Skalieren Sie Ihr Automatisierungsprogramm mit diesem 7-Säulen-Framework

Der gesamte Markt für Robotic Process Automation (RPA) steht vor breiten, systemischen Herausforderungen, die die Skalierung der Automatisierung verlangsamen können.

Laut Forrester wird der RPA-Markt bis 2021 2,9 Milliarden US-Dollar erreichen. Das schnelle Wachstum von RPA findet parallel zu Ökosystemen statt, die aufgrund neuer Technologien immer komplexer und aufgrund neuer Datenschutzbestimmungen, veralteter Systeme und knapperer Budgets schwieriger zu navigieren sind.

Organisationen können diese Herausforderungen nicht übersehen, und sie mit Technologie zu bewerfen, wird sie nicht verschwinden lassen.

Obwohl es kein Playbook zur Skalierung Ihrer Automatisierung gibt, haben wir einen Rahmen geschaffen, den Sie verwenden können, um Ihr Wachstum zu steuern. Jedes Unternehmen ist anders, aber dieser Rahmen bildet das Rückgrat für Ihren Weg zur digitalen Transformation.

Das folgende Sieben-Säulen-Rahmenwerk basiert auf systemischen Problemen, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind, sowie auf gemeinsamen Strategien, die sie teilen. Der Weg, den Sie gehen – von der Entwicklung einer Vision bis hin zu einer „Automation First“-Organisation – ist jedoch einzigartig für Sie .

Säule 1:Executive Visioning

Wenn Unternehmen von spezifischen Lösungen mit einer Handvoll Software-Robotern auf Unternehmensgröße umsteigen, stellen sie oft fest, dass der Support der C-Suite, den sie früher hatten, geschwunden ist.

Es gibt Hindernisse, denen sich jedes Unternehmen gegenübersehen wird, bevor es zuerst zur Automatisierung übergeht. Automation First ist, wenn Ihr Unternehmen überlegt, wie Roboter helfen können, bevor es ein Problem löst oder einen Prozess abschließt. Nachhaltige Unterstützung durch die Geschäftsführung ist der beste Weg, um die entstehenden Barrieren zu überwinden.

Viele Organisationen beginnen mit dem Buy-in der C-Suite, können es aber nicht über die Zeit aufrechterhalten. Um herauszufinden, warum sie nachlässt und wie wir sie stärken, ist ein Plan erforderlich, der auf Design Thinking basiert, um ein ganzheitliches Automatisierungsökosystem zu schaffen – nicht nur Technologie als eigenständige Lösung.

Reines technologisches Potenzial oder Können mag ausreichen, um zu verblüffen, aber es reicht nicht aus, um Vertrauen aufzubauen. Um die Unterstützung der C-Suite aufrechtzuerhalten, muss eine Vision entwickelt und artikuliert werden, die Führungskräfte bei jedem Schritt des Weges unterstützen können.

Diese Vision muss aus dem Schnittpunkt zwischen unternehmerischen Zielen und technologischen Möglichkeiten hervorgehen. Organisationen können diese Lücke nur mit der Kunst des Möglichen schließen, die es Unternehmen ermöglicht, Fortschritt über Perfektionismus zu stellen.

Die Konzentration auf das, was wir heute und morgen erreichen können, und nicht auf ein fernes, abstraktes Ziel, macht diese Säule grundlegend. RPA-Experten wissen, dass die Automatisierung Geschäftszielen dienen kann, aber die Skalierung erfordert, dass Führungskräften diese Realität demonstriert wird.

Helfen Sie Ihrer C-Suite, die Kernprobleme aufzuschlüsseln, die die aktuellen Prozesse inspiriert haben. Diese Probleme, sobald sie durch die Kunst des Möglichen artikuliert wurden, können neue, transformierende Methoden vorantreiben.

Führen Sie Führungskräfte durch die Auswirkungen, die sie haben können. Demonstrieren Sie, was sie tun müssen, wo sie Ansätze überdenken müssen und wo die Technologie Anwendung finden kann.

Säule 2:Automatisierungsbetriebsmodell

Die Erfüllung Ihrer Vision erfordert ein Automatisierungsbetriebsmodell, das das gesamte Unternehmen umfasst. Die Herausforderung der unternehmensweiten Transformation kann von einem kleinen Team von RPA-Champions nicht bewältigt werden, selbst mit Unterstützung der Geschäftsführung.

