CMMS-Funktionen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Technologische Fortschritte haben CMMS-Software erschwinglicher und benutzerfreundlicher gemacht, aber die Wartungsziele haben sich nicht geändert. Vermeiden Sie Probleme, wenn Sie können. Wenn dies nicht möglich ist, beheben Sie sie effizient.

Alter CMMS

Das „Warum“ der Instandhaltungsabteilungen hat sich also nicht geändert, aber das „Wie“ schon. Es ist unglaublich, wie weit die Branche in den letzten 50 Jahren gekommen ist. Sehen wir uns kurz den Verlauf an.

Lokales CMMS mit Lochkarten

Die Systeme der ersten und zweiten Generation waren von riesigen Mainframes vor Ort abhängig, und die wichtigste Entwicklung in dieser Zeit war die Umstellung von Lochkarten auf Papierformulare. Am Ende jeder Schicht übergaben die Techniker der Wartungsabteilung ihre ausgefüllten Unterlagen den Dateneingabe-Mitarbeitern, die dann alles in den Computer vor Ort eintippten. Da die Systeme sowohl in der Einrichtung als auch in der Wartung so teuer waren, konnten sie sich nur große, anlagenintensive Unternehmen leisten.

Lokales CMMS mit Terminals

In den 1980er Jahren sanken die Preise mit der Einführung von Minicomputern so weit, dass selbst einige mittelständische Unternehmen CMMS-Systeme implementieren konnten. Es lohnt sich, auf den Link zu klicken, um sich ein Bild davon zu machen, was „Minicomputer“ in diesem Zusammenhang bedeutet. Sie denken vielleicht an etwas ganz anderes. Ein Großrechner nimmt einen ganzen Raum ein. Ein Mini könnte einen begehbaren Kleiderschrank einnehmen. Zu diesem Zeitpunkt war alles noch vor Ort, aber es gab etwas weniger Papier. Techniker konnten auf Terminals zugreifen, die sich in den gesamten Einrichtungen befanden, sobald sie einen Arbeitsauftrag abgeschlossen hatten, um grundlegende Informationen einzugeben.

In den 1990er Jahren waren immer mehr CMMS-Plattformen verfügbar, aber sie waren im Vergleich zu heute immer noch begrenzt. Zum Beispiel fehlte ihnen der Arbeitsauftragsverlauf und die Kostenverfolgung. Grundsätzlich waren die CMMS-Plattformen der damaligen Zeit in der Lage, Informationen zu sammeln, aber sie waren nicht sehr gut darin, irgendetwas damit anzufangen.

Cloud-basiertes CMMS mit Mobilgeräten

Ältere Systeme lebten auf Unternehmensservern, was ihre Implementierung und Wartung teuer machte. Sie mussten in die Hardware investieren und dann eine IT-Abteilung unterhalten, um sie am Laufen zu halten. Selbst das einfachste Update oder Patch kostete viel Zeit und Geld, da alles zwischen dem Anbieter und der IT-Abteilung Ihres Unternehmens koordiniert werden musste.

Als Anbieter in die Cloud wechselten, begannen sich die Dinge wirklich zu ändern. Anstatt Server zu kaufen und dann eine IT-Abteilung mit Babysitter zu besetzen, konnten sich Unternehmen jeder Größe schnell für einen abonnementbasierten Dienst anmelden, und wenn sie mit der Software unzufrieden waren, konnten sie sich ziemlich einfach zurückziehen. Nicht nur viele kleinere Unternehmen konnten nun CMMS-Plattformen ausprobieren, sondern auch Unternehmen außerhalb der Fertigung. In der Vergangenheit war CMMS nur für große Fertigungsunternehmen wirklich sinnvoll. Aber als die Preise fielen, stieg das Interesse in vielen verschiedenen Branchen, darunter:

• Gemeinnützig
• Gemeinde
• Gesundheitswesen
• Sport und Erholung
• Bildung

Die zweite große Änderung betraf die Zugänglichkeit. In der Vergangenheit waren Techniker an ihr CMMS gekettet. Zuerst war es mit Lochkarten. Dann mit Papierformularen oder Tabellenkalkulationen. Mit Cloud-basierten Systemen waren sie nicht mehr verkettet; sie waren verbunden . Von jedem mit dem Internet verbundenen Desktop oder Mobilgerät konnten sie auf datenreiche Arbeitsaufträge zugreifen.

