Bestehen von COVID-19-Tests:Bildungseinrichtungen und CMMS-Schulsoftware

COVID-19 stellt alle vor einzigartige Herausforderungen, insbesondere für die Anlagen- und Wartungsmanager, die für die Sicherheit von Menschen und den Betrieb von Anlagen verantwortlich sind. Wir möchten Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie sowohl Ihr Team als auch Ihr Unternehmen während vollständiger oder teilweiser Abschaltungen und dann, wenn sich die Dinge wieder öffnen, schützen können. Wir werden uns speziell mit Schulen und Campus befassen, aber die Informationen gelten branchenübergreifend.
Die Ziele sind immer noch dieselben. Sorgen Sie für die Sicherheit von Menschen und den Betrieb von Vermögenswerten. Aber es wird Änderungen geben, wie Sie es tun.

Erstellen Sie neue Hygienepläne mit der CMMS-Software

In der Vergangenheit haben Sie wahrscheinlich eher daran gedacht, die Dinge sauber zu halten. Schlammige Böden wischen und Oberflächen mit Fingerabdrücken abwischen. Aber sauber ist jetzt nicht genug. Der neue Standard ist höher. Die Dinge müssen desinfiziert werden. Konzentrieren Sie sich auf Oberflächen, die regelmäßig berührt werden. Dazu gehören:

• Türklinken
• Lichtschalter
• Schreibtische
• Handläufe
• Tastaturen und Touchscreens
• Aufzugstasten
• Toilettengriffe

Die Liste variiert je nach Einrichtung. Zum Beispiel haben die meisten Grundschulen keine Aufzüge. Aber als allgemeine Regel gilt:Wenn eine Oberfläche zu irgendeinem Zeitpunkt im Laufe des Tages berührt wird, desinfizieren Sie sie häufig.

Die Herausforderung besteht darin, dass diese Arbeit kritisch ist, leicht falsch ausgeführt werden kann und keine Zeit für eine Lernkurve bleibt. Es muss von Anfang an richtig gemacht werden.

Wie können Sie sicherstellen, dass Oberflächen korrekt desinfiziert werden?

Verwenden Sie Arbeitsauftragsvorlagen mit CMMS-Software, um wichtige Informationen konsistent zu teilen

Um sicherzustellen, dass Oberflächen ordnungsgemäß gereinigt werden, erstellen Sie Vorlagen, damit Sie wichtige Anweisungen und Informationen einfach in neue Arbeitsaufträge kopieren können. Denken Sie daran, dass es nicht ausreicht, Arbeitsaufträge für sanitäre Einrichtungen zu haben. Sie brauchen solche, die erklären, wie man so vollständig wie möglich desinfiziert.

Sie können und sollten viele Informationen in einen CMMS-Software-Arbeitsauftrag packen, einschließlich:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Anpassbare Checklisten
• Digitale Bilder, Schaltpläne und Dokumente
• Vervollständigen Sie die Historie von Arbeitsaufträgen für Anlagen
• Interaktive Grundriss- und Lagepläne

Stellen Sie bei Arbeitsaufträgen im Zusammenhang mit der Desinfektion sicher, dass Sie Anweisungen zur ordnungsgemäßen Vorbereitung und sicheren Verwendung der Produkte beifügen.

Mischen und Handhabung

Dies hängt von den Produkten ab, die Ihre Einrichtung verwendet. In einigen Fällen müssen Sie Chemikalien mischen, bevor Sie sie verwenden. In anderen kommt alles vorgemischt. Stellen Sie sicher, dass Arbeitsaufträge Informationen zur Vorbereitung der Produkte enthalten, einschließlich der erforderlichen persönlichen Schutzausrüstung. Viele Reinigungsmittel sind ätzend, und Handschuhe und Schutzbrillen oder ein Gesichtsschutz schützen vor Haut- und Augenkontakt.

Sie sollten auch Informationen darüber enthalten, welche Chemikalien nicht gemischt werden dürfen. Techniker könnten versucht sein, ein bisschen von jedem Reiniger zu einem „Superreiniger“ zu mischen, aber die Ergebnisse könnten giftig sein. Beim Mischen von Ammoniak und Bleichmittel entstehen Chloramindämpfe, die Hals und Augen verbrennen können. Durch das Mischen von Reinigungsalkohol und Bleichmittel entstehen Chloroform und Salzsäure. Niedrige Werte verursachen Schwindel, während höhere Werte Haut, Augen, Lunge, Nieren, Leber und schließlich den Tod schädigen.

