Automatisierung freisetzen: 6 Schlüsselerfolgsfaktoren, die jedes Unternehmen annehmen muss

Es lässt sich nicht leugnen, dass sich die Natur der Arbeit, wie sie ausgeführt und organisiert wird – sowie ihre Bedeutung und Wichtigkeit in unserem Leben – durch die Pandemie verändert hat. Viele Arbeitgeber haben die zunehmenden psychischen Gesundheitsbedenken ihrer Mitarbeiter erkannt und darauf reagiert. Andere haben die Gelegenheit genutzt, ihren Mitarbeitern zuzuhören und ihnen sinnvolle Möglichkeiten zum Lernen und Wachsen zu bieten.

Es gibt einen Shift hin zu der Einbindung von Mitarbeitern in sinnvolle Arbeit durch Aktivitäten, die es Mitarbeitern ermöglichen, Kreativität, Urteilsvermögen und Problemlösungsfähigkeiten auszuüben. Die routinemäßigen und manuellen Aufgaben, auf die Mitarbeiter zuvor Zeit verwendeten, werden rasant automatisiert.

Als Ergebnis haben wir gesehen, wie Unternehmen ihre Automatisierungs- und Digitalisierungsbemühungen rapide beschleunigt haben. Während dies zu einer größeren Anzahl von Automatisierungsinitiativen und -programmen geführt hat, kämpfen einige Unternehmen immer noch damit, Automatisierung wirklich zu demokratisieren.

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Während dies auf mehrere (und in einigen Fällen kritische) Überlegungen zurückzuführen ist, werden die wahren Vorteile der Automatisierung freigesetzt, wenn Automatisierungsentwicklungsfähigkeiten für jeden leicht zugänglich sind, um die mühsamen Aspekte ihrer Arbeit zu verbessern. Es ist schwierig, sich reale Beispiele für eine zentralisierte (oder federierte) Abteilung vorzustellen, die für die Bedürfnisse aller Business Units verantwortlich ist und gleichzeitig Automatisierungsbemühungen über die Organisation skaliert.

Daher ist mitarbeitergetriebene Automatisierung der Schlüssel zu transformativem Wandel – nicht nur für die Organisation, sondern auch für die Mitarbeiter, die sie bilden.

Es ist kritisch, ein Automatisierungsprodukt oder eine Plattform auszuwählen, die Benutzer als benutzerfreundlich empfinden und die reichhaltige Features und Fähigkeiten zur Automatisierung ihrer Arbeit bietet. Heute konzentrieren wir uns jedoch nur auf die Nicht-Produkt-Faktoren, die für den Erfolg einer Organisation, die ein mitarbeitergetriebenes Automatisierungsprogramm startet, kritisch sind.

Quelle: UiPath

Die Faktoren (oben) sind das Ergebnis meiner eigenen Learnings und Erfahrungen mit Unternehmen, die versucht haben, solche Programme zu ermöglichen. Ich habe auch meine eigene Recherche aus externen Agenturen und öffentlichen Quellen einbezogen (wo relevant zitiert).

Außerhalb von Produkt- oder Plattformfaktoren habe ich diese sechs Faktoren als am kritischsten für die erfolgreiche Demokratisierung der Automatisierung in jeder Organisation identifiziert.

1. Executive Champion

Automatisierung war historisch in verschiedenen Einheiten der Organisation eingebettet und isoliert.

Mit dem Aufkommen von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) wurden Centers of Excellence (CoEs) geschaffen, um Governance, Standardisierung und Qualitätskontrolle zu gewährleisten.

Um Automatisierung jedoch über die Organisation zu skalieren und zu demokratisieren, ist ein transformativer Aufwand erforderlich, der von einem starken Executive Champion und Visionär vorangetrieben werden muss. Es muss Engagement und Ausrichtung auf das Automatisierungsprogramm mit einem Rückbezug auf die Geschäftsziele der Organisation geben. Gängige Geschäftsziele sind Kostensenkung, größere Geschwindigkeit und Effizienz in Geschäftsprozessen oder Steigerung des Mitarbeiterengagements durch deren Einbindung in den Bau von Automatisierungen.

