Die besten Hippo CMMS Blog-Beiträge 2020: Experteneinblicke & Asset-Management-Tipps

Im Jahr 2020 bekam das Wort „beispiellos“ eine ganz neue Bedeutung. In vielerlei Hinsicht hat die COVID-19-Pandemie alle Regeln neu geschrieben. Gleichzeitig haben sich die Grundlagen des Wartungsmanagements nicht wirklich verändert. Erfolgreiches Asset-Management kommt immer noch darauf an, die richtigen Daten den richtigen Leuten so reibungslos wie möglich zu liefern. CMMS-Software ist immer noch der beste Weg, die Kontrolle über Ihre Wartungsprogramme zu erlangen.

Es war ein hartes Jahr für viele Branchen. Laut einer aktuellen Umfrage von Canadian Manufacturers & Exporters „hatten 65 % der Befragten während der Pandemie ein reduziertes Produktionsniveau“ aufgrund von Rückgängen sowohl bei der inländischen als auch der ausländischen Nachfrage.

Sehen wir uns an, was wir aus den Top-Hippo-Blogbeiträgen 2020 lernen können, um sicherzustellen, dass wir für alles bereit sind, was 2021 für uns bereithält.

Wir können beginnen, indem wir schauen, was immer noch wahr ist über das Meistern des Wartungsmanagements.

Am Anfang ansetzen, um effiziente Bedarfsaufträge mit CMMS-Software zu erstellen

Arbeitsauftragsmanagement bedeutet immer noch, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu haben – besonders beim ersten Schritt.

Im Februar 2020 untersuchten wir in Get Your Workflows Flowing with Maintenance Management Software die Bedeutung des offenen Anforderungsportals für die Erfassung von Daten, die mit bedarfsorientierten Wartungsaufgaben verbunden sind.

Einer der Hauptvorteile des offenen Portals sind die Pflichtfelder. Wenn Menschen eine Wartungsanfrage senden, sehen sie, welche Informationen die Abteilung möchte, was sicherstellt, dass sie diese einschließen.

„… Und wenn Wartungsanfragen unvollständig oder verwirrend sind, verschwenden Wartungsabteilungen Zeit damit, herauszufinden, was sie tun müssen. Wenn Techniker nicht wissen, worum es geht, bis sie vor Ort sind, ist es unmöglich, vollständig vorbereitet mit den richtigen Teilen und Materialien anzukommen. Die Schraubenzieherzeit leidet.“

Mit dem offenen Anforderungsportal starten alle auf dem richtigen Fuß.

Die richtigen Fragen stellen, um effiziente präventive Wartungs-Workflows mit CMMS-Software zu erstellen

Im September tauchten wir tiefer in die Wie's und Warum's des präventiven Wartungsmanagements ein mit A Complete, Simple Guide to World-Class Work Orders.

Die Einrichtung eines effizienten Programms beginnt oft damit, die richtigen Fragen zu stellen – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Wartungsabteilung.

„Hilft Ihre aktuelle Arbeitsauftragssoftware, präventive Wartung möglich zu machen? Stellen Sie sich diese Fragen:

• Gibt es einen effizienten Weg, historische Anlagendaten anzusehen, um Wartungsaufgaben und -rhythmus zu bestimmen?
• Selbst wenn ich weiß, was und wann zu tun ist, ist es einfach, PMs zu generieren und zuzuweisen? Wie viel von diesem Prozess ist manuell versus automatisch?
• Sobald das Programm läuft, wie weiß ich, ob es erfolgreich ist? Gibt es einen einfachen Weg, die Anzahl der generierten und verpassten PMs zu nehmen, um Abschlussraten zu berechnen?

Wenn es um Arbeitsaufträge geht, ist die Wartungsabteilung nicht die einzige betroffene, also müssen Sie mit anderen Abteilungen sprechen, ihre spezifischen Ziele herausfinden und prüfen, ob der aktuelle Arbeitsauftragsprozess ihnen auch im Weg steht. Denken Sie daran, das Ziel ist nicht, Beschwerden aus verschiedenen Abteilungen zu sammeln, also stellen Sie sicher, dass Ihre Fragen sich auf Ziele und Hindernisse konzentrieren. Es ist am besten, Fragen darüber zu vermeiden, wie der Prozess sie fühlen lässt und welche Teile sie mögen oder nicht. Stattdessen fragen Sie sie, was ihre Abteilung erreichen will und wie der Arbeitsauftragsprozess es ihnen leichter oder schwerer macht, Fortschritte zu machen.“

Bewaffnet mit diesen Antworten können Sie anfangen, Ihre Prozesse zu reparieren. Sie benötigen ein Set von Systemen für die Arbeit mit Daten, grob unterteilt in drei Aufgabentypen:

• Erfassen
• Verteilen
• Nutzen

Wieder beginnen Sie damit, sich die richtigen Fragen zu stellen.

