Optimieren Sie Ihr Wartungsprogramm mit diesen fünf einfachen Schritten

Holen Sie das Beste aus Ihrem Wartungsprogramm heraus

Wenn eine Organisation die Entscheidung trifft, mit dem Kauf eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) fortzufahren oder ein vorhandenes zu aktualisieren, war eine Menge Überlegung erforderlich. Denn es ist eine erwiesene Tatsache, dass die Investition in ein CMMS sowohl Zeit als auch Geld kostet. Hier sind fünf Schritte, die wir empfehlen, um einem Unternehmen dabei zu helfen, den größtmöglichen Return on Investment zu erzielen und die Nutzung von vorbeugender Wartungssoftware zu optimieren.

Schritt Eins:Stellen Sie sicher, dass Sie eine starke und frühzeitige Zustimmung von Management und Benutzern erhalten

Wie jedes andere Business-Management-Tool kann CMMS-Software nur dann ihre Aufgabe erfüllen, wenn die Menschen sie zu einem Teil ihrer täglichen Arbeitsroutine machen. Um die Benutzerakzeptanzraten zu verbessern, ist Feedback von Benutzern und Management darüber erforderlich, was vom System gewünscht und benötigt wird. Als nächstes wird dieser Input bei der Recherche von Softwareoptionen und -anbietern verwendet. Dies trägt dazu bei sicherzustellen, dass das ausgewählte CMMS-System am besten zu den aktuellen Arbeitsabläufen und Geschäftspraktiken des Unternehmens sowie zu den Anforderungen derjenigen passt, die es verwenden werden. Darüber hinaus werden die Projektmanager, sobald das neue System eingerichtet ist, in der Lage sein, mit gutem Beispiel voranzugehen und ihre Teamkollegen zu ermutigen, das System effektiv zu nutzen.

Schritt Zwei:Wo möglich mit anderen Systemen verbinden

Die Verknüpfung von Geschäftssystemen wird dem Benutzer helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und die Mühe zu vermeiden, Daten von einem System in ein anderes erneut einzugeben. Der Benutzer wird in der Lage sein, die unnötige Aufgabe der doppelten Dateneingabe zu vermeiden, die zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Wenn Sie an einem einzigen verbundenen System arbeiten, werden die Daten automatisch auf dem System aktualisiert. Mit dieser Methode arbeitet der Benutzer immer mit den aktuellsten Daten.

Das Teilen und Kommunizieren innerhalb und zwischen Abteilungen wird viel einfacher. Mit einem integrierten Wartungsprogramm haben alle Zugriff auf die gleichen Daten. Es ist nicht mehr notwendig, Informationen aus einem System zu exportieren und sie dann neu zu formatieren, bevor sie mit Kollegen geteilt werden. Durch die Reduzierung der Zeit, die für administrative Aufgaben aufgewendet wird, bleibt Zeit, die besser für andere Dinge wie Produktentwicklung, Marketing und das Wachstum des Unternehmens verwendet werden kann. Produktivitätsgewinne sind ein wichtiges Ergebnis der Nutzung von CMMS-Systemen.

Schritt Drei:Setzen Sie klare Erwartungen und investieren Sie in Schulungen

Bei jedem Kauf eines Wartungsprogramms ist es entscheidend, von Anfang an Nutzungserwartungen festzulegen. Ohne dies ist der Benutzer möglicherweise nicht in der Lage, seine Geschäftsergebnisse vollständig zu erreichen. Durch die Identifizierung spezifischer Nutzungsziele sind die Teammitglieder eher geneigt, die Software so oft wie möglich zu nutzen und mit den Ergebnissen zufrieden zu sein.

Neben der Identifizierung Ihrer Erwartungen ist es auch wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie das System mit praktischen Schulungen verwendet wird, um diese Ziele zu erreichen. Das Training sollte darauf ausgerichtet sein, die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder oder Abteilungen zu erfüllen. Die Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien nach der ersten Live-Schulungssitzung ist eine hilfreiche Referenzressource. Es ist eine gute Idee, sechs Monate nach dem Going Live eine weitere geplante Schulungssitzung durchzuführen. Die zusätzliche Schulung, sobald das Personal bereits mit dem System vertraut ist, ist nützlich, da es den Benutzern die Möglichkeit gibt, neue Fragen beantwortet zu bekommen, und es dem Management ermöglicht, ihre Erwartungen zu verstärken.

Schritt Vier:Verwenden Sie benutzerdefinierte Dashboards, um die wichtigsten Informationen in den Vordergrund zu rücken

In der heutigen schnelllebigen Umgebung ist der schnelle und einfache Zugriff auf wichtige Wartungsanfragen entscheidend für den erfolgreichen Betrieb der Anlage. Hier kommen Dashboards von Facility-Management-Software ins Spiel. Viele von ihnen, einschließlich unseres bei Hippo CMMS, bieten anpassbare Dashboards, die wichtige Daten schnell anzeigen. Dies erleichtert die Arbeit in vielerlei Hinsicht, z. B. durch die Verringerung der Notwendigkeit, lange Berichte zu lesen, sowie durch den einfachen Zugriff auf Arbeitsaufträge, Gerätenutzung und Bestandslisten. Solche Informationen auf den ersten Blick zu haben, spart Zeit und stellt gleichzeitig sicher, dass die getroffenen Entscheidungen auf den aktuellsten Daten basieren. Mit Business-Management-Tools wie CMMS haben Unternehmen die Gewissheit, dass wichtige Entscheidungen auf genauen und aktuellen Daten basieren.

Hippo CMMS bringt traditionelle Dashboards auf eine ganz neue Ebene. Mit ihnen können Sie:

• Importieren Sie Asset-Handbücher, Bilder und andere Informationen für einfachen Zugriff.
• Speichern Sie Routenkarten und Zeichnungen für eine verbesserte Flottenwartung
• Erstellen Sie benutzerdefinierte Bildschirme, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen
• Interaktive Zusammenfassungen von Arbeitsaufträgen anzeigen
• Sammeln Sie alle Asset- und Ausstattungsinformationen (von Modellbildern bis hin zu Tags) in interaktiven Grundrissen

Diese Dashboards eignen sich gut für große Organisationen mit mehreren Einrichtungen in den Bereichen Gesundheitswesen, Behörden, Hotels, Restaurants, Einzelhandel und Bildung.

Schritt Fünf:Regelmäßige Systemprüfungen durchführen

Die vorbeugende Wartung von CMMS ist eine wichtige, aber oft übersehene Übung. Idealerweise finden alle sechs Monate planmäßige Routineüberprüfungen von CMMS statt. Ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, sind:

• Ist meine Software aktuell?
• Erhalte ich die Berichte, die ich benötige?
• Gibt es andere Dinge, die wir automatisieren könnten mit der Software?

Wenn Sie diese Routineprüfungen durchführen, ist es auch ein guter Zeitpunkt, um zu beurteilen, ob aktuelle Benutzer Fragen haben oder ob neue Mitarbeiter eine Systemschulung benötigen.

Wenn Sie diese vorbeugenden Wartungspraktiken befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, das Beste aus Ihrem CMMS herauszuholen.

Hippo CMMS strebt danach, führend im einfachen Wartungsmanagement zu sein. Dies wird durch die Entwicklung benutzerfreundlicher, kostengünstiger Software und den besten Support für unsere Kunden erreicht. Wenn Sie unsere branchenführende Software weiter erkunden möchten, können Sie sie 30 Tage lang kostenlos testen!

Probieren Sie Hippo CMMS selbst aus, um mehr zu erfahren, oder sprechen Sie mit einem Softwarespezialisten.

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