CMMS-ROI maximieren: Ein einfacher Kosten-Nutzen-Leitfaden

Ein positiver Return on Investment (ROI) ist eine wichtige Kennzahl, um eine Geschäftsentscheidung zu begründen. Meist wird ROI im Kontext von Marketing- und Vertriebsinvestitionen berechnet, um die Bekanntheit oder Kundenbasis einer Organisation zu erweitern. Neben der Tatsache, dass er eine der wichtigsten Entscheidungsgrundlagen ist, kann er auch eine der schwierigsten Kennzahlen sein – besonders bei CMMS-Systemen.

Sehen wir uns die ROI-Formel an: CMMS-ROI = (Nutzen – Kosten) / Kosten

Klingt einfach? Weit gefehlt. Die Bestimmung der „Nutzen“-Variable eines CMMS ist eine komplexe Aufgabe und wird umso schwieriger, je größer Ihre Operationen sind. Da der Nutzen in den Bereichen Kosteneinsparung liegt, schauen Facility Manager auf Wartungsdaten wie:

• Lebensdauer von Assets und Geräten
• Reduzierte Ausfallzeiten
• Ersatzteile und Lagerbestand
• Gesteigerte Produktivität

Die Ironie: Die Wertmetriken, die für CMMS-Kaufentscheidungen benötigt werden, sind dieselben Metriken, die von einer solchen Software generiert werden. Facility Manager geraten in ein Henne-Ei-Szenario – Projekte werden gestoppt, bevor sie überhaupt beginnen.

Wie also den Fall für eine Softwareinvestition machen, wenn der ROI nicht ermittelt werden kann? Die Antwort liegt in der Berechnung einer anderen Geschäftskennzahl: der Kosten-Nutzen-Analyse.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse bewertet den Trade-off zwischen den vorgeschlagenen Vorteilen eines Projekts und seinen Kosten. Überwiegen die Vorteile die Kosten, kann ein Unternehmen vernünftigerweise mit dem Projekt fortfahren. Würde es negative Auswirkungen auf die Abteilung haben, sollte man die Gründe für die CMMS-Implementierung überdenken. In jedem Fall ist die Ermittlung von CMMS-Vorteilen viel einfacher als die Quantifizierung eines Dollarbetrags für seinen Wert, wie es bei der ROI-Berechnung der Fall wäre.

Wie der Name sagt, besteht eine CMMS-Kosten-Nutzen-Analyse aus zwei Variablen: Kosten und Nutzen. Beide werden jedoch durch mehrere Faktoren bestimmt, die wir im Detail betrachten.

Vorteile

Wir empfehlen, eine Liste aller CMMS-Vorteile für Ihre Organisation zu erstellen – sowohl greifbare (mit Geldwert quantifizierbar) als auch immaterielle (intrinsische Vorteile, schwerer zu quantifizieren).

Greifbare CMMS-Vorteile

• Lebensdauer von Assets und Geräten verlängern

Zahlreiche Studien zeigen, dass die Implementierung einer formalen präventiven Wartungssoftware die Lebensdauer von Assets verlängert. Ein Bericht bestätigt, dass ohne ein PM-Programm die erwartete Nutzungsdauer (EUL) der Assets eines Herstellers um 10–90 % sinken würde, abhängig vom spezifischen Asset.

Eine häufig zitierte Statistik der CMMS-Branchenforschung besagt, dass die durchschnittliche Steigerung der Lebenserwartung eines Assets bei regelmäßiger präventiver Wartung 20 % beträgt. Ein ähnlicher Ansatz zur Quantifizierung Ihrer PM-Implementierung kann durch Verfolgung einer kleinen Stichprobe kritischer Geräte/Assets und Messung ihrer geschätzten Ausfallperiode mit und ohne PM erfolgen.

Sie können auch mit dem Asset-Hersteller sprechen, um dessen EUL und die Auswirkungen präventiver Wartung besser zu verstehen.

• Ausfallzeiten reduzieren

Der Fall für präventive Wartung lässt sich leicht durch ihren Effekt auf die Reduzierung von Geräteausfallzeiten machen. Dies ist eine wichtige und quantifizierbare Metrik, da die Planung von Wartungsverfahren statt auf unerwartete Ausfälle zu warten die Betriebszeit des Assets signifikant erhöht. Wenn Ihre Geräte plötzlich ungeplante Reparaturen erfordern, verlangsamt sich die Gesamtproduktivität Ihrer Organisation – mit enormen Auswirkungen auf Ihr Endergebnis.