Das heutige CMMS

Wir können sehen, dass es viele Änderungen bei der Bereitstellung von Systemen gegeben hat, aber was ist mit den CMMS-Funktionen? Gab es auch viele Veränderungen?

Lassen Sie uns das beantworten, indem wir uns zwei der wichtigsten Module ansehen, vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsverwaltung. Wenn Hippo mit Leuten spricht, die daran interessiert sind, ein neues CMMS zu verwenden oder zu wechseln, sind diese beiden immer sehr wichtig.

Als Hippo noch viel weniger Kunden hatte, führten wir eine Umfrage durch, und vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsmanagement waren die beiden Module, die die Leute für am wichtigsten hielten.

Dann, in jüngerer Zeit und jetzt mit über tausend Befragten, haben wir die Umfrage erneut durchgeführt. Die Ergebnisse sind ungefähr gleich.

Daher ist es sinnvoll, sich die Funktionen dieser beiden Module anzusehen. Sie sind diejenigen, die den meisten Wartungsabteilungen am wichtigsten sind.

Vorbeugende Wartung

Es ist leicht zu verstehen, warum Wartungsabteilungen CMMS-Funktionen wünschen, die ihnen den Wechsel von reaktiver zu vorbeugender Wartung ermöglichen. Bei der Pflege, genau wie im Rest des Lebens, ist eine Unze Vorbeugung ein Pfund Heilung wert. Und zusätzlich zu all dem Geld, das das Unternehmen durch die Reduzierung von Ausfallzeiten und Überstunden spart, sorgt die vorbeugende Wartung für einen weniger stressigen Tag. Anstelle des alten Modells, bis zum Ausfall zu laufen und dann zu versuchen, die Linie wieder in Gang zu bringen, während die Bediener auf die Uhr und das Management auf das Endergebnis schauen, können die Techniker die Arbeit im Voraus planen und dann um fünf Uhr nach Hause gehen.

Sobald Sie die Arbeitsaufträge erstellt haben, können Sie sie Ihrem vorbeugenden Wartungskalender hinzufügen. Das CMMS versendet automatisch Erinnerungen.

Arbeitsauftragsverwaltung

Moderne CMMS rationalisieren Arbeitsaufträge, indem sie sie zentralisieren. Alles, vom Einreichen von Tickets über die Verfolgung von Arbeitsaufträgen bis hin zur Verwendung gesammelter Daten für die Berichterstattung, kann vom CMMS aus erledigt werden. Beispielsweise bemerkt ein Bediener, dass die Presse hin und wieder klemmt und es ein neues Geräusch gibt, das er noch nie zuvor gehört hat. Mithilfe des CMMS reichen sie ein Ticket ein, das den Leiter der Instandhaltungsabteilung alarmiert. Nachdem sie sich das Ticket angesehen haben, entscheiden sie, dass der Operator etwas auf der Spur ist. Also erstellen sie einen datenreichen Arbeitsauftrag, priorisieren ihn und weisen ihn einem Techniker zu. Sobald der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wird der Vorgesetzte benachrichtigt, wodurch sich der Kreis schließt. In einigen Fällen wird eine E-Mail an den Betreiber gesendet, damit er weiß, dass seine Bedenken berücksichtigt wurden. Sie erhalten möglicherweise einen, wenn das Ticket zum ersten Mal akzeptiert wird, und dann einen weiteren, wenn es geschlossen ist.

