Funktionsübergreifende Zusammenarbeit durch Communities of Practice stärken

Supply-Chain-Leiter kennen die Bedeutung von Collaboration besser als die meisten.

Eine gut geordnete Supply Chain erfordert die Koordination mit Stakeholdern aus mehreren Funktionen und Geografien innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Ohne funktionsübergreifende Zusammenarbeit werden Leiter Schwierigkeiten haben, Probleme in Echtzeit zu lösen, Metriken zu tracken und Prozessverbesserungen entlang der Kette umzusetzen.

Dennoch stellen viele Leiter fest, dass ihre aktuellen Tools und Ansätze nicht ausreichend offene und anhaltende Zusammenarbeit fördern. E-Mails, Meetings und Instant Messages sind gut für ad-hoc-Bedarfe, schaffen aber keine Struktur für fortlaufende Teamarbeit und Wissensaustausch. Cross-funktionale Teams fördern diese enge Zusammenarbeit, sind aber nicht sehr offen. Diese Teams bestehen nur aus einer kleinen Anzahl von Experten und Managern, von denen einige das Team als unerwünschte Ergänzung zu ihren vollen Terminkalendern sehen.

Supply-Chain-Leiter brauchen einen Kollaborationspfad, der zugänglich, zweckgerichtet ist und einen klaren Anreiz für Mitarbeiter bietet, involviert zu bleiben. Die Lösung? Communities of Practice.

Was sind Communities of Practice?

Eine Community of Practice ist ein Netzwerk von Mitarbeitern, die zusammenkommen, um voneinander zu lernen – face-to-face, virtuell oder beides. Communities werden durch ein gemeinsames Ziel zusammengehalten: Erfahrungen und Insights zu einem Thema zu teilen. Das Thema kann fokussieren auf:

• einen Prozess (z. B. Sales and Operations Planning),
• eine Disziplin oder funktionale Bereich (z. B. Manufacturing),
• eine Methodologie (z. B. Lean), oder
• ein funktionsübergreifendes Ziel (z. B. Innovation).

Communities engagieren sich in verschiedenen Aktivitäten, um ihren Mitgliedern zu helfen, Wissen zu teilen und rund um das Themengebiet zu kollaborieren. Die meisten nutzen das bestehende Intranet oder die Enterprise Collaboration Platform des Unternehmens, um einen virtuellen Hub zu schaffen. Dieser Hub bietet Raum für Mitglieder, Fragen zu stellen und zu beantworten, Tipps und Ressourcen zu teilen, Experten und andere Kollaboratoren zu finden und Probleme gemeinsam zu lösen. Die meisten Communities veranstalten auch Webinare, Summits und face-to-face oder virtuelle Meetings, um Mitglieder zusammenzubringen.

Communities of Practice kommen Mitarbeitern in jeder Karrierestufe zugute. Neue Mitarbeiter können Community-Ressourcen nutzen, um schneller up-to-speed zu kommen und wichtige Personen im Unternehmen kennenzulernen. Aufstrebende Mid-Career-Mitarbeiter können ihre Expertise schärfen und Community-Führungsrollen übernehmen, um Anerkennung zu gewinnen. Communities entlasten auch langjährige Experten. Statt dieselben Fragen immer wieder zu beantworten, können Experten ihr Wissen in der Community teilen, wo eine breitere Basis von Mitarbeitern es leicht finden und nutzen kann.

Wie Sie Ihre eigene Community of Practice starten

Bevor Sie Ihre eigene Community starten, suchen Sie zunächst nach Community-of-Practice-Ressourcen, die in Ihrer Organisation verfügbar sein könnten. Wenn Sie ein Enterprise Knowledge Management (KM) Programm oder Communities in einem anderen Geschäftsbereich haben, können Sie deren Templates, Guidance und Tools nutzen, um Ihren Community-Launch-Prozess zu beschleunigen. Beachten Sie, dass einige Organisationen KM-Bemühungen nur auf technische oder Engineering-Bereiche fokussieren. Auch wenn Ihre Community ein anderes Thema hat, können Sie trotzdem Ressourcen aus anderen Communities im Unternehmen nutzen.

Wenn Ihre Organisation noch kein KM oder Communities hat, wenden Sie sich an die IT-Organisation bezüglich der Nutzung bestehender Tools für einen Community-Hub. Mindestens benötigen Sie die Fähigkeit, Dokumente zu speichern oder zu teilen und Diskussionen zu führen (z. B. Diskussionsboard oder Chat-Feature). IT kann Ihnen auch helfen, Zugriffsrechte zu definieren und Richtlinien aufzustellen, damit Mitglieder kollaborieren können, ohne Sicherheitsbedenken zu schaffen.

Nachdem Sie Ihre Hausaufgaben zu verfügbaren Tools und Ressourcen gemacht haben, wählen Sie ein Thema und definieren Sie die Zielgruppe für die Community. Die größte Stärke einer Community sind ihre Mitglieder, also bauen Sie Ihre auf dem Fundament bestehender Netzwerke und Beziehungen wo immer möglich auf. Wenn einige Supply-Chain-Stakeholder bereits formale oder informelle Gruppen haben, integrieren Sie diese in die Community. Bestehende Netzwerke können Ihnen auch helfen, Mitarbeiter mit der Motivation und dem sozialen Kapital zu identifizieren, die als Advocates und Leiter in der Community dienen können.

