Ermittlung der CMMS-Vorteile mit einfacher Kosten-Nutzen-Analyse

Ein positiver Return on Investment (oder ROI) ist eine wichtige Kennzahl, die nachgewiesen werden muss, bevor eine geschäftliche Investitionsentscheidung getroffen wird. In den meisten Situationen wird der ROI im Zusammenhang mit Marketing- und Vertriebsinvestitionen berechnet, um die Bekanntheit oder den Kundenstamm eines Unternehmens zu erweitern. Es ist nicht nur eine der wichtigsten Metriken, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden können, sondern kann auch eine der am schwierigsten zu berechnenden Metriken sein, insbesondere wenn es um CMMS-Systeme geht.

Schauen wir uns die ROI-Formel an:CMMS-ROI =(Wert – Kosten) / Kosten

Scheint einfach richtig? Rate nochmal. Die Bestimmung der „Wert“-Variablen eines CMMS ist eine komplexe Aufgabe und wird zunehmend schwieriger, je größer Ihr Betrieb ist. Da der Wert in den Bereichen Kosteneinsparung liegt, achten Facility Manager auf Wartungsdaten wie:

• Lebensdauer von Vermögenswerten und Ausrüstung,
• Reduzierte Ausfallzeit,
• Teile und Inventar,
• Gesteigerte Produktivität und

Die Ironie dabei ist, dass die Wertmetriken, die benötigt werden, um mit CMMS-Kaufentscheidungen voranzukommen, dieselben Metriken sind, die von einem Softwaresystem dieser Art generiert werden. Da Facility Manager sich in einem Henne-Ei-Szenario wiederfinden, werden Projekte gestoppt, bevor sie überhaupt begonnen haben.

Wie argumentieren wir also für die Investition in Software, wenn wir ihren ROI nicht ermitteln können? Die Antwort liegt in der Berechnung einer anderen Geschäftsmetrik – Kosten-Nutzen-Analyse.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse bewertet den Kompromiss zwischen dem vorgeschlagenen Nutzen eines Projekts und seinen Kosten. Wenn die Vorteile die Kosten zu überwiegen scheinen, kann ein Unternehmen ein solches Projekt vernünftigerweise vorantreiben. Wenn die Organisation feststellt, dass dies negative Auswirkungen auf die Abteilung haben würde, sollte sie möglicherweise die Gründe für die CMMS-Implementierung neu bewerten. In jedem Fall ist die Bestimmung der CMMS-Vorteile viel einfacher als die Quantifizierung eines Dollarbetrags für seinen Wert, wie Sie es bei der Berechnung des ROI tun würden.

Wie der Name schon sagt, besteht eine IPS-Kosten-Nutzen-Analyse aus zwei Variablen, Kosten und Nutzen. Beide Variablen werden jedoch von mehreren Faktoren bestimmt, die wir jeweils genauer untersuchen werden.

Vorteile

Wir empfehlen, eine Liste aller CMMS-Vorteile für Ihr Unternehmen zu erstellen, sowohl materielle – Sie können einen Geldwert darauf anwenden, als auch immaterielle – intrinsische Vorteile, die möglicherweise schwieriger zu quantifizieren sind.

Handfeste CMMS-Vorteile

• Verlängern Sie die Lebensdauer von Vermögenswerten und Ausrüstung

Eine Fülle von Forschungsergebnissen deutet darauf hin, dass die Implementierung einer formellen vorbeugenden Wartungssoftware die Lebensdauer von Anlagen verlängert. Ein Bericht bestätigt, dass ohne ein PM-Programm die erwartete Nutzungsdauer (EUL) der Anlagen eines Herstellers je nach Anlage um 10–90 % sinken würde.

