Wie sich ein neuer Leasing-Buchungsstandard auf Transport und Logistik auswirkt

Der neue Leasingbilanzierungsstandard des Financial Accounting Standards Board, ASC 842, trat im vergangenen Jahr für öffentliche Verkehrs- und Logistikunternehmen in Kraft. Der FASB hat kürzlich vorgeschlagen, die Frist für private Unternehmen um ein Jahr auf Jahresperioden zu verlängern, die nach dem 15. Dezember 2020 beginnen, was im August 2019 noch offen war. Die neuen Regeln ersetzen ASC 840, das seit mehr als 40 Jahren verwendet wird, und ändern die Art und Weise, wie Unternehmen Finanzierungs- (Kapital-) und Operating-Leasingverhältnisse bilanzieren müssen, indem fast alle Leasingverhältnisse in die Unternehmensbilanz aufgenommen werden.

Bisher konnten Operating-Leasingverhältnisse bilanzneutral als Fußnote in Konzernabschlüssen ausgewiesen werden. Diese neuen Berichtspflichten stellen eine grundlegende Änderung in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Leasingverpflichtungen jetzt bilanzieren müssen, und können erhebliche Auswirkungen auf Leasing-gegen-Kauf-Entscheidungen sowie auf Unternehmensabschlüsse haben. Selbst für börsennotierte Unternehmen, die das erste Jahr der Compliance überstanden haben, kämpfen viele noch mit der Entwicklung wiederholbarer Prozesse, um eine kontinuierliche Compliance zu gewährleisten.

Transport- und Logistikunternehmen stehen aufgrund der umfangreichen und vielfältigen Arten von Leasingobjekten, die für das Geschäft von zentraler Bedeutung sind, vor großen Herausforderungen bei der Einführung und Einhaltung von ASC 842. Alles, vom Leasing von Fahrzeugen und Ausrüstung bis hin zu geleasten Lagereinheiten, Flugzeugen und Schiffen, wird von der Änderung betroffen sein. Nach Angaben des International Accounting Standards Board wird erwartet, dass Unternehmen aufgrund der neuen Rechnungslegungsvorschriften mehr als 3 Billionen US-Dollar an Operating-Leasingverträgen in ihre Abschlüsse aufnehmen. Besonders betroffen sind Unternehmen mit umfangreichen Operating-Leasingverträgen, wie Logistikunternehmen, die Flugzeuge, Autos und Schiffe leasen. Die enorme Bedeutung wird dadurch unterstrichen, dass allein vier der führenden börsennotierten Logistikunternehmen aufgrund von ASC 842 Leasingverträge im Wert von fast 5,2 Milliarden US-Dollar in ihre Bilanzen aufgenommen haben.

Erschwerend kommt hinzu, dass eine leicht modifizierte Definition eines Leasingverhältnisses die Sache noch komplizierter macht. Gemäß ASC 842 „ist oder enthält ein Vertrag ein Leasingverhältnis, wenn der Vertrag das Recht einräumt, die Nutzung identifizierter Sachanlagen (ein identifizierter Vermögenswert) für einen bestimmten Zeitraum gegen Entgelt zu kontrollieren.“ Die Einhaltung erfordert eine Änderung der Denkweise darüber, was ein Leasingverhältnis darstellt.

Angesichts dieser neuen Anforderungen werden Transport- und Logistikunternehmen Folgendes erleben:

• Änderungen der Rechnungslegungsrichtlinien und -praktiken. Die meisten Transport- und Logistikunternehmen müssen ihre Bilanzierungsrichtlinien und -praktiken überprüfen und aktualisieren, um sie an den neuen Standard anzupassen. Es ist ebenso wahrscheinlich, dass sie zusätzliche Analysen durchführen müssen, um zu bestimmen, wie die Standards auf bestimmte Leasingverhältnisse anzuwenden sind.
• Ein Anstieg der Bilanzaktiva und -verbindlichkeiten. ASC 842 verlangt, dass sowohl Operating- als auch Finanzierungsleasing in der Bilanz aktiviert werden. Die einzige Ausnahme bilden bestimmte kurzfristige Mietverträge mit einer Laufzeit von 12 Monaten oder weniger. Nutzungsrechte (ROU) werden zusammen mit einer entsprechenden Verbindlichkeit in der Bilanz ausgewiesen.
• Gewinn- und Verlustrechnung ändert sich. Die Neuregelungen führen grundsätzlich zu einem linearen Aufwandsprofil bei Operating-Leasingverhältnissen und zu einem Frontloaded-Profil bei Finanzierungsleasingverhältnissen. Zins- und Amortisationsaufwendungen werden bei Finanzierungsleasingverhältnissen separat in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, während bei Operating-Leasingverhältnissen beide zusammengefasst und als ein Posten ausgewiesen werden.
• Verpflichtungen des Mieters/Vermieters. Transport- und Logistikunternehmen befinden sich in der einzigartigen Position, potenziell sowohl Leasingnehmer als auch Leasinggeber zu sein. Eine genaue Prüfung der Vertragsbedingungen ist erforderlich, um zu beurteilen, ob es sich bei der Vereinbarung um ein Leasingverhältnis handelt oder nicht, und um die erforderlichen Rechnungslegungsvorschriften für jedes Leasingverhältnis zu ermitteln. Vereinbarungen können auch Leasing- und Nichtleasingkomponenten enthalten, die unterschiedliche Rechnungslegungsanwendungen erfordern.
• Sale-Leaseback-Änderungen. Was als Sale-Leaseback-Transaktion zu qualifizieren ist, hat sich geändert. Nach den neuen Regeln erfolgt ein Kauf, wenn:(1) ein Vertrag besteht und die Kontrolle gemäß den Leitlinien des neuen Umsatzrealisierungsstandards (ASC 606) übertragen wurde, (2) das Leaseback kein Finanzierungsleasing ist und (3) eine Rückkaufoption, falls vorhanden, kann zum beizulegenden Zeitwert des Vermögenswerts ausgeübt werden, und ein im Wesentlichen ähnlicher alternativer Vermögenswert ist auf dem Markt leicht erhältlich. In diesem Fall sollten Leasingnehmer den Vermögenswert ausbuchen und gegebenenfalls einen Gewinn/Verlust aus Verkäufen erfassen. Erfolgt kein Verkauf, müssen Leasingnehmer den Vermögenswert nicht ausbuchen und sollten die Transaktion als Kreditaufnahme bilanzieren. Leasinggeber sollten ihre Barzahlungen als Darlehen ausweisen.

