Top 2020 Blog Posts für Hippo CMMS Software

Im Jahr 2020 bekam das Wort „beispiellos“ eine ganz neue Bedeutung. In vielerlei Hinsicht hat die COVID-19-Pandemie alle Regeln komplett neu geschrieben. Aber gleichzeitig haben sich die Grundlagen des Wartungsmanagements nicht wirklich geändert. Erfolgreiches Asset Management hängt immer noch davon ab, die richtigen Daten so reibungslos wie möglich an die richtigen Personen zu bringen. CMMS-Software ist immer noch der beste Weg, um Ihre Wartungsprogramme zu kontrollieren.

Es war ein hartes Jahr für viele Branchen. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage von Canadian Manufacturers &Exporters hatten beispielsweise „65 % der Befragten während der Pandemie ein geringeres Produktionsniveau“ aufgrund von Einbrüchen bei der Inlands- und Auslandsnachfrage.

Mal sehen, was wir aus den besten Hippo-Blogposts des Jahres 2020 lernen können, um sicherzustellen, dass wir für alles bereit sind, was 2021 für uns bereithält.

Wir können damit beginnen, uns anzusehen, was immer noch über die Beherrschung des Wartungsmanagements zutrifft.

Beginnen Sie am Anfang, um mit CMMS-Software effiziente On-Demand-Arbeitsaufträge zu erstellen

Arbeitsauftragsmanagement bedeutet immer noch, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu haben, insbesondere wenn es darum geht, was Sie zuerst tun.

Bereits im Februar 2020 in Bringen Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Wartungsmanagementsoftware zum Fließen haben wir uns mit der Bedeutung des offenen Anforderungsportals für die Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Wartungsaufgaben auf Abruf befasst.

Einer der Hauptvorteile des offenen Portals sind die Pflichtfelder. Wenn Mitarbeiter eine Wartungsanfrage einsenden, können sie sehen, welche Informationen die Abteilung benötigt, und sicherstellen, dass sie diese angeben.

„…Und wenn Wartungsanfragen unvollständig oder verwirrend sind, verschwenden Wartungsabteilungen Zeit damit, herauszufinden, was sie tun müssen. Wenn Techniker nicht wissen, womit sie es zu tun haben, bis sie dort ankommen, ist es unmöglich, mit den richtigen Teilen und Materialien vollständig vorbereitet zu sein. Die Zeit am Schraubenschlüssel leidet.“

Mit dem offenen Anfrageportal starten alle auf dem richtigen Fuß.

Stellen Sie sich die richtigen Fragen, um mit CMMS-Software effiziente vorbeugende Wartungsabläufe aufzubauen

Dann tauchten wir im September mit Ein vollständiger, einfacher Leitfaden für erstklassige Arbeitsaufträge tiefer in das Wie und Warum des vorbeugenden Wartungsmanagements ein .

Die Einrichtung eines effizienten Programms beginnt oft damit, die richtigen Fragen zu stellen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Wartungsabteilung.

„Trägt Ihre aktuelle Arbeitsauftragssoftware dazu bei, vorbeugende Wartung zu ermöglichen? Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Gibt es eine effiziente Möglichkeit, historische Anlagendaten einzusehen, um Wartungsaufgaben und -intervalle zu bestimmen?
• Selbst wenn ich weiß, was zu tun ist und wann es zu tun ist, ist es einfach, PMs zu erstellen und zuzuweisen? Wie viel von diesem Prozess ist manuell im Vergleich zu automatisch?
• Woher weiß ich, ob das Programm erfolgreich ist oder nicht, wenn es eingerichtet ist und ausgeführt wird? Gibt es eine einfache Möglichkeit, die Anzahl der generierten und verpassten PMs zur Berechnung der Abschlussraten zu verwenden?

