Senken Sie die Wartungskosten auf 5 Arten

Aufmerksamkeit! Ihre Einrichtung weist ein schwerwiegendes Leck auf, das sofort repariert werden muss.

Okay, vielleicht ist es kein Leck von einem Rohr oder Chemikalien, aber wahrscheinlich hat Ihre Wartungsabteilung dieses Leck schon einmal erlebt. Das ernsthafte Leck, das wir meinen, ist das in Ihrem Wartungsbudget. Es erscheint oft als reaktive Reparatur, ein verlegtes Ersatzteil oder die Zeit, die Sie für die Erstellung dieses Wartungsberichts aufgewendet haben.

Ineffiziente Praktiken wie diese entziehen Ihrer Wartungsabteilung wertvolle Ressourcen; Sie kosten mehr Geld und nutzen weniger Zeit effizient. Wenn Sie immer noch Tabellenkalkulationen verwenden, könnte Ihr Unternehmen Geld verlieren, ohne dass Sie es überhaupt wissen, und daher kann die Verwendung von CMMS-Software anstelle von Tabellenkalkulationen zur Optimierung Ihres Unternehmens beitragen.

Ausfälle und Reparaturen sind von Zeit zu Zeit vorprogrammiert. Ein hohes Maß an reaktiver Wartung kann jedoch ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Team hart daran arbeitet, aufzuholen, anstatt richtig vorauszuplanen. Dies verschwendet oft Zeit auf verschiedene Arten, die nicht immer offensichtlich sind.

Aber anstatt sich nur auf das Problem zu konzentrieren, ist es wichtig, einige Lösungen zu finden. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Ihre Wartungsabteilung Geld verliert, und wie Sie das Problem lösen können.

1. Verbesserte Energieeffizienz in Einrichtungen

Ein durchschnittliches Bürogebäude gibt etwa 19 % mehr als nötig für Strom und Gas aus. Es ist leicht zu denken, dass bestimmte Kosten unvermeidlich sind, aber in Wirklichkeit können einfache Wartungstechniken große Unterschiede beim Energieverbrauch – und bei den Kosten – bewirken.

Eine Studie des Pacific Northwest National Laboratory ergab, dass gewerbliche Gebäude ihre Heiz- und Kühlkosten um 38 % senken konnten, indem sie ihre HLK-Systeme auf dem Dach einfach modifizierten.

Andere Faktoren wie schlechte Wartung oder die Verwendung veralteter Geräte können die Kosten für die Wartung von HLK und Warmwasserbereitung weiter erhöhen. Andere Faktoren, die die Energieeffizienz beeinträchtigen können, sind unzureichende Isolierung, schlechte Abdichtung und alte oder unzureichend gewartete Geräte.

Ursprünglich versuchten einige Unternehmen, dies zu lösen, indem sie die Arbeitszeit reduzierten, anstatt die zugewiesene Zeit zur Verbesserung der Arbeitseffizienz zu nutzen.

Legen Sie mit der CMMS-Software Zeitpläne für routinemäßige und vorbeugende Wartungsaufgaben wie die Wartung von Heizgeräten und das Neuversiegeln von Fenstern fest. Auf diese Weise erhalten Einrichtungen automatisch Arbeitsaufträge und Erinnerungen. Dies kann dabei helfen, strategischere Entscheidungen zu treffen. Sie können Ihre Energiesparprojekte im Laufe der Zeit organisieren und gleichzeitig die M&R-Ausgaben kontrollieren.

Eine weitere Verwendungsmöglichkeit der Wartungsmanagement-Software besteht darin, Ihre saisonalen Aufgaben festzulegen, einschließlich der Installation von Warmwasserbereitern oder des Austauschs von Luftfiltern. Dies hilft, diese Aufgaben in den bestehenden Zeitplan Ihrer Mitarbeiter – und Ihr Budget – einzupassen.

2. Standardisierte Arbeitsauftragsverwaltungsprozesse

Eine Organisation hängt stark von ihren Mitarbeitern ab, und klare Verfahren helfen dem Team, die Arbeit erfolgreich abzuschließen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wissen Sie oder Ihr Vorgesetzter möglicherweise nicht immer, was jeder jeden Tag zu tun hat.

Ohne ein standardisiertes Wartungsverfahren verwenden einige Mitarbeiter möglicherweise ineffiziente Methoden, die Zeit und Ressourcen für Arbeitsaufträge verschwenden.

Noch wichtiger ist, dass ein Mangel an Standardisierung zu Arbeitslücken, Arbeitsrisiken und Unregelmäßigkeiten in Ihren Instandhaltungsverfahren führen kann. Dies kann zu ungleichmäßiger Arbeitsqualität, verkürzter Lebensdauer von Vermögenswerten oder arbeitsbedingten Verletzungen führen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter Ihrer Wartungsabteilung beim Abschluss einer Inspektion oder Reparatur einer Maschine einen Schritt überspringt? Was ist, wenn sie Dinge falsch zusammenstellen oder ein Messgerät nicht regelmäßig überprüfen?

