Wie RPA die Arbeitsplatzproduktivität steigert: Eine Expertenmeinung

„Mitarbeiter müssen den Wert in der Nutzung von RPA-Tools zur Produktivitätssteigerung sehen und sie nicht als Hindernis für ihre Rolle betrachten. Wenn sie keinen oder geringen Wert sehen, wird die Implementierung Zeit- und Geldverschwendung sein.“

Finanzen spielen eine essenzielle Rolle in jedem Teil der Operationen eines Unternehmens. Tatsächlich werden wenige Entscheidungen ohne Input von Leuten getroffen, die in der Finanzabteilung arbeiten. Und zunehmend hat sich die Rolle von Finanzmanagern und Buchhaltern von Zahlenschieberei zu strategischer Planung verschoben.

Das ist natürlich willkommene Nachricht für alle, aber damit bringt es eine erhöhte Arbeitslast mit sich, die die Produktivitätslevels der Finanzmitarbeiter bedroht. Mit Zeit als kostbarem Gut trägt die Anforderung, höhere Arbeitslasten zu liefern, ein erhöhtes Fehlerrisiko.

Kein Wunder also, dass Finanzen und Buchhaltung als Early Adopters von Robotic Process Automation (RPA) gehandelt werden. Weil sie riesige Datenmengen verarbeiten und mit anderen Business-Funktionen integrieren, sind sie oft die Ersten, die die Vorteile der Automatisierung verstehen.

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Laut einer Capgemini-Umfrage behaupteten 41 % der Organisationen, sie hätten eine unternehmensweite Automatisierungsstrategie positioniert und dass Finanzen den Weg anführen und das Potenzial für RPA-Tools sehen.

RPA war eine Weile ein Buzzword, aber jetzt nimmt es klar Form an. Es ist in der Lage, menschliche Aktivität nachzuahmen, banale Aufgaben zu automatisieren und Finanzteams von langweiliger und repetitiver Arbeit zu befreien, um sich auf höherwertige und strategische Aktivitäten zu konzentrieren. Aufgaben werden von RPA schneller und genauer erledigt als von Menschen.

Letztlich spart es Zeit – aber auch Kosten, weil RPA das Potenzial hat, die Notwendigkeit zu ersetzen, mehr Mitarbeiter einzustellen. Diese game-changing Technologie kann den menschlichen Aufwand in der Rechnungsverarbeitung signifikant reduzieren, zum Beispiel: Eine Organisation, die typischerweise 50.000 Transaktionen jährlich verarbeitet, spart bis zu 3.750 Stunden und 112.500 Dollar jährlich.

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Woldmarsh ist ein Unternehmen, das die Zeit- und Kosteneinsparungen von RPA in der Finanzfunktion bezeugen kann. Die Mitgliedsorganisation für Landwirte musste ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern, während gleichzeitig Kosten gesenkt werden sollten.

Als wachsendes Unternehmen erhöhte es seine Arbeitslast um 14 %, doch dank RPA hat es trotzdem an benötigten Personen gespart. Trotz der Tatsache, dass es 25.000 mehr Rechnungen pro Jahr im Namen seiner Landwirte verarbeitet (von 175.000 in 2014 auf 200.000 in 2017), konnte es Kosten sparen, indem es seine Mitarbeiterzahl von vier auf zwei Teilzeitkräfte reduzierte.

Es sind nicht nur Finanzen und Buchhaltung, die RPA nutzen können, um Produktivitätslevels zu steigern und Zeit zu sparen. RPA kann fast jeden Geschäftsprozess in jeder Branche der Welt verändern. Neben der Automatisierung wichtiger Finanzprozesse kann es andere kritische Prozesse wie HR, Beschaffung und Supply Chain automatisieren.

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Laut einer aktuellen Advanced-Umfrage nutzen 35 % der Entscheidungsträger in Organisationen bereits Technologie, um alles bei der Arbeit zu automatisieren und die Effektivität ihrer Zeit für jeden Prozess zu maximieren. Fast die Hälfte (45 %) möchte mehr Zeit, um Technologie zu umarmen, um besser von ihrer positiven Kraft bei der Arbeit zu profitieren. Und genau das ist RPA – eine positive Kraft.

Wie sein Peer KI wird RPA oft als Bedrohung für den Arbeitsplatz gesehen, aber die Realität ist, dass es gut fürs Business ist und tatsächlich Hand in Hand mit Menschen gehen soll. Sie arbeiten besser zusammen. Entscheidungen können letztlich schneller getroffen werden, weil Unternehmen präzise und zeitnahe Daten an ihren Fingerspitzen haben, was größere Kontrolle ermöglicht.

Was diese neue Arbeitsweise aber bedeutet, ist, dass es eine Bereitschaft für Wandel über die Belegschaft hinweg geben muss. Mitarbeiter müssen den Wert in der Nutzung von RPA-Tools zur Produktivitätssteigerung sehen und sie nicht als Hindernis für ihre Rolle betrachten. Wenn sie keinen oder geringen Wert sehen, wird die Implementierung Zeit- und Geldverschwendung sein.

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Als Hüter der Geldbörse und Sidekick des Managing Directors oder Business Owners ist der Finanzdirektor oder Controller in einer großartigen Position, als neuer Dreh- und Angelpunkt für das Umarmen von Technologien wie RPA zu fungieren, um Produktivitätslevels zu steigern und Zeit für überlastete Mitarbeiter zu sparen.

Jetzt mehr denn je suchen Organisationen nach neuen Wegen, Effizienz über alle Abteilungen zu steigern, also statt RPA als Bedrohung zu sehen, warum nicht RPA als Chance nutzen, um etwas Druck abzubauen? Schließlich sind Finanzen und Buchhaltung nicht immun gegen den rapiden technologischen Wandel, und wenn Ihre Finanzfunktion noch nicht disruptiert wurde, wird es nicht lange dauern – jemand anderes wird den Schritt zu RPA anführen, wenn Sie es nicht selbst tun.

Geschrieben von Dean McGlone, Sales Director bei V1