Fünf kulturelle Best Practices für das Automation First Enterprise

Wie bei jeder neuen Technologie kann die Automatisierung in Ihrem Unternehmen Ängste hervorrufen. Werden Software-Roboter Jobs übernehmen? Erhöht die Automatisierung die Arbeitslosigkeit? Was hält die Zukunft bereit?

Die Forschung ist optimistisch.

Das Weltwirtschaftsforum zeigt, dass die Automatisierung netto 60 Millionen neue Arbeitsplätze schaffen wird. Diese neuen Arbeitsplätze sowie bestehende werden von der Verfügbarkeit von Software-Robotern profitieren, die sich wiederholende Aufgaben erledigen können, wodurch Menschen mehr kreative Arbeit leisten können.

Darüber hinaus stellte ein Bericht von Deloitte Global über Robotic Process Automation (RPA) fest, dass 50 % der alltäglichen Arbeit für die Automatisierung geeignet sind, was die Arbeit für Millionen von Mitarbeitern erleichtern wird.

Doch Tatsachen allein werden die Ängste nicht zerstreuen. Der Erfolg mit der Automatisierung hängt davon ab, den Mitarbeitern zu zeigen, wie die Automatisierung ihr Leben einfacher macht, und sie zu befähigen, eine von Softwarerobotern unterstützte Zukunft anzunehmen. Herausforderungen sind unvermeidlich, aber eine starke Unternehmenskultur und das nachhaltige Vertrauen Ihrer Belegschaft sind es, die es Ihnen ermöglichen, zu bestehen.

In diesem Artikel untersuchen wir fünf kulturelle Best Practices, die Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

1. Ändern Sie die Denkweise

So begeistert Ihre RPA-Champions auch von der Automatisierung und Ihre C-Suite-Führungskräfte von den Vorteilen sein mögen, die Mitarbeiter reagieren möglicherweise mit Angst.

Mitarbeiter befürchten möglicherweise, dass sie durch Roboter ersetzt werden und langfristig nicht die richtigen Fähigkeiten haben oder erwerben, um in der Zukunft der Arbeit erfolgreich zu sein. Entgegen dieser Annahme, The Economist Intelligence Unit berichtet, dass 79 % der CEOs der Meinung sind, dass die Automatisierung am effektivsten ist, wenn sie Menschen ergänzt, nicht, wenn sie sie ersetzt.

Automatisierung ist Erweiterung, kein Ersatz

Der Wechsel zu dieser Denkweise erfordert, dass Unternehmen ihre Technologiebereitstellungen mit einem empathischen, auf den Menschen ausgerichteten Change-Management-Programm verbinden.

Machen Sie sich mit der Gefahr vertraut, die Veränderungen darstellen können. Roboter können Dinge tun, die Menschen nicht können, daher muss Ihr Change-Management-Programm den Mitarbeitern zeigen, wie diese Störung ihr Arbeitsleben verbessern wird.

Demonstrieren Sie eine alternative Denkweise, die sich darauf konzentriert, Ziele durch Roboter-Mensch-Kollaboration zu erreichen. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich diesen Veränderungen zu stellen, und genießen Sie die Gelegenheit, zur Transformation beizutragen. Software-Roboter sind dazu da, Ihren Mitarbeitern das Leben zu erleichtern, aber ihre Beteiligung hängt von der Fähigkeit ab, dies zu sehen.

Da RPA Ihre Organisation flexibler macht, erhalten Ihre Mitarbeiter auch den Raum, um an Problemen höherer Ordnung zu arbeiten, während Roboter sich wiederholende, mühsame Arbeiten erledigen. Die Vorteile dieser freigesetzten Kapazität kommen zur Geltung, wenn sich die Mitarbeiter auf die Ergebnisse konzentrieren, die sie mit Robotern erzielen können.

Max Healthcare beispielsweise, eines der größten Krankenhausnetzwerke in Nordindien, hatte Mühe, große Mengen an Patiententransaktionen manuell zu verarbeiten. Nach der Einführung der UiPath Enterprise RPA-Plattform konnte das Netzwerk nicht nur diese Prozesse rationalisieren, sondern auch den Weg der digitalen Transformation beschleunigen.

Nachdem sie sich von der Lösung des Problems langsamer, ineffizienter Prozesse verabschiedet hatten, konnte Max Healthcare erkennen, dass Roboter Lösungen geschaffen haben, die zuvor für Menschen nicht möglich waren. Durch die Möglichkeit, ihre Datenquellen abzugleichen, konnte das Netzwerk abschätzen, wann Aufgaben erledigt und welche Unterstützung benötigt werden würde, was zu einer viel genaueren Planung führte.

