COVID-19-Sicherheit in Bildungseinrichtungen gewährleisten mit CMMS-Schulsoftware

COVID-19 stellt alle vor einzigartige Herausforderungen – besonders Facility- und Instandhaltungsmanager, die für Sicherheit der Menschen und Betriebsbereitschaft der Assets verantwortlich sind. Wir teilen Wege, wie Sie Ihr Team und Ihre Organisation schützen – während vollständiger oder teilweiser Schließungen *und* beim Wiederöffnen. Fokus auf Schulen und Campus, aber anwendbar branchenübergreifend.
Ziele bleiben gleich: Menschen schützen, Assets am Laufen halten. Aber die *Art und Weise* ändert sich.

Neue Sanitärpläne mit CMMS-Software aufsetzen

Früher dachten Sie eher an „Sauberkeit“: Schlammige Böden wischen, fingerabdruckverschmierte Flächen abwischen. Jetzt reicht sauber nicht mehr. Neuer Standard: *Desinfektion*. Fokus auf regelmäßig berührte Oberflächen:

• Türklinken
• Lichtschalter
• Schreibtische
• Handläufe
• Tastaturen und Touchscreens
• Aufzugsknöpfe
• Toilettenspülungen

Die Liste variiert je nach Facility. Grundschulen haben z. B. keine Aufzüge. Als Faustregel: Wird eine Fläche tagsüber berührt → häufig desinfizieren.

Die Herausforderung: Diese Arbeit ist kritisch, leicht falsch zu machen, und es gibt *keine* Lernkurve. Sie muss *sofort* richtig gemacht werden.

Wie stellen Sie sicher, dass Flächen korrekt desinfiziert werden?

Arbeitsauftrags-Templates mit CMMS-Software nutzen, um wichtige Infos konsistent zu teilen

Um korrekte Reinigung sicherzustellen, bauen Sie Templates – so kopieren Sie wichtige Anweisungen und Infos einfach in neue Arbeitsaufträge. Es reicht nicht, Arbeitsaufträge *für* Sanitär zu haben. Sie brauchen welche, die erklären, *wie* so vollständig wie möglich desinfiziert wird.

In einen CMMS-Arbeitsauftrag können und sollten Sie viele Infos packen:

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• Anpassbare Checklisten
• Digitale Bilder, Schemata, Dokumente
• Vollständige Asset-Arbeitsauftragshistorien
• Interaktive Grundrisse und Geländekarten

Bei Sanitär-bezogenen Aufträgen: Anweisungen zur korrekten Vorbereitung und sicheren Anwendung der Produkte einbinden.

Mischen und Handhaben

Hängt von Ihren Produkten ab. Manchmal müssen Chemikalien vor Gebrauch gemischt werden, manchmal kommen sie vorgemischt. Arbeitsaufträge müssen Infos zur Vorbereitung enthalten – inkl. nötiger PSA. Viele Reiniger sind ätzend: Handschuhe, Schutzbrille oder Gesichtsschutz schützen Haut und Augen.

Auch Infos dazu, welche Chemikalien *nicht* gemischt werden dürfen. Techniker könnten versucht sein, „etwas von jedem Reiniger“ zu einem „Super-Reiniger“ zu mischen – Ergebnis kann giftig sein. Ammoniak + Bleichmittel = Chloramin-Dämpfe (brennen in Hals und Augen). Isopropylalkohol + Bleichmittel = Chloroform + Salzsäure. Niedrige Dosen: Schwindel. Hohe: Schäden an Haut, Augen, Lunge, Nieren, Leber – bis zum Tod.

Art, Reihenfolge, Einwirkzeit

Reiniger ≠ Desinfektionsmittel. Für bestes Ergebnis: Richtige Produkte in richtiger Reihenfolge.

Generell: Reiniger entfernen Fett und organisches Material *vor* Desinfektion. Nach Reinigung Desinfektionsmittel auftragen – Chemikalien, die Keime abtöten. Viele denken, viel „Ellenbogenfett“ sei bestes Reinigen – aber bei Desinfektion muss man Produkten *erst* genug Einwirkzeit geben.

