So optimieren Sie einen Purchase-to-Pay-Prozess mit Process Mining

Als Menschen liegt es in unserer Natur, miteinander zu kooperieren. Wir können auch konkurrieren, aber Psychologen sagen, dass wir uns für die Zusammenarbeit entscheiden, wenn wir uns zwischen beidem entscheiden.

Zusammenarbeit ist am Arbeitsplatz sehr wichtig. Ohne sie zu arbeiten, kann sich negativ auf Ihre allgemeinen Geschäftsergebnisse auswirken, einschließlich Produktivität, Kundenzufriedenheit und Umsatz.

Theoretisch sollte Zusammenarbeit einfach sein, besonders wenn es in unserer menschlichen Natur liegt. Aber die meisten Menschen wissen, dass es ein gewisses Maß an Engagement erfordert, um am Arbeitsplatz oder im täglichen Leben zusammenzuarbeiten.

Jede Abteilung und ihre Personen haben sehr unterschiedliche Ziele, Schmerzpunkte und Ziele. Ohne schlechte Absicht neigt jeder dazu, in seinem eigenen Bereich zu denken. Schlechte Zusammenarbeit führt oft dazu, dass Mitarbeiter und Abteilungen eigene Verbesserungsinitiativen ergreifen. Dezentrale Initiativen können andere Abteilungen stören.

Nirgendwo wird dies deutlicher als im Purchase-to-Pay-Prozess.

Der Purchase-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Prozess (P2P) ist ein Finanzprozess, der viele Abteilungen berührt. Der Prozess umfasst alle Aktivitäten von dem Moment an, in dem ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung von einem Lieferanten anfordert, bis es diese Ware oder Dienstleistung bezahlt.

Die Effizienz des P2P-Prozesses wirkt sich auf die Kundenzufriedenheitsraten und -kosten aus und beeinflusst die Fähigkeit Ihres Unternehmens, umfassendere Geschäftsziele zu erreichen.

In diesem Beitrag behandeln wir die Vorteile der Optimierung des P2P-Prozesses mit Hilfe von Daten, die in Unternehmenssystemen (wie SAP oder Oracle) und Process Mining verfügbar sind. Genauer gesagt kann UiPath Process Mining Ihnen dabei helfen, den P2P-Prozess zu verbessern, indem Ihre vorhandenen Daten in einem umfassenden Prozessdiagramm dargestellt und transparente Einblicke bereitgestellt werden.

Ein besseres Verständnis des P2P-Prozesses ermöglicht es Ihnen, sich für einheitliche Taktiken zur Prozessverbesserung durch Optimierung und Automatisierung zu entscheiden, was zu mehr Effizienz, geringeren Kosten und wettbewerbsfähiger Erhaltung führt.

Der Purchase-to-Pay-Prozess

Der P2P-Prozess umfasst alle Einkäufe, die ein Unternehmen tätigt. Dies können Büromaterial oder Halbfabrikate (wie ein Automotor für einen Automobilhersteller) und hochwertige Geräte (Produktionsmaschinen, medizinische Geräte usw.) sein. Zu den Kernaufgaben des P2P-Prozesses gehören die Bestellung dieser Waren, deren Erhalt und die Bezahlung.

Die Hauptakteure im P2P-Prozess sind die Beschaffungs- oder Finanzabteilungen. Manchmal geht es auch um Materialdisposition und Lagerhaltung. Der Prozess wirkt sich auch indirekt auf die Arbeit des Vertriebs, des Kundensupports und mehr aus.

Die weitreichende und kritische Natur des P2P-Prozesses bedeutet, dass es einen großen Anreiz für Unternehmen gibt, ihn zu optimieren. Jeder ineffiziente und rostige P2P-Prozess kann zu einem erheblichen Wertverlust in den folgenden Bereichen führen:

• Kundenzufriedenheit

• Lieferantenbeziehungen

• Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

• Produktivität und Rentabilität

Dies sind einige der wichtigsten Ziele für das Unternehmen.

Mit UiPath Process Mining ist es möglich, diese Punkte zu verbessern und eine höhere Geschäftsleistung zu erreichen.

Neu im Process Mining? Beginnen Sie hier:Der Wert von Process Mining:Was es für Ihr Unternehmen bedeutet

Die Process-Mining-Technologie bietet leistungsstarke Einblicke. Es ist ein Tor zu Technologien wie maschinellem Lernen (ML), künstlicher Intelligenz (KI) und robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA). Durch die Kombination dieser Technologien können Sie die Leistungsfähigkeit der Automatisierung nutzen.

Ein Unternehmen verlässt sich auf Daten, um Prozesse mit RPA strategisch zu verbessern, und verfolgt Ergebnisse, um neue Verbesserungsideen zu entwickeln. Ein automatisiertes Unternehmen ist marktführend mit Prozessbewusstsein und betrieblicher Effizienz. Als Teil des Automatisierungszyklus spielt Process Mining eine entscheidende Rolle beim Start von RPA und bei seiner Weiterentwicklung. Mit Process Mining können Sie aus Automatisierungen einen Mehrwert ziehen.