Ein auf den Menschen ausgerichteter Change-Management-Prozess betonte die greifbaren Vorteile dieser Transformation. Die Mitarbeiter von Max Healthcare schafften nicht nur mehr, sondern konnten auch weiter vorausplanen.

Wenn Sie über bevorstehende Änderungen kommunizieren, kehren Sie zum Endziel zurück. Ihre Organisation übernimmt kein Tool – Sie behandeln echte Schmerzpunkte.

2. Binden Sie die Führung ein

Das Ausmaß des Engagements der Führungskräfte Ihres Unternehmens für die Automatisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der Kultivierung einer Automatisierungs-ersten Denkweise.

Wenn die Automatisierung zum ersten Mal auftaucht, besitzt normalerweise ein RPA-Führungskraft von der Geschäftsseite die Automatisierung. Sie entwerfen einen Proof of Concept (POC) und binden bei Bedarf verschiedene Mitarbeiter ein.

Wenn die Automatisierung ausgereift ist und RPA über das Pilotprojekt hinaus skaliert, werden die Geschäfts- und IT-Einheiten die Eigentümerschaft teilen. Dieser Übergang ist notwendig, um den Prozess des Entwerfens, Testens und Verteilens von Software-Robotern zu standardisieren.

Die nächste Wachstumsphase erfordert die Unterstützung der C-Suite. In den vorherigen Phasen ist die Automatisierung weitgehend in jeder Abteilung gefangen. Mit der C-Suite an Bord und Fortschritten bei der Skalierung der Automatisierung als Schlüsselkennzahl für ihren Erfolg können sie die Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen. Sobald die Automatisierung abteilungsübergreifend fließen kann, kann Ihre Organisation mit der Transformation beginnen.

Je besser die Führung die Automatisierung und die Vorteile versteht, die sie bietet, desto mehr priorisieren sie ihre Beschleunigung.

Zeigen Sie Führungskräften der C-Suite den POC, der RPA in Ihrem Unternehmen begründet hat. Erklären Sie die Vorteile, die es geschaffen hat, und zeigen Sie, wie diese Vorteile skaliert werden können. Ein gut produziertes Demovideo ist oft der beste Weg, um die Verbesserungen, die RPA bietet, anschaulich zu demonstrieren und zu argumentieren, wie Automatisierung Geld sparen, Risiken reduzieren, Compliance sicherstellen und organisatorische Ziele erreichen kann.

Mit einer automatisierten Denkweise können Führungskräfte die Einführung der Automatisierung im gesamten Unternehmen fördern.

Führung ist der Schlüssel zum Abbau von Silos

Sobald Führungskräfte die Automatisierung als hohe Priorität und als Mittel zur Erreichung strategischer Ziele betrachten, kann sich diese Priorisierung auf die gesamte Organisation ausdehnen.

3. Bauen Sie eine Brücke zwischen der IT und den Geschäftsbeteiligten

The Economist Intelligence Unit berichtet, dass 46 % der CEOs es als Best Practice ansehen, sowohl die IT als auch die Geschäftsbereichsleiter zu Beginn des Automatisierungsprozesses einzubeziehen.

Die Trennung von IT und Geschäftseinheiten isoliert Lösungen und Probleme

Geschäftseinheiten haben nützliche Einblicke in ihre Prozesse und die Probleme, die diese Einheiten zu lösen versuchen. Ihre Perspektiven vor Ort sind nicht ersetzbar. Die IT stellt die Infrastruktur und Governance-Verfahren bereit, um Automatisierungslösungen praktikabel zu machen.

Nur gemeinsam und mit der Unterstützung ihrer Führung werden Business und IT in der Lage sein, regelmäßig Chancen zu entdecken und geeignete Robotereinsätze aufzubauen.

Sobald Geschäfts- und IT-Stakeholder zusammenarbeiten, können sie Pipelines aufbauen, Silos verbinden und das Design und die Wartung eines erfolgreichen robotergestützten Center of Excellence (CoE) erleichtern. Ein ausgereifter CoE wird eine breitere Beteiligung an der organisatorischen Transformation fördern und ermöglichen.