„Grundsätzlich: Wie gut ist [das präventive Wartungsprogramm] darin, gute Daten zu sammeln, wie gut stellt es diese Daten den Leuten zur Verfügung, die sie brauchen, und schließlich, was lässt es Sie mit den Daten tun? Jetzt, da Sie sie haben, auf wie viele verschiedene Arten können Sie Wert daraus schöpfen?“

Bei vielen dieser Fragen ist die richtige Antwort: „Mit der richtigen CMMS-Lösung könnten wir es besser machen.“

Diese Schritte für ein effizientes präventives Wartungsprogramm mit CMMS-Software unternehmen

Die schlechte Nachricht: Die Einrichtung eines präventiven Wartungsprogramms erfordert mehr als nur das schnelle Abarbeiten einer Fragenliste. Die gute Nachricht: Es gibt einen gut definierten Prozess, und wir haben ihn im August mit 6 Items Your Preventive Maintenance Checklist Should Include abgedeckt.

Interessanterweise ist der erste Schritt nicht mit Anlagen, Geräten oder Daten verbunden.

Er betrifft Menschen.

„Eines der wichtigsten Dinge, die bei der Entwicklung einer präventiven Wartungs-Checkliste zu beachten sind, ist, die richtigen Leute ins Wartungsteam zu holen. Genau wie Computer keine nützlichen Informationen ohne sachkundige Menschen produzieren, die sie bedienen, ist es auch wahr, dass ein präventives Wartungsprogramm ohne die richtigen Leute, die die Arbeit beaufsichtigen und ausführen, nicht effektiv sein wird.

Wenn es um den Betrieb eines CMMS-gestützten präventiven Wartungsprogramms geht, ist die Auswahl von Personen aus dem Top-Management, Wartungsmanagern, Wartungstechnikern und allen anderen Mitarbeitern, die verstehen, wie das System funktioniert, essenziell.“

Stammeswissen mit CMMS-Software schützen

CMMS-Software-Vorteile sind ein Lieblingsthema des Blogs, daher ist es keine Überraschung, dass wir How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs veröffentlicht haben.

Aber was überraschend sein könnte, ist der CMMS-Vorteil des „Stammeswissens“ und der Prozess der Wissensübertragung.

„Für viele Abteilungen ist ihr wertvollster Besitz das hart erarbeitete Wissen über die Anlagen, die sie warten. Niemand kennt eine Maschine oder ein Gerät besser als die Techniker, die es am Laufen gehalten haben. Wenn jemand ein Problem einfach durch Zuhören an einer Anlage oder durch Auflegen der Hand, um Vibrationen zu fühlen, diagnostizieren kann, ist das beeindruckend. Und sehr gefährlich.

Denn sobald Sie die Techniker verlieren, verlieren Sie auch das ganze Know-how. Das ist kein neues Problem, und es gibt sogar eine großartige urbane Legende darüber. In der Geschichte geht ein Wartungstechniker nach vielen Jahren in den Ruhestand. Innerhalb des ersten Monats wird er von seinem verzweifelten Chef zurückgerufen. Eine Maschine ist ausgefallen, und keiner der neueren Techniker weiß, wie man sie wieder zum Laufen bringt. Der pensionierte Techniker kommt, geht ein paar Mal um die Maschine herum und markiert eine Stelle mit Kreide. Das ist das Teil, das ersetzt werden muss, erklärt er. Dann stellt er seinem alten Chef die Rechnung. Der Kreidestrich? Ein Cent. Zu wissen, wo man den Kreidestrich hinmacht? Zehntausend Dollar.“

CMMS-Software schützt die gesamte Erfahrung und das Know-how Ihrer Techniker, indem sie es einfach macht, viele Informationen in Arbeitsaufträge aufzunehmen. Denken Sie daran, die Arbeitsaufträge sind nicht auf Papierstückchen gekritzelt oder in Tabellenkalkulationen festgefahren. Sie sind im CMMS, was es einfach macht, alles hinzuzufügen, was Techniker brauchen, um die Arbeit ordnungsgemäß und effizient abzuschließen.“

Wir mögen diese Idee so sehr, dass Hippo eine Infografik erstellt hat, die den Wert der Wissensübertragung und einige schnelle Schritte erklärt, um sie zu ermöglichen.

Kein CAFM besorgen, wenn Sie ein CMMS brauchen

Einige unserer beliebtesten Blogbeiträge sind Aufschlüsselungen gängiger Begriffe, Theorien und Praktiken für Wartung und Facility Management – was überhaupt nicht überrascht. Wenn Leute auf dem Markt für Wartungsmanagement-Software sind, wollen sie so viel wie möglich über die Branche lernen.