Ein Automatisierungsbetriebsmodell sollte alle notwendigen Stakeholder und potenziellen Abhängigkeiten enthalten. Der Aufbau eines Robotic Center of Excellence (CoE) ist eine Schlüsselkomponente, aber nur ein Teil des Automatisierungsbetriebsmodells. Dieses Modell operationalisiert die Unterstützung der RPA-Bereitstellung, -Skalierung und -Transformation während des gesamten Softwareentwicklungszyklus.

Dieses Betriebsmodell umfasst mehrere ineinandergreifende Komponenten: 

• Das Unternehmen, in dem der Zielprozess vorhanden ist

• Das CoE, in dem die fachliche Expertise angesiedelt ist

• Das IT-Team, das Roboter in die Produktion bringt

• Das interne Revisionsteam, das Sicherheit und Finanzen überwacht

• Das globale Risiko- und Kontrollteam, das die Genehmigungsprozesse leitet

Es ist besonders wichtig, das IT-Team, das oft zu lange übersehen wird, so früh wie möglich einzubeziehen. Die internen Revisionsteams möchten Transparenz, wenn Sie einen Finanzprozess berühren oder auf ein Datenschutzproblem stoßen. Die globalen Risiko- und Kontrollteams werden Ihre Ziele abwägen und Sie durch die Einholung der Genehmigung führen wollen.

Auf Unternehmensebene ist ein Lenkungsausschuss auf Führungsebene am besten geeignet, um diese Parteien und ihre Anliegen zu lenken.

Ein Automatisierungsbetriebsmodell berücksichtigt auch die Change-Management-Verfahren, die eine nachhaltige Transformation ermöglichen. Da Roboter Kapazitäten freigeben, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter neu zu qualifizieren, damit sie höherwertigen Aktivitäten nachgehen können.

Empfohlene Lektüre: Vorteile eines Automatisierungsbetriebsmodells (Teil 1)

Säule 3:Wertschöpfung &Sicherung

Der Return on Investment (ROI) steht in aller Munde. Unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden, müssen Sie regelmäßig Business Cases erstellen, Investitionen rechtfertigen und Renditen verfolgen.

Es ist relativ einfach, den ROI mit diesen frühen Proofs of Concept zu demonstrieren. Jedes Unternehmen hat einen schmerzhaft langsamen, teuren Prozess, den Roboter besser machen können. Sobald Sie jedoch über diese Anwendungsfälle hinaus skalieren, müssen sich Ihre Werte weiterentwickeln.

Sie kommen am effektivsten voran, wenn Sie Investitionen auf der Grundlage der Wertschöpfung rechtfertigen – nicht nur der Kostensenkung. Dies erfordert eine ganzheitliche Art und Weise, die Auswirkungen der Automatisierung über unsere dritte Säule zu messen:Wertschöpfung und Sicherung.

Kostensenkung ist wichtig, aber nicht ausreichend. Es gibt Möglichkeiten der Wertmessung, die weit über Kostensenkungen hinausgehen:

• Umsatzwachstum:RPA kann den Umsatz steigern, nicht nur die Kosten senken. Für schnell wachsende Unternehmen ist die Möglichkeit, den Umsatz zu steigern und das Unternehmen schneller aufzubauen, möglicherweise überzeugender als Kosten zu senken.

• Kundenerlebnis:Die Automatisierung kann es für Kunden einfacher und intuitiver machen, den Wert zu erzielen, den sie von Ihrem Unternehmen erwarten.

• Mitarbeitererfahrung:Die Automatisierung kann es Mitarbeitern ermöglichen, Antworten nahezu in Echtzeit zu erhalten, damit sie ihre Arbeit fortsetzen und produktiv bleiben können.

• Compliance- und regulatorische Probleme:Die Automatisierung kann es Ihrem Unternehmen ermöglichen, sich schnell an neue Vorschriften anzupassen, sobald diese auftreten.

Den Wert von RPA ausschließlich durch Kostensenkung zu demonstrieren, ist limitierend. Die Messung von RPA anhand von Kostensenkungen lässt es weniger effektiv erscheinen, wenn andere Geschäftsziele eine höhere Priorität haben.

Säule 4:Priorisierung des Geschäftsergebnisses

Wie gehen Sie nach den tief hängenden Früchten der Aufgabenautomatisierung mit den 800-Pfund-Gorillas um – den komplexesten Prozessen mit dem größten Potenzial?

Obwohl Ihr Proof of Concept wahrscheinlich einen sofortigen, signifikanten ROI generieren wird, werden die größten Auswirkungen von den komplexesten Prozessen Ihres Unternehmens ausgehen. Diese Erfolge werden jedoch nicht sofort eintreten. Ihr Automatisierungsbetriebsmodell benötigt einen Aufnahmeprozess, der die Geschäftsergebnisse priorisiert – unsere vierte Säule.