Starke Unterstützung durch die Führungsebene ist auch essenziell, um funktionsübergreifendes Engagement sicherzustellen und Hindernisse auf dem Weg zu beseitigen.

Erfahren Sie, welchen Typ Executive Champion Sie in jeder Phase der Automatisierungsreise Ihrer Organisation haben sollten.

2. Automation Champions

Wie bei jedem Change- und Transformationsaufwand ist es wichtig, Early Adopters zusammenzustellen und damit zu starten. Es ist nicht so wichtig, dass frühe Automatisierungs-Adopters technische Fähigkeiten haben. Ihre Bereitschaft, neue Fähigkeiten zu lernen, Proaktivität bei der Identifizierung von Chancenbereichen und Führung, um andere in ihrer Peer-Gruppe zu inspirieren, sind wichtiger als umfangreiche technische Skills.

Es gibt mehrere Wege, diese Gruppe in Ihrer Organisation zu finden. Einer, den ich gesehen habe, ist, eine Automatisierungsinitiative oder einen Workshop durchzuführen, bei dem Mitarbeiter in grundlegende Automatisierungsschulungen eingeführt werden. Und dann werden sie sofort aufgefordert, ein oder zwei Aspekte ihrer täglichen Arbeit zu identifizieren und zu automatisieren, die sie als manuell und routinemäßig betrachten. Welche Mitarbeiter schnell Aufgaben automatisieren? Das sind Ihre Enthusiasten und die Menschen, die Champions Ihrer Automatisierungsinitiativen sein können.

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3. Change Management

„Die Roboter kommen für eure Jobs“, „10 Jobs, die in 10 Jahren obsolet sein werden“ etc. sind die Arten von Schlagzeilen, die Arbeiter beunruhigen. Daher gibt es natürliche Vorbehalte, Automatisierungsprogramme zu unterstützen. Klare Kommunikation, Unterstützung und Engagement sowie Buy-in von Mitarbeitern sind essenziell, wenn es darum geht, ihre Unterstützung für Automatisierung zu gewinnen.

Eine kürzliche Bain-UiPath-Studie kam zu dem Schluss, dass unter Mitarbeitern, die von RPA gehört haben, 60 % nie Bots genutzt haben, um Aufgaben auszuführen, doch 86 % der Mitarbeiter wollen Automatisierung nutzen. Was viele mitarbeitergetriebene Automatisierungsbemühungen oft verpassen, ist die Notwendigkeit einer sorgfältig konstruierten Change-Management-Strategie, die Widerstand gegen Veränderungen im Zusammenhang mit Automatisierungsinitiativen minimieren kann.

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4. Governance

Starke Governance ist essenziell, um die richtigen Grenzen um Sicherheit, Compliance und Risikomanagement über von Ihrer Belegschaft entwickelte Automatisierungen zu ziehen. Einige Aspekte der Governance können durch die richtige Automatisierungsplattform bereitgestellt werden, die enge Softwarekontrollen ermöglicht, um sicherzustellen, dass entwickelte Automatisierungen keine unbeabsichtigten Konsequenzen haben.

Das CoE spielt auch eine kritische Rolle dabei, sicherzustellen, dass Automatisierungen den Risikomanagement- und Compliance-Standards der Organisation entsprechen. Es gibt ein Gleichgewicht zu finden, um Business User zu befähigen, Citizen-Led-Automatisierungen so zu gestalten, dass es ihre Kreativität und Autonomie nicht hemmt. Aber auf eine Weise, die auch Risikomanagement und Auditing im Hintergrund erlaubt.

