Verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Praxisgemeinschaften

Führungskräfte in der Lieferkette kennen die Bedeutung der Zusammenarbeit besser als die meisten anderen.

Eine gut geordnete Lieferkette erfordert die Koordination mit Stakeholdern aus mehreren Funktionen und Regionen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Ohne funktionsübergreifende Zusammenarbeit werden Führungskräfte Schwierigkeiten haben, Probleme in Echtzeit zu lösen, Metriken zu verfolgen und Prozessverbesserungen in der gesamten Kette zu implementieren.

Dennoch stellen viele Führungskräfte fest, dass ihre derzeitigen Tools und Ansätze keine ausreichend offene und beständige Zusammenarbeit fördern. E-Mails, Meetings und Instant Messages eignen sich gut für Ad-hoc-Anforderungen, schaffen jedoch keine Struktur für die kontinuierliche Teamarbeit und den Wissensaustausch. Funktionsübergreifende Teams fördern diese Art der engen Zusammenarbeit, sind aber nicht sehr offen. Diese Teams bestehen nur aus einer kleinen Anzahl von Experten und Managern, von denen einige das Team als unerwünschte Ergänzung ihres vollen Terminkalenders betrachten.

Supply-Chain-Führungskräfte brauchen einen Weg der Zusammenarbeit, der zugänglich und zielgerichtet ist und den Mitarbeitern einen klaren Impuls gibt, involviert zu bleiben. Die Lösung? Praxisgemeinschaften.

Was sind Praxisgemeinschaften?

Eine Community of Practice ist ein Netzwerk von Mitarbeitern, die zusammenkommen, um persönlich, virtuell oder beides voneinander zu lernen. Gemeinschaften werden durch das gemeinsame Ziel zusammengehalten, Erfahrungen und Erkenntnisse zu einem Thema auszutauschen. Das Thema kann sich konzentrieren auf:

• ein Prozess (z. B. Verkaufs- und Betriebsplanung),
• eine Disziplin oder ein Funktionsbereich (z. B. Fertigung),
• eine Methodik (z. B. Lean) oder
• ein funktionsübergreifendes Ziel (z. B. Innovation).

Communities beteiligen sich an einer Vielzahl von Aktivitäten, um ihren Mitgliedern zu helfen, Wissen auszutauschen und rund um das Themengebiet zusammenzuarbeiten. Die meisten verwenden das vorhandene Intranet oder die Enterprise-Collaboration-Plattform ihres Unternehmens, um einen virtuellen Hub zu erstellen. Dieser Hub bietet Mitgliedern einen Raum, um Fragen zu stellen und zu beantworten, Tipps und Ressourcen auszutauschen, Experten und andere Mitarbeiter zu finden und gemeinsam Probleme zu lösen. Die meisten Communities veranstalten auch Webinare, Gipfeltreffen und persönliche oder virtuelle Treffen, um Mitglieder zusammenzubringen.

Communities of Practice kommen den Mitarbeitern in jeder Phase ihrer Karriere zugute. Neue Mitarbeiter können Community-Ressourcen nutzen, um schneller auf den neuesten Stand zu kommen und wichtige Leute im gesamten Unternehmen zu treffen. Aufstrebende Mitarbeiter in der Mitte der Karriere können ihr Fachwissen verbessern und Führungsrollen in der Gemeinde übernehmen, um Anerkennung zu erlangen. Auch Kommunen entlasten langjährige Experten. Anstatt immer wieder dieselben Fragen zu beantworten, können Experten ihr Wissen in der Community teilen, wo eine breitere Basis von Mitarbeitern es leicht finden und nutzen kann.

Wie Sie Ihre eigene Praxisgemeinschaft gründen

Bevor Sie Ihre eigene Community starten, suchen Sie zunächst nach Ressourcen der Community of Practice, die in Ihrer Organisation verfügbar sein könnten. Wenn Sie ein Enterprise Knowledge Management (KM)-Programm oder Communities in einem anderen Bereich des Unternehmens haben, können Sie deren Vorlagen, Anleitungen und Tools verwenden, um Ihren Community-Startprozess zu beschleunigen. Denken Sie daran, dass einige Organisationen KM-Aktivitäten nur auf technische oder technische Bereiche konzentrieren. Auch wenn sich Ihre Community möglicherweise auf ein anderes Thema konzentriert, können Sie dennoch Ressourcen aus anderen Communitys des Unternehmens verwenden.

Wenn Ihre Organisation noch nicht über KM oder Communities verfügt, wenden Sie sich an die I.T. Organisation über die Verwendung vorhandener Tools zum Erstellen eines Community-Hubs. Sie möchten mindestens die Möglichkeit haben, Dokumente zu speichern oder zu teilen und Diskussionen zu führen (z. B. ein Diskussionsforum oder eine Chat-Funktion). ES. kann Ihnen auch dabei helfen, Zugriffsrechte zu definieren und Richtlinien aufzustellen, damit Mitglieder zusammenarbeiten können, ohne Sicherheitsbedenken aufzubringen.

Nachdem Sie Ihre Hausaufgaben zu verfügbaren Tools und Ressourcen gemacht haben, wählen Sie ein Thema aus und definieren Sie die Zielgruppe für die Community. Die größte Stärke einer Community sind ihre Mitglieder, also bauen Sie Ihre nach Möglichkeit auf der Grundlage bestehender Netzwerke und Beziehungen auf. Wenn einige Akteure der Lieferkette bereits formelle oder informelle Gruppen haben, integrieren Sie diese in die Gemeinschaft. Bestehende Netzwerke können Ihnen auch dabei helfen, Mitarbeiter mit der Motivation und dem sozialen Kapital zu finden, um als Fürsprecher und Führer in der Gemeinschaft zu dienen.

