Demokratisierung der Automatisierung:6 kritische Erfolgsfaktoren, die Sie nicht ignorieren können

Es lässt sich nicht bestreiten, dass sich die Art der Arbeit, ihre Ausführung und Organisation sowie ihre Bedeutung und Bedeutung in unserem Leben infolge der Pandemie verändert haben. Viele Arbeitgeber haben die zunehmenden psychischen Gesundheitsprobleme ihrer Mitarbeiter erkannt und darauf reagiert. Andere haben ebenfalls die Gelegenheit genutzt, ihren Mitarbeitern zuzuhören und ihnen sinnvolle Gelegenheiten zum Lernen und Wachsen zu bieten.

Es gibt eine Verlagerung dahingehend, Mitarbeiter durch Aktivitäten mit sinnvoller Arbeit zu beschäftigen, die es ihnen ermöglichen, Kreativität, Urteilsvermögen und Fähigkeiten zur Problemlösung zu üben. Die Routine- und manuellen Aufgaben, für die die Mitarbeiter zuvor Zeit aufgewendet haben, werden schnell automatisiert.

Infolgedessen haben wir gesehen, dass Unternehmen ihre Automatisierungs- und digitalen Transformationsbemühungen schnell beschleunigen. Obwohl dies zu einer größeren Anzahl von Automatisierungsinitiativen und -programmen geführt hat, kämpfen einige Unternehmen immer noch damit, die Automatisierung wirklich zu demokratisieren.

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Obwohl dies auf mehrere (und in einigen Fällen kritische) Überlegungen zurückzuführen ist, werden die wahren Vorteile der Automatisierung freigesetzt, wenn Fähigkeiten zur Automatisierungsentwicklung für jeden leicht zugänglich sind, um die alltäglichen Aspekte ihrer Arbeit zu verbessern. Es ist schwierig, sich reale Beispiele einer zentralisierten (oder föderierten) Abteilung vorzustellen und zu finden, die dafür verantwortlich ist, die Bedürfnisse aller beteiligten Geschäftseinheiten zu erfüllen und gleichzeitig die Automatisierungsbemühungen in der gesamten Organisation zu skalieren.

Daher ist mitarbeitergesteuerte Automatisierung der Schlüssel zu transformativen Veränderungen nicht nur für die Organisation, sondern auch für die Mitarbeiter, die sie bilden.

Es ist entscheidend, ein Automatisierungsprodukt oder eine Automatisierungsplattform auszuwählen, die die Benutzer als benutzerfreundlich empfinden und die über umfangreiche Funktionen und Fähigkeiten zur Automatisierung ihrer Arbeit verfügt. Aber heute konzentrieren wir uns nur auf die nicht produktbezogenen Faktoren, die für eine Organisation, die ein mitarbeitergesteuertes Automatisierungsprogramm einleitet, erfolgskritisch sind.

Quelle:UiPath

Die Faktoren (oben) sind das Ergebnis meiner eigenen Erkenntnisse und Erfahrungen mit Unternehmen, die versucht haben, solche Programme zu ermöglichen. Ich habe auch meine eigenen Recherchen von externen Agenturen und öffentlichen Quellen (die an relevanten Stellen zitiert wurden) aufgenommen.

Außerhalb von Produkt- oder Plattformfaktoren Ich habe festgestellt, dass diese sechs Faktoren für die erfolgreiche Demokratisierung der Automatisierung in jeder Organisation am wichtigsten sind.

1. Executive-Champion

Die Automatisierung war historisch eingebettet und isoliert in verschiedenen Einheiten innerhalb der Organisation.

Mit dem Aufkommen von Technologien wie robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) wurden Exzellenzzentren (CoEs) geschaffen, um Governance, Standardisierung und Qualitätskontrolle sicherzustellen.

Die Skalierung und Demokratisierung der Automatisierung im gesamten Unternehmen ist jedoch eine transformative Anstrengung, die von einem starken Vorkämpfer und Visionär vorangetrieben werden muss. Es muss ein Engagement und eine Ausrichtung auf das Automatisierungsprogramm mit einer Verbindung zu den Geschäftszielen der Organisation vorhanden sein. Zu den gemeinsamen Geschäftszielen gehören Kostensenkung, höhere Geschwindigkeit und Effizienz in Geschäftsprozessen oder die Steigerung des Mitarbeiterengagements durch ihre Beteiligung an der Gebäudeautomatisierung.