Eine gängige Statistik, die von der CMMS-Branchenforschung verwendet wird, besagt, dass die durchschnittliche Erhöhung der Lebenserwartung eines Vermögenswerts 20 % beträgt, wenn regelmäßig vorbeugende Wartungsmaßnahmen durchgeführt werden. Ein ähnlicher Ansatz zur Quantifizierung der PM-Implementierung Ihres Unternehmens kann verfolgt werden, indem Sie eine kleine Stichprobe kritischer Geräte/Assets verfolgen und die geschätzte Ausfallzeit mit und ohne PM messen.

Sie können auch mit dem Hersteller des Assets sprechen, um seine EUL besser zu verstehen und wie vorbeugende Wartung helfen kann.

• Reduzierte Ausfallzeiten

Es ist einfach, für eine vorbeugende Wartung zu plädieren, indem man sich die Auswirkungen ansieht, die sie auf die Verringerung der Ausfallzeiten von Geräten hat Dies ist eine wichtige und quantifizierbare Metrik, da die Planung von Wartungsverfahren, anstatt auf den Ausfall von Anlagen ohne Vorwarnung zu warten, die Betriebszeit der Anlage erheblich erhöht. Wenn Ihre Ausrüstung plötzlich außerplanmäßig repariert werden muss, verlangsamt sich die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens, was sich enorm auf Ihr Endergebnis auswirkt.

• Beseitigen Sie manuelle Prozesse

Einer der größten CMMS-Vorteile, die eine CMMS-Software ihren Benutzern bietet, ist die umfassende Automatisierung, und das vorbeugende Wartungsmodul eines CMMS bildet da keine Ausnahme. Arbeitsaufträge werden automatisch in einer bestimmten Häufigkeit generiert und einem bestimmten Techniker zur Fertigstellung vorab zugewiesen.

Darüber hinaus werden E-Mail-Benachrichtigungen im Voraus gesendet, sowohl wenn Arbeiten fällig sind als auch um überfällige Projekte zu kommunizieren. Für Manager werden Berichte automatisch in bestimmten Abständen per E-Mail versendet, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Daten manuell zu sammeln und wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Berichte zu erstellen.

Wartungssoftwaresysteme enthalten auch Arbeitsauftragsvorlagen für Gerätemodelle. Auf diese Weise können Benutzer auf einfache Weise neue PMs für Einheiten mit vorhandenen Modelltypen erstellen, wodurch der Benutzer Zeit spart und sicherstellt, dass alle PMs standardisiert sind. Einige Systeme können auch so eingerichtet werden, dass sie Teile bestellen wenn Mindestmengenschwellenwerte erreicht wurden.

Durch dieses Automatisierungsniveau bleibt dem Wartungspersonal Zeit, sich auf die Wartung von Anlagen und Geräten zu konzentrieren.

• Wartungskosten senken

Wenn Sie kein formelles vorbeugendes Wartungssystem eingerichtet haben, warten Ihre Techniker darauf, dass Geräte ausfallen, und reagieren dann. Dies ist in vielerlei Hinsicht sehr kostspielig. Erstens ist die korrektive Wartung teurer als die geplante vorbeugende Wartung.

In einem Szenario Die Reparaturkosten eines Luftkompressors wurden mit seiner vorbeugenden Wartung verglichen. Es stellte sich heraus, dass der Kompressor bei einem PM-Programm alle 4 Jahre repariert werden müsste, was Kosten von 236 $/Jahr bedeuten würde. Bei vorbeugender Wartung müsste derselbe Kompressor in drei Jahren zu einem Preis von 315 $/Jahr repariert werden.

Obwohl ein Unterschied von 79 US-Dollar auf den ersten Blick nicht signifikant erscheint, sollten Sie die Auswirkungen der Wartung von Dutzenden von Luftkompressoren, Handhabern und HLK-Systemen in mehreren Einrichtungen Jahr für Jahr berücksichtigen. 79 US-Dollar summieren sich schnell zu Zehntausenden von US-Dollar an Wartungsreparaturen in Ihrem gesamten Betrieb.