Mit der Wartungsmanagement-Software können Sie die Tools für bewährte Wartungspraktiken in Ihrer gesamten Organisation verteilen. Sie können Arbeitsvorlagen für vorbeugende Wartungs- und Reparaturverfahren mit detaillierten Arbeitsaufträgen standardisieren.

Hippo CMMS sendet basierend auf dem Datum oder der Häufigkeit automatisierte Arbeitsaufträge an jedes Wartungspersonal.

Nachverfolgen und überprüfen, ob alle ihre zugewiesenen Aufgaben erledigt haben, ohne zahlreiche Dateien und Tabellenkalkulationen durchsuchen zu müssen.

Mit der On-Demand-Arbeitsauftragsverwaltungssoftware können Sie Arbeitsaufträge sortieren und sehen, welche erledigt wurden.

Set Maintenance Reports führt alle Informationen zusammen und verwendet benutzerfreundliche Diagramme, die Produktivität, Kosten, Überstunden, Fertigstellungsdatum und andere wichtige Kennzahlen messen, um Ihnen einen tieferen Einblick in Ihren Wartungsverlauf zu geben und Problembereiche zu erkennen, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.

3. Zeitmanagement

Das Inspectioneering Journal veröffentlichte 2015 eine Studie, die ergab, dass Organisationen, die die Wartung nicht richtig planen oder planen, nur 35 % hatten seiner Zeit für Wartungsarbeiten – das sind 2 Stunden 48 Minuten in einer 8-Stunden-Schicht! Der Rest der Zeit wird anderweitig verwendet (und manchmal verschwendet) – 33 % wird für Arbeitsverzögerungen, Reisezeit und angepasste Stunden ausgegeben, 17 % Suche nach geeigneten Ressourcen (Tools, Handbücher usw.) und 15 % auf genehmigte Personalpausen und persönliche Zeit. Wenn Wartungsarbeitspläne weniger strukturiert sind, nimmt eine reaktive Wartung überraschend viel Zeit in Anspruch.

Von Matt Midas bei GenesisSolutions. Dieser Artikel erscheint in der Ausgabe März/April 2015 des Inspectioneering Journal

Eine gute Planung und Planung kann die Produktivität auf 65 % steigern, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter 5 Stunden und 12 Minuten pro Schicht mit Wartungsarbeiten verbringen. Dies trägt nicht nur zur Senkung der Arbeitskosten bei, sondern mit guter Planung kann Ihr Unternehmen:

• Wartungsrückstände reduzieren
• Künftige Geräteausfälle antizipieren und vermeiden
• Verfügbarkeit der Assets erhöhen
• Verbessern Sie das Anlagen- und Ersatzteilmanagement
• Triff intelligentere Reparatur- und Kaufentscheidungen für Geräte

Das Asset- und Equipment-Wartungssystem speichert Aufzeichnungen über den Reparaturverlauf aller Equipments zusammen mit Zählerständen und verbessert die Ersatzteilverwaltung, indem es zugehörige Teile mit Assets verknüpft.

Dadurch werden Reparaturen nicht nur schneller und effizienter, sondern Sie können auch aus Geräteausfällen lernen. Wenn ein Teil kaputt geht, können Sie Warnzeichen erkennen und vorbeugende Wartungsarbeiten an anderen Maschinen planen.

Schauen Sie, wie Sie Teile und Informationen sammeln. Das Ersatzteilmanagement und das Arbeitsauftragsmanagement von Hippo stellen sicher, dass die Arbeiter über alle Werkzeuge und Informationen verfügen, um den Zeitaufwand für Reparaturen zu reduzieren. Sie können Jobs auch in einer logischeren Reihenfolge planen. Arbeitsaufträge, die die gleichen Werkzeuge, Dienstleistungen oder die gleiche Art von Ausrüstung betreffen, können nach Standort oder Arbeitskategorie organisiert werden, um die Zeit zu verkürzen, die Mitarbeiter mit dem Hin- und Herlaufen durch Ihre Einrichtung verbringen.

4. Verbesserte Auswahl von Anbietern und Auftragnehmern für die Instandhaltung von Einrichtungen

Möglicherweise haben Sie ein aktuelles System, um den kostengünstigsten Anbieter auszuwählen. Aber manchmal kann der Prozess tatsächlich ziemlich schwierig sein. Die Auswahl des richtigen Anbieters beinhaltet oft das Abwägen mehrerer Faktoren, darunter Zuverlässigkeit, Lieferzeit, Mengenrabatte und Qualität der Teile. Bei Auftragnehmern sind auch Preisstrukturen, Garantien und Erfolgsbilanzen zu berücksichtigen – für einen unternehmenskritischen Vermögenswert kann es sich lohnen, jemanden einzustellen, dem Sie vertrauen, auch wenn es zu einem höheren Preis ist.