Wenn es um Arbeitsaufträge geht, ist nicht nur die Instandhaltungsabteilung betroffen, also müssen Sie mit anderen Abteilungen sprechen, ihre spezifischen Ziele herausfinden und sehen, ob der aktuelle Arbeitsauftragsprozess auch ihnen im Weg steht. Denken Sie daran, dass das Ziel nicht darin besteht, Beschwerden aus verschiedenen Abteilungen zu sammeln, also stellen Sie sicher, dass sich Ihre Fragen auf Ziele und Hindernisse konzentrieren. Es ist am besten, Fragen darüber zu vermeiden, wie sie sich durch den Prozess fühlen und welche Teile sie mögen oder nicht. Fragen Sie sie stattdessen, was ihre Abteilung erreichen möchte und wie der Arbeitsauftragsprozess es ihnen erleichtert oder erschwert, Fortschritte zu erzielen.“

Ausgestattet mit diesen Antworten können Sie beginnen, Ihre Prozesse zu korrigieren. Sie benötigen eine Reihe von Systemen für die Arbeit mit Daten, die grob in drei Aufgabentypen unterteilt sind:

• Erfassen
• Verteilen
• Nutzung

Auch hier beginnst du damit, dir die richtigen Fragen zu stellen.

„Wie gut ist [das vorbeugende Wartungsprogramm] im Grunde genommen beim Sammeln guter Daten, wie gut stellt es diese Daten den Menschen zur Verfügung, die sie benötigen, und schließlich, was können Sie mit den Daten tun? Nun, da Sie es haben, auf wie viele verschiedene Arten können Sie Wert daraus ziehen?“

Bei vielen dieser Fragen lautet die richtige Antwort:„Mit der richtigen CMMS-Lösung könnten wir es besser machen.“

Machen Sie diese Schritte für ein effizientes vorbeugendes Wartungsprogramm mit CMMS-Software

Die schlechte Nachricht ist, dass die Einrichtung eines vorbeugenden Wartungsprogramms mehr erfordert, als nur eine kurze Liste von Fragen durchzugehen. Die gute Nachricht ist, dass es einen klar definierten Prozess gibt, den wir im August mit den 6 Punkten, die Ihre Checkliste für die vorbeugende Wartung enthalten sollte behandelt haben .

Interessanterweise hat der erste Schritt nichts mit Vermögenswerten, Geräten oder Daten zu tun.

Es geht um Menschen.

„Eines der wichtigsten Dinge, die bei der Entwicklung einer Checkliste für die vorbeugende Wartung zu berücksichtigen sind, ist, die richtigen Leute in das Wartungsteam zu bekommen. So wie Computer ohne sachkundige Personen, die sie bedienen, keine nützlichen Informationen liefern, ist es auch wahr, dass ein vorbeugendes Wartungsprogramm ohne die richtigen Personen, die die Arbeit überwachen und ausführen, nicht effektiv ist.

Wenn es um den Betrieb eines von CMMS durchgeführten vorbeugenden Wartungsprogramms geht, ist die Auswahl von Personen aus dem Top-Management, Wartungsmanagern, Wartungstechnikern und allen anderen Mitarbeitern, die die Funktionsweise des Systems verstehen, von entscheidender Bedeutung.“

Sicheres Stammeswissen mit CMMS-Software

Die Vorteile von CMMS-Software sind ein beliebtes Thema für den Blog, daher ist es keine Überraschung, dass wir How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs veröffentlicht haben .

Was jedoch überraschen könnte, ist der Vorteil des CMMS „Stammeswissen“ und der Prozess des Wissenstransfers.

„Für viele Abteilungen ist der wertvollste Besitz das hart erkämpfte Wissen über die Vermögenswerte, die sie verwalten. Niemand kennt eine Maschine oder ein Gerät besser als die Techniker, die sie am Laufen halten. Wenn jemand ein Problem diagnostizieren kann, indem er sich einfach ein Asset anhört oder einfach eine Hand darauf legt, um nach Vibrationen zu fühlen, ist das beeindruckend. Und sehr gefährlich.