Communities sind immer erfolgreicher, wenn sie einen klaren Spielplan haben, der auf konkrete Geschäftsziele ausgerichtet ist. Erstellen Sie einen Community-of-Practice-Plan oder eine Charta, die Folgendes definiert:

• Community-Ziele,
• Wie Community-Ziele Geschäftsziele unterstützen,
• die Ansätze und Aktivitäten, mit denen die Community ihre Ziele erreicht, und
• die Leute, die die Gemeinschaft leiten und sponsern werden.

Ziehen Sie in Erwägung, die Community mit einer kleinen Gruppe engagierter Mitarbeiter zu testen, bevor Sie sie einem breiteren Publikum zugänglich machen. Dies hilft, den Community-Plan zu verfeinern, potenzielle Probleme mit dem Community-Hub aufzudecken und eine Kerngruppe von „Superusern“ aufzubauen, um das Bewusstsein zu verbreiten und anderen zu helfen.

Sobald Sie alle Knicke durch das Pilotprojekt herausgearbeitet haben, ist es an der Zeit, die Community einem breiteren Publikum vorzustellen. Bitten Sie nach Möglichkeit Ihr Marketing- oder Designteam um Hilfe bei der Erstellung eines Logos oder einer „Marke“ für Ihre Community. Erstellen Sie Messaging-Kampagnen, die die Vorteile erläutern, die die Mitarbeiter aus der Community ziehen, und die verschiedenen Möglichkeiten, wie sie sich beteiligen können. Starten Sie die Community mit einer virtuellen oder persönlichen Kickoff-Veranstaltung, bei der bekannte Unternehmensführer ihre Unterstützung zum Ausdruck bringen.

Beispiel:Communities bei Syngenta

Das Agrochemieunternehmen Syngenta nutzt Gemeinschaften, um die Zusammenarbeit in seiner Produktions- und Lieferfunktion (P&S) zu erleichtern, die 9.500 Mitarbeiter umfasst. Syngenta nennt seine Praxisgemeinschaften „Netzwerke“. Sie bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit Experten zu vernetzen, Tipps und Ideen auszutauschen und auf die Supply Chain Academy des Unternehmens zuzugreifen, um interne und externe Best Practices zu erhalten. Jedes Netzwerk muss einen klaren geschäftlichen Zweck haben, z. B. die Unterstützung der Mitglieder bei der Lösung von Problemen, der Identifizierung von Best Practices, der Innovation oder der Verwaltung von Wissen.

Die P&S-Netzwerke von Syngenta sind funktionsübergreifend und decken 10 operative Bereiche in der End-to-End-Lieferkette ab, darunter Beschaffung, Verkaufs- und Betriebsplanung, Compliance und Risikomanagement, Lieferkettendesign und mehr. Jedes Netzwerk umfasst auch mehrere Subnetzwerke, die sich auf spezifischere Themen im Zusammenhang mit dem breiten Disziplinbereich des Netzwerks spezialisieren. Die Netzwerke und Subnetzwerke arbeiten oft zusammen und tauschen relevante Best Practices aus.

Jedes Netzwerk verfügt über eine eigene angepasste SharePoint-Site mit einem Wiki, Mitgliederprofilen, Tools zum Teilen von Dokumenten und Diskussionsforen. Diese Sites stehen allen Mitarbeitern von Syngenta offen und sind verlinkt, sodass Mitarbeiter zu relevanten Unterthemen und Personen aus jedem Netzwerk navigieren können. Die Sites sind auch in das Enterprise-Social-Networking-Tool Yammer integriert, das Mitglieder für eine schnelle und informelle Zusammenarbeit verwenden.

Netzwerkleiter halten ihre Sites aktiv, indem sie Veröffentlichungen veröffentlichen und Diskussionen initiieren. Die Netzwerke veranstalten auch regelmäßige Lern- und Netzwerkaktivitäten wie Lunch-and-Learns und Webinare, um die Mitglieder zu motivieren. Netzwerke versenden E-Newsletter, um Mitglieder über bevorstehende Veranstaltungen und wichtige Diskussionen in ihrem Themenbereich zu informieren.

Laut Brian Steenson, Wissensmanager bei Syngenta, sind die P&S-Netzwerke des Unternehmens aktiv und lebendig. Durch konsequente Kommunikation und starkes Branding sind sich alle Mitarbeiter in der Funktion der Netzwerke und deren Vorteile bewusst. Die Mitarbeiter wissen, dass sie Zeit sparen können, indem sie sich bei Fragen oder Problemen an die Netzwerke wenden, und dass sie ihre Karriere durch Networking und die Teilnahme an Diskussionen vorantreiben können. P&S-Führungskräfte sehen, dass die Netzwerke der Funktion dabei helfen, die Innovationsfähigkeit zu steigern und Talente zu halten.

The Takeaway:Fangen Sie klein an, beginnen Sie jetzt

Wie das Beispiel von Syngenta zeigt, hilft ein florierendes Netzwerk von Communities den Mitarbeitern, ihr Fachwissen zu erweitern, sich mit anderen zu vernetzen und produktiver zu sein. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Sie nicht mehrere Communities benötigen, um Vorteile zu erzielen. Es ist klug, mit einer einzigen, fokussierten Pilotgruppe in einem Bereich zu beginnen, der wirklich zusammenarbeiten muss. Dann können Sie auf Ihrem Erfolg aufbauen, um ein Community-Programm aufzubauen, das Mitarbeitern hilft, Ressourcen zu teilen und Beziehungen über die gesamte Lieferkette hinweg zu stärken.

Lauren Trees ist Hauptforschungsleiterin im Bereich Wissensmanagement und Mercy Harper ist Autorin und Analystin für APQC.