Um zu skalieren, sollte Ihr Automatisierungsbetriebsmodell über Verfahren verfügen, um komplexe Prozesse zu zerlegen, Aufgaben mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen und herauszufinden, wo Roboter helfen können.

Die Fähigkeit, aus komplexen Prozessen Probleme (und schließlich Lösungen) zu machen, unterscheidet eine isolierte Bereitstellung von einer gesunden Pipeline.

Die effektivste Prozessaufnahme bewertet diese komplexen Prozesse von Anfang bis Ende, beginnt aber auf der obersten Ebene. Beginnen Sie damit, das Ziel aller an dem Prozess beteiligten Arbeiten zu identifizieren, und sehen Sie sich dann die Prozesse an, die diesen Workflows zugrunde liegen. Wie können sie sich verbessern? Was können Sie automatisieren und wie können Sie das Beste daraus machen?

Richten Sie Ihre Automatisierungsinitiativen an strategischen Zielen aus, indem Sie sich auf die Workflows konzentrieren, die die Geschäftsergebnisse unterstützen. Identifizieren Sie Ihr gewünschtes Geschäftsergebnis, arbeiten Sie zurück zu den Prozessen und Aufgaben, die es unterstützen, und sehen Sie, wo Automatisierung helfen kann.

Säule 5:Bereitschaft zur IT-Automatisierung

Als RPA zum ersten Mal auf den Markt kam, lagen die Probleme hauptsächlich im Geschäft, und Vertriebsmitarbeiter wandten sich hauptsächlich an Geschäftsanwender. An diesem Ausgangspunkt ist nichts auszusetzen, aber die Skalierung erfordert IT-Unterstützung. Die enge Einbindung Ihres IT-Teams ist für die Planung, den Aufbau und die Wartung der Infrastruktur erforderlich, wenn Sie unternehmensweit skalieren.

RPA-Bereitstellung und -Skalierung werden ins Stocken geraten, wenn die IT nicht mit Geschäftsanwendern zusammenarbeitet.

IT ist notwendig, um Roboter in die Produktion aufzunehmen. Ohne sie kommen Ihre Vision und Ihre Pläne nicht in Gang. Ohne sie werden Sie hoffen, anstatt zu tun.

Nur durch frühzeitiges Einbinden der IT lässt sich Integrität sicherstellen. Die IT sollte in der Lage sein, Roboterbereitstellungen zu überwachen, Unterstützung bei der Notfallwiederherstellung bereitzustellen und die Integration mit dem Rest der Umgebung sicherzustellen.

Diese Säule erfordert ein Denken aus der IT-Perspektive. Ein Plan, dem es an IT-Automatisierungsbereitschaft mangelt, führt dazu, dass Sie am Ende Ihres Entwicklungszyklus stecken bleiben. Ohne die frühzeitige Einbeziehung der IT müssen Sie möglicherweise Monate warten, bis Sie Roboter in die Produktion bringen können.

Holen Sie sich frühzeitig Unterstützung von der IT und beziehen Sie sie regelmäßig und umfassend in die Automatisierung ein.

Säule 6:Kontrollrahmen

Unmittelbar vor der Produktion eingefroren zu werden, ist eine der häufigsten und schädlichsten Fallen, denen ein Team begegnen kann, das versucht, RPA zu skalieren. Ein unvorbereitetes IT-Team kann die Produktion blockieren, aber auch das Fehlen eines Kontrollrahmens – weshalb wir Säule 6 geschaffen haben.

Auch ohne explizite regulatorische Richtlinien für die Automatisierung muss Ihr Automatisierungsbetriebsmodell in der Lage sein, interne und externe Prüfer zufrieden zu stellen. Wenn Sie interne Audit- und Risikokontrollteams nicht frühzeitig einbeziehen, besteht die Gefahr, dass Ihre Bereitstellung erneut stecken bleibt.

Ihre Kontrollumgebung hängt von Ihrer Branche und den Auswirkungen Ihres Geschäfts ab. Es könnte sich um den Sarbanes-Oxley Act, die Datenschutz-Grundverordnung, den Health Insurance Portability and Accountability Act und mehr handeln.

Der Schlüssel zum Erfolg bei dieser Säule ist die Anwendung eines Kontrollrahmens auf die Prozessautomatisierung.

Der branchenübliche Kontrollrahmen konzentriert sich auf die präventive Überwachung. Ordnen Sie diese Anforderungen den Verfahren zu, die Sie verwenden, um Prozesse durchgängig zu automatisieren. Seien Sie sich gleichzeitig bewusst, dass die Automatisierung die Rolle des Prüfers verändern und es schwieriger machen wird, die Aufgabentrennung aufrechtzuerhalten.