Communities sind immer erfolgreicher, wenn sie einen klaren Gameplan haben, der mit greifbaren Geschäftszielen ausgerichtet ist. Erstellen Sie einen Community-of-Practice-Plan oder eine Charta, die definiert:

• Community-Ziele,
• wie Community-Ziele Geschäftsziele unterstützen,
• die Ansätze und Aktivitäten, die die Community nutzen wird, um ihre Ziele zu erreichen, und
• die Personen, die die Community leiten und sponsern werden.

Erwägen Sie, die Community mit einer kleinen Gruppe engagierter Mitarbeiter zu pilotieren, bevor Sie sie einem breiteren Publikum zugänglich machen. Dies hilft, den Community-Plan zu verfeinern, potenzielle Probleme mit dem Community-Hub aufzudecken und eine Kerngruppe von „Super Usern“ zu etablieren, die Awareness verbreiten und andere unterstützen.

Sobald Sie etwaige Kinderkrankheiten durch den Pilot behoben haben, ist es Zeit, die Community einem breiteren Publikum zu eröffnen. Wenn möglich, bitten Sie Ihr Marketing- oder Design-Team um Hilfe bei der Erstellung eines Logos oder einer „Marke“ für Ihre Community. Erstellen Sie Messaging-Kampagnen, die die Vorteile erklären, die Mitarbeiter aus der Community ziehen, und die verschiedenen Arten, wie sie teilnehmen können. Eröffnen Sie die Community mit einem virtuellen oder face-to-face Kickoff-Event, bei dem bekannte Führungskräfte ihre Unterstützung bekunden.

Fallbeispiel: Communities bei Syngenta

Der Agrochemie-Konzern Syngenta nutzt Communities, um Collaboration in seiner Production and Supply (P&S)-Funktion zu fördern, die 9.500 Mitarbeiter umfasst. Syngenta nennt seine Communities of Practice „Netzwerke“. Sie bieten Mitarbeitern Gelegenheiten, mit Experten in Kontakt zu treten, Tipps und Ideen auszutauschen und auf die Supply Chain Academy der Organisation für interne und externe Best Practices zuzugreifen. Jedes Netzwerk muss einen klaren Geschäfts Zweck haben, wie Mitgliedern beim Problemlösen, Identifizieren von Best Practices, Innovieren oder Knowledge Stewarding zu helfen.

Syngentas P&S-Netzwerke sind funktionsübergreifend und decken 10 operative Bereiche in der End-to-End-Supply-Chain ab, einschließlich Procurement, Sales and Operations Planning, Compliance und Risk Management, Supply-Chain-Design und mehr. Jedes Netzwerk umfasst auch mehrere Sub-Netzwerke, die sich auf spezifischere Themen im breiten Disziplinbereich des Netzwerks spezialisieren. Die Netzwerke und Sub-Netzwerke kollaborieren oft und teilen relevante Best Practices miteinander.

Jedes Netzwerk hat eine eigene angepasste SharePoint-Seite mit Wiki, Mitgliederprofilen, Dokumenten-Sharing-Tools und Diskussionsboards. Diese Seiten sind für alle Syngenta-Mitarbeiter offen und verlinkt, sodass Mitarbeiter zu relevanten Subthemen und Personen von jedem Netzwerk navigieren können. Die Seiten sind auch mit dem Enterprise Social Networking Tool Yammer integriert, das Mitglieder für schnelle und informelle Collaboration nutzen.

Netzwerkleiter halten ihre Seiten aktiv, indem sie Publikationen posten und Diskussionen initiieren. Die Netzwerke veranstalten auch regelmäßige Lern- und Networking-Aktivitäten wie Lunch-and-Learns und Webinare, um Mitglieder engagiert zu halten. Netzwerke versenden E-Newsletter, um Mitglieder über bevorstehende Events und wichtige Diskussionen in ihrem Themenbereich zu informieren.

Laut Brian Steenson, Knowledge Manager bei Syngenta, sind die P&S-Netzwerke des Unternehmens aktiv und lebendig. Mit Hilfe konsistenter Kommunikation und starker Branding sind alle Mitarbeiter in der Funktion sich der Netzwerke und ihrer Vorteile bewusst. Mitarbeiter wissen, dass sie Zeit sparen können, indem sie sich an die Netzwerke wenden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben, und dass sie ihre Karrieren durch Networking und Teilnahme an Diskussionen vorantreiben können. P&S-Leiter sehen, dass die Netzwerke der Funktion helfen, Innovationsfähigkeiten zu steigern und Talente zu halten.

Das Fazit: Klein anfangen, jetzt starten

Wie Syngentas Beispiel zeigt, hilft ein blühendes Netzwerk von Communities Mitarbeitern, ihre Expertise zu erweitern, mit anderen in Verbindung zu treten und produktiver zu sein. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Sie nicht mehrere Communities benötigen, um Vorteile zu erzielen. Es ist klug, mit einer einzelnen, fokussierten Pilotgruppe in einem Bereich zu starten, der wirklich kollaborieren muss. Dann können Sie auf Ihrem Erfolg aufbauen, um ein Community-Programm zu wachsen, das Mitarbeitern hilft, Ressourcen zu teilen und Beziehungen über die gesamte Supply Chain zu stärken.

Lauren Trees ist Principal Research Lead, Knowledge Management, und Mercy Harper ist Writer Analyst für APQC.