Eine starke Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist ebenfalls unerlässlich, um ein funktionsübergreifendes Engagement zu gewährleisten und alle Hindernisse auf dem Weg zu beseitigen.

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2. Meister der Automatisierung

Wie bei allen Veränderungs- und Transformationsbemühungen ist es wichtig, sich mit Early Adopters zu versammeln und mit ihnen zu beginnen. Für Early Adopters der Automatisierung ist es nicht so wichtig, über technische Fähigkeiten zu verfügen. Ihre Bereitschaft, sich neue Fähigkeiten anzueignen, ihre Eigeninitiative, um Chancen zu erkennen, und ihre Führung, um andere in ihrer Peer-Gruppe zu inspirieren, sind wichtiger als umfassende technische Fähigkeiten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Gruppe in Ihrer Organisation zu finden. Eine der Möglichkeiten, die ich gesehen habe, ist die Durchführung einer Automatisierungsinitiative oder eines Workshops, bei dem Mitarbeiter in grundlegende Automatisierungsschulungen eingeführt werden. Und dann werden sie sofort gebeten, ein oder zwei Aspekte ihrer täglichen Arbeit zu identifizieren und zu automatisieren, die sie als manuell und routinemäßig betrachten. Welche Mitarbeiter automatisieren Aufgaben schnell? Das sind Ihre Enthusiasten und die Menschen, die Ihnen helfen können, Meister Ihrer Automatisierungsinitiativen zu werden.

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3. Änderungsmanagement

„Die Roboter holen eure Jobs“, „10 Jobs, die in 10 Jahren obsolet sein werden“ usw. sind Schlagzeilen, die die Arbeitnehmer beunruhigen. Daher gibt es natürliche Befürchtungen, Automatisierungsprogramme zu unterstützen. Daher sind klare Kommunikation, Unterstützung, Engagement und Zustimmung der Mitarbeiter unerlässlich, wenn es darum geht, ihre Unterstützung für die Automatisierung zu gewinnen.

Eine kürzlich durchgeführte Bain-UiPath-Studie kam zu dem Schluss, dass 60 % der Mitarbeiter, die von RPA gehört haben, noch nie Bots zur Ausführung von Aufgaben verwendet haben, aber 86 % der Mitarbeiter die Automatisierung nutzen möchten. Was viele mitarbeitergesteuerte Automatisierungsbemühungen oft übersehen, ist die Notwendigkeit einer sorgfältig konstruierten Änderungsmanagementstrategie, die den Widerstand gegen Änderungen im Zusammenhang mit Automatisierungsinitiativen minimieren kann.

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4. Governance

Eine starke Governance ist unerlässlich, um die richtigen Grenzen für Sicherheit, Compliance und Risikomanagement in den von Ihren Mitarbeitern entwickelten Automatisierungen festzulegen. Einige Aspekte der Governance können durch die richtige Automatisierungsplattform bereitgestellt werden, die strenge Softwarekontrollen ermöglicht, um sicherzustellen, dass entwickelte Automatisierungen keine unbeabsichtigten Folgen haben.

Das CoE spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass Automatisierungen den Risikomanagement- und Compliance-Standards der Organisation entsprechen. Hier muss ein Gleichgewicht gefunden werden, um Geschäftsanwendern zu ermöglichen, bürgergeführte Automatisierungen so zu gestalten, dass ihre Kreativität und Autonomie nicht beeinträchtigt werden. Aber auf eine Weise, die auch ein Risikomanagement und eine Prüfung im Hintergrund ermöglicht.