Die durch den abgeschlossenen Arbeitsauftrag gesammelten Informationen können dann vom Berichtsmodul verwendet werden, wodurch der Vorgesetzte schnell und einfach Berichte erstellen kann. Die Verfolgung von Kosten und anderen KPIs gibt ihnen den Gesamtüberblick, den sie benötigen, um die Leistung ihrer Abteilung wirklich zu verstehen. In Branchen mit starker staatlicher Aufsicht sind diese Berichte entscheidend für den Nachweis der Einhaltung.

Damit das System funktioniert, benötigen Sie Arbeitsaufträge mit vielen darin enthaltenen Informationen. Schauen wir uns das als nächstes schnell an.

Datenreiche Arbeitsaufträge

Längst vorbei sind die Zeiten, in denen Arbeitsaufträge aus ein paar grundlegenden Anweisungen bestanden, die auf ein ausgedrucktes Formular gekritzelt wurden. Haben Sie sich jemals gefragt, warum alte Techniker dazu neigen, ein enzyklopädisches Wissen über die Einrichtung zu haben? Es ist, weil es an einem Punkt eine Anforderung war. Als Arbeitsaufträge so wenig Informationen enthielten, mussten Techniker viel im Arbeitsgedächtnis herumtragen, was 1) sehr beeindruckend und 2) ein großes Problem für die Organisation ist, wenn der Techniker in den Ruhestand geht und all dieses Wissen mitnimmt.

Es gibt tatsächlich eine große urbane Legende, die dieses Problem veranschaulicht. In einer der vielen Versionen hat ein Manager Probleme in einer seiner Fabriken und ruft einen kürzlich pensionierten Techniker zurück, um zu helfen. Der Techniker geht um ein paar Maschinen herum, zieht ein kleines Stück Kreide heraus und markiert ein X auf einem der Rohre. Später schickt er dem Manager eine Rechnung über 5.000 Dollar. Wenn der Manager eine detaillierte Version verlangt, sendet er zurück:„Kreidekosten:1 $. Wissen, wo X markiert werden muss:4.999 $.“

Ein moderner IPS-Arbeitsauftrag enthält alles, was Techniker benötigen, um effizient zu arbeiten und schnell abzuschließen. Vom Arbeitsauftrag aus zugänglich, und dies ist eine unvollständige Liste, sind:

• Interaktive Grundrisse
• Digitale Schaltpläne und Betriebs- und Wartungshandbücher
• Wartungs- und Reparaturhistorien von Assets
• Anpassbare Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Und da alle Informationen sicher im CMMS gesichert sind, müssen sich die Abteilungen keine Gedanken über den Verlust von institutionellem Gedächtnis und Know-how machen.

Mobile Wartungs-Apps

Als CMMS zum ersten Mal in die Cloud wechselte, konnten Sie entweder von Ihrem Desktop oder über eine responsive mobile Version darauf zugreifen. Grundsätzlich könnte das CMMS erkennen, dass Sie sich auf einem mobilen Gerät befinden, und es würde auf ein kleineres Layout umschalten, um den kleineren Bildschirm aufzunehmen.

Aber jetzt bieten CMMS-Anbieter mobile Wartungs-Apps an, die direkt auf Ihrem Smart Device laufen. Und weil sie direkt in die Soft- und Hardware des Geräts eingebunden sind, sind die Apps stabiler, schneller und bieten mehr Funktionen.

Push-Benachrichtigungen

Mit älteren mobilen Versionen können Techniker schnell und einfach auf ihre zugewiesenen On-Demand- und präventiven Wartungsaufträge zugreifen. Aber sie müssen sich anmelden und nach neuen suchen. Für die Wartungsmanager kann dies zu Verzögerungen zwischen der Zuweisung der Arbeit und der Kenntnisnahme durch die Techniker führen.

