Bürowartungsleitfaden:Schaffen einer produktiven Geschäftsumgebung

Fast ein Drittel unseres Lebens verbringen wir am Arbeitsplatz. Ob große Open Space mit Pausen- und Konferenzräumen oder eine Ansammlung von engen Kabinen, die Büropflege ist ein entscheidender Faktor, um den Arbeitsplatz komfortabler und damit produktiver zu machen. Mit anderen Worten, das Office Maintenance Management ist ein wichtiger Faktor für den langfristigen Unternehmenserfolg.

Begleiten Sie uns, wenn wir herausfinden, was die Bürowartung umfasst, und Best Practices skizzieren, die Sie auf den Weg zum Erfolg bringen.

Umfang der Bürowartungsdienste

Das Facility Management hat sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt, von einer peripheren Kostenstelle zu einem wichtigen Business Enabler. Als integraler Bestandteil des Facility Managements und der Gebäudeinstandhaltung ist Office Management eine Schlüsseldienstleistung für die Verwaltung unterschiedlichster Bürogebäude und Arbeitsplätze.

Allerdings können Bürowartungsdienste je nach Bürogröße, Komplexität der Infrastruktur und Umfang der verwendeten Gebäudesysteme und -geräte variieren.

Damit an einem durchschnittlichen Firmenarbeitsplatz alles reibungslos funktioniert, sind dies die häufigsten Wartungsaufgaben, die Sie hinter den Kulissen erwarten können:

• Allgemeine Reinigungs-/Hausmeisterdienste
• Möbelinspektion und -reparatur
• Wartung und Reparatur von Bürogeräten (Fotokopierer, Drucker, Aktenvernichter, Wasserkühler usw.)
• HVAC-Inspektion und -Wartung
• Wartung von IT-Geräten
• Inspektion und Wartung von Feuerlöschanlagen
• Wasseraufbereitung und Wasserversorgung
• Sicherheit und physische Zugangskontrolle

… und mehr.

In einer idealen Situation, in der alle oben genannten Aufgaben angemessen ausgeführt werden, welche Auswirkungen hätte dies ggf. auf den Geschäftsbetrieb? Schauen wir uns das als nächstes an.

Wie sich die Bürowartung auf den Unternehmenserfolg auswirkt

Es gibt drei Hauptwege und viele kleinere, wie die Bürowartung zu Ihrem Gewinn beiträgt. Hier sind die Großen.

1) Höhere Mitarbeiterproduktivität 

Es gibt viele kleine Dinge, die sich auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken. Schlechte Beleuchtung, Innentemperatur, fehlerhafte Büroausstattung, unorganisierter Arbeitsplatz – all dies sind Faktoren, die sich negativ auf die Produktivität auswirken.

Wenn Arbeitgeber proaktive Schritte unternehmen, um eine ausgewogene Innentemperatur, Beleuchtung und aufgeräumte Räume zu gewährleisten, kann dies die Stimmung der Mitarbeiter positiv beeinflussen, Fehlzeiten minimieren und Ermüdung reduzieren.

An einem solchen Arbeitsplatz können sich die Mitarbeiter ohne unnötige Ablenkungen auf die Qualität ihrer Arbeit und ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen konzentrieren.

2) Niedrigere Betriebskosten

In ihrem Benchmarking-Bericht 2018 gab die Building Owners &Managers Association (BOMA) International an, dass für Bürogebäude des privaten Sektors in den USA durchschnittlich 2,15 $ pro Quadratfuß (oder 23,24 $ pro Quadratmeter) ausgegeben werden bei Reparaturen und Wartungen.

Um die Betriebskosten für die Wartung zu kontrollieren, müssen Unternehmen drei Dinge vermeiden:

• Zu teure Auftragnehmer .
• Keine vorbeugende Wartung an Ausrüstung und Infrastruktur, was später zu unnötigen Ausgaben führt.
• Zu viel Wartung , wodurch Ersatzteile, Zeit und Arbeit verschwendet werden.

Einfach ausgedrückt, um die Betriebskosten zu kontrollieren, müssen Sie zunächst in der Lage sein, Ihre Wartungskosten zu verfolgen und zu kontrollieren.

3) Besserer Ruf des Unternehmens und Markenimage

Man sagt, dass man für einen guten ersten Eindruck nie eine zweite Chance bekommt. Stellen Sie sich einen Kunden oder einen Partner vor, der ins Büro kommt, über einen Eimer steigt, der Tropfen aus der undichten Klimaanlage auffängt, und dann auf einem quietschenden Stuhl sitzen muss, während er sich die ganze Zeit fragt, woher dieser seltsame Geruch kommt.