Jeder ist bis zu einem gewissen Grad ein Anführer, und jeder hat eine Perspektive, die es wert ist, geteilt zu werden. Mit Robotern, die allen zur Verfügung stehen, wird jeder Mitarbeiter gerüstet sein, um Probleme zu lösen, die zuvor unlösbar gewesen wären.

Sie können dieses Gefühl der Eigenverantwortung auf vielfältige Weise fördern, z. B. indem Sie den Mitarbeitern erlauben, die Roboter zu benennen, wie es Tarsus Distribution mit Betsy, dem Softwareroboter (und schließlich Betsy 2, 3 und 4), getan hat. „Betsy ist meine beste Freundin“, sagte ein Tarsus-Mitarbeiter zu Tim Proome, Vertriebsleiter für Lieferketten bei Tarsus.

Jeder Mitarbeiter kann Probleme sehen und fragen, ob Roboter helfen können. Die Suche nach RPA-Anwendungsfällen kann zu einer unternehmensweiten Anstrengung werden. Business und IT können zusammenarbeiten, um Prozesse mit dem höchsten Return on Investment (ROI) zu priorisieren und die Implementierung herauszufinden.

Je mehr Befürworter der Automatisierung Ihr Unternehmen hat, desto mehr können Sie Optimismus in Bezug auf neue Arbeitsweisen verbreiten.

4. Bewusstsein verbreiten und Begeisterung wecken

Wie viel ungenutztes Potenzial nutzt Ihre Belegschaft nicht? Vor der Automatisierung war dies eine müßige Frage – selbst wenn Unternehmen ihr wahres Potenzial erkannten, fehlten ihnen die Ressourcen, um es zu maximieren.

Mit skaliertem RPA können Sie endlich damit beginnen, das wahre Potenzial Ihres Unternehmens auszuschöpfen

Dieses Potenzial hängt jedoch von einem unternehmensweiten Bewusstsein und Engagement ab. Je mehr Sie greifbare Ergebnisse fördern können, desto mehr Begeisterung können Sie aufbauen.

Für viele Mitarbeiter sind ROI- und Produktivitätsverbesserungen zu abstrakt, um Begeisterung zu wecken. Entdecken und kommunizieren Sie stattdessen, welchen Nutzen jedes Team aus der Verfügbarkeit von Software-Robotern ziehen wird. Das Ziel ist es, ein Bewusstsein zu schaffen und die Mitarbeiter dann dazu zu bringen, sich von Automatisierung zu begeistern.

So wie Bewusstsein zu Begeisterung führt, führen abstrakte Vorteile zu greifbaren Vorteilen und Verbesserungen in der Organisation führen zu Verbesserungen im täglichen Leben der Mitarbeiter.

Beispielsweise hat Coca-Cola İçecek (CCI), ein großer Abfüller von Coca-Cola, das Bewusstsein über einen RPA-Hackathon geschärft, an dem Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen teilnahmen. Während des Hackathons erklärte CCI die Technologie und ihre Vorteile. Im Laufe eines Tages konnte CCI Mitarbeiter dazu bringen, ihre Probleme zu besprechen und dann einen Software-Roboter zum Laufen bringen, um sie anzugehen.

Das Abstrakte wurde greifbar, und aus Neugier wurde Begeisterung.

Letztendlich wird die Beziehung Ihres Unternehmens zu Software-Robotern zu einer Funktion, die es verdient, überall dort erwähnt zu werden, wo es angebracht ist. Interne Marketing- und Kommunikationsteams können Videos von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden erstellen, die die Vorteile teilen, die ihnen aufgefallen sind, als Roboter die mühsamen Aspekte ihrer Arbeit übernommen haben. Dies wird weitere Ängste abbauen und andere Mitarbeiter für den Einsatz von Robotern begeistern.

In der ersten Ära der Automatisierung wird es Ihnen sogar zugute kommen, der Automatisierung bei Ihrer Personalbeschaffung Priorität einzuräumen. Marketing- und Mitarbeiter-Onboarding-Mitarbeiter sollten der Tatsache Priorität einräumen, dass sie mit Robotern arbeiten werden. Eines der sichersten Anzeichen dafür, dass sich Ihr Unternehmen verändert hat, ist, dass Sie Mitarbeiter anziehen, die vom ersten Tag ihrer Beschäftigung an von der Automatisierung begeistert sind.

5. Machen Sie das Lernen zu einem kontinuierlichen Ziel

The Economist Intelligence Unit fanden heraus, dass 88 % der CEOs glauben, dass die Automatisierung die menschliche Leistung beschleunigen wird, aber 29,3 % nannten einen Mangel an relevanten Talenten und Fähigkeiten als größte Herausforderung für die Skalierung der Automatisierung.

