Optimale Planungsstunden für Instandhaltungsplaner: Ein ausgewogener Ansatz

Vor einigen Wochen wurde ich gefragt: „Wie viele Stunden sollte ein Instandhaltungsplaner pro Woche planen?“ Die Antwort ist keine einfache Zahl, sondern eine Mischung aus quantitativer Analyse und praktischer Erfahrung.

Ich bin vorsichtig mit harten Quoten für Planer. Dennoch betrachten wir zuerst die Zahlen. Ein einzelner Planer betreut typischerweise 20 bis 30 Techniker. Um voraus zu sein, muss der Planer eine Arbeitslast sicherstellen, die mindestens 20 Techniker bis Wochenende voll auslastet.

Rechnerisch: 20 Techniker à 40 Stunden = 800 geplante Stunden. Die meisten Anlagen haben jedoch ein vorbeugendes Instandhaltungsprogramm (PI), das Arbeitsaufträge generiert und den Planungsbedarf reduziert. Entfallen 20 % der Stunden auf PI-Aufgaben, bleiben ca. 640 Stunden pro Woche zu planen.

Mehrere Variablen verschieben diese Zahl: Mehr Techniker erhöhen die Planungslast; weniger (Urlaub, Krankheit, Schulung, Stillstand) verringern sie. Unerwartete Notfälle lenken Zeit von geplanter Arbeit ab. Zur Vereinfachung nutzen wir den 640-Stunden-Benchmark.

Planer planen nicht nur; sie prüfen abgeschlossene Aufträge, aktualisieren Historien, archivieren Arbeitsaufträge. Kann ein Planer realistisch 640 Stunden planen und gleichzeitig Abschlussarbeiten aktuell halten? Das lässt sich nicht rein numerisch beantworten.

Qualitative Perspektive

Es gibt keine Einheitslösung. Betrachten Sie zuerst die Teams: Zwei Teams à 10 Techniker sollten wöchentlich ca. 400 Stunden Arbeit abschließen (nach Abzug von Überträgen, Schulung, Urlaub). Ihr Tempo sollte stabil sein, nicht von wachsendem oder schrumpfendem Backlog abhängig.

Für Planer bestimmt die Backlog-Größe den Detaillierungsgrad. Bei niedrigem Backlog können Planer detaillierte Pläne erstellen. Bei hohem Backlog verschiebt sich die Priorität auf Quantität statt Präzision. Einfacher Umfang, benötigtes Fachwissen, Arbeitszeitschätzung und Teileliste mögen für reaktive Jobs genügen.

Wenn der ungeplante Backlog zu überwältigen droht, fordere ich Planer auf, ihre Ausgabe zu steigern. Sie sollten täglich Pläne für alle reaktiven Arbeiten erstellen können und niedrig-priorisierte proaktive Aufgaben kurzfristig planen – idealerweise innerhalb von fünf Tagen für Priorität-3-Jobs –, damit Teams flexibel disponieren können.

Dieses Diagramm zeigt einen traditionellen Produktivitätstreiber.

Diese beiden Diagramme zeigen produktivitätsgetriebene Planung und Terminierung.

Eine starre numerische Kennzahl verfehlt möglicherweise, warum Planer existieren: um Teamproduktivität zu steigern. Ihre eigentliche Rolle ist, den ungeplanten Backlog durch Balance von Detail und Volumen unter Kontrolle zu halten.

In der Praxis variieren Planer stark. Manche halten 10 Techniker im Plan, andere managen bis zu 60. Alle sind effektiv, wenn sie passend zur Teamgröße eingesetzt werden.

Auch wenn diese Diskussion keine definitive „richtige“ Planerstundenzahl liefert, bietet sie einen Rahmen, um über Planerarbeitslast und deren Einfluss auf die Gesamt-Instandhaltungsleistung nachzudenken.

Doc Palmer ist Autor des Maintenance Planning and Scheduling Handbook. Als CMRP mit fast 25 Jahren praktischer Erfahrung in der Instandhaltungsabteilung eines großen Energieversorgers leitete er 1990–1994 die Neuorganisation der Instandhaltungsplanung, die seither auf alle Gewerke und Standorte ausgeweitet wurde.