Wir wissen nicht, was das kommuniziert, aber es bedeutet sicherlich nicht, dass Ihr Unternehmen organisiert und bereit ist, sich neuen Herausforderungen zu stellen.

Sollten Sie die Bürowartung auslagern oder intern erledigen?

Um sicherzustellen, dass jede Bürowartungsaufgabe ordnungsgemäß und pünktlich erledigt wird, müssen Sie mehrere wichtige Entscheidungen treffen. Einer der wichtigsten ist, ob Sie Ihre Bürowartung an Fachleute für die Gebäudewartung auslagern oder versuchen, es selbst zu tun.

Denken Sie daran, dass Sie selbst mit einem kleinen internen Team von Wartungsprofis immer noch mit einigen Auftragnehmern und Dienstleistern zusammenarbeiten müssen, um spezielle Aufgaben wie Klempnerarbeiten oder Elektroarbeiten zu erledigen.

Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

Outsourcing der Bürowartung

Vorteile:

• Bessere Qualität der Bereitstellung von Wartungsdiensten.
• Die Partnerschaft mit einem qualifizierten FM-Unternehmen bietet die Möglichkeit zu Wachstum, besserer Marktdurchdringung und Wettbewerbsfähigkeit.
• Zugriff auf spezialisierte Ressourcen für die Bürowartung und Best Practices der Branche.
• Erhöhte Effizienz.
• Konzentrieren Sie sich besser auf das Kerngeschäft.
• Sie müssen sich keine Gedanken über Personalprobleme bei der Wartung machen.

Nachteile:

• Reduzierung der Betriebskontrolle.
• Erhöhtes Risiko von Sicherheitsverletzungen und Vertraulichkeitsproblemen.
• Fehler des ausgelagerten Unternehmens können sich negativ auf den Ruf des Kunden auswirken.
• Kann teurer sein, als ein kleines internes Team aufzubauen.

Bürowartung im Haus

Vorteile:

• Maximale Kontrolle über Prozesse und Verfahren.
• Mehr Einblick in Ihre Wartungskosten und Optionen zur Optimierung.
• Ausrüstungsprobleme können schneller gelöst werden.
• Mehr Einblick in den Gesamtzustand Ihrer Ausrüstung und Infrastruktur.

Nachteile:

• Es erfordert Zeit und Mühe, ein internes Team aufzubauen, das sich um etwas kümmert, von dem Sie wenig wissen.
• Kleinere Unternehmen haben einfach nicht genug Arbeit, um die Einstellung eines Facility Managers und Wartungspersonals in Vollzeit zu rechtfertigen.
• Wenn Sie beabsichtigen, einige der Wartungsaufgaben auf Ihre bestehenden Mitarbeiter zu übertragen, kann dies zu einer ganzen Reihe verschiedener organisatorischer und Produktivitätsprobleme führen.

Große Organisationen werden mehr Anreiz haben, den Großteil der Wartungsarbeiten im eigenen Haus zu halten. Im nächsten Abschnitt werden wir kurz beschreiben, wie sie einen effektiven Rahmen für das Instandhaltungsmanagement aufbauen können.

Grundlegende Bürowartungsaufgaben intern verwalten

Der Aufbau einer Wartungsabteilung braucht Zeit. Obwohl die Bürowartung bei weitem nicht so komplex ist wie die industrielle Wartung, lohnt es sich dennoch, im Voraus zu planen.

1) Verstehen Sie Ihren Wartungsbedarf

Wenn derzeit keine vorhanden ist, erstellen Sie ein umfassendes Verzeichnis der physischen Vermögenswerte, das alle Ihre Bürogeräte und -geräte enthält. Sie können dies tun, indem Sie eine einfache Asset-Inventar-Management-Software verwenden. Dies wird Ihnen helfen, alle Geräte/Inventar zu erfassen und den Standort leichter zu verfolgen.

Danach müssen Sie Ihren tatsächlichen Wartungsbedarf ermitteln. Mit anderen Worten, welche Ihrer Geräte würde von einer proaktiven Wartung profitieren. Gehen Sie die soeben erstellte Liste durch und markieren Sie diese Ausrüstung.

Große Organisationen verfügen über einen IT-Support, der sich mit der IT-Ausrüstung befasst. Wenn Sie nur eine Etage oder Bürofläche mieten, hat der Gebäudeeigentümer in der Regel eine Firma oder ein Team für die Immobilienverwaltung, einschließlich der Betreuung der Kerngebäudesysteme wie Aufzüge, Sanitär-, Brandschutz- und Elektroarbeiten sowie anderer Dinge wie Grundstückspflege.