Sicheres Mischen, korrekte Anwendung – all das decken Schritt-für-Schritt-Anleitungen und anpassbare Checklisten im CMMS-Arbeitsauftrag ab. Durch Templates binden Sie diese Infos in *jeden* Sanitär-Arbeitsauftrag ein. Neuer Auftrag → Start mit info-reichem Template → Zusatzinfos ergänzen.

Manche Schulen/Campus erstellen neue Schulungsmaterialien für Techniker, damit diese alle Infos für sicheres, effektives Arbeiten haben. Aber Zertifizierung aller als „geschult“ braucht Zeit – nicht alle gleichzeitig. Workaround: Techniker-Profile vor Auftragszuweisung prüfen – haben sie die nötige Schulung erhalten?

Sanitärplan ist nur ein Teil. Was sollten Sie noch anders machen?

Präventive Wartungspläne mit CMMS-Software anpassen

Abseits neuer Sanitär-Aufgaben: Bestehende präventive Wartung *ausweiten*. Haben Sie kein Programm? Jetzt starten. Präventive Wartung liefert generell:

• Erhöhte Verfügbarkeit
• Längere Asset-Lebensdauer
• Einfacheres Bestandsmanagement
• Verbesserte Effizienz
• Erhöhte Sicherheit

Alles wichtig – mit COVID-19 *kritisch*.

Manche PMs hochfahren

Organisationen aller Branchen müssen Kosten radikal senken. Instandhaltungsabteilungen sollen mehr mit weniger leisten: Weniger Techniker, schärfere Kostenkontrolle. Das Letzte, was Sie jetzt brauchen: Ungeplante Stillstandzeit an kritischem Asset. *Jetzt* darf der Kessel nicht ausfallen. Um sicherzustellen, dass alles Notwendige online bleibt: Frequenz und Umfang präventiver Wartung bei kritischen Assets *erhöhen*.

Manche PMs pausieren

Gleichzeitig: Manche PMs sollten Sie ganz stoppen. Grundschule: Kein Bedarf, Outdoor-Spielgeräte regelmäßig zu prüfen – in den meisten Gebieten gesperrt. Großer Campus: Geplante Wartung an manchen Küchenassets in Cafeterien pausieren. Meist genutzte Assets brauchen nicht dieselbe Aufmerksamkeit.

PMs pausieren hilft auch bei Reports: Monatsende – kein Waten durch verpasste PMs, die Sie eh nie hätten machen sollen. Sinnvoller: Pausieren für jetzt, Zeit für Aufgaben nutzen, die besser zur aktuellen Lage passen. Analogie: Sie gießen sonntagsabends den Rasen im Sommer – aber nach Sonntag-Nachmittags-Gewitter macht der Plan keinen Sinn.

Gutes CMMS erlaubt Pausieren und Fortsetzen des PM-Plans per paar Klicks.

Zu vernachlässigten PMs wechseln

Mit mehr Zeit endlich all die präventive Wartung nachholen, die auf der Backburner-Schiene lag. Zeit investieren in all die kleinen Projekte, die sich zu erhöhter Zuverlässigkeit und Effizienz summieren. Auch: Bessere Workflows für die Zukunft etablieren. Das kann CMMS-Einführung einschließen. Selbst in guten Zeiten schaffen es manche Abteilungen kaum, reguläres Arbeitstempo *und* Datensammlung/-organisation für CMMS-Implementierung unter einen Hut zu bringen. Während Produktionslinien stillstehen und Büros ungenutzt sind: Für Erfolg beim Neustart aufsetzen.

Teil der PM-Planung: Richtige Teile und Materialien zur richtigen Zeit sicherstellen. Projektor-Leinwand im Klassenzimmer reparieren? Richtige Teile vorrätig? Wie managen Sie Inventar am besten?

Kritische Lieferketten sichern mit automatisiertem Bestandsmanagement per CMMS

Ziel Bestandsmanagement: Richtiges Teil, richtige Zeit, richtiger Preis. Fehlkalkulation → Teil nicht da, wenn gebraucht → meist durch Expressversand ausgleichbar. Normalerweise: Nicht immer richtiges Teil parat, aber mit Geduld und Geld irgendwann beschaffbar. COVID-19 setzt Lieferketten neu unter Druck. Mehr denn je: Kein Raum für Fehler. Lieferzeiten steigen → Bestellungen lange *vor* Auslaufen aufgeben.

