ERP-Softwareserie:Entwicklung von Benutzeranforderungen

Sobald ein Unternehmen die wichtigen Wertversprechen für die weitere Auswahl und Implementierung neuer oder aktualisierter Software ermittelt hat, ist es an der Zeit, die detaillierten Anforderungen für das neue System zu formulieren. Diese Anforderungen sind entscheidend, um die beste Passform und den endgültigen Wert der neuen Lösung zu bestimmen.

Zwei Kategorien von Anforderungen

Anforderungen sollten sowohl als „aktueller Zustand“ als auch als „zukünftiger Zustand“ klassifiziert werden. Aktuelle staatliche Anforderungen werden vorgestellt, um potenziellen Anbietern zu erklären, wie das Unternehmen heute Geschäfte macht. Der aktuelle Geschäftsprozess wird nicht nur durch die aktuellen Geschäftsbedingungen beeinflusst, sondern auch durch die Einschränkungen der aktuellen Software in Bezug auf die Verarbeitung von Transaktionen und die Interaktion Ihres Unternehmens mit seinen Kunden und Lieferanten.

Zukünftige staatliche Anforderungen stellen dar, wie das Unternehmen in Zukunft arbeiten und Software zur Unterstützung seiner Funktionsweise einsetzen möchte. Die Zukunft sollte in Form von 5 bis 7 Jahren definiert werden. Obwohl kein Unternehmen genau vorhersagen kann, wie es in sieben Jahren operieren wird, kann sich ein Unternehmen vorstellen, wie es seine Geschäfte führen will und welche Arten von Software- und Hardwaretechnologie es benötigt, um seine langfristige Strategie zu erreichen.

Geschäftsprozesskarten

Unternehmen müssen auch überlegen, wie sie Informationen über ihre aktuellen und zukünftigen Aktivitäten sammeln möchten. Offensichtlich basiert die Sammlung von Informationen auf der Interaktion zwischen den aktuellen Benutzern und denjenigen in der Organisation, die für die Präsentation der gesammelten Informationen an Anbieter verantwortlich sind.

Einige Unternehmen sind in der Lage, Geschäftsprozesskarten zu erstellen, die die vollständige Struktur jedes Aspekts ihrer aktuellen und zukünftigen Geschäftsprozesse darstellen. Diese Karten verwenden Eingaben von Personen im Unternehmen, die mit Transaktionen in einer bestimmten Geschäftsaktivität arbeiten. Eine Liste potenzieller Karten sowohl des aktuellen Status als auch der zukünftigen Status von Geschäftsprozessen kann die folgenden Arbeitsabläufe umfassen:

• CRM
• Angebots- und Auftragserfassung
• Kundendienst
• Engineering – zur Unterstützung der Angebotserstellung und zur Unterstützung der Fertigung
• Lieferkette/Einkauf
• Lagerverwaltung/Bestandsverwaltung/Eingang
• Planung und Terminplanung
• Arbeitsaufträge und Fertigungsberichte
• Versand
• Qualität
• Buchhaltung – Kreditorenbuchhaltung und Barauszahlungen
• Buchhaltung – Abrechnung/Debitorenbuchhaltung/Kassenantrag
• Buchhaltung – Hauptbuch

Geschäftsprozesskarten sollten alle Eingaben und Ausgaben in Bezug auf die aktuellen und zukünftigen Geschäftsprozesse enthalten. Diese Aktivitäten sollten mit Indikatoren dafür „überlagert“ werden, welche Software verwendet wird, um die aktuelle Aktion zu unterstützen. Beispiele können Aktivitäten sein, die das aktuelle ERP-System verwenden, Aktivitäten, die MS Excel oder Access-Datenbanken verwenden, oder Aktivitäten, die manuell ausgeführt werden.

Durch die Farbcodierung der Aktivität können die Kartenleser visualisieren, wie viel von jeder Technologie zur Unterstützung der aktuellen und geplanten Geschäftsprozesse verwendet wird. Zu den sichtbaren Vorteilen der zukünftigen Zustandskarte dürfte die einheitliche Farbgebung der zur Auswahl vorgesehenen neuen Software und der Wegfall anderer Farben, insbesondere derjenigen für Excel-Tabellen und Access-Datenbanken, gehören.

Checklisten

Checklisten werden seit Jahrzehnten zur Auswahl von Software verwendet. Checklisten basieren in der Regel auf dem Wissen eines Dritten, der buchstäblich Hunderte oder Tausende von funktionalen Anforderungen auflistet, die ähnlich wie in der obigen Liste gruppiert sind. Viele dieser Checklisten sind mit Datenbanken mit Ja/Nein-Fähigkeit einer Reihe von Softwareanbietern verbunden. Durch das Ausfüllen der Checkliste erhält der Benutzer eine Liste der ERP-Anbieter, die die Anforderungen des Benutzers am besten erfüllen können.

