Intelligente Automatisierung:Aufbau der digitalen Finanzmitarbeiter von morgen

Intelligente Automatisierung kann eine digitale Finanzbelegschaft von morgen aufbauen, bei der die Zusammenarbeit zwischen digitalen und physischen Mitarbeitern zu einer größeren organisatorischen Kapazität führt und Mitarbeiterbefähigung.

Multichannel-Erfassungs- und Workflow-Technologien haben einen langen Weg zurückgelegt, um Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Finanzabteilungen in vielen Branchen dabei zu helfen, Daten für ihre Unternehmen und nicht gegen sie zu nutzen. Aber sie gehen nur so weit, und deshalb besteht Bedarf an intelligenter Automatisierung.

Mit der Automatisierung von Finanzprozessen können Unternehmen jetzt die Zyklen Purchase-to-Pay, Order-to-Cash und Record-to-Report rationalisieren und beschleunigen, indem sie Informationen aus beliebigen Quellen erfassen und extrahieren, sie automatisch in einen Genehmigungs-Workflow leiten und Informationen übertragen in das Aufzeichnungssystem. Obwohl das ERP-System der leistungsstarke Kern der Finanzoperationen Ihrer Kunden ist, hat es jedoch seine Grenzen.

Die meisten Organisationen sind immer noch gezwungen, Mitarbeiter für die zeitaufwändige, manuelle Arbeit zur Verarbeitung von Informationen aus Drittquellen oder für die Aufgaben zu stellen, die nur für ihr Unternehmen erforderlich sind. Selbst wenn die Automatisierung von Finanzprozessen bereits implementiert wurde, gibt es daher wahrscheinlich erhebliche Workflow-Lücken und blinde Flecken, die die Entscheidungsfindung beeinträchtigen und letztendlich die Kunden- und Lieferantenbeziehungen belasten können.

Automatisierung von Finanzprozessen ist nur ein Teil der Gleichung

Nehmen wir an, eine Organisation hat Technologie zur Automatisierung von Finanzprozessen eingeführt und möglicherweise serviceorientierte Architekturen entwickelt, damit Anwendungen zusammenarbeiten können. Auch wenn diese Systeme Daten aus mehreren Quellen erfassen können, erfordert die Verbesserung und ordnungsgemäße Bereitstellung der Informationen wahrscheinlich einige erhebliche IT-Kenntnisse. Die Herausforderung wird noch größer, wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht, die sich über interne Unternehmensanwendungen und externe Partner- und Kundensysteme, Websites, Online-Dienste usw. erstrecken.

Fazit:Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen sind einfach nicht darauf ausgelegt, eine Verbindung zu mehreren, unterschiedlichen internen und externen Quellen herzustellen, um auf Daten zuzugreifen oder diese zu integrieren, oder die unzähligen anderen manuellen Aufgaben, die nur für ein Unternehmen gelten.
Eine weitere Komplikation ist die Tatsache, dass ein Unternehmen wächst und mit mehr Daten auch mehr Komplexität einhergeht; Es ist einfach, weitere Ressourcen hinzuzufügen, um die Probleme zu lösen. Aber es gibt einen besseren Weg, als Leute auf das Problem zu werfen oder in teure kundenspezifische Entwicklungen zu investieren, um zu versuchen, das ERP zu umgehen.

Überbrücken Sie die Lücken der Prozessautomatisierung mit RPA und intelligenter Automatisierung

Geben Sie Robotic Process Automation (RPA) ein, eine leistungsstarke Funktion, die speziell entwickelt wurde, um die Automatisierungslücken in Finanz- und Buchhaltungsprozessen zu schließen.

RPA soll als Ergänzung – nicht als Ersatz – zu einem bestehenden Finanz- und Buchhaltungsautomatisierungs-Workflow dienen und kann skaliert werden, um die Anforderungen von Wirtschaftsprüfungsunternehmen oder Finanzabteilungen jeder Größe zu erfüllen. Da RPA auf der bestehenden Technologie eines Unternehmens aufsetzt, funktioniert es gut mit installierten Kernsystemen und kann schnell implementiert werden, um Betriebsunterbrechungen im Tagesgeschäft zu minimieren. RPA verwendet Software-Roboter, um bestimmte regelbasierte Aktionen nachzuahmen, die eine Person bei der Arbeit an einem Computer ausführt (jedoch mit 100 % Genauigkeit), und ist ideal, um die verbleibenden Aufgaben innerhalb von Arbeitsabläufen abzudecken, die in der Vergangenheit schwer zu automatisieren waren.

Anwendungsfall:Rechnungsverarbeitung

Ein globaler Telekommunikationsanbieter erhielt täglich 1.000 Postsendungen in Kreditorenbuchhaltung, hauptsächlich rechnungsbezogene, und verließ sich auf ineffiziente, manuelle Prozesse.

Vor der Prozessautomatisierung:

• 14 Tage zur Bearbeitung einer Rechnung (im Durchschnitt)
• 2–3 % Verzugsgebühren, wenn die Zahlungsbedingungen des Lieferanten häufig nicht eingehalten werden können

Jetzt rufen Dutzende von Software-Robotern monatlich 9.000 Rechnungen von 30 Anbieter-Websites ab und liefern die Daten an Finanzsysteme, bereit zur Verarbeitung und Zahlung.