Normalerweise braucht Ihr Unternehmen jemanden, der sich auf Aufgaben konzentriert wie:

• Müll entfernen und Reinigungsdienste
• Wartung der HLK (regelmäßige Inspektionen durchführen, Filter wechseln usw.)
• Gelegentliche Inspektion von Büromöbeln, -geräten und -geräten (PAT-Test)
• Hilfe beim Einbau neuer Geräte oder Möbel
• Reinigen von Teppichen und Polstern
• Außen- und/oder Innenfensterreinigung
• Durchführen kleinerer Reparaturen im Büro

Ob Sie dies über Wartungsunternehmen tun, einen Vollzeit-/Teilzeit-Handwerker einstellen, Ihre Mitarbeiter einbeziehen oder alles oben genannte, das liegt an Ihnen.

Ein Wartungsplan kann in jedem Fall nicht schaden.

2) Erstellen Sie einen vorbeugenden Wartungsplan 

Ein vorbeugender Wartungsplan soll sicherstellen, dass wichtige Routinewartungsaufgaben rechtzeitig durchgeführt werden. Da Sie die Arbeit im Voraus planen, sollten Sie genügend Zeit haben, um die erforderlichen Werkzeuge, Ersatzteile und Arbeitskräfte bereitzustellen, die für die Ausführung dieser Aufgaben erforderlich sind.

Wenn Sie viele vorbeugende Arbeiten planen, empfehlen wir Ihnen dringend, unseren Leitfaden zum Erstellen eines vorbeugenden Wartungsplans zu lesen.

3) Unterstützen Sie Ihre Wartungsbemühungen mit einem mobilen CMMS

Die Arbeitsplanung ist nur ein Teil des Puzzles.

Wenn die Arbeiten von einem internen Teammitglied ausgeführt werden, müssen diese über die erforderlichen Werkzeuge, Ersatzteile und Sicherheitsausrüstungen verfügen. In einigen Fällen benötigt diese Person möglicherweise auch Zugriff auf Wartungschecklisten, Betriebshandbücher, SOPs und andere Dokumente.

Für Teile und Werkzeuge benötigen Sie eine Art Lagerraum. Für Dokumente ist es am besten, sie in einer CMMS-Software wie Limble zu speichern.

Sie können Limble CMMS als Ihre Inventarverwaltungssoftware verwenden. Sie geben das Gerät in seine Datenbank ein. Für jedes Gerät können Sie Details wie Marke und Modell, Handbücher, Checklisten zur Fehlerbehebung, Herstellerdetails, die verwendeten Ersatzteile usw. hinzufügen. 

Hier sind einige andere nette Dinge, die Limble tun kann, um die Bürowartung zu vereinfachen:

• Gibt es ein Problem für das Wartungsteam? Arbeitsaufträge sind ein Kinderspiel:Jeder Ihrer Mitarbeiter kann einfach zu unserem Online-Arbeitsanforderungsportal springen, das Ticket mit einer Problembeschreibung einreichen und ein Bild hinzufügen (wenn es sinnvoll ist). Sie werden per E-Mail über den Fortschritt ihres Tickets informiert.
• Der Drag-and-Drop-Wartungskalender von Limble hilft Ihnen, jede Art von Wartungsarbeiten zu planen und zu organisieren.
• Verwenden Sie unseren integrierten QR-Code-Generator, um für jedes Asset einen eindeutigen Code zu generieren. Drucken Sie es aus und kleben Sie es auf das Gerät. Jeder, der Zugriff auf Limble hat, kann das Asset schnell identifizieren, indem er den Barcode mit seinem Mobiltelefon scannt.
• Verlassen Sie sich auf unser Ersatzteillagermodul, um Ihren Teilebestand zu verfolgen und genaue Prognosen für eingehende Quartale zu erstellen.
• Nutzen Sie unsere Lieferantenverwaltungsfunktion, um Wartungstickets mit externen Auftragnehmern zu teilen und den Überblick über die von ihnen geleistete Arbeit zu behalten.

Darüber hinaus bietet Limble wie bei jeder Cloud-basierten Lösung ein robustes Berichtssystem, damit Sie einen detaillierten Einblick in die Leistung Ihrer Anlagen, die Leistung Ihres Wartungsteams, die Leistung Ihrer Wartungsanbieter sowie detaillierte Kostenaufschlüsselung für jede der oben genannten Kategorien.

Wie können Arbeitgeber dazu beitragen, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen?