Ein System des kontinuierlichen Lernens ist der einzige Weg, um die Geschwindigkeit zu erreichen und aufrechtzuerhalten, die erforderlich ist, um die Anforderungen der ersten Ära der Automatisierung zu erfüllen.

Ihr erster Schritt zum Aufbau eines Systems des kontinuierlichen Lernens besteht darin, neues Wissen zu dokumentieren, während verschiedene Personen es erstellen.

Die Automatisierung eines Prozesses bietet oft Lehren für den nächsten. Wenn Sie die Schritte, die Sie unternommen haben, einschließlich der Stolpersteine, nicht dokumentieren, müssen Sie jedes Mal von vorne beginnen. Eine gute Dokumentation hilft Ihrem Unternehmen, doppelte Arbeit zu reduzieren und die Geschwindigkeit nachfolgender RPA-Bereitstellungen zu steigern.

Ihr CoE kann als Leitfaden dienen, der diese Dokumentation umsetzbar macht. Das CoE zentralisiert die Best Practices, die Ihre Teams lernen, und speichert Vorlagen, die Ihre Teams verwenden können, um Roboter schneller bereitzustellen.

Ihre Wissensquellen sind nicht auf internen Unterricht beschränkt.

Wenn Sie der großen und schnell wachsenden RPA-Community beitreten, können Sie von RPA-Entwicklern und Unternehmen auf der ganzen Welt lernen. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen können, sich in diesen Communities zu engagieren, desto mehr können Sie das Wissen der gesamten Branche nutzen.

Bei UiPath betrachten wir die Demokratisierung von Robotern als einen wesentlichen Teil der ersten Ära der Automatisierung. Wir bieten RPA-Interessierten zahlreiche Möglichkeiten, kostenlose Schulungen zu finden, Fehler mit anderen Benutzern zu beheben und Lehren aus einer Vielzahl unterschiedlicher Erfahrungen zu ziehen. UiPath Go! bietet einen Marktplatz für Automatisierungen und UiPath Connect! ist ein Netzwerk, in dem sich Entwickler verbinden können.

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Der Schlüssel zum Aufbau eines dauerhaften kontinuierlichen Lernsystems besteht darin, Ziele zu schaffen, die jede einzelne Technologie ersetzen. Da Roboter Ihre Mitarbeiter von mühsamer Arbeit befreien, hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeiter zu ermutigen, diese Zeit für die Selbstentwicklung zu nutzen. Wenn dies der Fall ist, belohnen Sie Mitarbeiter, die neue Fähigkeiten erlernen. Führungskräfte können ein Beispiel geben, indem sie sich auch zur Selbstentwicklung verpflichten.

Die Automatisierung gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, dem Alltag zu entfliehen und das Gesamtbild zu sehen, den Kontext, in dem sich ihre Arbeit befindet, und die Ziele, zu denen sie beiträgt. Mit dieser Freiheit können sie das Unternehmen verbessern, indem sie zuvor nicht genutzte Fähigkeiten anwenden oder neue Fähigkeiten erlernen – RPA-bezogen oder nicht.

Roboter einsetzen, um Menschen zu stärken

Unternehmen, die zuerst auf Automatisierung setzen, gedeihen mit der Unterstützung einer Kultur, die Neugier, Problemlösung und Innovation umfasst. Die übergreifende Herausforderung besteht darin, zu zeigen, dass die Automatisierung den Menschen wieder in die Arbeit einbezieht.

Die Wurzel der Entfremdung am Arbeitsplatz ist Arbeit, die banal ist – Arbeit, die von Menschen verlangt, ihre kreative Energie für sich wiederholende Aufgaben zu verschwenden. Entgegen pessimistischer Annahmen wird die Hinzufügung von Robotern die Arbeit menschlicher machen, indem sie Menschen befähigt.

Eine Kultur, die in diesem Prinzip verwurzelt ist, ist eine Kultur, die sich an die erste Ära der Automatisierung und die noch ungesehenen Herausforderungen, die dahinter liegen, anpassen kann.

Die Umsetzung dieser kulturellen Prinzipien in die Realität erfordert ein Betriebsmodell, das die volle Leistungsfähigkeit von RPA nutzt. In einem der nächsten Beiträge werden wir fünf Best Practices für den Betrieb untersuchen, die Ihr Potenzial realisierbar machen.