Während private Unternehmen voraussichtlich erst ab dem 15. Dezember 2020 die neuen Standards einhalten müssen, mussten börsennotierte Unternehmen die neuen Standards ab dem 15. Dezember 2018 erfüllen. Ihre Erfahrungen geben privaten Unternehmen einen Einblick in die Herausforderungen der Einhaltung. Zu den größten Lehren, die bisher gezogen wurden, gehört die Tendenz, den Zeitaufwand für eine erfolgreiche Umstellung auf die neuen Standards zu unterschätzen. Transport- und Logistikunternehmen müssen sich genügend Zeit nehmen, um neue Methoden, Richtlinien und Praktiken für die Leasing-Berichterstellung zu entwickeln, um keine Leasingverträge zu verpassen. Das Sammeln und Organisieren dieser Daten ist zeitaufwändig und Genauigkeit ist unerlässlich.

Basierend auf den Erfahrungen von Unternehmen, die bereits auf ASC 842 umgestellt haben, kann die Umstellung durch die Übernahme einiger Best Practices erleichtert werden:

1. Entwickeln Sie einen umfassenden Plan für den Übergang. Unternehmen, die einen Aktionsplan für den Übergang entwickelt haben, schnitten besser ab als diejenigen, die dies nicht taten. Beziehen Sie Finanz- und Buchhaltungsteams, Unternehmensleiter und Manager, die Leasingverhältnisse überwachen, in die Planentwicklung ein, um aktuelle und zukünftige Leasingverpflichtungen genau zu bewerten.
2. Komplexitäten antizipieren und bewerten. Die Umstellung auf ASC 842 ist allein schon sehr komplex. Kommen die zusätzlichen Komplexitäten von Transport- und Logistikleasing hinzu, wird die Situation noch schwieriger. Beginnen Sie den Übergang frühzeitig und nutzen Sie die verfügbaren praktischen Mittel, um die Compliance früher zu erreichen.
3. Vermeiden Sie häufige Stolpersteine. Zu den häufigsten Stolpersteinen zählen die Identifizierung eingebetteter Leasingverhältnisse, die Bestimmung von Grenzfremdkapitalzinsen und Sale-Leasebacks. Planen Sie einen erheblichen Verwaltungsaufwand ein, um eingebettete Leasingverhältnisse, inkrementelle Fremdkapitalzinsen für alle Leasingverhältnisse und die Genauigkeit von Sale-Leaseback-Transaktionen zu ermitteln.
4. Investieren Sie in neue „Accounting-First“-Systeme, die mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Frühe Anwender in öffentlichen Verkehrs- und Logistikunternehmen berichteten über veraltete oder schlichtweg fehlerhafte Technologie als ein großes Problem bei der Einhaltung von Leasingbilanzen, was zu Risiken für den Abschluss führt. Tatsächlich waren Fehler in der Software einer der Hauptgründe dafür, dass die AICPA den FASB aufforderte, die Frist für ASC 842 für private Unternehmen zu verlängern.

Einer der Gründe für diese Fehler ist das Fehlen eines „Accounting-First“-Ansatzes. Viele der bestehenden Leasingsysteme, die behaupten, die neuen Leasingbuchhaltungsstandards zu handhaben, sind Leasingverwaltungssysteme, die schnell Buchhaltungsfunktionen hinzugefügt haben, um mehr Software zu verkaufen. Unternehmen stellen Probleme mit den Systemen fest, weil sie nicht als Buchhaltungssysteme entwickelt wurden. Suchen Sie nach Softwarelösungen für die Leasingbuchhaltung, die von renommierten Anbietern von Buchhaltungs- und Steuersoftware entwickelt wurden, die über Buchhaltungs- und Steuerexperten verfügen.

ASC 842 ist hier, um zu bleiben. Obwohl die Änderungen in der Buchhaltung die offensichtlichsten Auswirkungen auf Transport- und Logistikunternehmen sind, sind sie nicht die einzigen. Die gesamte Branche muss eine neue Art der Geschäftstätigkeit erlernen, da sich die Änderungen auf die Budgetierung, Vertragsverhandlungen, Jahresabschlüsse, interne Prozesse und Kontrollen, Systeme sowie die Datenerfassung und Berichterstattung auswirken werden. Dies ist eine Gelegenheit, die Funktionsweise von Transport- und Logistikunternehmen neu zu gestalten und zu verbessern, um ein schlankeres, genaueres und effizienteres Leasingmanagement und anhaltenden Erfolg zu erzielen.

Adam Schrom ist Senior Manager bei Bloomberg Tax &Accounting.