Viele Unternehmen werden ihre Wartungsaufgaben einfach auslagern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Und das ist in Ordnung. Es gibt jedoch einige zusätzliche Dinge, die sie tun können, um einen komfortableren Arbeitsplatz zu schaffen – was letztendlich in ihrem besten Interesse ist.

1) Sorgen Sie für eine gute Beleuchtung 

Besonders natürliches Licht. Neurowissenschaftler haben einen Zusammenhang zwischen natürlichem Licht, dem Schlaf der Arbeiter und der Lebensqualität hergestellt. Wenn Ihre Büros nur wenige Fenster haben, versuchen Sie Folgendes:

• Entdecken Sie die Möglichkeit, Oberlichter hinzuzufügen
• Verwenden Sie mehr LED- als Leuchtstofflampen, um die direkte Blendung der Mitarbeiter und die potenzielle Überanstrengung der Augen zu reduzieren
• Denken Sie daran, wie sich die Beleuchtung auf die Produktivität auswirkt

Hier ist ein interessanter Leitfaden für das Design der Bürobeleuchtung für alle, die mehr erfahren möchten.

2) Investieren Sie in ergonomische Büromöbel

Investieren Sie in bequeme, stützende und ergonomische Möbel und Sitze, um die Gelenke zu entlasten, eine Belastung des Rückens zu vermeiden und das Risiko zukünftiger Muskel-Skelett-Probleme zu minimieren.

Obwohl die Bereitstellung ergonomischer Stühle die Gesundheit der Wirbelsäule verbessern kann, können Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um die Haltung des Personals insgesamt zu verbessern. Studien zeigen, dass mehr Zeit im Stehen als im Sitzen für die Gesundheit der Mitarbeiter besser sein könnte. Probieren Sie also innovative Wege aus, um Bewegung am Arbeitsplatz zu fördern, wie zum Beispiel:

• Einbau von Stehpulten
• Mittagspausen im Freien schaffen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihren Schreibtisch zu verlassen und sich zur Mittagszeit zu bewegen
• Bereitstellung verstellbarer Desktop-Riser. Diese sind etwa 500 US-Dollar billiger als Stehpulte, sodass sie an mehr Mitarbeiter verteilt werden können.

Viele von uns werden noch einige Stunden hinter dem Schreibtisch verbringen müssen. Neben ergonomischen Möbeln ist es sinnvoll, die richtigen Sitzhaltungstipps mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.

3) Verbesserung der Raumluftqualität

Die Aufrechterhaltung einer optimalen Raumluftqualität ist wegen der Gefahren von Innenraumschadstoffen, die zu Irritationen, Erkrankungen und dem sogenannten Sick-Building-Syndrom (SBS) beitragen können, eine unabdingbare Voraussetzung.

Dies ist ein Bereich, in dem Sie es sich nicht leisten können, nachlässig zu sein. Glücklicherweise gibt es mehrere moderne Lösungen, die Ihnen bei der Verwaltung der Raumluftqualität helfen, wie z. B. intelligente HLK-Systeme. Als zusätzlichen Bonus verbessern diese Systeme auch die Energieeffizienz.

4) Budget für Wartung zuweisen 

Obwohl es gut angelegtes Geld ist, hat die Wartung ihren Preis. Auf die Wartung zu verzichten ist auf Dauer viel teurer.

Stellen Sie Ihren Wartungsmitarbeitern daher die Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um effizient zu sein und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Wenn Sie sie zwingen, Lösungen aus dem Nichts zu improvisieren, haben Sie kein Recht, sich über wiederkehrende Probleme zu beschweren.

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5) Ignorieren Sie die Eingaben des Personals nicht

Dies ist so einfach, wie Mitarbeiter um Feedback zu bitten, um sich über ihre großen Herausforderungen im Gebäude und im Büro zu informieren. Bitten Sie sie, Vorschläge für Verbesserungen zu machen.

Wie können Mitarbeiter dazu beitragen, dass das Büro sauber und gepflegt bleibt?

Die Arbeitsumgebung sollte stets professionell und sauber gehalten werden. Daher ist es wichtig, dass alle, vom mittleren Personal bis hin zur Chefetage, mitmachen und die Büroräume aufgeräumt, organisiert und sauber halten.

Dies ist erreichbar, indem sich alle auf einige Grundregeln einigen und eine Büroetikette einführt.

1) Persönliche Verantwortlichkeit predigen

Eine gute Möglichkeit, Ihr Wartungsteam zu unterstützen, besteht darin, es nicht bei jedem kleinen Problem anzurufen, das auftritt. Wenn Sie das Problem in kürzerer Zeit beheben können, als es zum Melden des Problems erforderlich ist, muss das Wartungsteam wahrscheinlich nichts davon erfahren.