Mit Process Mining können Sie sich auf die Wissenschaft verlassen, um Ihre Automatisierungsideen zu entdecken und zu bewerten. Es ermöglicht Ihnen auch:

• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Prozesse Ihres Unternehmens

• Entdecken Sie die besten Workflows zur Automatisierung

• Richten Sie Prozessziele an strategischen Zielen aus

• Überwachen und verbessern Sie Ihre Prozesse kontinuierlich

Kennen Sie Ihren P2P-Prozess in- und auswendig

Schauen wir uns ein Purchase-to-Pay-Prozessdiagramm an.

Das obige Bild zeigt einen geminten P2P-Prozess (ein Rohdatensatz, der in ein Prozessdiagramm umgewandelt wurde). Es umfasst fünf Kernaktivitäten eines typischen Purchase-to-Pay-Prozesses:

• Kaufanfrage

• Bestellung

• Produktquittung

• Rechnungseingang

• Rechnungsabschluss

Das obige Bild zeigt den idealen P2P-Prozess.

UiPath Process Mining (verfügbar über die UiPath-Plattform) kann Ihnen einen tieferen Einblick in Ihre Prozesse geben und Sie herausfinden lassen, wie weit Sie vom idealen Szenario entfernt sind. Mithilfe von Ereignisprotokolldaten aus einer Unternehmenssoftware wie SAP verwandelt Process Mining Daten in ein sauberes Prozessdiagramm für eine intuitive Analyse.

Je tiefer Sie in das Prozessdiagramm gehen, desto mehr werden Sie feststellen, wie unterschiedlich es von Ihrem gewünschten Prozess ist. Infolgedessen erweist sich der einfache Prozess aus dem obigen Bild als chaotisch:

Die intuitive Prozessvisualisierung sagt Ihnen alles, was Sie über den Prozess wissen möchten, und fungiert als zentrale Informationsquelle für Ihr gesamtes Team. Das Prozessdiagramm eliminiert jegliche Prozessmehrdeutigkeit und gibt jedem einen konsolidierten Überblick über Aktivitäten, Zeitpläne, Kosten, Zusammenarbeit, menschliche und Software-Roboter-Leistung usw.

Wo Sie früher Zeit damit verbringen mussten, herauszufinden, wie der P2P-Prozess abläuft, erledigt UiPath Process Mining dies im Handumdrehen mit tatsächlichen Daten aus Enterprise Resource Planning (ERP)- oder Customer Relationship Management (CRM)-Systemen.

Was können Sie also mit diesen datengestützten Erkenntnissen anfangen?

Identifizieren Sie Teile des Purchase-to-Pay-Prozesses, die am besten für die Automatisierung geeignet sind

Robotic Process Automation (RPA) ist eine der produktivsten Möglichkeiten, die Effizienz und Leistung Ihres Prozesses zu verbessern. Laut der Deloitte Global CPO Survey steigt die Nachfrage nach RPA und Advanced Analytics im Einkauf. RPA ist nichts Neues für die Produktivität in Kreditorenbuchhaltungsteams, aber es kann mit Process Mining mehr Erfolg haben.

Mit Process-Mining-Erkenntnissen können Sie feststellen, ob Ihr P2P-Prozess bereit für die Automatisierung ist. Ein automatisierungsfähiger Prozess ist ein standardisierter Prozess, der auf eine noch höhere Produktivität abzielt. UiPath Process Mining kann auf einige der Automatisierungsbereitschaftskriterien verweisen wie:

• Das hohe Volumen sich wiederholender regelbasierter Aufgaben

• Die Anzahl der für Aufgaben aufgewendeten Stunden im Vergleich zu den Kosten

• Verspätete Fälligkeitstermine

• Prozessschleifen aufgrund von Fehlern und der Notwendigkeit, die Aufgabe zu wiederholen usw.

Ein schlecht entworfener oder ausgeführter Prozess ist nicht bereit für die Automatisierung. Einem solchen Prozess mangelt es oft an angemessener Dokumentation, Standardisierung und er ist für die Menschen schwer nachzuvollziehen. Wenn Sie Process Mining zur Steuerung Ihrer Automatisierungsstrategie verwenden, verlassen Sie sich auf Daten und nicht auf Ihr Bauchgefühl.

Lesen Sie diesen Beitrag, um zu beurteilen, ob Ihr Prozess für die Automatisierung bereit ist.

UiPath Process Mining hilft Ihnen, die Details Ihres komplexen P2P-Prozesses zu berücksichtigen und die Aktivitäten mit dem höchsten Return on Investment (ROI) zu automatisieren.

Denken wir an ein Beispiel:Es gibt einen Prozess, den Sie geschürft haben. Anhand des Prozessdiagramms stellen Sie fest, dass Mitarbeiter bei einer der Prozessaktivitäten ihre Arbeit nicht rechtzeitig abliefern. Sie graben tiefer und stellen fest, dass Mitarbeiter aufgrund von Fehlern bei der Dateneingabe die Aufgabe häufig wiederholen, was zu einer Verzögerung der Lieferung führt. Durch die Automatisierung dieser Aufgabe verbessern Sie die Qualität der gelieferten Arbeit und entlasten die Mitarbeiter. Das Team kann sich dann auf andere Aktivitäten innerhalb des P2P-Prozesses konzentrieren, wie z. B. die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, um eine pünktliche Lieferung sicherzustellen.