• Erhöhen Sie die Mitarbeiterproduktivität

Zusätzlich zu den Einsparungen bei Wartungs- und Reparaturkosten wird ein PM-System Ihr Wartungsteam produktiver machen . Durch die Planung der Wartung nach einem festgelegten Zeitplan ist Ihr Team innerhalb seiner Arbeitszeiten besser ausgelastet. Projekte führen nicht zu Überstunden, da alle Jobs sorgfältig geplant und koordiniert werden, damit sie in den Zeitrahmen eines normalen 8-Stunden-Arbeitstages passen. Das Ergebnis sind niedrigere Arbeitskosten und eine bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter. Diese kleinen Anpassungen können einfach über flinke Kalender- und Planungstools innerhalb des Systems vorgenommen werden. Die CMMS-Software erleichtert das Abrufen von Personalplänen und das Vornehmen von Anpassungen.

Alle Produktivitätsinformationen können einfach über ein CMMS-System nachverfolgt und überwacht werden. Arbeitsaufträgen und Berichten können Fälligkeitsdaten und geschätzte Fertigstellungszeiten zugewiesen werden werden dann generiert, um eine Leistungsaufschlüsselung des Wartungsteams anzuzeigen.

• Erstellen Sie eine papierlose Umgebung

Papierbasierte Wartungsaktivitäten mögen die unmittelbaren Anforderungen erfüllen, aber es macht das Führen von Aufzeichnungen zu einem Alptraum. Mit CMMS-Software bewegt sich die Wartungsabteilung weg von Arbeitsaufträgen und Aufgabenlisten auf Papier und hin zu automatisierten Prozessen.

Die Aufbewahrung von Daten an einem zentralen Ort ermöglicht eine kontinuierliche Verfolgung und Messung, während manuelle Methoden keine effiziente Datenerfassung ermöglichen, geschweige denn eine eingehende Analyse für die Berichterstattung. Manager verbringen dann wertvolle Arbeitsstunden damit, Papier zu durchsuchen, um Berichtsdaten oder handgeschriebene Arbeitsaufträge zu finden, um den Wartungsverlauf einer Anlage einzusehen.

Da CMMS-Systeme benutzerfreundlicher werden und bezahlbar – anfängliche Hindernisse für viele Organisationen in der Vergangenheit – Unternehmen sind immer mehr bereit, sich von archaischen papierbasierten Systemen zu lösen.

• Datengestützte Entscheidungen treffen

CMMS-Software ermöglicht Wartungsmanagern und Vorgesetzten den schnellen Zugriff auf Daten und das Treffen fundierter Entscheidungen auf der Grundlage detaillierter Berichte. Wenn Sie Hunderte von Arbeitsaufträgen und Einkäufen haben, die monatlich verarbeitet werden, müssen Manager die Geräteaufzeichnungen verstehen, um ihre Leistung zu messen.

Wartungsmanagementsysteme sind mit Metriken und KPIs ausgestattet, die Manager verwenden, um ihre Abteilungen zu überwachen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung von Prozessen zu treffen. Ohne Metriken arbeiten Manager mit ihrer Intuition und ihrem Bauchgefühl … was, sagen wir, weniger als genau sein kann.

Immaterielle CMMS-Vorteile

• Erhöhte Sichtbarkeit und Transparenz

Als Vorteil von CMMS wird oft die Transparenz übersehen, die es den Abteilungen bringt. Es gibt nichts Schlimmeres als einen Vorgesetzten, der das Team auf die Probe stellt, wie die Leistung verbessert werden muss, ohne dass dies durch Daten unterstützt wird.

Wartungsmanagementsysteme ermöglichen es Managern und Mitarbeitern, sich auf Erwartungen zu einigen und die Leistung zu überwachen, um ihre Methoden anzupassen. Das Messen und Verfolgen von Daten ist im gesamten Wartungsbetrieb Standard, um ein faires Umfeld zu schaffen und dem Manager solide Daten zur Untermauerung seiner Bewertungen zu liefern.

• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Obwohl es schwierig sein mag, das Ausmaß zu berechnen, in dem CMMS-Software die Kundenzufriedenheit beeinflusst, kann man feststellen, dass CMMS seinen Teil dazu beiträgt. Eine dieser Anzeigen wird durch das PM-Programm eines Systems angezeigt.

Wie oben erwähnt, trägt die vorbeugende Wartung dazu bei, Ausfallzeiten von Anlagen zu verringern und die Gesamtproduktivität zu steigern. Kunden sind zufrieden, wenn ihre Bestellungen pünktlich und korrekt versandt werden, Aspekte, die ohne die Hilfe automatisierter Prozesse nicht immer möglich wären.

• Verbesserte Mitarbeitermoral

Einfach ausgedrückt:Ein kompetenter Mitarbeiter ist glücklicher und produktiver. CMMS-Systeme bieten Wartungspersonal einfache Werkzeuge, um ihre Arbeit besser und schneller zu erledigen. Wenn das Management Systeme im Hinblick auf seine Mitarbeiter kauft, sendet dies eine große Botschaft, dass sie geschätzt werden und Verantwortung für ihre eigenen Aufgaben tragen.

Mit zunehmender Eigenverantwortung und Autonomie werden die Mitarbeiter motivierter und leisten effizienter, was wiederum erhebliche Produktivitätsvorteile hat und das Endergebnis steigert. Lesen Sie hier mehr darüber, wie sich Mitarbeitermotivation auf die Produktivität auswirkt

Darüber hinaus signalisiert die Investition in ein CMMS den Mitarbeitern, dass das Management Schritte unternimmt, um Prozesse zu rationalisieren, die möglicherweise veraltet oder nicht intuitiv sind. Manager, die bestrebt sind, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern, werden als positive Führungskräfte und Vorbilder für ihre Mitarbeiter angesehen.

Kosten

Nachdem wir nun eine Liste der CMMS-Vorteile haben, müssen wir uns die CMMS-Kosten ansehen. Wenn es um die mit CMMS verbundenen Kosten geht, müssen Sie sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigen. Für den Zweck dieser Analyse berücksichtigen wir nur webbasierte CMMS-Software.

Direkte Kosten

• Softwarelizenzgebühren

Softwarelizenzgebühren werden entweder jährlich mit einem kleinen Rabatt oder monatlich gezahlt, um das wahrgenommene Käuferrisiko zu mindern. Trotz der Zahlungsfrist sind diese Gebühren fortlaufend und ermöglichen es dem Käufer, als Software-Leasinggeber zu agieren.

Software-Lizenzgebühren variieren von Anbieter zu Anbieter, abhängig von deren Funktionen und Preisstruktur. Obwohl Anbieter normalerweise eine Lizenzgebühr pro Benutzer erheben, bieten andere eine kreativere Preisstruktur an B. Gebühren pro Einrichtung oder Gebäude.

Weitere Informationen zur Suche nach dem besten CMMS für Ihr Unternehmen finden Sie hier in unserem Beitrag . Sobald Sie einige Anbieter im Auge haben, fügen Sie deren anwendbare Lizenzgebühr in Ihre Kosten-Nutzen-Analyse ein.

• Einrichtungsgebühren

Normalerweise, aber nicht immer, sind mit der Implementierung eines IPS-Systems einige Einrichtungskosten verbunden. Diese Kosten variieren je nach Anbieter und benötigtem Servicelevel.

Bei Hippo CMMS lassen 10 % unserer Kunden unsere Ingenieure vor Ort kommen, alle Geräte prüfen und die Datenintegration von Anfang bis Ende handhaben; 75 % liefern Datenblätter für Hippo-Integrationsspezialisten zum Validieren und Importieren; und 15 % verfolgen den Do-It-Yourself-Ansatz.