Denn sobald Sie die Technik verlieren, verlieren Sie auch all das Know-how. Dies ist kein neues Problem, und es gibt sogar eine große urbane Legende darüber. In der Geschichte geht ein Wartungstechniker nach vielen Jahren im Job in den Ruhestand. Innerhalb des ersten Monats wird er von seinem verzweifelten Chef zurückgerufen. Eine der Maschinen ist ausgefallen, und keiner der neueren Techniker weiß, wie sie sie wieder zum Laufen bringen kann. Der Techniker im Ruhestand kommt, geht ein paar Mal um die Maschine herum und markiert dann mit Kreide eine Stelle. Das ist das Teil, das ersetzt werden muss, erklärt er. Dann überreicht er seinem alten Chef die Rechnung. Die Kreidemarke? Ein Penny. Wissen, wo man die Kreidemarkierung setzt? Zehntausend Dollar.

Die CMMS-Software schützt die Erfahrung und das Know-how all Ihrer Techniker, indem sie es einfach macht, viele Informationen in Arbeitsaufträge aufzunehmen. Denken Sie daran, dass die Arbeitsaufträge nicht auf Papier gekritzelt oder in Tabellenkalkulationen gesteckt werden. Sie befinden sich im IPS-System und machen es einfach, alles hinzuzufügen, was Techniker benötigen, um die Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen und effizient abzuschließen.“

Wir mögen diese Idee so sehr, dass Hippo eine Infografik erstellt hat, die den Wert des Wissenstransfers und einige schnelle Schritte erklärt, um dies zu ermöglichen.

Besorgen Sie sich kein CAFM, wenn Sie ein CMMS benötigen

Einige unserer beliebtesten Blogposts sind Aufschlüsselungen gängiger Begriffe, Theorien und Praktiken für Wartung und Anlagenwartung, was überhaupt nicht überraschend ist. Wenn Menschen auf dem Markt für Wartungsmanagementsoftware sind, möchten sie so viel wie möglich über die Branche erfahren.

In Was sind die Hauptunterschiede zwischen CAFM- und CMMS-Lösungen? haben wir einige der wichtigsten Anwendungsfälle für CAFM behandelt.

„…da der Begriff zu einem Überbegriff für eine Reihe verschiedener Arten von Facility-Management-Software geworden ist, können wir fast genauso einfach fragen:Was ist kein Merkmal eines CAFM? Beschränken wir die Liste auf zwei wirklich wichtige.

CAFM und Raumplanung

Es beginnt mit detaillierten Grundrissen der Büroräume, einschließlich Schreibtischen, Assets und Ausstattung. Facility Manager können sicherstellen, dass der Raum effizient genutzt und die Mitarbeiter angemessen untergebracht werden. Wenn beispielsweise die technische Abteilung neu eingestellt wird, kann der Facility Manager sicherstellen, dass Platz für einen neuen Schreibtisch vorhanden ist. Sie können die Software auch verwenden, um den Transport eines Schreibtischs aus dem Lager ins Büro zu erleichtern. Für bestehende Mitarbeiter umfasst die Raumplanung die Verwaltung und Verfolgung flexibler Räume wie Besprechungs- und Breakout-Räume. Die Software sammelt wertvolle Daten darüber, wer was verwendet, was effektiv genutzt wird und was verschwendet wird.

CAFM und physische Distanzierung

Facility Manager stehen jetzt vor Herausforderungen im Zusammenhang mit der Bekämpfung der Ausbreitung von COVID-19, und eine Möglichkeit besteht darin, für soziale Distanzierung zwischen den Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu sorgen. Da die Software bereits über Daten zu Bürolayouts und Sitzplätzen verfügt, können Facility Manager sie verwenden, um Sicherheitsabstände zu gewährleisten, indem sie Schreibtische sofort neu zuweisen. Manager können den Zugang auch mit Besuchermanagement steuern und die Ankunftszeiten der Mitarbeiter verschieben. Sie können auch Wellness-Checks erstellen und verwalten und Daten für die Kontaktverfolgung sammeln.“

Der Beitrag endet mit einigen unserer häufigsten und besten Ratschläge:Die Auswahl der richtigen Lösung beginnt mit der Betrachtung der Probleme, die Sie lösen möchten. Sobald Sie wissen, was Sie erreichen möchten, können Sie ganz einfach das richtige Werkzeug auswählen. Auf einer sehr einfachen Ebene ist es dasselbe wie die Wahl des richtigen Schraubendrehers. Schritt Eins betrachtet die Oberseite der Schraube.

