Konsistente Pipeline hoch-ROI-RPA-Chancen aufbauen und erhalten

Wenn RPA-Initiativen in einer Organisation voranschreiten, geht es von der Automatisierung einfacher Tasks zu großen, komplexen Prozessen.

Robotic Process Automation (RPA) ist ein sehr gängiger Begriff unter Digital Service Providern (DSPs) – alle haben seine Vorteile gesehen. Aber RPA organisationsweit zu skalieren, ist ein anderes Spiel und erweist sich als hochherausfordernd. Deloittes Global Robotics Report 2018: 80 % der RPA-implementierenden Organisationen waren mit Ergebnissen zufrieden, aber nur 1 % konnte in den letzten 12 Monaten erheblich skalieren (50+ Bots pro Jahr).

Ein Hauptgrund: Unfähigkeit, die richtigen Use Cases für Automatisierung nach initialen Erfolgen zu identifizieren. Fehlende End-to-End-Transparenz in komplexen, großen Prozessen verschärft das Problem.

Nachfolgend Techniken, um einen stetigen Pipeline von RPA-reifen Prozessen je nach DSP-Reifegrad zu schaffen und zu erhalten:

Demand-Generierungstechniken nach DSPs' RPA-Implementierungsreife

Im Detail:

Umfassende Analyse

Umfassende Analyse identifiziert High-Value-RPA-Chancen für DSPs, die gerade RPA adoptieren und in frühen Phasen sind. Berücksichtigt Reifegrad, Anteil Inhouse- vs. Outsourced-Prozesse, verfügbare Prozessdetails. Zwei Ansätze:

Basierend auf kombinierten Ergebnissen werden Joint Solution Workshops durchgeführt – IT und Business Leadership involviert, um Prozesse einzugrenzen, ROI-Projektion und Automatisierungs-Roadmap zu erstellen. Ziel: Prozessdokumente (As-Is/To-Be), Prozessverbesserungs- und Automatisierungsmöglichkeiten, Automatisierungsarchitektur und Kostenprojektion.

Design Thinking Workshops

Wenn RPA-Initiativen voranschreiten, geht es von einfachen Tasks zu großen, komplexen Prozessen. Diese durchlaufen mehrere Teams und Business Units – z. B. Quote/Invoice Validation, Service Work-Order Status, Promotion Notifications. Das verursacht mangelnde End-to-End-Sichtbarkeit, führend zu unvollständiger Analyse. Viele Ineffizienzen entstehen an Übergabestellen, nicht in siloierten Teams.

Design Thinking Workshops bringen diverse Stakeholder aus IT und Business Units zusammen, gewinnen Support und Konsens für RPA-Initiativen. Sie ermöglichen ganzheitlichen Vogelperspektiv-Blick auf Organisationsoperationen und Ideation der Automatisierungsstrategie im Kollaborationsmodus. Techniken:

• Affinity Clustering – Use Cases aus Fokusinterviews visuell an Wänden in Clustern ähnlicher Funktionsbereiche mappen
• Experience Diagramming – Teams entwickeln Process Maps mit Key Personas, Waypoints, Systemen. Rose/Thorn/Bud-Terminologie hebt Issues und Opportunities hervor

Process Mining

Jede Prozessverbesserung startet mit Prozessmodellen. Diese basieren meist auf unvollständiger/veralteter Dokumentation oder fehlerhaften Stakeholder-Wahrnehmungen. Auch: Multiple Stakeholder haben multiple Wege für denselben Prozess – alle ineffizient.

Process-Mining-Tools visualisieren alle möglichen Pfade eines Prozesses via Event Logs aus Informationssystemen. Sie bauen den exakten As-Is-Flow auf und unterstützen detaillierte Analyse.

Diese Tools beobachten Prozessausführung, Dauer, wiederholte Schritte, Automatisierbares. Sie helfen, Automatisierungs-Roadmap basierend auf empirischen Daten zu bauen.

Alle Insights qualifizieren Prozesse für Automatisierung, die keine offensichtlichen Kandidaten sind. Tools messen auch Nutzen laufender Automatisierung, indem sie Prozesse aufschlüsseln und Automatisierungsgrad einzelner Sub-Prozesse identifizieren. Geeignet für Organisationen, die in ihrer RPA-Reise bereits reif sind.

Vorteile

1. Lean Six Sigma in umfassender Analyse kann Automatisierungspotenzial eines Prozesses um 20 % steigern
2. Prozess-Redesign durch umfassende Analyse kann Einsparungen um bis zu 50 % erhöhen
3. Im Durchschnitt identifiziert ein zweitägiger Design Thinking Workshop 150+ Automatisierungsmöglichkeiten, davon mindestens 20 % High Value