Hier sind einige weitere Beispiele für die Aufgaben, die UiPath-Softwareroboter erledigen können, um Ihren P2P-Prozess reibungsloser zu gestalten:

• Ein Postfach nach Bestellungen scannen und in SAP eingeben

• Abgleich der Bestellung mit der Rechnung

• Generieren einer Bestellung nach der Genehmigung der Bestellanforderung und mehr

Mit Process Mining können Sie nicht nur Verbesserungsmöglichkeiten vorhersehen, sondern auch den ROI Ihres RPA-Projekts abschätzen. So kennen Sie den Wert der P2P-Prozessoptimierung im Verhältnis zur gesamten Geschäftsleistung.

Richten Sie Ihre RPA-Ziele an umfassenderen strategischen Zielen aus 

Erinnern Sie sich an die strategischen Ziele, die wir zuvor erwähnt haben? Die wichtigsten strategischen Ziele eines jeden Unternehmens basieren auf Kundenzufriedenheit, Lieferantenbeziehungen, Mitarbeiterzufriedenheit, Rentabilität und Produktivität.

UiPath Process Mining hilft Ihnen, Ihre strategischen Ziele mit bestimmten KPIs und Tags zu verknüpfen. Wenn Sie die Lieferantenbeziehungen für einen P2P-Prozess verbessern möchten, können Sie einen KPI für die rechtzeitige Lieferung von Waren und pünktliche Rechnungszahlungen festlegen.

Auf diese Weise optimieren Sie einen Prozess, um auf geschickte Weise zu Ihren umfassenderen Geschäftszielen beizutragen. Wenn sich die Prioritäten ändern, können Sie die KPIs und Tags in den UiPath Process Mining-Dashboards anpassen. Dies ist ein weiterer Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass Ihre langfristigen Geschäftsziele mit Ihren individuellen Prozessergebnissen übereinstimmen.

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung von P2P

Aber Process Mining hört hier nicht auf. Nachdem Sie den P2P-Prozess automatisiert haben, müssen Sie noch prüfen, ob die RPA wie erwartet voranschreitet. UiPath Process Mining ermöglicht es Ihnen, bei den Automatisierungsergebnissen auf dem Laufenden zu bleiben und Echtzeit-Updates Ihrer Prozessdaten bereitzustellen. Durch die Verfolgung Ihres Prozesses erhalten Sie einen „Vorher-Nachher“-RPA-Vergleich. Sie können sehen, wie Ihre Automatisierung läuft und wo sie vom Kurs abweicht.

Laut der bereits erwähnten CPO-Umfrage von Deloitte ist die größte Herausforderung in der heutigen Beschaffung die Data Governance – die Gewährleistung der Qualität der gesammelten Daten, die Verwaltung des Datenzugriffs und die Wertschöpfung aus diesen Daten.

Um den Datenschutz zu wahren und gleichzeitig die Prozessanalyse zu demokratisieren, bietet UiPath Process Mining einen kontrollierten Self-Service-Ansatz (GSS). Ein GSS-Datenmanagement stellt sicher, dass alle Geschäftsanwender mit einer einzigen Quelle der Wahrheit arbeiten, wodurch der Prozess für alle Beteiligten klar ist.

GSS wiederum macht Ihren Prozess transparent, da er auf den tatsächlichen Daten in Ihren Unternehmenssystemen basiert. Es ist schwer, mit Fakten zu argumentieren. Transparente Prozesse sind der Schlüssel zum Erreichen der weiter oben beschriebenen Geschäftsziele.

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung von P2P

Process Mining bietet eine Grundlage für die interne und externe Zusammenarbeit, die für einen reibungslosen P2P-Prozess entscheidend ist. Mit UiPath Process Mining eliminieren Sie isolierte Vorgänge zwischen Abteilungen. Wenn die Beteiligten die gleiche Vorstellung von einem Prozess haben, können sie bei ihren Prozessverbesserungsinitiativen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Und das funktioniert hervorragend mit internen und externen Prozessbeteiligten.

Process Mining ermöglicht es den Managern auf Führungsebene, Ineffizienzen zu identifizieren und die Prozessoptimierung an der Geschäftsstrategie auszurichten. Mitarbeiter, die die Schritte eines Prozesses ausführen, erhalten auch Einblick in ihre Arbeit und wie sie sich auf die Organisation auswirkt.

Sie können das Prozessdiagramm auch verwenden, um mit Lieferanten und Investoren zu kommunizieren. Process-Mining-Einblicke ermöglichen es Ihnen, Argumente zu durchbrechen und ein fruchtbares Gespräch über Verbesserungsmöglichkeiten zu führen.

Sehen Sie in einem aktuellen PEAK-Matrix-Bericht der Everest Group, wie UiPath Process Mining die Entwicklung des Process-Mining-Marktes anführt.