ERP-Software-Serie: Umfassende Benutzeranforderungen erstellen

Sobald ein Unternehmen die wichtigen Wertversprechen für die Fortsetzung der Auswahl und Implementierung neuer oder aktualisierter Software bestimmt hat, ist es an der Zeit, die detaillierten Anforderungen für das neue System zu formulieren, die es unterstützen soll. Diese Anforderungen sind entscheidend für die Bestimmung der besten Passform und des endgültigen Wertes der neuen Lösung.

Zwei Kategorien von Anforderungen

Anforderungen sollten sowohl als „Ist-Zustand“ als auch als „Soll-Zustand“ klassifiziert werden. Ist-Zustands-Anforderungen werden vorgestellt, um potenziellen Anbietern zu erklären, wie das Unternehmen heute Geschäfte macht. Der aktuelle Geschäftsprozess wird nicht nur von den aktuellen Geschäftsbedingungen beeinflusst, sondern auch von den Einschränkungen der aktuellen Software, wie Transaktionen verarbeitet werden und wie Ihr Unternehmen mit seinen Kunden und Lieferanten interagiert.

Soll-Zustands-Anforderungen stellen dar, wie das Unternehmen in Zukunft operieren und Software zur Unterstützung seiner Funktionen einsetzen möchte. Die Zukunft sollte in Bezug auf 5 bis 7 Jahre definiert werden. Obwohl kein Unternehmen genau vorhersagen kann, wie es in sieben Jahren operieren wird, kann ein Unternehmen sich vorstellen, wie es plant, Geschäfte zu machen und welche Arten von Software- und Hardware-Technologie es benötigt, um seine langfristige Strategie zu erreichen.

Geschäftsprozess-Landkarten

Unternehmen müssen auch berücksichtigen, wie sie Informationen über ihre aktuellen und zukünftigen Abläufe sammeln wollen. Offensichtlich basiert die Informationssammlung auf der Interaktion zwischen aktuellen Benutzern und den Personen in der Organisation, die für die Präsentation der gesammelten Informationen an Anbieter verantwortlich sind.

Einige Unternehmen sind in der Lage, Geschäftsprozess-Landkarten zu erstellen, die die vollständige Struktur jedes Aspekts ihrer Ist- und Soll-Zustands-Geschäftsprozesse darstellen. Diese Landkarten nutzen Input von denen im Unternehmen, die mit Transaktionen in einer bestimmten Geschäftsaktivität arbeiten. Eine Liste potenzieller Landkarten sowohl für Ist- als auch für Soll-Zustands-Geschäftsprozesse kann die folgenden Workflows umfassen:

• CRM
• Angebotserstellung und Verkaufsauftragserfassung
• Kundenservice
• Engineering – zur Unterstützung von Angeboten und zur Unterstützung der Fertigung
• Supply Chain / Einkauf
• Lagerverwaltung / Bestandsverwaltung / Wareneingang
• Planung und Terminierung
• Arbeitsaufträge und Shopfloor-Meldungen
• Versand
• Qualität
• Buchhaltung – Kreditoren und Zahlungsausgänge
• Buchhaltung – Rechnungsstellung / Debitoren / Zahlungseingänge
• Buchhaltung – Hauptbuch

Geschäftsprozess-Landkarten sollten alle Eingänge und Ausgänge umfassen, die mit den Ist- und Soll-Zustands-Geschäftsprozessen verbunden sind. Diese Aktivitäten sollten mit Indikatoren „überlagert“ werden, welche Software zur Unterstützung der aktuellen Aktion verwendet wird. Beispiele können Aktivitäten sein, die das aktuelle ERP-System nutzen, Aktivitäten, die MS Excel oder Access-Datenbanken nutzen, oder Aktivitäten, die manuell durchgeführt werden.

Durch Farbcodierung der Aktivitäten können Leser der Landkarten visualisieren, wie viel von jeder Technologie zur Unterstützung der aktuellen und geplanten Geschäftsprozesse verwendet wird. Einer der sichtbaren Vorteile der Soll-Zustands-Landkarte sollte die einheitliche Farbe der geplanten neuen Software und die Beseitigung anderer Farben sein, insbesondere jener für Excel-Tabellen und Access-Datenbanken.

Checklisten

Checklisten werden seit Jahrzehnten zur Softwareauswahl verwendet. Checklisten basieren typischerweise auf dem Wissen eines Dritten, der buchstäblich Hunderte oder Tausende funktionaler Anforderungen auflistet, gruppiert ähnlich wie die obige Liste. Viele dieser Checklisten sind mit Datenbanken der Ja/Nein-Fähigkeit mehrerer Softwareanbieter verknüpft. Durch das Ausfüllen der Checkliste wird der Benutzer in den Besitz einer Liste von ERP-Anbietern versetzt, die am besten in der Lage sind, die Bedürfnisse des Benutzers zu erfüllen.