Aber mit mobilen Apps können Wartungsmanager Push-Benachrichtigungen verwenden. Sobald sie jetzt einen neuen Arbeitsauftrag zuweisen, ertönt oder vibriert das Telefon des Technikers und zeigt eine Nachricht auf dem Bildschirm an. Wenn eine kritische Anlage ausgefallen ist, müssen Wartungsmanager ihr Team so zeitnah wie möglich erreichen und mit ihm in Kontakt treten.

Barcode-Scannen

Bei On-Demand-Arbeitsaufträgen ist es für Techniker einfach zu sehen, welche Anlage repariert werden muss. Es ist derjenige, der im Leerlauf ist, Flüssigkeiten versprüht oder raucht. Aber für PMs kann es viel schwieriger sein, das richtige Asset zu finden, wenn es nur um Inspektionen oder Wartungsaufgaben geht. Und das gilt insbesondere dann, wenn Sie eine Reihe identischer Anlagen und Geräte hintereinander haben. Zum Beispiel könnte es eine Reihe von HLK-Einheiten auf dem Dach oder eine Ansammlung von Pumpen im Keller geben.

Aber mit der eingebauten Kamera eines Mobilgeräts können Techniker Barcodes schnell scannen, um zu bestätigen, dass sie das richtige Asset haben. Alles, was sie tun, ist das Etikett zu scannen, um auf umfassende Daten zum Asset zuzugreifen, einschließlich Seriennummern, Bilder und zugehörige Arbeitsaufträge.

Direktes Hochladen von Bildern

Techniker können die Kamera auch verwenden, um schnell Bilder aufzunehmen und dann in den offenen Arbeitsauftrag hochzuladen, wodurch eine starke Kommunikationslinie zwischen ihnen und dem Rest des Teams entsteht.

Techniker können die Bilder verwenden, um zu zeigen, was sie tun. Beispielsweise arbeitet ein Techniker an einem großen Asset, bei dem die internen Komponenten übereinander gestapelt sind. Wenn sie Teile herausziehen, um an den unten stehenden zu arbeiten, können sie jeden Schritt fotografieren, um eine zuverlässige, durchsuchbare Aufzeichnung ihrer Arbeit zu erstellen. Wenn sie alles wieder zusammengebaut haben, können sie ein weiteres Bild hochladen, um eine visuelle Ferninspektion anzufordern. Der Instandhaltungsleiter oder ein anderes Mitglied der Abteilung kann die Arbeit noch einmal überprüfen, ohne Zeit damit zu verschwenden, zur Anlage zu gehen.

Techniker können die Bilder auch verwenden, wenn sie nicht genau wissen, was sie tun sollen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, in den Einrichtungen nach Hilfe zu suchen, können sie ein Bild des Vermögenswerts in den Arbeitsauftrag hochladen und um Rat fragen. Tatsächlich können sie mit der App auch Kommentare zu Aufgaben und Arbeitsaufträgen hinzufügen. Anstelle eines Bildes können sie ihre Kommentare eingeben. Techniker, die langsame Daumenschreiber sind, können die Text-zu-Sprache-Funktion des Smartphones nutzen.

Offline-Synchronisierung

Mobile Web-Versionen sind gut, aber Sie können sie nur dann wirklich verwenden, wenn Sie online sind, und das schafft Einschränkungen für Techniker. Sobald sie außer Reichweite sind, verlieren sie den Zugriff auf das CMMS. Und es ist nicht ungewöhnlich, dass Techniker dort arbeiten, wo der Internetzugang eingeschränkt oder unmöglich ist. Selbst im High-Tech-Gebäude kann der Internetzugang im zweiten Untergeschoss neben den Heizkesseln fleckig sein.

Mobile Wartungs-Apps funktionieren jedoch weiterhin offline. Da sie einige ihrer Daten direkt auf der Festplatte des Mobilgeräts speichern, können Techniker auch offline darauf zugreifen. Noch wichtiger ist, dass sie weiterhin offline Informationen in die App eingeben können.

