5 kulturelle Schlüsselfaktoren für Automatisierungserfolg im Unternehmen

Wie bei jeder neuen Technologie kann Automatisierung Ängste in Ihrer Organisation auslösen. Werden Software-Roboter Arbeitsplätze wegnehmen? Wird Automatisierung die Arbeitslosigkeit erhöhen? Was hält die Zukunft bereit?

Die Forschung ist optimistisch.

Das World Economic Forum zeigt, dass Automatisierung 60 Millionen netto neue Arbeitsplätze schaffen wird. Diese neuen Jobs sowie bestehende werden von der Verfügbarkeit Software-Roboter profitieren, die sich wiederholende Aufgaben übernehmen und Menschen für kreativere Arbeit freisetzen.

Zusätzlich ergab ein Deloitte Global-Bericht über Robotic Process Automation (RPA), dass 50 % der routinemäßigen Arbeit für Automatisierung geeignet sind, was die Arbeit für Millionen von Mitarbeitern erleichtern wird.

Doch Fakten allein nehmen Ängste nicht. Erfolg mit Automatisierung hängt davon ab, Mitarbeitern zu zeigen, wie Automatisierung ihr Leben erleichtert, und sie zu befähigen, eine von Software-Robotern unterstützte Zukunft anzunehmen. Herausforderungen sind unvermeidlich, aber eine starke Unternehmenskultur und der anhaltende Glaube Ihrer Belegschaft sind es, die Sie durchhalten lassen.

In diesem Artikel untersuchen wir fünf kulturelle Best Practices, die Ihre Organisation auf Erfolgskurs bringen.

1. Denkweise ändern

So begeistert Ihre RPA-Champions über Automatisierung auch sein mögen, und so sehr sich Ihre C-Level-Führungskräfte über die Vorteile freuen – Mitarbeiter könnten mit Angst reagieren.

Mitarbeiter könnten befürchten, dass sie durch Roboter ersetzt werden und langfristig nicht die richtigen Fähigkeiten haben oder erwerben werden, um in der Zukunft der Arbeit zu bestehen. Dem entgegen steht der Bericht der Economist Intelligence Unit, wonach 79 % der CEOs glauben, dass Automatisierung am effektivsten ist, wenn sie Menschen ergänzt, nicht ersetzt.

Automatisierung ist Ergänzung, nicht Ersatz

Der Wechsel zu dieser Denkweise erfordert, dass Unternehmen ihre Technologieeinführungen mit einem empathischen, menschzentrierten Change-Management-Programm koppeln.

Empathie mit der Gefahr, die Veränderung darzustellen scheint. Roboter können Dinge tun, die Menschen nicht können, daher muss Ihr Change-Management-Programm Mitarbeitern zeigen, wie diese Disruption ihr Arbeitsleben verbessern wird.

Demonstrieren Sie eine alternative Denkweise, die sich auf das Erreichen von Zielen durch Roboter-Mensch-Kollaboration konzentriert. Befähigen Sie Mitarbeiter, diesen Veränderungen zu begegnen und die Chance zu ergreifen, zur Transformation beizutragen. Software-Roboter sind da, um das Leben Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern, aber ihre Teilnahme hängt von der Fähigkeit ab, dies zu erkennen.

Wenn RPA Ihre Organisation flexibler macht, erhalten Ihre Mitarbeiter auch den Freiraum, an höherwertigen Problemen zu arbeiten, während Roboter sich wiederholende, mühsame Arbeit erledigen. Die Vorteile dieser freigesetzten Kapazität entfalten sich, wenn Mitarbeiter sich auf die Ergebnisse konzentrieren, die sie mit Robotern erreichen können.

Max Healthcare, eines der größten Krankenhausnetzwerke in Nordindien, hatte Schwierigkeiten, große Mengen an Patiententransaktionen manuell zu verarbeiten. Nach der Einführung der UiPath Enterprise RPA Platform konnte das Netzwerk nicht nur diese Prozesse straffen, sondern auch die digitale Transformationsreise beschleunigen.

Einmal von der Lösung des Problems langsamer, ineffizienter Prozesse abgerückt, konnte Max Healthcare erkennen, dass Roboter Lösungen schufen, die zuvor menschlich nicht möglich waren. Die Fähigkeit, ihre Datenquellen abzugleichen, ermöglichte dem Netzwerk, abzuschätzen, wann Aufgaben erledigt wären und welche Unterstützung nötig wäre, was zu viel präziserer Planung führte.