In What are the Key Differences Between CAFM and CMMS Solutions? deckten wir einige der Hauptanwendungsfälle für CAFM ab.

„… weil der Begriff zu einer Art Dach für eine Reihe verschiedener Arten von Facility-Management-Software geworden ist, können wir fast genauso leicht fragen: Was ist KEIN Feature eines CAFM? Lassen Sie uns die Liste auf zwei wirklich wichtige eingrenzen.

CAFM und Flächenplanung

Es beginnt mit detaillierten Grundrissen des Büroraums, einschließlich Schreibtischen, Anlagen und Geräten. Facility Manager können sicherstellen, dass der Raum effizient genutzt wird und Mitarbeiter angemessen untergebracht sind. Beispielsweise, wenn es einen Neueinstellung in der Ingenieurabteilung gibt, kann der Facility Manager sicherstellen, dass Platz für einen neuen Schreibtisch ist. Sie können die Software auch nutzen, um das Verschieben eines Schreibtischs aus dem Lager ins Büro zu erleichtern. Für bestehende Mitarbeiter deckt die Flächenplanung das Management und Tracking flexibler Räume ab, wie Besprechungs- und Breakout-Räume. Die Software sammelt wertvolle Daten darüber, wer was nutzt, was effektiv genutzt wird und was verschwendet wird.

CAFM und physische Distanzierung

Facility Manager stehen jetzt vor Herausforderungen im Kampf gegen die Ausbreitung von COVID-19, und ein Weg ist die Gewährleistung sozialer Distanzierung zwischen Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Da die Software bereits Daten zu Bürolayouts und Sitzplätzen hat, können Facility Manager sie nutzen, um sichere Abstände durch sofortige Neuzuweisung von Schreibtischen zu gewährleisten. Manager können auch den Zugang mit Besucher-Management steuern und Mitarbeiterankunftszeiten staffeln. Sie können auch Wellness-Checks erstellen und verwalten und Daten für Contact Tracing sammeln.“

Der Beitrag endet mit einigen unserer häufigsten und besten Ratschläge: Die Wahl der richtigen Lösung beginnt damit, sich die Probleme anzusehen, die Sie lösen wollen. Sobald Sie wissen, was Sie erreichen wollen, können Sie ziemlich leicht das richtige Werkzeug wählen. Auf einer sehr grundlegenden Ebene ist es dasselbe wie die Wahl des richtigen Schraubenziehers. Schritt Eins ist, auf den Schraubenkopf zu schauen.

Für all die Dinge, die im Wartungsmanagement gleich blieben, gab es viele große Veränderungen. Die COVID-19-Pandemie schuf viele neue Herausforderungen für Wartungs- und Facility-Manager. Im Hippo-Blog deckten wir einige der verschiedenen Wege ab, wie die richtige CMMS-Lösung hilft, das Coronavirus zu bekämpfen.

Agile Prozesse mit CMMS-Software standardisieren

Im April veröffentlichten wir Passing COVID-19 Tests: Educational Facilities and CMMS School Software, das einige Wege abdeckt, wie Bildungseinrichtungen CMMS nutzen können, um COVID-19 zu bekämpfen.

Eine der wichtigen Ideen ist die Nutzung von CMMS-Software zur Anpassung Ihres präventiven Wartungsprogramms.

„Im Allgemeinen liefert präventive Wartung:

• Erhöhte Betriebszeit
• Längere Anlagenlebensdauer
• Einfachere Bestandsverwaltung
• Verbesserte Effizienz
• Erhöhte Sicherheit

All dies ist wichtig, aber mit COVID-19 sind sie kritisch geworden.

Einige PMs hochfahren

Organisationen aller Branchen werden gezwungen, jeden möglichen Kostenpunkt zu sennen. Das bedeutet, Wartungsabteilungen werden gebeten, mehr mit weniger zu erreichen – mit weniger Technikern und einem genaueren Blick auf Kosten. Das Letzte, was Sie jetzt brauchen, ist ungeplante Ausfallzeit an einem wichtigen Asset. Jetzt ist nicht die Zeit, dass der Kessel ausfällt. Um sicherzustellen, dass alles, was Sie brauchen, online bleibt, erhöhen Sie die Häufigkeit und Menge der präventiven Wartung an kritischen Anlagen.

Einige PMs pausieren

Gleichzeitig gibt es PMs, über die Sie nachdenken sollten, ganz zu stoppen. Für eine Grundschule beispielsweise gibt es keinen Grund, die Außen-Spielstrukturen regelmäßig zu prüfen. In den meisten Gebieten sind sie tabu. Auf einem großen Universitätscampus können Abteilungen geplante Wartung an einigen Anlagen in den Cafeteria-Küchen pausieren. Die meisten stillgelegten Anlagen benötigen nicht das gleiche Maß an Aufmerksamkeit.