Die Herausforderung bei Checklisten besteht darin, wie die zugrunde liegende Datenbank entwickelt wurde. Anbieter sind nicht immer ganz offen, ob sie bestimmte Funktionen bereitstellen, sondern wie die Software die Informationen tatsächlich bereitstellt.

Ob die spezielle Lösung für ein Unternehmen mit einem Umsatz von 5 bis 25 Millionen US-Dollar oder für ein Unternehmen mit einem Umsatz von 250 bis 500 Millionen US-Dollar geeignet ist, muss geklärt werden. Ein extremes Beispiel ist, dass SAP und Oracle Funktionen zur Unterstützung der oben genannten Geschäftsprozessbereiche bereitstellen, ebenso wie JobBOSS und E2 (beliebte Jobshop-Lösungen). Es muss eine Übereinstimmung zwischen Lösungsumfang, Anforderungen und Budget (Wertversprechen) sowie zwischen Branche und grundlegender Fertigungsstruktur zwischen diskreter Fertigung und Prozessfertigung geben.

Wenn eine Organisation eine Checkliste (Dienstleistung) verwendet, stellen Sie sicher, dass die Checkliste zuerst ausgefüllt ist, kaufen Sie die für jeden Bereich verantwortlichen Mitarbeiter und überprüfen Sie sie dann von einem unternehmensweiten Team, das individuelle Antworten auf unternehmensweite Vorgänge und Bedürfnisse beziehen kann.

Erzählungen

Die Präferenz des Autors ist ein narratives Dokument, das die aktuellen staatlichen Prozesse erklärt und zukünftige staatliche Bedürfnisse diskutiert. Durch die Befragung der Personen im Geschäftsprozess können Narrative erstellt werden, die die Geschichte erzählen, wie das Unternehmen heute läuft und wie es in Zukunft funktionieren möchte. Es kann ein solider Detaillierungsgrad präsentiert werden, der es dem Anbieter ermöglicht, das Geschäft vollständig zu verstehen. Erzählungen können auch ergänzt werden durch die Aktivitäten des Unternehmens, warum das Unternehmen nach neuer Software sucht (das Wertversprechen) und welche Technologie derzeit eingesetzt wird.

Was der Anbieter überprüfen möchte

Aufgrund des Feedbacks, das der Autor in der Vergangenheit erhalten hat, haben die meisten Anbieter Schwierigkeiten, Geschäftsprozess-Maps vollständig zu befolgen, und sind gelangweilt von Checklisten mit 2.000 Funktionen. Erzählungen sind einfacher zu überprüfen. Da Anbieter immer noch viel Zeit damit verbringen, Fragen zu stellen, die bereits in allen drei Dokumenten offengelegt sind, müssen Unternehmen darauf vorbereitet sein, alle Prozesse detailliert zu überprüfen, auch wenn erhebliche Anstrengungen zur Entwicklung der Benutzer- und Softwareanforderungen unternommen werden.

Die Entwicklung der Benutzeranforderungen erfordert erhebliche Anstrengungen und Sorgfalt, da das Dokumentierte die Grundlage dafür ist, wie alternative Softwarelösungen hinsichtlich Passgenauigkeit, Funktion und Wert bewertet werden. Ausgereifte Benutzeranforderungen ermöglichen es einem Anbieter, die umfassendste Darstellung zu erstellen, wie seine Fähigkeiten Ihre Vision des zukünftigen Betriebserfolgs unterstützen.

Es ist wirklich Ihre Schuld, wenn der Anbieter nicht in der Lage ist, seine Leistungsfähigkeit zum besten Vorteil Ihres Unternehmens zu demonstrieren. Die Lösung eines Anbieters, die leicht zu erkennen ist, da sie Ihre grundlegenden Anforderungen nicht erfüllt, sollte niemals für eine Präsentation in Ihrem Konferenzraum erscheinen.

Harry Landsburg , DVIRCs Director of Business Process Technology Consulting, hat mit über 300 Unternehmen zusammengearbeitet, um zu dokumentieren, wie ihre Geschäftsprozesse am besten durch aktualisierte oder neue Software unterstützt werden können. Sein Ansatz, die Arbeitsweise seiner Kunden mit dem Technologiemarkt in Verbindung zu bringen, führt zu einem besseren Auswahl- und Implementierungsergebnis. Weitere Informationen  mehr erfahren  oder  Kontakt uns.