Enterprise Automation: Remote-Team-Management vereinfachen

Ist Remote-Arbeit ein Trend oder die neue Normalität? Viele diskutierten diese Frage vor der COVID-19-Pandemie, aber in den letzten Monaten ist die Antwort immer deutlicher geworden: Remote-Arbeit ist gekommen, um zu bleiben.

Laut einer Gartner-Pressemitteilung nach ihrer Umfrage unter HR-Leitern „sind 41 % der Mitarbeiter wahrscheinlich, zumindest teilweise remote zu arbeiten“ nach der Pandemie.

Remote-Arbeit hat sich als Einsparung von Millionen Dollar für Unternehmen erwiesen. Und 65 % der Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, laut einer 2020er Umfrage von FlexJobs.

Darüber hinaus bleibt Remote-Arbeit in vielen Ländern notwendig, da COVID-19 weiterhin eine große Rolle in der „neuen Normalität“ spielt. Im Juni 2020 bezeichnete ein Epidemiologe der University of California, Berkeley die Arbeit in einem physischen Büro zu dieser Zeit sogar als „das gefährlichste, was wir tun“.

Diese Kombination aus Notwendigkeit, Vorteilen und Arbeitstrends schafft einen starken Fall dafür, Remote-Arbeit in Ihren regulären Betrieb zukünftig einzubeziehen.

Dafür müssen Sie jedoch über Notlösungen und kurzfristige Lösungen hinausgehen, die Sie wahrscheinlich bei Ihrem initialen Wechsel zu Remote-Arbeit einsetzen mussten.

Selbst wenn Ihr Unternehmen langfristig vom verteilten Arbeiten abrückt, benötigen Sie einen strategischen, nachhaltigen operativen Rahmen, der die Herausforderungen der Verwaltung einer modernen Belegschaft adressiert.

Anders als bei kleineren Unternehmen machen Altsysteme und Compliance-Anforderungen es für Unternehmen schwierig, Abläufe schnell anzupassen. Das Risiko von Kommunikationssilos und die Belastung der IT-Abteilungen erschweren die Lage weiter. Zusammen schaffen diese Faktoren Barrieren für eine nachhaltige Remote-Belegschaft.

Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) und künstliche Intelligenz (KI) haben die einzigartige Fähigkeit, die Lücke zwischen kurzfristigen Belegschaftsänderungen und längerfristigen Lösungen zur Modernisierung von Altsystemen und -abläufen zu schließen.

Deshalb nutzen kluge Unternehmen Automatisierungstechnologie, um die Herausforderungen der Verwaltung entfernter Teams jetzt anzugehen – und morgen Vorteile im großen Maßstab zu realisieren.

RPA macht Altsysteme für Remote-Mitarbeiter zugänglich

Remote-Mitarbeiter verlassen sich auf flexible, leicht zugängliche Tools, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Aber Altsysteme wurden für einen anderen Arbeitsstandard entwickelt und integrieren sich nicht auf natürliche Weise mit dem modernen Technologie-Stack, der Remote-Arbeit ermöglicht. Tatsächlich stufen 23 % der Remote-Mitarbeiter den Umgang mit Altsystemen unter ihre Top-5-Frustrationen ein.

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Doch Unternehmen verlassen sich auf Altsysteme, um einen Großteil ihrer Kernarbeit zu erledigen. Und das meistens, weil diese Systeme so tief in das Geschäft integriert sind, dass die Kosten und potenziellen Risiken der Modernisierung zu hoch erscheinen.

Ein Bankvorstand verglich den Austausch von Altsystemen sogar mit „dem Austauschen von Triebwerken an einer Boeing 747 im Flug“. Dies liegt an einigen wenigen Hauptgründen:

• Altsysteme treiben Ihr Geschäft an – Sie können den Betrieb nicht einfach herunterfahren, während Sie modernisieren.
• Altsysteme häufen viel technischen Schuldenberg durch Jahre von Ausnahmen und Notlösungen an.
• Altsysteme führen angepasste Funktionen aus und erfordern spezialisierte Schulungen, die kompliziert zu duplizieren sind.
• Der Austausch von Altsystemen dauert oft Jahre.

Diese Faktoren machen es für Unternehmen umso schwieriger, langfristige Remote-Arbeit aufrechtzuerhalten, weil ihre Kernabläufe erst Fall für Fall entwirrt und neu verwoben werden müssen.

Ohne Automatisierungstools ist es für Unternehmen fast unmöglich, ihre Altsysteme mit den Tools und Workflows zu verbinden, die benötigt werden, um flexible Remote-Arbeit zu unterstützen.

Tiefer eintauchen: Warum RPA eine ideale Technologie zur Integration von Altsystemen ist

Eine 2019er NetMotion-Umfrage ergab, dass Remote-Mitarbeiter mehr als alles andere „schnellen und einfachen Zugriff auf alle Daten, die sie für ihre Arbeit brauchen, über mobilfreundliche, responsive Anwendungen auf zuverlässigen Geräten“ wünschen.