Das Pausieren von PMs kann auch bei Berichten helfen. Am Monatsende müssen Sie nicht durch eine Menge verpasster PMs waten, die Sie ohnehin nie hätten durchführen sollen. Es kann mehr Sinn ergeben, sie vorerst zu pausieren, was Sie freisetzt, die Zeit Ihrer Abteilung auf Arten zu nutzen, die besser zur aktuellen Situation passen. Denken Sie so: Sie haben vielleicht einen Plan, jeden Sonntagabend im Sommer den Rasen zu bewässern, aber es ergibt keinen Sinn, dem Plan zu folgen, wenn es sonntagnachmittags ein Gewitter gab.“

Hier sehen wir, wie ein gutes CMMS es möglich macht, Konsistenz zu schaffen und gleichzeitig Organisationen agil zu machen.

Aus sicherer Distanz verbunden bleiben mit CMMS-Software

Im Mai veröffentlichten wir Maintain Social Distancing with CMMS Software, einen Blick auf all die Wege, wie CMMS soziale Distanzierung ermöglicht.

Vor COVID-19 gab es viele Blogbeiträge, die die Vorteile einer von jedem Mobilgerät zugänglichen CMMS-Datenbank erklärten. Wenn Techniker sofort auf Arbeitsaufträge, PMs und detaillierte Wartungs- und Reparaturhistorien von Anlagen und Geräten von überall und jederzeit zugreifen können, steigert das die Schraubenzieherzeit. Kein Zurücklaufen ins Büro mehr, um den nächsten Arbeitsauftrag abzuholen oder ein Handbuch für eine knifflige Reparatur zu holen.

Aber mit COVID erhält die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, neue Wichtigkeit. Zu ihrer Sicherheit sollten Techniker engen Kontakt vermeiden. CMMS-Software macht dies einfacher. Zum Beispiel:

„Je nach Größe der Einrichtung, Komplexität der Aufgabe und Seniorität des Technikers werden viele Manager die Arbeit vor dem Abschluss des Arbeitsauftrags visuell inspizieren. CMMS-Software ermöglicht diese Inspektionen aus sicherer Distanz.

Wenn der Techniker fertig ist, kann er mit jedem internetfähigen Mobilgerät Bilder seiner Arbeit machen, die dann vom Manager geprüft werden. Zufrieden, dass die Arbeit vollständig erledigt wurde, können sie den Arbeitsauftrag selbst über die Arbeitsauftragsmanagement-Software abschließen.“

Und:

„Je nach Größe und Layout Ihrer Einrichtung könnte es eine gute Idee sein, Arbeitsaufträge so zu verschieben, dass Techniker nicht aufeinanderstoßen. Beispielsweise spielt es in der Wartungsabteilung eines Hotels wahrscheinlich keine Rolle, wenn zwei Techniker gleichzeitig in angrenzenden Zimmern arbeiten. In einem Fertigungsbetrieb würden Sie nicht wollen, dass zwei Techniker gleichzeitig an nebeneinander stehenden Anlagen arbeiten.

Wahrscheinlich der einfachste Weg, dies zu tun, ist, PMs für nahegelegene Anlagen zu staffeln. Mit der Kalenderansicht in der CMMS-Software können Sie PMs per Drag-and-Drop verschieben. In den meisten Fällen, besonders bei flexiblen PMs, gibt es keinen echten Unterschied zwischen der Arbeit einen Tag früher oder später. Bei zählerbasierten PMs und Bedarfsaufträgen gibt es weniger Spielraum, aber das Verschieben dieser Arbeitsaufträge ist oft noch machbar.“

Nächste Schritte

Aus demselben Blogbeitrag:

„Der Prozess für das Finden und Einführen einer CMMS-Lösung hat sich nicht geändert.

Online recherchieren, über die Software im Allgemeinen und die verschiedenen Anbieter im Speziellen lesen. Dann Kontakt aufnehmen und schnelle Meetings und Live-Demos einrichten. Es ist der einzige Weg, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Software funktioniert und wie sie für Sie funktionieren kann. Denken Sie immer in Bezug auf die Probleme, denen Sie gegenüberstehen, und wie sie mit spezifischen Funktionen in der Software zusammenhängen. Dieser Schritt ist entscheidend, weil das Letzte, was Sie wollen, ein CMMS ist, vollgestopft mit Funktionen, die Sie nicht brauchen und nicht nutzen. Das wäre wie, jedes Gericht auf der Speisekarte zu bestellen, ein paar zu essen und den Rest wegzuwerfen.

Aber es gibt etwas, das sich beim Erwerb eines CMMS geändert hat. Es ist die Dringlichkeit. Jetzt mehr denn je brauchen Facility- und Wartungsmanager Verfahren und Workflows, die den Druck von COVID-19 standhalten können. Sie brauchen eine CMMS-Lösung.“