Säule 7:Bürgermodell und begleitete Strategie

Nachdem Sie ein Betriebsmodell aufgebaut, nachhaltiges Sponsoring durch Führungskräfte aufgebaut, gelernt haben, wie man Aufnahmeprozesse durchführt, und finanzielle Investitionen gerechtfertigt haben, besteht der nächste Wachstumsschritt darin, eine Strategie für betreute Roboter zu entwickeln, die Bürgerentwickler nutzt.

Säule 7 ist Ihre Zukunft:Bürgerentwickler, die große und kleine Möglichkeiten erkennen können, und eine Strategie für beaufsichtigte Roboter, die diese Anforderungen effektiv erfüllen kann.

Beaufsichtigte Roboter können die Automatisierung über das Backoffice hinaus erweitern und Lücken füllen, die unbeaufsichtigte Roboter übersehen.

Die Säulen 3 und 4 sind wichtig, bevor Sie diesen Pfad entwickeln, da Sie bereits in der Lage sein sollten, komplexe Prozesse zu entwirren und Werttreiber zu schaffen. Sobald Sie diese Fähigkeiten operationalisieren und Verfahren zur Bewältigung der Herausforderungen der anderen Säulen einbauen, wird sich der Umfang der Transformation erweitern.

RPA mag auf den ersten Blick nicht für bestimmte Prozesse gelten, aber die richtige Mischung aus beaufsichtigten Robotern und menschlicher Arbeit kann einen Prozess zum Besseren verändern. Mit beaufsichtigter Automatisierung können Sie Roboter in komplexe, dynamische Prozesse einbringen, die unterschiedliche Mengen an kreativem menschlichem Input und Routinearbeit erfordern.

Beaufsichtigte Roboter können beispielsweise übernehmen, wenn ein Finanzberichterstattungsprozess eine wiederholte Dateneingabe erfordert; mit Contact-Center-Agenten zusammenarbeiten, um Informationen zu sammeln, um einem Kunden zu helfen; oder Schnittstelle zwischen menschlichen Arbeitern und unbeaufsichtigten Robotern, die Aufgaben und Ergebnisse hin und her leiten.

Kreativität ermöglicht diese Anwendungsfälle, aber der Bedarf an Kreativität schränkt sie auch ein. Ein isoliertes RPA-Team ist zu weit von den meisten Prozessen entfernt, um die Aufgaben zu identifizieren, die den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen am meisten Ärger bereiten. Bürgerentwickler sind am besten geeignet, diese Lücken zu finden und Ihrer Organisation zu ermöglichen, den langen Schwanz der Automatisierung zu verfolgen.

Unabhängig davon, ob Citizen Developer führend sind oder nicht, eine begleitete Strategie benötigt auch ein Governance-Modell. Governance stellt sicher, dass diese neuen Roboter weiterhin sicheren Verfahren folgen und sich an langfristigen Strategien ausrichten. Entwerfen Sie Governance-Verfahren, die Ihnen die Kontrolle über die Umgebung geben, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Benutzer die richtige Schulung erhalten und dass niemand Aufzeichnungen bricht.

Den Wachstumspfad vorantreiben

Diese sieben Säulen sind miteinander verbunden, aber die Entwicklung einer Führungsvision und eines Betriebsmodells für die Automatisierung ist grundlegend. Bevor Sie überhaupt damit beginnen, RPA auf ein signifikantes Niveau zu skalieren, muss Ihr Team diese Säulen fest etablieren.

Die letzten vier Säulen sind Wege, um die häufigsten Wachstumsherausforderungen zu meistern. Diese Herausforderungen können an unterschiedlichen Stellen auftreten, die je nach Region und Branche unterschiedlich sind, und Sie können am besten entscheiden, wann Sie jede dieser Strategien umsetzen.

Die letzte Säule ist Ihr Weg zum Wachstum. Dies ist die Linse, durch die Sie darüber nachdenken können, größere, kreative Dinge zu tun und Hunderte, wenn nicht Tausende von Benutzern über beaufsichtigte Roboter zu ermöglichen.

Dieses Framework ist kampferprobt. Wir haben jede dieser Säulen auf den Markt gebracht und implementiert, iteriert und bewiesen, dass sie funktionieren. Ihre Reise liegt bei Ihnen, aber mit diesem Framework als Leitfaden können Sie schneller, besser und nachhaltiger wachsen.

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