Wenn Software unterperformt, leidet die Produktivität, und Altsysteme machen es sicherlich schwieriger für neue Tools, wie vorgesehen zu funktionieren.

RPA überbrückt die Lücke zwischen moderner und alter Technologie. Das Ergebnis für Remote-Mitarbeiter: Sie haben die Flexibilität, die sie brauchen. Gleichzeitig haben Unternehmen die Sicherheit und Stabilität, um Kernabläufe zu unterstützen.

RPA ahmt menschliche Workflows nach, was eine einfache Integration mit aller Software ermöglicht. Vergleichen Sie das mit Application Programming Interface (API)-Technologie, die spezifische Kompatibilität erfordert, um zu funktionieren.

Empfohlene Lektüre: RPA vs. API-Integration: Wie Sie Ihre Automatisierungstechnologien wählen

Mit dem Low-Code-, skalierbaren Framework, das RPA bietet, können Unternehmen Altsysteme schnell an die Bedürfnisse ihrer Remote-Teams anpassen und gleichzeitig langfristige Modernisierung unterstützen. Genau das geschah bei einer Bundesorganisation, deren Arbeit wichtige Überwachungssysteme umfasste, die durch ihre Sicherheitsinfrastruktur für Remote-Mitarbeiter blockiert waren.

Anstatt bei der Sicherheit Kompromisse einzugehen oder Mitarbeiter eines wichtigen Tools zu berauben, implementierte die Organisation schnell Software-Roboter, die Screenshots des Überwachungstools machen und sie den Mitarbeitern über Microsoft Teams senden, damit Remote-Mitarbeiter ihre Arbeit wie gewohnt erledigen konnten. Durch Hinzufügen von RPA zur Gleichung war diese Organisation in der Lage, ihr Altsystem schnell mit einem modernen, remote-freundlichen Technologie-Stack zu integrieren.

Um mehr darüber zu erfahren, wie RPA funktioniert und was es Ihrem Unternehmen bieten kann, lesen Sie unsere RPA-Übersicht für die C-Suite.

Automatisierung unterstützt IT-Abteilungen bei der Verwaltung entfernter Teams

Der plötzliche Wechsel zu Remote-Arbeit setzte die operativen Mitarbeiter stark unter Druck, insbesondere die IT-Abteilungen, die Sicherheit aufrechterhalten und gleichzeitig neu remote arbeitende Mitarbeiter technologisch anpassen mussten. Die Remote-Belegschaft wird weiterhin wichtige IT-Ressourcen belasten – und IT von kritischen Digitalisierungs- und Sicherheitsinitiativen ablenken, es sei denn, der richtige Unterstützungsrahmen wird für die lange Strecke eingerichtet.

„Wir sehen eine erhöhte Nachfrage nach IT-Dienstleistungen, einschließlich einer 2-fachen Steigerung des gesamten IT-Support-Ticket-Volumens“, sagte Bhavin Shah, Gründer und CEO von Moveworks, während eines CIO-Führungsgipfels zur Pandemie.

„Wir sehen eine größere Nachfrage nach Automatisierung, um KI [künstliche Intelligenz] und maschinelles Lernen einzusetzen, um Support-Probleme zu lösen.“

Mit diesem Druck ist es kein Wunder, dass die Verbesserung von IT-Betrieb und Systemleistung laut einer von CIO Magazine gesponserten IDG-Umfrage zu den Top-Anliegen von CIOs in diesem Jahr gehört.

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CIOs benötigen eine kosteneffiziente Lösung, die schnell implementiert und skaliert werden kann, um langfristig erfolgreich Remote-Teams zu managen und gleichzeitig die Folgen schwacher Sicherheit zu vermeiden. Automatisierung bietet diese Lösung, indem sie die tägliche technische Support-Last erleichtert und IT-Profis bei komplexerer Arbeit unterstützt.

Die Use Cases für RPA in der IT sind zahlreich und vielfältig, aber wenn es speziell um Remote-Arbeit geht, macht RPA einen großen Unterschied in der Fähigkeit eines Unternehmens, Remote-Arbeit im großen Maßstab zu unterstützen. Ein Versicherungsunternehmen setzte Software-Roboter ein, um den gesamten Einrichtungsprozess für neu remote arbeitende Mitarbeiter zu automatisieren – von der Registrierung der Ausrüstung über die Konfiguration virtueller privater Netzwerke (VPNs) bis hin zur Verwaltung von Logistikdaten.

Andere IT-Abteilungen nutzen KI-gestützte Contact-Center-Automatisierung, um schnell auf Support-Tickets zu reagieren und ihre Remote-Mitarbeiter produktiv zu halten. Statt Informationen über verschiedene Anwendungen zu jagen und Aufgaben für mehrere Mitarbeiter zu wiederholen, können IT-Profis intelligente Workflows erstellen, die Daten aggregieren, Standardprozesse automatisieren und einen Menschen nur dann einbeziehen, wenn eine Ausnahme bearbeitet werden muss.