Nach der Prozessautomatisierung:

• 1-2 Tage zur Bearbeitung einer Rechnung
• 400 % Produktivitätssteigerung

RPA funktioniert in Unternehmenssystemen, in Desktop-Anwendungen wie Microsoft Excel und über externe Quellen wie Websites und Webportale hinweg – zum Beispiel beim Einloggen in ein Lieferantenportal, um Informationen zu sammeln oder Daten zwischen Anwendungen zu kopieren und einzugeben. Wenn Sie das gesamte Finanz- und Rechnungswesen betrachten, können Hunderte bis Hunderttausende von voneinander abhängigen regelbasierten Aufgaben vorhanden sein, die immer wieder in derselben Reihenfolge ausgeführt werden müssen.

Hier glänzt RPA.

Kurz gesagt, RPA versetzt Unternehmen in die Lage, die zeitaufwändigen, fehleranfälligen manuellen Aufgaben an die Roboter zu delegieren und die Mitarbeiter dazu zu bringen, sich auf strategischere, höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Wo genau RPA innerhalb einer bestimmten Organisation oder Abteilung am besten eingesetzt wird, hängt von ihren dringendsten aktuellen Prioritäten und langfristigen Zielen ab.

Anwendungsfall:Procure-to-Pay

Ein führender Transportanbieter ermöglichte es Kunden, Abholungen per E-Mail anzufordern; CSRs wurden jedoch beauftragt, Sendungsdetails manuell aus den E-Mails in eine interne Planungsanwendung sowie das Portal des Versenders neu einzugeben.

Vor der Prozessautomatisierung:

• Greifen Sie manuell auf über 70 Partnerportale zu – mit unterschiedlichen Logins, Navigationen, Transaktionen und Berichten
• Hohe Kosten:Jeder CSR könnte kaum einen Premium-Kunden bedienen

RPA liest automatisch E-Mails, extrahiert Details, gibt sie in die Planungsanwendung ein und postet sie innerhalb von Sekunden nach der ersten E-Mail im Portal des Versenders.

Nach der Prozessautomatisierung :

• 100 % der manuellen Routinearbeiten entfallen
• 90 % bis 95 % der Mitarbeiterzeit werden für höherwertige Arbeit zurückgewonnen.
• Keine kostspieligen Übertragungsfehler

Intelligente Automatisierung – Realisieren des Versprechens echter digitaler End-to-End-Transformation

Wenn Ihre Kunden gebeten werden, ihre Automatisierungsprioritäten zu bewerten, taucht häufig eine Frage auf:Was ist, wenn ich über die Überbrückung der manuellen Aufgabenlücken in meinem Workflow mit RPA hinausgehen und meine Prozesse auf die nächste Stufe der Optimierung und Produktivität bringen möchte?

Es ist klar, dass sich das „Onboarding“ von Software-Robotern als digitale Arbeitskräfte zur Bewältigung der sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben, die kritische Zeit und Gehirnleistung der Mitarbeiter verbrauchen, weiterhin als wertvoll erweist. Viele Unternehmen stellen jedoch fest, dass ihre Geschäftsabläufe aufgrund der riesigen Mengen unstrukturierter Daten in Dokumenten und E-Mails, mobilen Transaktionen, elektronischen Signaturen, Ausnahmebehandlung, biometrischer Authentifizierung/Validierung, Fallverwaltung und Kundenkommunikation immer komplexer werden.

Die Bewältigung dieser Prozess- und Datenkomplexität erfordert eine einheitliche intelligente Automatisierungsplattform der nächsten Generation das Analyse- und kognitive Technologien mit RPA bündelt, um mehr End-to-End-Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig einen höheren Wert zu erzielen:

Betrachten Sie das folgende Beispiel des intelligenten Automatisierungsframeworks, das einen typischen Finanz- und Buchhaltungsprozess optimiert:

• Vor der intelligenten Automatisierung gab ein Mitarbeiter Rechnungen oder Verkaufsaufträge manuell ein; dies ist von Natur aus langsam und birgt das Risiko menschlicher Fehler und erheblicher Verzögerungen.
• Ein intelligentes Automatisierungs-Framework nimmt die Daten auf (beliebiges Format); klassifiziert und extrahiert die Daten automatisch; integriert die Informationen mit dem ERP (SAP, Oracle usw.); analysiert nicht nur die Leistung der Plattformfunktionen und ob sie wie beabsichtigt ausgeführt wurden, sondern bietet auch Einblicke in den Rechnungsstellungs- oder Kundenauftragsprozess; und liefert diese Echtzeit-Einblicke an Führungskräfte in genau dem Format, das sie zur Optimierung der finanziellen und betrieblichen Leistung erhalten möchten.

Ein Finanzdienstleistungsinstitut reduzierte die Kosten für die Rechnungsverarbeitung um 75 % und erzielte mit Intelligent Automation jährliche Betriebskosteneinsparungen in Höhe von 1,3 Millionen $.

Das Endergebnis ist ein wirklich automatisierter Prozessworkflow, der das Backoffice mit dem Frontoffice verbindet. Kunden können nicht nur skalieren, sondern auch die Vorteile und den ROI ihrer Prozessautomatisierungsbereitstellung messen.

Darin liegt die wahre Stärke einer intelligenten Automatisierungsplattform:Aufbau einer digitalen Finanzarbeitskraft von morgen, bei der die Zusammenarbeit zwischen digitalen und physischen Mitarbeitern zu größerer organisatorischer Kapazität und Mitarbeiterbefähigung führt.

Chris Huff ist CSO von Kofax. Er entwickelt und treibt die globalen strategischen Initiativen des Unternehmens, die Vordenkerrolle für intelligente Automatisierung und die funktionsübergreifende horizontale Integration voran.