Art, Reihenfolge der Verwendung und Kontaktzeit

Reinigungsmittel sind nicht dasselbe wie Desinfektionsmittel, und für das beste Ergebnis müssen Sie die richtigen Produkte in der richtigen Reihenfolge verwenden.

Im Allgemeinen werden Reinigungsmittel verwendet, um Fett und organisches Material vor der Desinfektion zu entfernen. Sobald die Oberfläche gereinigt ist, können Sie das Desinfektionsmittel auftragen, das Chemikalien enthält, die Keime abtöten. Die Leute denken oft, dass die Verwendung von viel „Ellbogenfett“ der beste Weg zur Reinigung ist, aber beim Desinfizieren müssen Sie den Produkten zuerst genug Zeit geben, damit sie wirken können.

Wie man Reinigungsprodukte sicher mischt und richtig verwendet, können alle in den Arbeitsaufträgen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und anpassbaren Checklisten im CMMS-Arbeitsauftrag behandelt werden. Und durch die Verwendung von Vorlagen können Sie all diese Informationen in jeden sanitären Arbeitsauftrag aufnehmen. Wenn Sie einen neuen Arbeitsauftrag benötigen, beginnen Sie mit der mit Informationen gepackten Vorlage und fügen Sie dann zusätzliche Informationen hinzu.

Einige Schulen und Campus erstellen neue Schulungsmaterialien für Techniker, um sicherzustellen, dass sie alle Informationen haben, die sie benötigen, um sicher und effektiv zu arbeiten. Aber es ist ein Prozess, alle als ausgebildet zu zertifizieren, und nicht alle können sich gleichzeitig schulen lassen. Um dies zu umgehen, können Sie die Profile der Techniker überprüfen, bevor Sie ihnen Aufgaben zuweisen, um sicherzustellen, dass sie die erforderliche Schulung erhalten haben.

Das Hinzufügen eines Hygieneplans ist nur ein Teil der Lösung. Was sollten Sie sonst noch anders machen?

Passen Sie Ihre vorbeugenden Wartungspläne mit der CMMS-Software an

Abgesehen von neuen Hygieneaufgaben sollten Sie auch Teile Ihres bestehenden vorbeugenden Wartungsplans erweitern. Wenn Sie kein Programm haben, ist es jetzt an der Zeit, eines zu starten. Im Allgemeinen bietet die vorbeugende Wartung:

• Erhöhte Betriebszeit
• Längere Asset-Lebensdauer
• Einfachere Bestandsverwaltung
• Verbesserte Effizienz
• Erhöhte Sicherheit

All dies ist wichtig, aber mit COVID-19 sind sie kritisch geworden.

Dreh ein paar PMs auf

Unternehmen aller Branchen sind gezwungen, alle möglichen Kosten zu senken. Und das bedeutet, dass Wartungsabteilungen aufgefordert werden, mit weniger mehr zu erreichen, mit einer geringeren Anzahl von Technikern auszukommen und die Kosten genauer im Auge zu behalten. Das Letzte, was Sie jetzt brauchen, sind ungeplante Ausfallzeiten einer wichtigen Anlage. Jetzt ist nicht die Zeit, dass der Kessel aufhört zu arbeiten. Um sicherzustellen, dass alles, was Sie brauchen, online bleibt, erhöhen Sie die Häufigkeit und den Umfang der vorbeugenden Wartung kritischer Ressourcen.

Pause einige PMs

Gleichzeitig gibt es einige PMs, bei denen Sie vielleicht darüber nachdenken sollten, ganz damit aufzuhören. Für eine Grundschule ist es beispielsweise nicht erforderlich, die Spielgeräte im Freien regelmäßig zu überprüfen. In den meisten Gegenden sind sie tabu. Auf einem großen College-Campus können Abteilungen geplante Wartungsarbeiten an einigen Anlagen in den Küchen der Cafeterias unterbrechen. Die meisten ungenutzten Assets benötigen nicht das gleiche Maß an Aufmerksamkeit.

