Was ist ein Wartungsaudit?

Die Worte „Audit“ mögen Angst in Ihrem Herzen auslösen, aber die Realität ist, dass viele Unternehmen ihre Wartungsaudits regelmäßig bestehen. Es gibt keinen Grund, ein Wartungsaudit zu befürchten, wenn Sie die korrekten Verfahren befolgen.

Was genau ist ein Wartungsaudit?

Ein Instandhaltungsaudit ist eine umfassende und systematische Überprüfung der Instandhaltung, des Inventars und der Prozesse einer Organisation. Es bewertet, wie Aktivitäten und Standards aufrechterhalten werden, wie z. B. interne Einrichtungen und Reparaturprozesse. Audits helfen Ihnen, Qualität, Gesundheit und Sicherheit in Ihren Einrichtungen sicherzustellen.

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften inspizieren eine Vielzahl von Wartungsfunktionen, darunter:

• Sicherheit
• Schulung
• Planung
• Planung
• Gerätewartung
• Wartungspraktiken und -organisation
• Verwaltung von Dokumenten, Inventar und Einkauf

Obwohl sie stressig sein können, schützen Audits sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen. Der Hauptzweck jedes Audits besteht darin, zu sehen, wie gut Sie Ihre SOPs befolgen, nach Problemen oder Mängeln zu suchen und, falls es Probleme gibt, einen Aktionsplan zu erstellen, der diese angeht.

Audits sind eine Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Verfahren alle Anforderungen erfüllen und dass alles so effektiv wie möglich funktioniert.

Warum sind Wartungsaudits wichtig?

Wartungsaudits geben Managern einen klaren Überblick darüber, was in der Organisation passiert, was ihnen hilft, Benchmarks leichter zu setzen. Durch den Vergleich der Ausgangsdaten mit korrekten Verfahren können Manager Probleme einfacher definieren und Lösungen implementieren.

Audits schützen Sie und die Organisation auch vor Haftung, da sich Audits im Allgemeinen auf Sicherheitsstandards und -verfahren konzentrieren und dazu beitragen, das Risiko von Zwischenfällen am Arbeitsplatz zu verringern. Mit regelmäßigen Audits stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation die Anforderungen erfüllt und Sie im Falle von Unfällen oder Verletzungen abgesichert sind.

Sie müssen Audits einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern sichere Arbeitsbedingungen und Ihren Verbrauchern sichere Produkte bieten. Audits tragen dazu bei, dass Sie zur Rechenschaft gezogen werden, da sie häufig von Drittunternehmen durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass sie Ihre Organisation durch eine objektive Linse betrachten, um Integrität für ihre Audits zu gewährleisten.

Welche Arten von Wartungsaudits gibt es?

Es gibt drei Arten von Wartungsaudits.

Obligatorische Audits

Diese Art der Prüfung ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind eine umfassende Inspektion von Prozessen, die von Regierungsbehörden durchgeführt werden, und umfassen Wartungsprozesse. Beispielsweise führt die U.S. Food and Drug Administration regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass die Praktiken den ordnungsgemäßen Herstellungsprozessen entsprechen.

Freiwillige Prüfungen

Ein freiwilliges Audit ist eine Möglichkeit für ein Unternehmen, die Freiheit zu haben, Audits durchzuführen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben oder vorgeschrieben sind und dazu dienen, eine Zertifizierung zu erhalten, die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Beispielsweise sind einige Lebensmittelsicherheitszertifizierungen in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie freiwillig, ebenso wie einige Spielplatzsicherheitsaudits. Durch die Teilnahme an der Prüfung beweist die Organisation ihr Engagement, die aktuellen Best Practices der Branche zu erfüllen.

Wartungsaudit

Ein Wartungsaudit ist ein internes Audit, das Unternehmen in ihre Verbesserungspläne aufnehmen. Es ist wichtig, sie regelmäßig durchzuführen, da sie Organisationen dabei helfen, zu beurteilen, ob ihre aktuellen Prozesse und Systeme effektiv sind, und ihnen die Möglichkeit geben, alle gefundenen Probleme zu beheben.

Wartungsaudits fördern kontinuierliche Verbesserungen, insbesondere wenn ihre Ergebnisse mit Unternehmenskodizes, Richtlinien und anderen Indikatoren verglichen werden.

Wenn Sie wissen, welche Arten von Audits zu erwarten sind, können Sie sich im Laufe der Zeit verbessern und besser vorbereitet sein.

Wie oft sollten Sie Wartungsaudits durchführen?

Es hängt alles von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Ihrer Branche ab. Einige Inspektionen kommen überraschend, andere sind geplant. Die meisten Wartungsaudits finden in Fertigungs- oder Wartungsabteilungen statt.

Wenn die Organisation in der Vergangenheit versäumt, gegen Kodizes verstoßen oder Industriestandards nicht eingehalten hat, werden Audits häufiger und oft unangekündigt. Je nach Schwere der Situation können die Audits sogar zu einer vollständigen Untersuchung von Verstößen und Fehlern führen.