Standortaudits sind offensichtlich mit höheren Einrichtungskosten verbunden als die Bereitstellung von zu importierenden Datenblättern. Weitere Informationen zur Auswahl des richtigen Einrichtungstyps für Ihre Organisation finden Sie hier in unserem Beitrag und hier .

• Gebühren für Schulung und technischen Support

Es ist eine gute Idee, Ihr CMMS-Budget mit genügend Spielraum aufzufüllen, um potenzielle Schulungs- und technische Supportgebühren zu berücksichtigen. Einer der am häufigsten genannten Gründe für das Scheitern der CMMS-Implementierung ist mangelnde Schulung und Unterstützung durch den Anbieter.

Personalisierte Schulungen sind der beste Weg, um die verschiedenen Funktionen, die ein CMMS zu bieten hat, richtig zu verstehen und können für jeden Ihrer Benutzer zur Relevanz bereitgestellt werden. Die gute Nachricht ist, dass viele Anbieter jetzt kostenlose Schulungen und technischen Support für einen bestimmten Zeitraum anbieten oder diese Dienste in die Lizenzgebühr packen.

Immer mehr Anbieter beginnen zu verstehen, wie wichtig es ist, diesen wichtigen Service anzubieten, also achten Sie darauf, während Ihrer Recherchephase danach zu suchen.

Bei Hippo CMMS bieten wir Erstschulung und kontinuierlichen technischen Support an kostenlos.

Indirekte Kosten

Die Kosten, die mit der Änderung von Prozessen und der Einarbeitung von Mitarbeitern bei der Implementierung von CMMS-Software verbunden sind, werden oft übersehen und sind schwer abzuschätzen. Es gibt keine wirkliche Möglichkeit, diese Zahl genau zu quantifizieren, aber es ist wichtig, dass Sie diesem Prozess Zeit widmen.

Das Onboarding umfasst mehrere Runden von Schulungssitzungen mit allen Benutzern über einen Zeitraum von einigen Monaten bis zu einem Jahr, abhängig von der Größe Ihres Wartungsteams, dem Umfang der erweiterten Funktionen, die Sie verwenden möchten, und der drastischen Änderung eines automatisierten CMMS aus Ihrem aktuellen Betrieb stammen.

Wenn Sie ein Team von 40 Wartungsmitarbeitern haben, die noch nie ein CMMS-System verwendet haben, stoßen Sie möglicherweise auf mehr Widerstand und eine steilere Lernkurve. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um ein CMMS in Ihren Betrieb zu integrieren, und stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Schritt Feedback von Ihrem Team erhalten.

Weitere Tipps zur Optimierung Ihrer Schulungssitzungen und zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen CMMS-Implementierung finden Sie hier in unserem Beitrag

Es steht außer Frage, dass CMMS-Software ihren Benutzern einen Mehrwert bietet. Warum sonst sollten immer mehr Unternehmen aufspringen und für einen neuen automatisierten Prozess bezahlen? Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass ein CMMS Ihrer Organisation genügend Nutzen bringt, um die Gesamtkosten für Zeit und Geld zu überwiegen.

Konzentrieren Sie sich bei der Ermittlung der Kosten auf den Dollarwert der Lizenzgebühren, Einrichtungskosten und administrativen Arbeitsstunden, die zur Implementierung des Systems aufgewendet werden. Bestimmen Sie für die Vorteile die Kosten von Maschinenausfallzeiten und die Wichtigkeit, die Langlebigkeit Ihrer Anlagen zu erhöhen.

Ein solides System hilft Unternehmen auch, Zeit und Geld zu sparen, indem es Prozesse rationalisiert und die Notwendigkeit reduziert, papierbasierte Arbeitsaufträge zu sortieren oder Daten zu sammeln. Wenn Sie die Kosten und den Nutzen eines CMMS ermittelt haben, stellen Sie sicher, dass Sie ein positives Ergebnis erzielen.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

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