Das Pausieren von PMs kann auch bei Berichten hilfreich sein. Am Ende des Monats müssen Sie sich nicht durch einen Haufen verpasster PMs wühlen, die Sie sowieso nie hätten tun sollen. Es kann sinnvoller sein, sie vorerst zu pausieren, damit Sie die Zeit Ihrer Abteilung besser an die aktuelle Situation anpassen können. Stellen Sie sich das so vor:Sie haben vielleicht einen Zeitplan, um Ihren Rasen jeden Sonntagabend im Sommer zu bewässern, aber es macht keinen Sinn, den Zeitplan einzuhalten, wenn es am Sonntagnachmittag ein Gewitter gab.

Mit einem guten CMMS können Sie Ihren PM-Zeitplan mit nur wenigen Klicks anhalten und wiedergeben.

Wechseln Sie zu vernachlässigten PMs

Mit mehr Zeit zum Arbeiten können Sie endlich all die vorbeugende Wartung nachholen, die in den Hintergrund gedrängt wurde. Sie haben Zeit, all diese kleinen Projekte zu investieren, die sich zu einer erhöhten Zuverlässigkeit und Effizienz summieren können. Sie können die Zeit auch nutzen, um bessere Arbeitsabläufe für die Zukunft zu etablieren. Dies kann die Einführung von CMMS-Software beinhalten. Selbst in den besten Zeiten finden es einige Wartungsabteilungen schwierig, ihr reguläres Arbeitstempo aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Daten zu sammeln und zu organisieren, um CMMS-Software zu implementieren. Während Produktionslinien ausfallen und Büroräume nicht genutzt werden, können Sie sich auf Erfolg einstellen, wenn die Dinge wieder anlaufen.

Ein Teil der Planung der vorbeugenden Wartung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Teile und Materialien zur richtigen Zeit haben. Wenn Sie die Projektorleinwand in einem Klassenzimmer reparieren möchten, müssen Sie die richtigen Teile dafür zur Hand haben. Wie lässt sich also das Inventar am besten verwalten?

Sichern Sie kritische Lieferketten mit automatisierter Bestandsverwaltung mit CMMS-Software

Das Ziel des Bestandsmanagements ist es, das richtige Teil zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis zu haben. Wenn Sie sich verkalkulieren und das benötigte Teil nicht zum richtigen Zeitpunkt haben, können Sie dies normalerweise ausgleichen, indem Sie für den Expressversand etwas mehr bezahlen. Im Allgemeinen haben Sie möglicherweise nicht immer das richtige Teil, wenn Sie es brauchen, aber mit etwas Geduld und Geld können Sie es schließlich bekommen. Aber COVID-19 übt neuen Druck auf die Lieferketten aus. Mehr denn je gibt es keinen Platz für Fehler. Mit zunehmenden Vorlaufzeiten müssen Sie Bestellungen erhalten, lange bevor sie aufgebraucht sind.

Es ist möglich, dies mit Papier oder Tabellenkalkulationen zu tun, aber CMMS-Software ist einfacher. Erstens verwendet es die mit Arbeitsaufträgen verbundenen Teile und Materialien, um die Bestandszahlen in Echtzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Zurück zum Beispiel der Projektionsleinwand. Sobald der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, entfernt die Software die zugehörigen Teile aus dem Bestand. Sie wissen immer genau, wie viele Sie in Reserve haben. Zweitens sendet Ihnen die Software eine Benachrichtigung, sobald diese Zahl unter das anpassbare Minimum sinkt, und teilt Ihnen mit, dass es Zeit für eine Nachbestellung ist. Das Einkaufsmodul automatisiert viele der nächsten Schritte und macht es einfach, Lieferanten zu erreichen.

Schulabteilungen und große Campusse mit mehreren Einrichtungen können ebenfalls von der Bestandsfreigabe profitieren. Innerhalb der CMMS-Software können sie alle Bestände einfach überprüfen. Derzeit wird es viel einfacher sein, zusätzliche Teile und Materialien von einer zweiten Einrichtung zu beziehen, als bei einem Lieferanten zu bestellen.

Arbeit zu planen ist eine Sache, dafür zu sorgen, dass sie erledigt wird, eine andere. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr vorbeugender Wartungsplan eingehalten wird. Wie können Sie Transparenz schaffen und Verantwortlichkeit durchsetzen?