Ein menschzentrierter Change-Management-Prozess betonte die greifbaren Vorteile dieser Transformation. Die Mitarbeiter von Max Healthcare erledigten nicht nur mehr, sondern konnten auch weiter vorausplanen.

Wenn Sie über anstehende Veränderungen kommunizieren, kehren Sie zum Endziel zurück. Ihre Organisation führt nicht nur ein Tool ein – Sie behandeln echte Schmerzpunkte.

2. Führung einbinden

Das Ausmaß, in dem die Führungskräfte Ihrer Organisation mit Automatisierung engagiert sind, spielt eine Schlüsselrolle bei der Kultivierung einer „Automation-First“-Denkweise.

Wenn Automatisierung erstmals auftaucht, übernimmt typischerweise ein RPA-Führer aus dem Geschäftsbereich die Verantwortung. Er wird einen Proof of Concept (PoC) entwerfen und verschiedene Mitarbeiter nach Bedarf einbeziehen.

Wenn Automatisierung reift und RPA über den Pilot hinaus skaliert, werden Geschäfts- und IT-Einheiten die Verantwortung teilen. Dieser Übergang ist notwendig, um den Prozess der Gestaltung, des Testens und der Verteilung von Software-Robotern zu standardisieren.

Die nächste Wachstumsphase erfordert die Unterstützung des C-Levels. In den vorangegangenen Phasen war Automatisierung weitgehend in den einzelnen Abteilungen gefangen. Mit dem C-Level an Bord und dem Fortschritt bei der Skalierung der Automatisierung als Schlüsselmessgröße für deren Erfolg können sie die Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen. Sobald Automatisierung abteilungsübergreifend fließen kann, kann Ihre Organisation beginnen, sich zu transformieren.

Je besser die Führung Automatisierung und die gebotenen Vorteile versteht, desto mehr werden sie deren Beschleunigung priorisieren.

Zeigen Sie C-Level-Führungskräften den PoC, der RPA in Ihrer Organisation gesät hat. Erklären Sie die geschaffenen Vorteile und demonstrieren Sie, wie diese skalieren können. Ein gut produziertes Demo-Video ist oft der beste Weg, die Verbesserungen durch RPA lebhaft zu demonstrieren und den Fall dafür zu machen, wie Automatisierung Geld sparen, Risiken reduzieren, Compliance gewährleisten und Organisationsziele vorantreiben kann.

Mit einer „Automation-First“-Denkweise können Führungskräfte die Annahme von Automatisierung in der gesamten Organisation fördern.

Führung ist der Schlüssel zum Aufbrechen von Silos

Sobald Führungskräfte Automatisierung als hohe Priorität und Mittel zur Erreichung strategischer Ziele betrachten, kann sich diese Priorisierung in der gesamten Organisation ausbreiten.

3. Brücke zwischen IT und Business-Stakeholdern bauen

Die Economist Intelligence Unit berichtet, dass 46 % der CEOs es als Best Practice betrachten, sowohl IT als auch Geschäftsbereichsleiter zu Beginn der Automatisierungsreise einzubeziehen.

IT und Business-Einheiten getrennt zu halten, isoliert Lösungen und Probleme

Business-Einheiten haben wertvolle Einblicke in ihre Prozesse und die Probleme, die diese Einheiten zu lösen versuchen. Ihre Perspektive aus der Praxis ist nicht ersetzbar. IT liefert die Infrastruktur und Governance-Verfahren, die Automatisierungslösungen lebensfähig machen.

Nur gemeinsam und mit der Unterstützung ihrer Führung werden Business und IT in der Lage sein, regelmäßig Chancen zu entdecken und geeignete Roboter-Bereitstellungen zu bauen.

Sobald Business- und IT-Stakeholder zusammenarbeiten, können sie Pipelines bauen, Silos verbinden und die Gestaltung und Wartung eines erfolgreichen Robotics Center of Excellence (CoE) erleichtern. Ein ausgereiftes CoE wird breitere Teilnahme an der organisatorischen Transformation fördern und ermöglichen.

Jeder ist in gewissem Grad ein Führer, und jeder hat eine Perspektive, die es wert ist, geteilt zu werden. Mit Robotern, die für alle verfügbar sind, wird jeder Mitarbeiter bewaffnet sein, Probleme zu lösen, die zuvor unlösbar gewesen wären.