Mit Papier/Tabellen möglich, aber CMMS leichter. Erstens: Nutzt zugehörige Teile/Materialien aus Arbeitsaufträgen für Echtzeit-Bestandsaktualisierung. Zurück zum Projektor-Beispiel: Sobald Auftrag geschlossen, zieht Software zugehörige Teile vom Bestand ab. Sie wissen *immer* exakt, wie viele in Reserve sind. Zweitens: Sobald Zahl unter anpassbares Minimum sinkt → Software alarmiert: Nachbestellen. Einkaufsmodul automatisiert nächste Schritte, Lieferanten-Kontakt leicht gemacht.

Schulverbände und große Campus mit mehreren Einrichtungen profitieren auch von Bestands-Sharing: Im CMMS alle Bestände einsehen. Vorübergehend: Schneller Teile/Material von zweiter Facility holen als beim Lieferanten bestellen.

Planen ist das eine, Ausführung sicherstellen das andere. Sie brauchen Weg, um sicherzustellen, dass PM-Plan eingehalten wird. Wie Transparenz und Accountability schaffen?

Arbeitsaufträge per Kategorien und Reports tracken

Sanitär- und PM-Planung ist Schritt 1 – dann Tasks zu COVID-19 tracken, damit nichts durchrutscht. Weg: Kategorien zu Bedarfs- und PM-Aufträgen hinzufügen. Papier: Datum mit gelbem Marker markieren. Tabellen: Andere Schriftfarbe. Beim Reportbau: Alle kritischen Aufträge zusammenziehen.

Sie müssen schauen auf:

• Anzahl abgeschlossener PMs
• Anzahl pünktlich abgeschlossener PMs
• Prozentsatz pünktlicher PMs

Mit Papier/Tabellen zeitaufwendig, aber machbar. Mit CMMS und autogenerierten Reports: Einfacher. Alle zugehörigen Aufträge/PMs unter gleicher Kategorie → Software zieht Daten, erstellt Grafiken, berechnet KPIs.

Egal wie Sie Reports erstellen: Häufigkeit erhöhen. Lücken in Prozessen → sofort finden und beheben.

Remote arbeiten mit CMMS-Software

Social Distancing: Eine der größten Herausforderungen. Wenn Ihr Team gewohnt ist, eng zusammenzuarbeiten, Infos verbal zu teilen, bei Fragen rüberzugehen – COVID-19 hat massiven Effekt. Sich effektiv zu organisieren, wenn selbst simples „ins Büro kommen“ wegfällt, fühlt sich unmöglich an.

Sie brauchen neue Kommunikationskanäle: klar, verlässlich. Wege, Info zu standardisieren, damit sie leicht zwischen Teammitgliedern fließt. Dazu: Alle im Loop halten, Infos in Echtzeit updaten.

Optionen: Gruppen-E-Mails, Telefonketten. Wenn Sie die schon nutzen, kennen Sie die Nachteile. CMMS mit Cloud-Computing hält Ihr Team verbunden – auch von weit weg. Alle Abteilungsdaten in *einer* zentralen Datenbank: gesichert, sicher. Aber mehr als sicher: *zugänglich*. Sie und Team loggen sich von jedem internetfähigen Desktop, Laptop, Mobilgerät ein. Einmal im CMMS: Egal wo Sie sind. Sie können:

• Arbeitsaufträge generieren, zuweisen, tracken
• Präventive Wartungsaufgaben planen & tracken
• Inventar steuern
• Reports automatisch generieren

Alles, was wir besprochen haben – remote machbar.

Hippo CMMS und Sie

Es fühlt sich an, als hätte COVID-19 alles verändert – alle kämpfen mit Unsicherheit. Aber eines ändert sich nie: Wir sind *immer* da, um zu helfen. Fragen zu CMMS und Bildungseinrichtungen – oder anderer Branche? Jetzt anrufen und mit uns connecten.