Und wenn Sie eine reaktive Wartungsabteilung sind, kann mangelnde Voraussicht Ihre Ausgaben für Lieferanten und Auftragnehmer weiter erhöhen. Wenn Ihnen ein wichtiges Teil ausgeht oder ein kritischer Anlagenausfall auftritt, könnten Sie kurzfristig bei einem beliebigen Anbieter stecken bleiben, auch wenn dieser weniger hochwertigen Service bietet.

Mithilfe von Wartungsberichten können Sie Anbieter direkt überprüfen und vergleichen. Sehen Sie sich bei jedem Anbieter die detaillierte Teile-, Liefer- und Preishistorie an, um zu sehen, wer Ihnen insgesamt das beste Angebot macht. Da alle Ihre Informationen mit Diagrammen und Grafiken dargestellt sind, reduzieren Sie Ihre Zeit beim Durchsuchen von Seiten mit Daten, um die wirtschaftlichste Entscheidung zu treffen. Voreingestellte Inventarberichtsfunktionen warnen Sie, wenn Teile zur Neige gehen, sodass Sie immer rechtzeitig Ersatz bestellen können.

IPS-Berichte ermöglichen es Ihnen auch, Auftragnehmer und Arbeiter zu vergleichen. Sie können die protokollierten Stunden, die für die Erledigung von Arbeitsaufträgen aufgewendete Zeit, die Fertigstellungsraten und andere wichtige Daten einsehen. Es macht es einfach, den kostengünstigsten Auftragnehmer auszuwählen, bestimmten Wartungsaufgaben das beste Personal zuzuweisen oder sogar zu entscheiden, welche Aufgaben ausgelagert werden sollten.

Ressourcen- und Lieferantenmanagementsysteme optimieren die Zusammenarbeit mit Lieferanten weiter, indem Sie ihnen Arbeitsaufträge direkt senden können, indem Sie dasselbe System verwenden, das Sie für interne Mitarbeiter verwenden. Sie können sie nach Arbeitsauftragskategorie auswählen, detaillierte Arbeitsaufträge zuweisen und ihnen eine E-Mail mit Details zusenden, die auflisten, was sie für ihre Arbeit benötigen. Kosten, Reaktionszeit und andere Metriken können dann nach Abschluss des Arbeitsauftrags protokolliert werden. Sie können dann die Leistung des Anbieters überprüfen und zukünftige Verträge basierend auf der Leistung zuweisen, ohne zeitaufwändige Aufzeichnungen zu führen.

5. Unorganisierte Bestandsverwaltung

Ihre Einrichtungen benötigen oft viel Platz für die Lagerung von Inventar, Ersatzteilen und Ausrüstung, die im Kerngeschäft verwendet werden. Die Bestandsverwaltung umfasst die genaue Verfolgung von Lagerbeständen oder Ersatzteilen für Reparaturen.

Wenn die Informationen nicht korrekt sind, kann es sein, dass Sie zu hohe Lagerbestände haben, Gelegenheiten zum Sparen bei Nachbestellungen verpasst haben oder Ersatzteile für Gerätereparaturen knapp werden.

Eine intuitive Bestandsverwaltungssoftware macht die Ersatzteilverwaltung intelligenter. Verfolgen Sie Teile anhand des Standorts der Einrichtung, des Gerätemodells, der Inventarnummer, der Arbeitskategorie oder des Lieferanten. Das bedeutet, dass Sie den Bestand in Ihrem Unternehmen schnell verstehen und überflüssige Teile und Ausrüstung eliminieren können.

Ein Bestandsverwaltungssystem hilft bei der Übertragung von Teilen zwischen Einrichtungen; Mindest- und Höchstschwellenwerte festlegen, um zu verhindern, dass Überbestände oder Unterbestände entstehen.

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Sparen Sie Geld, indem Sie intelligenter arbeiten, nicht härter

Unternehmen können es sich nicht länger leisten, ihre Wartungsabteilung als ein reaktives Team zu betrachten, das Dinge repariert, wobei die Kosten der CMMS-Software den erforderlichen ROI zeigen.

Unternehmen haben jetzt Wartungsprogramme entwickelt, die den Wartungsbetrieb effizienter und zuverlässiger machen.

Indem Sie lernen, Ihre Bemühungen effektiv zu organisieren, Anlagen, Ausrüstung und Teile zu verwalten und Arbeit zu priorisieren, verbringen Sie weniger Zeit mit Notfallreparaturen und mehr Zeit mit der Entwicklung einer Facility-Management-Software.

CMMS-Software reduziert die Wartungskosten und ist zum häufigsten Element für den Erfolg der Gebäudeinstandhaltung geworden.