Audits der Wartungs- und Fertigungsabteilungen alle sechs Monate bis zu einem Jahr geben Managern jedoch ein klares Bild davon, wie sie arbeiten und welche Bereiche verbessert werden müssen.

Was ist in einem Wartungsaudit enthalten?

In vielen Fällen muss ein Dritter das Audit durchführen, um unvoreingenommene Ergebnisse sicherzustellen. Während des Audits müssen alle Etagenmanager, Vorgesetzten und Arbeiter anwesend sein und befragt werden. Erwarten Sie eine Prüfung, um Folgendes zu untersuchen:

• CMMS
• Personal
• Allgemeine Daten
• Budgets und Kosten
• Produktionsanlagen
• Dokumentationsverfahren
• Wartungsverwaltung
• Organisation innerhalb der Abteilungen

Nachdem das Team fertig ist, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren. Diese Informationen werden verwendet, um entweder kurz-, mittel- oder langfristige Lösungen für etwaige Mängel oder Probleme zu finden. Der Aktionsplan, den Sie entwerfen, muss sorgfältig festgelegte Prioritäten widerspiegeln.

Darüber hinaus muss Ihr Audit eine Kosten-Nutzen-Analyse enthalten, damit Sie und Ihr Team Entscheidungen treffen können, die dem Unternehmen in Zukunft zugute kommen.

Wie bestehen Sie ein Wartungsaudit?

Auch wenn Audits mühsam sind, gibt es Möglichkeiten, die Dinge für sich und Ihr Team einfacher zu machen, um künftigen Audits den Stachel zu nehmen. Um zu bestehen, muss Ihre Abteilung alles nach Vorschrift machen und alles muss dem Code entsprechen. Durch die Implementierung eines IPS-Systems wird dies überschaubarer.

Ein CMMS hilft Ihnen, Ihre Daten zu verfolgen und eine aktuelle Dokumentation jeder Inspektion und Aufgabe bereitzustellen. Sie und Ihr Team haben Zugriff auf alle Informationen, die Sie benötigen, um alle Ihre Pläne umzusetzen, und alle Ihre Daten sind an einem Ort verfügbar. Eine gute CMMS-Plattform ist einfach zu erlernen und zu verwenden, sodass Sie nicht viel Zeit damit verbringen müssen, Ihr Team für die korrekte Verwendung zu schulen.

Mit dem richtigen CMMS haben Sie Zugriff auf eine vollständige Historie von allem, was in Ihrer Abteilung passiert, was passiert ist, wie viel Zeit aufgewendet wurde, welche Geräte, Werkzeuge oder Teile verwendet wurden und wer die Aufgabe ausgeführt hat.

Eine ordnungsgemäß dokumentierte Historie ist ein zuverlässiger Beweis im Falle eines Vorfalls am Arbeitsplatz. Es gibt Ihnen und Ihrem Team auch die Möglichkeit, vergangene und aktuelle Daten zu vergleichen, um nach Mustern und Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Denken Sie auch daran, dass die Dinge so genau wie möglich dokumentiert werden müssen – wenn Sie etwas nicht dokumentieren, ist es in den Augen Ihres Prüfers nie wirklich passiert.

CMMS-Software wird im Gegensatz zu herkömmlichen Arbeitsaufträgen in Papierform oder Tabellenkalkulation automatisch in Echtzeit aktualisiert, sodass alle im Team mit denselben Daten arbeiten. Niemand ist hinten und niemand ist aus der Schleife. Es stellt sicher, dass Ihr Team über die richtigen Anweisungen verfügt, und wenn Änderungen vorgenommen werden, werden diese sofort wiedergegeben, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen verringert wird. Dies hilft Ihnen, Ihre Audits zu bestehen, da nichts durch das Raster fällt und alles auf der Grundlage der richtigen Verfahren durchgeführt wird.

Nächste Schritte

Der beste Weg, um zu entscheiden, ist, mit jemandem aus der Branche zu sprechen. Sie müssen nur den richtigen Anbieter finden.

Hippo ist hier, um Ihnen dabei zu helfen, die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden, einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen zu Gebäudewartungssoftware, der Buchung einer Live-Softwaredemo oder der Einrichtung einer kostenlosen Testversion.

CEO-Zusammenfassung

CMMS-Softwarelösungen helfen Wartungsabteilungen, kritische Anlagen für weniger Geld online zu halten, indem sie Prozesse rationalisieren und zuverlässige Daten erfassen und nutzen. Im Gegensatz zu älteren Managementsystemen lebt ein modernes CMMS in der Cloud und stellt sicher, dass jeder Zugriff auf aktuelle Daten hat. Unternehmen aus allen Branchen können konkrete Vorteile aus den Systemen ziehen, darunter mehr Betriebszeit und weniger Zeit- und Geldverschwendung. Bei der Auswahl eines CMMS ist es wichtig, nicht nur die Funktionen, sondern auch die gesamte Benutzererfahrung zu berücksichtigen, einschließlich Implementierung, Schulung und fortlaufendem Support.