Sie können dieses Gefühl der Eigenverantwortung auf zahlreiche Weise fördern, beispielsweise indem Sie Mitarbeitern erlauben, die Roboter zu benennen, wie Tarsus Distribution es mit Betsy dem Software-Roboter tat (und schließlich Betsy 2, 3 und 4). „Betsy ist meine Beste“, sagte ein Tarsus-Mitarbeiter zu Tim Proome, Distribution Supply Chain Executive bei Tarsus.

Jeder Mitarbeiter kann Probleme sehen und fragen, ob Roboter helfen können. RPA-Anwendungsfälle zu finden, kann zu einer organisationsweiten Anstrengung werden. Business und IT können zusammenarbeiten, um Prozesse mit dem höchsten Return on Investment (ROI) zu priorisieren und die Implementierung zu planen.

Je mehr Automatisierungsbefürworter Ihre Organisation hat, desto mehr können Sie Optimismus für neue Arbeitsweisen verteilen.

4. Bewusstsein verbreiten und Begeisterung fördern

Wie viel ungenutztes Potenzial nutzt Ihre Belegschaft nicht? Vor der Automatisierung war dies eine Leerfrage – selbst wenn Unternehmen ihr wahres Potenzial verstanden, fehlten ihnen die Ressourcen, um es zu maximieren.

Mit skaliertem RPA können Sie endlich beginnen, das wahre Potenzial Ihrer Organisation anzuzapfen

Dieses Potenzial beruht jedoch auf organisationsweitem Bewusstsein und Engagement. Je mehr Sie greifbare Ergebnisse fördern können, desto mehr Begeisterung können Sie aufbauen.

Für viele Mitarbeiter werden ROI und Produktivitätsverbesserungen zu abstrakt sein, um Begeisterung zu wecken. Stattdessen entdecken und kommunizieren Sie, welchen Nutzen jedes Team durch die Verfügbarkeit von Software-Robotern erhält. Das Ziel ist, Bewusstsein zu schaffen und Mitarbeiter dann vom Wissen über Automatisierung zur Begeisterung dafür zu bewegen.

Wenn Bewusstsein zu Begeisterung führt, führen abstrakte Vorteile zu greifbaren Vorteilen, und Verbesserungen für die Organisation führen zu Verbesserungen im täglichen Leben der Mitarbeiter.

Beispielsweise baute Coca-Cola İçecek (CCI), ein großer Abfüller für Coca-Cola, Bewusstsein über einen RPA-Hackathon auf, an dem Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen teilnahmen. Während des Hackathons erklärte CCI die Technologie und ihre Vorteile. Innerhalb eines Tages gelang es CCI, Mitarbeiter in die Diskussion ihrer Probleme einzubeziehen und dann einen Software-Roboter zum Laufen zu bringen, der diese adressierte.

Das Abstrakte wurde greifbar, und Neugier wurde zu Begeisterung.

Schließlich wird die Beziehung Ihrer Organisation zu Software-Robotern zu einem Merkmal, das überall dort Erwähnung verdient, wo es angemessen ist. Interne Marketing- und Kommunikationsteams können Videos von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden erstellen, die die Vorteile teilen, die sie bemerkten, als Roboter die mühsamen Aspekte ihrer Jobs übernahmen. Dies wird verbleibende Ängste weiter lindern und andere Mitarbeiter für die Nutzung von Robotern begeistern.

Im „Automation-First“-Zeitalter wird es Ihnen sogar nützen, Automatisierung in Ihrem Recruiting zu priorisieren. Marketing- und Onboarding-Mitarbeiter sollten hervorheben, dass sie mit Robotern arbeiten werden. Eines der sichersten Zeichen, dass Ihre Organisation transformiert hat, ist, dass Sie Mitarbeiter anziehen, die von ihrem ersten Arbeitstag an begeistert von Automatisierung sind.

5. Lernen als kontinuierliches Ziel etablieren

Die Economist Intelligence Unit fand, dass 88 % der CEOs glauben, Automatisierung werde menschliche Leistung beschleunigen, aber 29,3 % nannten einen Mangel an relevanten Talenten und Fähigkeiten als Top-Herausforderung für die Skalierung von Automatisierung.