Bei allem, was im Instandhaltungsmanagement gleich geblieben ist, gab es viele große Veränderungen. Die COVID-19-Pandemie hat Wartungs- und Facility-Manager vor viele neue Herausforderungen gestellt. Im Hippo-Blog haben wir einige der verschiedenen Möglichkeiten behandelt, wie die richtige CMMS-Lösung zur Bekämpfung des Coronavirus beiträgt.

Agile Prozesse mit CMMS-Software standardisieren

Im April haben wir Bestehen von COVID-19-Tests:Bildungseinrichtungen und CMMS-Schulsoftware veröffentlicht , das einige der Möglichkeiten behandelt, wie Bildungseinrichtungen CMMS zur Bekämpfung von COVID-19 einsetzen können.

Eine der wichtigsten Ideen ist die Verwendung von CMMS-Software zur Anpassung Ihres vorbeugenden Wartungsprogramms.

„Im Allgemeinen liefert die vorbeugende Wartung:

• Erhöhte Verfügbarkeit
• Längere Asset-Lebensdauer
• Einfache Bestandsverwaltung
• Verbesserte Effizienz
• Erhöhte Sicherheit

All dies ist wichtig, aber mit COVID-19 sind sie kritisch geworden.

Drehen Sie ein paar PMs auf

Unternehmen aller Branchen sind gezwungen, alle möglichen Kosten zu senken. Und das bedeutet, dass Wartungsabteilungen aufgefordert werden, mit weniger mehr zu erreichen, mit einer geringeren Anzahl von Technikern auszukommen und die Kosten genauer im Auge zu behalten. Das Letzte, was Sie jetzt brauchen, sind ungeplante Ausfallzeiten einer wichtigen Anlage. Jetzt ist nicht die Zeit, dass der Kessel aufhört zu arbeiten. Um sicherzustellen, dass alles, was Sie brauchen, online bleibt, erhöhen Sie die Häufigkeit und den Umfang der vorbeugenden Wartung kritischer Anlagen.

Pausieren Sie einige PMs

Gleichzeitig gibt es einige PMs, bei denen Sie vielleicht darüber nachdenken sollten, ganz damit aufzuhören. Für eine Grundschule ist es beispielsweise nicht erforderlich, die Spielgeräte im Freien regelmäßig zu überprüfen. In den meisten Gegenden sind sie tabu. Auf einem großen College-Campus können Abteilungen geplante Wartungsarbeiten an einigen Anlagen in den Küchen der Cafeterias unterbrechen. Die meisten ungenutzten Vermögenswerte benötigen nicht das gleiche Maß an Aufmerksamkeit.

Das Pausieren von PMs kann auch bei Berichten hilfreich sein. Am Ende des Monats müssen Sie sich nicht durch einen Haufen verpasster PMs wühlen, die Sie sowieso nie hätten tun sollen. Es kann sinnvoller sein, sie vorerst zu pausieren, damit Sie die Zeit Ihrer Abteilung besser an die aktuelle Situation anpassen können. Stellen Sie sich das so vor:Sie haben vielleicht einen Zeitplan, um Ihren Rasen im Sommer jeden Sonntagabend zu bewässern, aber es macht keinen Sinn, den Zeitplan einzuhalten, wenn es am Sonntagnachmittag ein Gewitter gab.“

Hier sehen wir, wie ein gutes CMMS es ermöglicht, Konsistenz zu schaffen und Organisationen dabei hilft, agil zu sein.

Bleiben Sie mit der CMMS-Software aus sicherer Entfernung in Verbindung

Im Mai haben wir Soziale Distanzierung mit CMMS-Software aufrechterhalten veröffentlicht , ein Blick auf all die Möglichkeiten, wie CMMS soziale Distanzierung ermöglicht.