Die Herausforderung bei Checklisten liegt darin, wie die zugrunde liegende Datenbank entwickelt wurde. Anbieter sind nicht immer vollständig offen darüber, ob sie bestimmte Funktionalitäten bereitstellen, sondern wie die Software die Informationen tatsächlich bereitstellt.

Ob die bestimmte Lösung für ein Unternehmen mit einem Umsatz von 5 bis 25 Millionen Dollar oder für ein Unternehmen mit einem Umsatz von 250 bis 500 Millionen Dollar geeignet ist, erfordert Klärung. Ein extremes Beispiel: SAP und Oracle bieten Funktionalität zur Unterstützung der oben genannten Geschäftsprozessbereiche, und das tun auch JobBOSS und E2 (beliebte Jobshop-Lösungen). Es muss eine Übereinstimmung zwischen Lösungsumfang, Anforderungen und Budget (Wertversprechen) sowie Branche und grundlegender Fertigungsstruktur zwischen diskreter Fertigung und Prozessfertigung geben.

Wenn eine Organisation eine Checkliste (Dienstleistung) verwenden will, stellen Sie sicher, dass die Checkliste zunächst von den Mitarbeitern ausgefüllt wird, die für jeden Bereich verantwortlich sind, und dann von einem unternehmensweiten Team überprüft wird, das individuelle Antworten auf unternehmensweite Abläufe und Bedürfnisse beziehen kann.

Narrative

Der Autor bevorzugt ein narratives Dokument, das die Ist-Zustands-Prozesse erklärt und die Soll-Zustands-Bedürfnisse diskutiert. Durch Interviews mit den Personen im Geschäftsprozess können Narrative erstellt werden, die die Geschichte erzählen, wie das Unternehmen heute läuft und wie es in Zukunft operieren möchte. Es kann ein solides Maß an Details präsentiert werden, das es dem Anbieter ermöglicht, das Unternehmen vollständig zu verstehen. Narrative können auch ergänzt werden durch das, was das Unternehmen tut, warum es nach neuer Software sucht (das Wertversprechen) und welche Technologie derzeit vorhanden ist.

Was der Anbieter prüfen möchte

Aus Feedback, das der Autor in der Vergangenheit erhalten hat, haben die meisten Anbieter Schwierigkeiten, Geschäftsprozess-Landkarten vollständig nachzuvollziehen, und langweilen sich bei Checklisten, die 2.000 Funktionen lang sind. Narrative sind leichter zu prüfen. Anbieter verbringen dennoch viel Zeit damit, Fragen zu stellen, die bereits in allen drei Dokumenten offengelegt sind, sodass Unternehmen darauf vorbereitet sein müssen, alle Prozesse im Detail zu prüfen, auch wenn erheblicher Aufwand in die Entwicklung der Benutzer- und Softwareanforderungen gesteckt wurde.

Erheblicher Aufwand und Sorgfalt müssen in die Entwicklung der Benutzeranforderungen gesteckt werden, da das Dokumentierte die Grundlage dafür ist, wie alternative Softwarelösungen auf Passform, Funktion und Wert bewertet werden. Gut entwickelte Benutzeranforderungen ermöglichen es einem Anbieter, die vollständigste Präsentation darüber zu machen, wie seine Fähigkeiten Ihre Vision von zukünftigem betrieblichen Erfolg unterstützen werden.

Es ist wirklich Ihre Schuld, wenn der Anbieter nicht in der Lage ist, seine Fähigkeiten zum besten Vorteil Ihres Unternehmens zu demonstrieren. Eine Anbieterlösung, die leicht als nicht Ihren grundlegenden Bedürfnissen entsprechend erkennbar ist, sollte niemals in Ihrem Konferenzraum für eine Präsentation auftauchen.

Harry Landsburg, DVIRCs Director of Business Process Technology Consulting, hat mit über 300 Unternehmen gearbeitet, um zu dokumentieren, wie ihre Geschäftsprozesse am besten durch aktualisierte oder neue Software unterstützt werden können. Sein Ansatz, die Art und Weise, wie seine Kunden operieren, mit dem Technologiemarkt in Verbindung zu bringen, führt zu einer besseren Auswahl und Implementierung. Für weitere Informationen erfahren Sie mehr oder kontaktieren Sie uns.