Ein System kontinuierlichen Lernens ist der einzige Weg, um das Tempo zu erreichen und aufrechtzuerhalten, das notwendig ist, um den Bedürfnissen des „Automation-First“-Zeitalters gerecht zu werden.

Ihr erster Schritt zum Aufbau eines Systems kontinuierlichen Lernens ist die Dokumentation neuen Wissens, sobald verschiedene Menschen es schaffen.

Die Automatisierung eines Prozesses bietet oft Lektionen für den nächsten. Wenn Sie die Schritte, die Sie unternommen haben, einschließlich der Stolpersteine, nicht dokumentieren, müssen Sie jedes Mal von vorne beginnen. Gute Dokumentation hilft Ihrer Organisation, doppelte Arbeit zu reduzieren und die Geschwindigkeit nachfolgender RPA-Bereitstellungen zu steigern.

Ihr CoE kann als Leitfaden fungieren, der diese Dokumentation umsetzbar macht. Das CoE zentralisiert die Best Practices, die Ihre Teams lernen, und speichert Vorlagen, die Ihre Teams nutzen können, um Roboter schneller bereitzustellen.

Ihre Wissensquellen sind nicht auf interne Lektionen beschränkt.

Wenn Sie der großen und schnell wachsenden RPA-Community beitreten, können Sie von RPA-Entwicklern und Unternehmen weltweit lernen. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, sich in diesen Communities zu engagieren, desto mehr können Sie das Wissen der gesamten Branche nutzen.

Bei UiPath betrachten wir die Demokratisierung von Robotern als wesentlichen Teil des „Automation-First“-Zeitalters. Wir bieten zahlreiche Wege für RPA-Interessierte, kostenlose Schulungen zu finden, mit Gleichgesinnten Probleme zu lösen und Lektionen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Erfahrungen zu ziehen. UiPath Go! bietet einen Marktplatz für Automatisierungen, und UiPath Connect! ist ein Netzwerk, in dem Entwickler sich vernetzen können.

Weiterführende Lektüre: Ihr Recht auf Roboter: Weniger warten, die Zukunft der Bildung schmieden und die lokale Wirtschaft verbessern.

Der Schlüssel zum Aufbau eines dauerhaften kontinuierlichen Lernsystems ist, Ziele zu schaffen, die jede einzelne Technologie überdauern. Wenn Roboter Ihre Mitarbeiter von lästiger Arbeit befreien, hat Ihre Organisation die Chance, Mitarbeiter zu ermutigen, diese Zeit für Selbstentwicklung zu nutzen. Wenn sie das tun, belohnen Sie Mitarbeiter, die neue Fähigkeiten erlernen. Führungskräfte können ein Vorbild sein, indem sie sich selbst zur Selbstentwicklung verpflichten.

Automatisierung gibt Ihren Mitarbeitern die Chance, dem Tagesgeschäft zu entfliehen und das große Ganze zu sehen – den Kontext, in dem ihre Arbeit existiert, und die Ziele, zu denen sie beiträgt. Mit dieser Freiheit können sie das Unternehmen verbessern, indem sie zuvor unterbewertete Fähigkeiten einsetzen oder neue erlernen – RPA-bezogen oder nicht.

Roboter nutzen, um Menschen zu befähigen

„Automation-First“-Unternehmen gedeihen mit der Unterstützung einer Kultur, die Neugier, Problemlösung und Innovation umarmt. Die übergreifende Herausforderung besteht darin, zu demonstrieren, dass Automatisierung den Menschen zurück in die Arbeit bringt.

Die Wurzel der Arbeitsplatzentfremdung ist Arbeit, die eintönig ist – Arbeit, die Menschen zwingt, ihre kreativen Energien für sich wiederholende Aufgaben zu verschwenden. Entgegen pessimistischer Annahmen wird die Hinzufügung von Robotern die Arbeit humanisieren, indem sie Menschen befähigt.

Eine Kultur, die in diesem Prinzip verwurzelt ist, ist eine Kultur, die sich an das „Automation-First“-Zeitalter und die noch unvorhergesehenen Herausforderungen jenseits davon anpassen kann.

Die Übersetzung dieser kulturellen Prinzipien in die Realität erfordert ein Betriebsmodell, das die volle Kraft von RPA nutzt. In einem kommenden Beitrag werden wir fünf operative Best Practices untersuchen, die Ihr Potenzial realisierbar machen.