Vor COVID-19 gab es viele Blogbeiträge, in denen die Vorteile der Verwendung einer CMMS-Datenbank erläutert wurden, auf die von jedem mobilen Gerät aus zugegriffen werden kann. Wenn Techniker von überall und jederzeit sofort auf Arbeitsaufträge, PMs und detaillierte Wartungs- und Reparaturverläufe von Anlagen und Geräten zugreifen können, erhöht sich die Zeit am Schraubenschlüssel. Sie müssen nicht mehr zurück ins Büro laufen, um den nächsten Arbeitsauftrag abzuholen oder ein Handbuch für eine knifflige Reparatur zu holen.

Aber mit COVID bekommt die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten eine neue Bedeutung. Zu ihrer eigenen Sicherheit sollten Techniker engen Kontakt vermeiden. CMMS-Software macht dies einfacher. Zum Beispiel:

„Abhängig von der Größe der Einrichtung, der Komplexität der Aufgabe und dem Dienstalter des Technikers werden viele Manager die Arbeit visuell inspizieren, bevor sie den Arbeitsauftrag abschließen. Die CMMS-Software ermöglicht es, diese Inspektionen aus sicherer Entfernung durchzuführen.

Wenn die Techniker fertig sind, können sie mit jedem mit dem Internet verbundenen mobilen Gerät Fotos von ihrer Arbeit machen, die dann vom Manager überprüft werden. Wenn sie zufrieden sind, dass die Arbeit vollständig erledigt ist, können sie den Arbeitsauftrag mithilfe der Arbeitsauftragsverwaltungssoftware selbst abschließen.“

Und:

„Abhängig von der Größe und dem Layout Ihrer Einrichtung kann es eine gute Idee sein, Arbeitsaufträge zu verschieben, damit Techniker nicht zusammenstoßen. Beispielsweise spielt es für die Wartungsabteilung eines Hotels wahrscheinlich keine Rolle, wenn zwei Techniker gleichzeitig in benachbarten Räumen arbeiten. Aber in einer Fertigungsanlage möchten Sie nicht, dass zwei Techniker gleichzeitig an Anlagen arbeiten, die nebeneinander stehen.

Der wahrscheinlich einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, PMs für nahe gelegene Assets zu staffeln. Mit der Kalenderansicht in der CMMS-Software können Sie PMs ziehen und ablegen. In den meisten Fällen, insbesondere bei flexiblen PMs, gibt es keinen wirklichen Unterschied, ob Sie die Arbeit einen Tag früher oder einen Tag später erledigen. Bei PMs mit Zählern und On-Demand-Arbeitsaufträgen gibt es weniger Spielraum, aber das Verschieben dieser Arbeitsaufträge ist oft immer noch machbar.“

Nächste Schritte

Aus demselben Blogbeitrag:

„Der Prozess zum Finden und Annehmen einer CMMS-Lösung hat sich nicht geändert.

Recherchieren Sie online und informieren Sie sich über die Software im Allgemeinen und die verschiedenen Anbieter im Besonderen. Wenden Sie sich dann an uns und beginnen Sie mit der Einrichtung einiger schneller Meetings und Live-Demonstrationen. Nur so bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie die Software funktioniert und wie sie für Sie arbeiten kann. Denken Sie immer an die Probleme, mit denen Sie konfrontiert sind, und wie sie mit bestimmten Funktionen in der Software zusammenhängen. Dieser Schritt ist entscheidend, denn das Letzte, was Sie wollen, ist ein CMMS, das vollgestopft ist mit Funktionen, die Sie nicht brauchen und nicht verwenden. Es wäre, als würde man jedes Gericht auf der Speisekarte bestellen, ein paar essen und den Rest wegwerfen.

Aber bei der Anschaffung eines CMMS hat sich etwas geändert. Es ist die Dringlichkeit. Gebäude- und Wartungsmanager benötigen heute mehr denn je Verfahren und Arbeitsabläufe, die dem Druck von COVID-19 standhalten. Sie brauchen eine CMMS-Lösung.“