• Manuelle Prozesse eliminieren

Einer der größten CMMS-Vorteile ist die umfangreiche Automatisierung, und das präventive Wartungsmodul bildet da keine Ausnahme. Arbeitsaufträge werden automatisch in einer festgelegten Häufigkeit generiert und einem bestimmten Techniker zur Erledigung zugewiesen.

Zudem werden E-Mail-Benachrichtigungen im Voraus versendet – sowohl wenn Arbeit fällig ist als auch um überfällige Projekte zu kommunizieren. Für Manager werden Berichte automatisch in festgelegter Häufigkeit per E-Mail versendet, wodurch das manuelle Sammeln von Daten und das Erstellen wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Berichte entfällt.

Wartungssoftwaresysteme beinhalten auch Arbeitsauftragsvorlagen für Gerätemodelle. Dies ermöglicht Benutzern, neue PMs für Einheiten mit bestehenden Modelltypen einfach zu erstellen, was Zeit spart und alle PMs standardisiert. Einige Systeme können sogar so eingerichtet werden, dass sie Ersatzteile bestellen, wenn Mindestmengen erreicht sind.

Dieses Maß an Automatisierung schafft Freiraum für Wartungsmitarbeiter, sich auf die Instandhaltung von Einrichtungen und Geräten zu konzentrieren.

• Wartungskosten senken

Ohne formales präventives Wartungssystem warten Ihre Techniker darauf, dass Geräte kaputtgehen, und reagieren dann. Das ist in vielerlei Hinsicht sehr kostspielig. Erstens ist korrektive Wartung teurer als geplante präventive Wartung.

In einem Szenario wurden die Reparaturkosten eines Luftkompressors mit seiner präventiven Wartung verglichen. Mit einem PM-Programm musste der Kompressor alle 4 Jahre repariert werden – Kosten: 236 $/Jahr. Ohne präventive Wartung war eine Reparatur alle 3 Jahre nötig – Kosten: 315 $/Jahr.

Obwohl ein Unterschied von 79 $ auf den ersten Blick nicht signifikant erscheint, bedenken Sie die Auswirkungen bei Dutzenden Luftkompressoren, Luftbehandlungsgeräten und HLK-Systemen über mehrere Standorte hinweg, Jahr für Jahr. 79 $ summieren sich schnell auf Zehntausende Dollar an Wartungsreparaturen über Ihren gesamten Betrieb.

• Arbeiterproduktivität steigern

Zusätzlich zu den Wartungsreparaturkosteneinsparungen macht ein PM-System Ihr Wartungsteam produktiver. Durch die Planung von Wartung nach festem Zeitplan wird Ihr Team innerhalb der Arbeitszeiten besser ausgelastet. Projekte laufen nicht in Überstunden, da alle Aufträge sorgfältig geplant und koordiniert sind, um in einen normalen 8-Stunden-Arbeitstag zu passen. Das Resultat: niedrigere Personalkosten und eine bessere Work-Life-Balance für das Personal. Diese Anpassungen lassen sich leicht über flexible Kalender- und Planungstools im System vornehmen. CMMS-Software erleichtert das Aufrufen von Mitarbeiterplänen und deren Anpassung.

Alle Produktivitätsinformationen werden einfach über ein CMMS-System verfolgt und überwacht. Fälligkeitsdaten und geschätzte Fertigstellungszeiten können Arbeitsaufträgen zugewiesen werden, und Berichte zeigen eine Leistungsaufschlüsselung des Wartungsteams.

• Papierlose Umgebung schaffen

Papierbasierte Wartungsaktivitäten mögen unmittelbare Anforderungen erfüllen, machen die Dokumentation aber zum Albtraum. Mit CMMS-Software bewegt sich die Wartungsabteilung weg von Papier-Arbeitsaufträgen und Aufgabenlisten hin zu automatisierten Prozessen.

Daten an einem zentralen Ort zu speichern, ermöglicht kontinuierliche Verfolgung und Messung, während manuelle Methoden keine effiziente Datenerfassung erlauben – geschweige denn tiefgehende Analysen für Berichte. Manager verbringen wertvolle Arbeitsstunden damit, durch Papier zu wühlen, um Berichtsdaten oder handschriftliche Arbeitsaufträge zu finden, um die Wartungshistorie eines Assets einzusehen.

Da CMMS-Systeme immer benutzerfreundlicher und erschwinglicher werden – früher waren dies Hürden für viele Organisationen – sind Unternehmen zunehmend bereit, veraltete papierbasierte Systeme abzulösen.