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5. Schulung und Befähigung

Die heute verfügbaren Technologien und Tools ermöglichen Geschäftsanwendern ohne technologischen Hintergrund sicherlich, schnell zu lernen, Automatisierungen zu ermöglichen, die viele manuelle Arbeiten in ihren jeweiligen Geschäftsprozessen vereinfachen können. Aber die Organisation benötigt auch einen sorgfältig ausgearbeiteten Schulungs- und Befähigungsplan, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter sich der „Kunst des Möglichen“ bewusst sind und die von der Organisation eingeführte Automatisierungsplattform nutzen können. Das Automatisierungs-CoE kann eine helfende Hand sein und die Mitarbeiter anleiten, während sie sich mit ihrem eigenen Automatisierungs-Know-how auf den neuesten Stand bringen.

Die gute Nachricht ist, dass automatisierungsbezogene Schulungen kostenlos verfügbar sind und auf jede Rolle zugeschnitten werden können, ob geschäftlich oder technisch. Die Einbeziehung und Förderung von automatisierungsbezogenem Training und Fähigkeiten in seine Lernprozesse kann einem Unternehmen auch dabei helfen, neue Talente zu halten und anzuziehen.

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6. Anreize und Auszeichnungen

Eine gut konzipierte Prämien- und Anreizstrategie kann das richtige Verhalten innerhalb der Belegschaft motivieren und fördern (im Gegensatz zu einem von oben nach unten vorgeschriebenen Mandat). Es ist wichtig, genau zuzuhören, was Ihre Mitarbeiter wollen und schätzen. Fördern Sie dies dann durch Ermutigung und Anreize, sei es durch Punktprämien oder öffentliche Anerkennung ihrer Leistungen. Dies ist besonders zu Beginn des Citizen Developer-Programms einer Organisation wichtig, wenn die Early Adopters die ersten Citizen Developer sein müssen.

Ihre anfänglichen Bürgerentwickler tragen dazu bei, den Wert und die Vorteile der Erweiterung der Automatisierungsfähigkeiten und -schulungen für den Rest der Organisation zu beweisen.

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Unternehmen, die Automatisierung bereits erfolgreich demokratisieren

Ein Automatisierungsprogramm zu haben, das skalierbar ist und vielversprechende Vorteile für das Unternehmen bringt, ist eine transformative Anstrengung. Und es sollte unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren als solches behandelt werden.

Viele zukunftsorientierte Unternehmen haben durch die Demokratisierung ihrer Automatisierungsinitiativen bereits Erfolge bewiesen.

Zum Beispiel hat PwC, das globale Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, die von Menschen geführte Automatisierungsentwicklung zu einem wichtigen Bestandteil seiner Reise zur digitalen Transformation gemacht. Drei Jahre nach Beginn des Programms wurden 55.000 seiner Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten (USA) „weitergebildet und regelmäßig mit dem Digital Lab in Kontakt gebracht, einer Kollaborationsplattform, auf der Menschen Crowdsourcing betreiben und Lösungen teilen, die sie selbst erstellt haben, wie Bots, Datenmodelle und automatisierte Arbeitsabläufe.“

In den USA „haben PwC-Mitarbeiter Tausende von von Mitarbeitern erstellten digitalen Assets für ihre tägliche Arbeit eingesetzt und 6,5 Millionen Stunden automatisiert, was früher manuelle Aufgaben waren.“

Erfahren Sie, wie PwC mehr als 50.000 Mitarbeiter weiterqualifiziert hat.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein CoE-geführtes Automatisierungsprogramm verfügt, wissen Sie, dass der ROI der Automatisierung schwer zu ignorieren ist. Bestimmte Aufgaben und Aktivitäten mit geringem Volumen und/oder geringer Komplexität fehlen jedoch noch in Ihrer Automatisierungspipeline. Hier kann ein von Bürgern geführtes Programm hilfreich sein.

Der wahre Wert der Automatisierung wird freigesetzt, wenn sie in die Hände von Personen gelegt wird, die den Geschäftsprozessen und Workflows am nächsten stehen. Hier finden echte Veränderungen statt und Mitarbeiter nehmen die Automatisierung an.

Was verraten Experten von Bain &Company und UiPath über den Wert der Demokratisierung der Automatisierung im gesamten Unternehmen? Lesen Sie ihren Bericht „Overcoming the Automation Paradox“.