UiPath Automation Cloud bietet ein zentrales, off-premises Tool, das Sicherheit betont und gleichzeitig zugänglich genug ist, um alle Arten von Remote-Arbeitsvereinbarungen zu unterstützen.

Indem IT-Abteilungen repetitive, zeitaufwändige Arbeit automatisieren, schaffen sie die Kapazität, die sie brauchen, um die Digitalisierungsinitiativen anzuführen. Die Initiativen, die Organisationen in unseren sich schnell verändernden Geschäftsumgebungen machen oder brechen.

Automatisierte Workflows schützen Teams vor Kommunikationssilos

Kommunikationssilos schädigen die Produktivität, Zusammenarbeit und Compliance jedes Teams. Laut ClearCompany „nennen 86 % der Mitarbeiter und Führungskräfte mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation als Grund für Arbeitsplatzversagen.“ Wenn es um die Verwaltung entfernter Teams geht, werden Kommunikationslücken, die persönlich ausgeglichen werden könnten, problematischer.

Dieser Silo-Effekt tritt auf, wenn Abteilungen und Teams nicht über ausreichende Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit verfügen. Dies führt zu ineffizienten Prozessen, Verzögerungen und doppelten Initiativen. Schlimmer noch: Unternehmenssilos führen oft dazu, dass Teams den Kunden aus den Augen verlieren und die Kundenerfahrung schädigen.

Die Automatisierung von Front- und Back-Office-Prozessen strafft den Datenfluss in Ihrer Organisation und verhindert die Entstehung von Silos, selbst wenn Mitarbeiter remote sind. Automatisierung tut dies durch:

• Einheitlichen Datenzugriff bereitstellen. Wenn Informationen über die verschiedenen Systeme verstreut sind, die von Vertrieb, Marketing, Support und IT genutzt werden, können Mitarbeiter nicht effizient arbeiten. Software-Roboter ermöglichen Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, mit nur einem Mausklick auf alle Daten zuzugreifen, die sie brauchen, um besser, schneller und klüger zu arbeiten.
• Konsistente Prozesse im gesamten Unternehmen schaffen. Silos bilden sich leicht, wenn verschiedene Teams und Abteilungen ihre eigenen Tools und Workflows haben. Process-Mining-Technologie ermöglicht es Ihnen, operative Ineffizienzen aufzudecken und konsistente Prozesse in Ihrer Organisation zu schaffen – ohne größere Störungen für Ihre Teams.
• Mitarbeiterzeit für verbesserte Zusammenarbeit freisetzen. Mitarbeiter, die mit repetitiven Aufgaben überlastet sind, haben weniger Zeit und Energie, sich auf strategische, kollaborative Arbeit zu konzentrieren. Kein Wunder, dass eine von Forrester Consulting im Auftrag von UiPath durchgeführte beauftragte Studie ergab, dass „66 % [der Befragten] sagten, RPA strukturiert bestehende Arbeit um, sodass Mitarbeiter mehr menschliche Interaktionen haben.“

Mitarbeiter, die die Tools und Informationen haben, um sich besser mit ihrer Arbeit (und miteinander) zu engagieren, sind Mitarbeiter, die produktiv bleiben und Kunden ein hochwertiges Erlebnis bieten.

Automatisierung befähigt Sie, diese Art von Belegschaft zu entwickeln und Silos abzubauen, indem sie Konsistenz, Transparenz und Datenzugänglichkeit erhöht.

Remote-Team-Management mit Automatisierung erleichtern

Remote-Arbeit ist für viele Unternehmensorganisationen gekommen, um zu bleiben (insbesondere nachdem sie die Vorteile von Remote-Arbeit auf ihren Ergebnisrechnungen gesehen haben).

Altsysteme, Kommunikationssilos und IT-Last schaffen Hürden für Unternehmen, die Remote-Teams managen. Durch schnelle Implementierung von Automatisierung in diesen Bereichen können Sie die negativen Auswirkungen dieser Hürden umgehen und nicht nur Ihre Remote-Belegschaft, sondern auch Ihr Ergebnis verbessern.

Die UiPath Platform macht es einfach, Prozesse zu automatisieren, Expertenarbeit zu erweitern und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu entdecken. Mit UiPath können Unternehmen Automatisierungslösungen schnell in einem skalierbaren Framework entwerfen und implementieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die UiPath Platform von Unternehmen genutzt wird, um im neuen Normal auf Remote-Arbeit umzuschwenken. Oder, wenn Sie bereit sind, Automatisierung zur Unterstützung der Verwaltung entfernter Mitarbeiter einzusetzen, schauen Sie sich unser kostenloses Paket aus fertigen Roboter-Assistenten an, die eine Reihe nützlicher Aufgaben für Mitarbeiter erledigen. Alle sind schnell und einfach für Mitarbeiter zu starten.