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5. Training und Enablement

Heute verfügbare Technologie und Tools ermöglichen Business Usern ohne Technologie-Hintergrund sicherlich, schnell zu lernen, Automatisierungen zu ermöglichen, die manuelle Arbeit in ihren jeweiligen Geschäftsprozessen stark vereinfachen können. Aber die Organisation braucht auch einen sorgfältig gestalteten Trainings- und Enablement-Plan, der sicherstellt, dass Mitarbeiter sich der „Kunst des Möglichen“ bewusst sind und die von der Organisation eingeführte Automatisierungsplattform nutzen können. Das Automation CoE kann eine helfende Hand bieten und Mitarbeiter begleiten, während sie ihre eigene Automatisierungsexpertise aufbauen.

Die gute Nachricht: Automatisierungsbezogenes Training ist kostenlos verfügbar und kann pro Rolle – ob Business oder Technisch – angepasst werden. Die Einbindung und Förderung von Automatisierungs-bezogenem Training und Skills in die Lernprozesse der Organisation kann auch helfen, Talente zu halten und neue anzuziehen.

Verwandter Artikel: Wie man eine RPA-Trainingsstrategie zur Qualifizierung der Belegschaft erstellt

6. Anreize und Auszeichnungen

Eine gut gestaltete Auszeichnungs- und Anreizstrategie kann die richtigen Verhaltensweisen in der Belegschaft motivieren und fördern (im Gegensatz zu einem Top-Down-Präskriptiv-Mandat). Es ist wichtig, genau zuzuhören, was Ihre Mitarbeiter wollen und wertschätzen. Dann fördern Sie das durch Ermutigung und Anreize, sei es Spot-Boni oder öffentliche Anerkennung ihrer Erfolge. Dies ist besonders wichtig in der frühen Phase eines Citizen-Developer-Programms einer Organisation, wenn es seine Early Adopters braucht, die die ersten Citizen Developers sind.

Ihre initialen Citizen Developers helfen, den Wert und die Vorteile der Erweiterung von Automatisierungsfähigkeiten und -training für den Rest der Organisation zu beweisen.

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Unternehmen, die bereits erfolgreich Automatisierung demokratisieren

Ein Automatisierungsprogramm, das skaliert und vielversprechende Vorteile für die Organisation liefert, ist ein transformativer Aufwand. Und er sollte als solcher mit Berücksichtigung der oben genannten Faktoren behandelt werden.

Viele zukunftsorientierte Unternehmen haben bereits Erfolg durch Demokratisierung ihrer Automatisierungsinitiativen bewiesen.

Beispielsweise hat PwC, das globale Professional-Services-Unternehmen, menschengeführte Automatisierungsentwicklung zu einem Schlüsselelement seiner Digitalisierungsreise gemacht. Drei Jahre in das Programm, hatten 55.000 seiner US-Mitarbeiter „upskilled und regelmäßig mit dem Digital Lab engagiert, einer Kollaborationsplattform, auf der Menschen Lösungen, die sie selbst gebaut haben, wie Bots, Datenmodelle und automatisierte Workflows, crowdsourcen und teilen.“

In den USA „haben PwC-Mitarbeiter Tausende von Mitarbeiter-gebauten digitalen Assets auf ihre tägliche Arbeit angewendet und 6,5 Millionen Stunden von dem, was früher manuelle Aufgaben waren, automatisiert.“

Erfahren Sie, wie PwC mehr als 50.000 Mitarbeiter upskilled hat.

Wenn Ihre Organisation bereits ein CoE-geführtes Automatisierungsprogramm hat, sind Sie sich bewusst, dass der ROI der Automatisierung schwer zu ignorieren ist. Dennoch fehlen bestimmte Low-Volume- und/oder Low-Complexity-Aufgaben und -Aktivitäten noch in Ihrer Automatisierungspipeline. Da kann ein Citizen-Led-Programm helfen.

Der wahre Wert der Automatisierung wird freigesetzt, wenn er in die Hände der Menschen gelegt wird, die den Geschäftsprozessen und Workflows am nächsten sind. Dort passiert echter Wandel und dort nehmen Mitarbeiter Automatisierung an.

Was Experten von Bain & Company und UiPath über den Wert der Demokratisierung der Automatisierung im Unternehmen enthüllen? Lesen Sie ihren Bericht „Overcoming the Automation Paradox.“