• Datengestützte Entscheidungen treffen

CMMS-Software ermöglicht Wartungsmanagern und Vorgesetzten, schnell auf Daten zuzugreifen und fundierte Entscheidungen auf Basis tiefgehender Berichte zu treffen. Wenn Sie hunderte Arbeitsaufträge und Einkäufe monatlich verarbeiten, müssen Manager Gerätedatensätze auswerten, um die Leistung zu beurteilen.

Wartungsmanagementsysteme sind mit Metriken und KPIs ausgestattet, die Manager nutzen, um ihre Abteilungen zu überwachen und informierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung zu treffen. Ohne Metriken arbeiten Manager nach Intuition und Bauchgefühl – was, gelinde gesagt, weniger genau sein kann.

Immaterielle CMMS-Vorteile

• Erhöhte Transparenz und Sichtbarkeit

Oft übersehen als CMMS-Vorteil ist die Transparenz, die es in Abteilungen bringt. Nichts ist schlimmer als ein Vorgesetzter, der das Team über Leistungsverbesserungen ausfragt, ohne Daten zur Untermauerung.

Wartungsmanagementsysteme ermöglichen Managern und Mitarbeitern, Erwartungen abzustimmen und Leistung zu überwachen, um Methoden anzupassen. Das Messen und Verfolgen von Daten ist standardisiert über den gesamten Wartungsbetrieb, um ein Umfeld der Fairness zu schaffen und dem Manager solide Daten für seine Bewertungen zu geben.

• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Obwohl es schwierig sein mag, den Umfang zu berechnen, in dem CMMS-Software die Kundenzufriedenheit beeinflusst, lässt sich feststellen, dass CMMS seinen Teil dazu beiträgt. Ein Indikator zeigt sich durch das PM-Programm des Systems.

Wie oben dargestellt, hilft präventive Wartung, Ausfallzeiten von Assets zu verringern und die Gesamtproduktivität zu steigern. Kunden sind zufrieden, wenn ihre Bestellungen pünktlich und korrekt versendet werden – Aspekte, die ohne automatisierte Prozesse nicht immer möglich wären.

• Verbesserte Mitarbeitermoral

Einfach gesagt: Ein befähigter Mitarbeiter ist glücklicher und produktiver. CMMS-Systeme bieten einfache Tools, damit Wartungspersonal seine Arbeit besser und schneller erledigen kann. Wenn Management Systeme mit Blick auf das Personal kauft, sendet das eine riesige Botschaft: Sie werden wertgeschätzt und haben Eigenverantwortung für ihre Aufgaben.

Mit steigender Eigenverantwortung und Autonomie werden Mitarbeiter motivierter und effizienter – was wiederum signifikante Produktivitätsvorteile bringt und das Endergebnis verbessert. Mehr darüber, wie Mitarbeitermotivation die Produktivität beeinflusst, hier.

Zudem signalisiert die Investition in ein CMMS den Mitarbeitern, dass das Management Schritte unternimmt, um veraltete oder unintuitive Prozesse zu straffen. Manager, die eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, werden als positive Führungskräfte und Vorbilder wahrgenommen.

Kosten

Nun, da wir eine Liste der CMMS-Vorteile haben, betrachten wir die CMMS-Kosten. Bei den mit CMMS verbundenen Kosten müssen Sie sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigen. Für diese Analyse betrachten wir nur webbasierte CMMS-Software.

Direkte Kosten

• Software-Lizenzgebühren

Software-Lizenzgebühren werden entweder jährlich (für einen kleinen Rabatt) oder monatlich gezahlt, um das wahrgenommene Käuferrisiko zu mindern. Unabhängig vom Zahlungszeitraum sind diese Gebühren laufend und ermöglichen dem Käufer, als Software-Leasingnehmer aufzutreten.

Die Lizenzgebühren variieren von Anbieter zu Anbieter je nach Funktionen und Preismodell. Zwar verlangen Anbieter häufig eine pro-Benutzer-Lizenzgebühr, andere bieten kreativere Preismodelle an, z. B. pro Einrichtung oder Gebäude.

Weitere Informationen zur Recherche des besten CMMS für Ihr Unternehmen finden Sie in unserem Beitrag hier. Sobald Sie einige Anbieter im Blick haben, tragen Sie deren anwendbare Lizenzgebühr in Ihre Kosten-Nutzen-Analyse ein.

• Einrichtungsgebühren

Meistens, aber nicht immer, fallen Einrichtungskosten bei der Implementierung eines CMMS-Systems an. Diese variieren je nach Anbieter und erforderlichem Serviceumfang.