Das Sprichwort über Daten ist wahr:Garbage in, Garbage out. Das heißt, wenn Sie zuverlässige Daten wollen, müssen Sie Technikern helfen, Daten einzugeben, wenn sie noch frisch im Gedächtnis sind. Bei älteren Systemen müssen Techniker warten, bis sie wieder in Reichweite sind, bevor sie das CMMS aktualisieren können. Aber mit einer App geben sie Daten in Echtzeit ein. Die App bewahrt die Daten dann sicher auf, bis sie sich wieder mit der CMMS-Datenbank verbinden kann.

Das CMMS von morgen:präventiv und vorausschauend

Vorausschauende Wartung wird wahrscheinlich in vielen zukünftigen Wartungsabteilungen einen Platz haben. Gleichzeitig bedeuten seine inhärenten Einschränkungen, dass es wahrscheinlich nicht allgemein angenommen wird. Es gibt viele Situationen, in denen es wirtschaftlich einfach keinen Sinn macht.

Aber zuerst eine kurze Erklärung. Predictive Maintenance nutzt das Internet der Dinge, in dem alles sich selbst überwacht und alles miteinander verbunden ist. So weiß Ihr Kühlschrank, wenn Ihnen die Milch ausgeht, und teilt dies dem Navigationssystem in Ihrem Auto mit, das Sie daran erinnert, Milch zu holen, wenn Sie in der Nähe des Lebensmittelgeschäfts sind. Oder der Kühlschrank bestellt Ihnen einfach automatisch mehr Milch nach.

In einer industriellen Umgebung werden Anlagen mit Sensoren ausgestattet, um das Wartungspersonal auf potenzielle Probleme aufmerksam zu machen. Und das ist hier entscheidend zu verstehen. Die Technologie meldet keine bereits aufgetretenen Probleme. Stattdessen werden Daten verwendet, um die Wahrscheinlichkeit eines Problems vorherzusagen.

Wenn beispielsweise ein Asset zu stark vibriert, das Öl die falsche Farbe hat oder alles zu heiß wird, sendet das CMMS eine Warnung. Sie sollten die Pumpen also nicht einmal im Monat auf Verschleißerscheinungen überprüfen. Stattdessen warten Sie, bis das CMMS bemerkt, dass 1) es ein bisschen zu stark vibriert und 2) das letzte Mal, dass es vor sechs Monaten überprüft wurde. Durch das Sammeln von Daten aus miteinander verbundenen Quellen (den Sensoren und dem Arbeitsauftragsverlauf der Pumpen) entscheidet das CMMS, was zu tun ist.

Aber was ist, wenn diese Pumpen nicht wirklich teuer sind und eine geringe Kritikalität haben? Wenn sie aufhören zu arbeiten, ist das eher ein Ärgernis und weniger ein großes Problem. Denken Sie daran, dass die Sensoren teuer und schwierig einzurichten sein können, sodass Sie möglicherweise einen Drittanbieter hinzuziehen müssen. In diesem Fall bleiben Sie besser bei PMs. Und für viele Assets wird dies der Fall sein:Die Kosten für die Einrichtung einer vorausschauenden Wartung werden zu hoch sein, wenn sie gegen den erwarteten Nutzen abgewogen werden.

Nächste Schritte

Ein Blick auf die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der Instandhaltung ist mehr als eine interessante Lektion in Geschichte, mehr als ein lustiges Ratespiel über die Zukunft. Auf diese Weise können Sie Ihre eigenen aktuellen Wartungsvorgänge besser verstehen. Wo würden Sie Ihre Abteilung auf der Zeitachse einordnen? Bist du zurück in den 90ern? Hat Ihre Abteilung das neue Jahrtausend schon erreicht? Vielleicht sind Sie auf dem neuesten Stand.

Sobald Sie herausgefunden haben, wo Sie sich befinden, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wo Sie sein möchten und wie Sie dorthin gelangen können. Für Abteilungen, die das Gefühl haben, im Rückstand zu sein und aufholen wollen, ist eine moderne CMMS-Software ein guter Anfang.