• Gibt es Einschränkungen, wo und wie wir auf die Software zugreifen können?
• Gibt es Features und Ressourcen, die meinem Team helfen, unsere Ziele im Blick zu behalten?

Das sind Fragen, die Sie vermeiden wollen, nachdem Sie einen Kauf getätigt haben. Deshalb kann der Zugang zu den richtigen Tools und dem richtigen System helfen. Hier sind vier Schlüsselfunktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie nach der richtigen Wartungssoftware für Ihr Hotel oder Resort suchen.

Wartungsplanungs- und Kalendertools

Die Hotellerie erfordert, dass Ihre Hotels für den Aufenthalt Ihrer Gäste optimal aussehen und funktionieren. Damit Ihr Wartungsteam dem Spiel voraus ist, muss es proaktiv agieren. Das größte Hindernis, dem viele Hotels gegenüberstehen, ist das Hinterherhinken bei präventiven Wartungsaufgaben und Routineinspektionen. Dies führt zu Problemen wie Geräteausfällen oder Sachschäden, die tagelang unrepariert bleiben.

Anfängliche Planungstools können das Versenden geplanter Arbeiten per E-Mail oder das Zuweisen von Tagesaufgaben umfassen. Das kann eine nützliche Methode sein, wird aber mit der Zeit schwieriger zu verwalten. Wichtig bei der Planung ist, dass Ihr Team proaktiv statt reaktiv handeln kann. Sollten im Tagesverlauf andere Probleme auftauchen, darf die geplante Arbeit nicht in den Hintergrund rücken.

Was Hotels in Wartungssoftware suchen, ist die Fähigkeit, all ihre routinemäßigen Wartungsaktivitäten effizient zu strukturieren und zu verfolgen. Präventive Wartung ist eine der am häufigsten genutzten Funktionen in Gebäudewartungssoftware. Dies beinhaltet präventive Wartungssoftware und Module zur Erstellung geplanter Arbeitsaufträge – Aktivitäten, die auf proaktive Wartung und Reparatur ausgerichtet sind. Die meisten Programme bieten Tools, um bestimmte Arbeitsaufträge routinemäßig zu planen. Dies kann auf Kalenderbasis, Zählerstand oder Betriebsstundenbasis erfolgen.

Es gibt auch interaktive Kalender in CMMS-Software. Der Kalender gibt Ihnen einen Überblick über Ihre geplanten Arbeitsaufträge und hilft, Ihr Team vorzubereiten. Wenn ein bestimmter Arbeitsauftrag zusätzliche Vorbereitung erfordert, setzen Sie eine E-Mail-Erinnerung Tage im Voraus.

Wartungsanforderungs-Software

Ihre Wartungsmitarbeiter sind für die Erledigung von Arbeitsaufträgen und Wartungsaufgaben verantwortlich. Sie müssen jedoch nicht die Einzigen sein, die Einrichtungswartungsbedarfe in Ihren Hotels kommunizieren. Ihre Rezeption und anderes Gastgewerbepersonal sind hilfreich, um Auge auf Gebäude- und Servicegeräteprobleme zu haben. Sie können Sie oder Ihren Manager über Gästebeschwerden informieren – eine defekte Toilette oder ein Zimmer ohne Klimaanlage zum Beispiel.

Auch wenn Mitarbeiter helfen können, Probleme ans Licht zu bringen, können sie möglicherweise nicht selbst einen Arbeitsauftrag einreichen. Personal hat möglicherweise begrenzte Kenntnisse über Gerätedetails oder ist sich der Ursache einer Gästebeschwerde unsicher. Ein einfaches Web-Portal ist eine beliebte Alternative. Dies gibt Servicepersonal die Möglichkeit, Wartungsprobleme, die sie tagsüber von Gästen erhalten, an die Techniker weiterzuleiten. Anfragen können dann genehmigt und in Arbeitsaufträge umgewandelt werden, die automatisch Statusupdates an den Absender zurücksenden. Dies ermöglicht Hotelservicepersonal, Kunden zu versichern, dass ihre defekte Klimaanlage oder beschädigte Türklinke bearbeitet wird.

Zugriff von jedem Standort

Ein stationärer Wartungscomputer kann für große Hotels oder Hotelketten ineffizient sein. Webbasierte Softwarelösungen ermöglichen Ihrer gesamten Organisation ein einziges Wartungssoftwaresystem, während Technikern und Personal die Flexibilität gegeben wird, von jedem Firmencomputer aus zu arbeiten. Dies hilft auch Servicepersonal, Gästebeschwerden direkt von der Rezeption einzureichen.

Sie möchten Ihr Facility-Wartungsteam jedoch möglicherweise nicht auf Desktop- oder Bürorcomputer beschränken. Mobile Geräte für Hotelwartungssoftware können entscheidend sein, um auf tägliche Aktivitäten schneller zu reagieren und zu antworten. Wenn Techniker Arbeitsaufträge aktualisieren oder abschließen, können sie Wartungsaufgaben in Echtzeit aktualisieren.

Automatisierte Benachrichtigungen und Wartungsberichte

Regelmäßige Berichte sind nicht immer einfach zu erstellen. Benachrichtigungstools können nützlich sein, aber nicht immer relevant für Ihren festgelegten Workflow. Die richtige Wartungssoftwarelösung sollte Ihnen die Flexibilität geben, die richtigen Erinnerungen und Alarme für Ihr Team einzustellen, um sie auf bevorstehende Aktivitäten oder dringende Probleme vorzubereiten.

Obere Führungsebene oder CFO möchten möglicherweise detaillierte Berichte über Kosten und Arbeitsaktivitäten. Nutzen Sie geplante Wartungsberichte, um vorauszuplanen; legen Sie die Parameter fest, die Ihre Wartungssoftware in Ihrem Arbeitsauftragsverlauf abrufen soll. Legen Sie dann eine E-Mail-Empfängerliste fest, um Ihre Berichte automatisch an einem geplanten Datum zu erhalten, anstatt jedes Mal manuell Berichte zusammenzustellen.

Detaillierte Wartungsberichte können manuell schwer aktuell zu halten sein. Dies gilt besonders für stark frequentierte Hotelgebäude-Wartung über mehrere Standorte hinweg. Selbst Unternehmen mit bestehender Software stehen vor Herausforderungen, wenn ihr System nicht benutzerfreundlich oder für das Wartungsteam zugänglich ist.

Facility-Wartungssoftware in Hotels kann ein nützliches Werkzeug für Ihr Wartungsteam sein, sollte aber auch Lösungen bieten, um das Gasterlebnis zu verbessern. Ein unerwarteter Ausfall von Servicegeräten könnte einem Gast während seines Urlaubs Unannehmlichkeiten bereiten. Langsame Reaktionen auf Gästebeschwerden können auch die Gesamtkundenzufriedenheit senken.

Techniker haben oft keinen direkten Kontakt zu den meisten Hotelgästen. Doch Facility-Wartung spielt eine große Rolle dabei, ob Kunden für eine weitere Nacht zurückkehren. Wartungsmanagement für Hotels beinhaltet täglich zahlreiche Herausforderungen; Ihre Software sollte ein Werkzeug sein, das diese Herausforderungen unterstützt. Nutzen Sie Ihre Software, um Klarheit in das zu bringen, was Ihr Wartungspersonal tut, und die Art und Weise zu verbessern, wie Ihr Team Arbeit erledigt.