Bei Hippo CMMS lassen 10 % unserer Kunden unsere Ingenieure vor Ort kommen, alle Geräte auditieren und die Datenintegration von Anfang bis Ende übernehmen; 75 % liefern Datentabellen, die Hippo-Integrationsspezialisten validieren und importieren; 15 % wählen den DIY-Ansatz.

Vor-Ort-Audits beinhalten offensichtlich höhere Einrichtungskosten als die Bereitstellung von Datentabellen zum Import. Weitere Informationen zur Wahl des richtigen Einrichtungsmodells für Ihre Organisation finden Sie in unseren Beiträgen hier und hier.

• Schulungs- und technischer Support

Es ist ratsam, Ihr CMMS-Budget mit ausreichend Puffer für potenzielle Schulungs- und Supportgebühren auszustatten. Einer der häufigsten Gründe für CMMS-Implementierungsfehler ist mangelnde Schulung und Unterstützung durch den Anbieter.

Personalisierte Schulungssitzungen sind der beste Weg, um die verschiedenen Funktionen eines CMMS richtig zu verstehen und können auf jeden Ihrer Benutzer zugeschnitten werden. Die gute Nachricht: Viele Anbieter bieten jetzt kostenlose Schulung und technischen Support für einen gewissen Zeitraum oder bündeln diese Services in die Lizenzgebühr.

Immer mehr Anbieter erkennen die Wichtigkeit dieses Services – achten Sie also in Ihrer Recherchephase darauf.

Bei Hippo CMMS bieten wir initiale Schulung und laufenden technischen Support ohne zusätzliche Kosten an.

Indirekte Kosten

Die Kosten, die mit der Veränderung von Prozessen und der Einarbeitung von Mitarbeitern bei der CMMS-Implementierung verbunden sind, werden oft übersehen und sind schwer zu schätzen. Es gibt keine genaue Möglichkeit, diese Zahl zu quantifizieren, aber es ist wichtig, diesem Prozess Zeit zu widmen.

Die Einarbeitung wird mehrere Schulungsrunden mit allen Benutzern über einige Monate bis zu einem Jahr umfassen – abhängig von der Größe Ihres Wartungsteams, dem Umfang der gewünschten erweiterten Funktionen und davon, wie drastisch der Wechsel von Ihren aktuellen Abläufen zu einem automatisierten CMMS ist.

Wenn Sie ein Team von 40 Wartungsmitarbeitern haben, die noch nie ein CMMS genutzt haben, können Sie auf mehr Widerstand und eine steilere Lernkurve stoßen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Integration eines CMMS in Ihre Abläufe ein und holen Sie in jedem Schritt Feedback von Ihrem Team ein.

Weitere Tipps zur Optimierung Ihrer Schulungssitzungen und zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen CMMS-Implementierung finden Sie in unserem Beitrag hier.

Es besteht kein Zweifel, dass CMMS-Software ihren Nutzern Wert bietet. Schließlich würden sonst nicht immer mehr Unternehmen aufspringen und für einen neuen automatisierten Prozess bezahlen. Der Schlüssel ist sicherzustellen, dass ein CMMS Ihrer Organisation genug Nutzen bringt, um die Gesamtkosten an Zeit und Geld zu überwiegen.

Bei der Ermittlung der Kosten konzentrieren Sie sich auf den Dollarwert von Lizenzgebühren, Einrichtungskosten und administrativen Arbeitsstunden, die für die Implementierung aufgewendet werden. Für den Nutzen bestimmen Sie die Kosten von Maschinenausfallzeiten und die Wichtigkeit der Verlängerung der Lebensdauer Ihrer Assets.

Ein solides System hilft Organisationen auch, Zeit und Geld zu sparen, indem es Prozesse strafft und die Notwendigkeit reduziert, papierbasierte Arbeitsaufträge zu sortieren oder Daten zu sammeln. Sobald Sie Kosten und Nutzen eines CMMS ermittelt haben, stellen Sie sicher, dass das Ergebnis positiv ausfällt.

Zwar ist diese Methode möglicherweise nicht so genau wie eine ROI-Berechnung, aber sie gibt Ihren Entscheidungsträgern die Informationen, die sie für eine fundiertere Wahl benötigen.

Für einen umfassenden Überblick über Recherche, Vergleich, Kauf und Implementierung eines CMMS laden Sie unseren kostenlosen CMMS-Leitfaden voller Best Practices und hilfreicher Tipps herunter.