Verfolgen Sie Arbeitsaufträge mithilfe von Kategorien und Berichten

Die Planung von Hygienemaßnahmen und vorbeugender Wartung ist der erste Schritt, aber dann müssen Sie Aufgaben im Zusammenhang mit COVID-19 nachverfolgen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Eine Möglichkeit besteht darin, Kategorien zu On-Demand- und vorbeugenden Wartungsaufträgen hinzuzufügen. Wenn du mit Papier arbeitest, kannst du etwas Einfaches tun, indem du das Datum mit einem gelben Textmarker markierst. Bei Tabellenkalkulationen könnten Sie eine andere Farbe für die Schriftart verwenden. Wenn Sie dann Berichte erstellen, können Sie alle wichtigen Arbeitsaufträge besser zusammenführen.

Sie müssen sich

ansehen

• Anzahl abgeschlossener PMs
• Anzahl der pünktlich abgeschlossenen PMs
• Prozentsatz der rechtzeitig abgeschlossenen PMs

Mit einem papier- oder tabellenbasierten System ist das zeitaufwändig, aber machbar. Mit CMMS-Software und automatisch generierten Berichten ist es viel einfacher. Ordnen Sie alle zugehörigen Arbeitsaufträge und PMs derselben Kategorie zu, und die Software kann alle Daten abrufen, Diagramme erstellen und KPIs berechnen.

Unabhängig davon, wie Sie Berichte zusammenstellen, ist es eine gute Idee, die Häufigkeit zu erhöhen. Wenn es Lücken in Ihren Prozessen gibt, müssen Sie diese sofort finden und beheben.

Arbeiten Sie remote mit CMMS-Software

Die Notwendigkeit der sozialen Distanzierung ist eine der größten Herausforderungen. Wenn Ihr Team daran gewöhnt ist, eng zusammenzuarbeiten, Informationen mündlich auszutauschen und in der Lage zu sein, hinüberzugehen und Fragen zu stellen, wenn es nicht weiterkommt, hat COVID-19 große Auswirkungen. Es kann sich unmöglich anfühlen, effektiv zu arbeiten, wenn all die Dinge, die wir für selbstverständlich gehalten haben, Schulter an Schulter arbeiten und von Angesicht zu Angesicht sprechen können, plötzlich verschwinden. Wie können Sie Ihr Team organisieren, wenn niemand etwas so Einfaches tun kann wie einen Besuch in Ihrem Büro?

Sie müssen neue Kommunikationskanäle finden, die klar und zuverlässig sind. Sie brauchen Möglichkeiten, Informationen zu standardisieren, damit sie problemlos zwischen Teammitgliedern ausgetauscht werden können. Darüber hinaus benötigen Sie eine Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten und Informationen in Echtzeit zu aktualisieren.

Es gibt eine Reihe von Optionen, darunter Gruppen-E-Mails und Telefonbäume. Wenn Sie sie bereits verwendet haben, kennen Sie alle Nachteile. Durch Cloud-Computing unterstützte CMMS-Software hält Ihr Team in Verbindung, auch aus der Ferne. Alle Daten der Abteilung werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, wo sie gesichert und sicher aufbewahrt werden. Aber es ist mehr als sicher, es ist zugänglich. Sie und Ihr Team können sich von jedem mit dem Internet verbundenen Desktop, Laptop oder Mobilgerät anmelden. Sobald Sie sich im CMMS befinden, spielt es keine Rolle, wo Sie sich befinden. Sie können:

• Arbeitsaufträge erstellen, zuweisen und verfolgen
• Planen und verfolgen Sie vorbeugende Wartungsaufgaben
• Inventar kontrollieren
• Berichte automatisch erstellen

Alles, was wir behandelt haben, können Sie aus der Ferne erledigen.

Hippo CMMS und Sie

Es fühlt sich an, als hätte die COVID-19-Pandemie alles verändert, und alle versuchen, mit viel Unsicherheit umzugehen. Aber eines wird sich nie ändern. Wir werden immer hier sein, um zu helfen. Wenn Sie Fragen zu CMMS und Bildungseinrichtungen oder zu einer anderen Branche haben, ist es jetzt an der Zeit, sich mit uns in Verbindung zu setzen.