In ähnlicher Weise sollten sich alle Mitarbeiter ein wenig Mühe geben, das Büro sauber und organisiert zu halten.

In diesem Zusammenhang kann die persönliche Verantwortung von Dingen wie Ordnung halten, Gegenstände wegwerfen, Licht und Geräte beim Verlassen richtig ausschalten oder in Gemeinschaftsbereichen wie Küche und Toiletten sauber machen.

2) Benennen Sie Personen als Wartungs-Verbindungspersonen

Es gibt eine allgemeine Regel, dass Sie in einem Notfall niemals sagen „jemand, rufen Sie 911 an .“, wenn Sie Befehle erteilen “. Stattdessen zeigst du mit dem Finger auf jemanden und sagst „du rufst 911 an . ”.

Gleiches gilt für das Einreichen von Wartungsanfragen. Wenn es jemand kann, wird es normalerweise niemand tun.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einen Vermittler mit dem Wartungsteam zu benennen. Sie müssen sich nicht um technische Wartungsdetails kümmern, sie müssen nur wissen, wie sie ein Ticket einreichen und wen sie anrufen können (bei Wartungsnotfällen).

Sie können sich während der Arbeiten mit der Wartung in Verbindung setzen und alle anderen Mitarbeiter auf dem Laufenden halten.

3) Probleme melden, sobald sie auftreten

Wenn sie lange ignoriert werden, können scheinbar einfache Dinge wie Papierstaus im Fotokopierer oder ein zerknittertes Papier beim Kopierer zu ernsthafteren Wartungsproblemen führen, die kostspielige Reparaturen erfordern und wichtige Fristen stören.

Idealerweise sollte bereits ein System wie Limble CMMS vorhanden sein, um Wartungsprobleme zu melden. Natürlich gibt es einfachere Ticketsysteme, die die Arbeit auch erledigen können, wenn Sie nur daran interessiert sind, das Ticket an den richtigen Ort zu bringen.

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Auch hier ist es wichtig hinzuzufügen, dass alle Wartungsanforderungen dokumentiert werden müssen. Mündliche Aufforderungen reichen nicht. Außerdem sollten diesen Anfragen so viele Informationen wie möglich beigefügt werden, damit Techniker nicht eine Stunde damit verbringen müssen, ein Gerät zu beheben, nur um zu versuchen, das Problem zu reproduzieren.

#4) Achte auf die Etikette im Büro

Einige einfache und gängige Büroreinigungsregeln, die jeder befolgen kann, sind:

• Halten Sie Ihren Arbeitsplatz immer aufgeräumt.
• Beseitigen Sie Unordnung in Ihrem Arbeitsbereich und anderen öffentlichen Bereichen.
• Stellen Sie sicher, dass die Stromkabel sauber gebündelt sind.
• Verwenden Sie Händedesinfektionsmittel und Desinfektionsmittel, wenn/wenn dies für notwendig erachtet wird.
• Halten Sie Türen, Flure und Notausgänge frei von Hindernissen.
• Entsorgen Sie nicht gegessene Lebensmittel und entsorgen Sie die Lebensmittelverpackungen in den entsprechenden Behältern.
• Entferne Essensreste aus dem Kühlschrank.
• Wischen Sie Küchenoberflächen und -geräte ab.
• Säubern Sie hinter sich, wenn Sie etwas verschütten.
• Verwenden Sie die richtigen Recyclingbehälter.
• Wenn das Reinigungsteam donnerstags kommt, lassen Sie das schmutzige Geschirr vom Montag nicht warten.

Quelle: Queen-Anne-Ausbildung

Erstellen Sie Ihre eigene Büroetikette, drucken Sie sie aus und platzieren Sie sie an strategischen Stellen im Büro. Dies kann auch als Ihre eigene Checkliste für die Bürowartung dienen.

Büroreinigung und -wartung ist jedermanns Sache

Wir haben Sie hier mit vielen Informationen getroffen, wahrscheinlich mehr, als Sie erwartet hatten. Die gute Nachricht ist, dass der Arbeitsplatz eine Ansammlung von erwachsenen Fachleuten ist (auch wenn es nicht immer so aussieht).

Wenn Sie es schaffen, alle auf den gleichen Stand zu bringen, wenn Sie einige Grundregeln befolgen, wird der Wartungstechniker auf Ihrem Gelände ein seltener Anblick sein.

Für diejenigen, die eine beträchtliche Anzahl von Quadratmetern zu betreuen haben, können sie sich immer auf moderne Lösungen wie Limble CMMS verlassen, um ihr Büro in Topform zu halten.