Wie Technologie drei große Herausforderungen im Job-Costing beseitigt

Genaues Zeiterfassung ist entscheidend für das Management von Arbeitskosten, um Rentabilität für Bauunternehmen zu erreichen – der Unterschied zwischen erfolgreichen Unternehmen und dem Rest.

Wenn Arbeitskosten nicht dem richtigen Projekt oder Aufgabe zugeordnet werden, oder die Menge der erledigten Arbeit falsch ist, ist es schwierig, das Projektbudget zu kontrollieren. Genauigkeit hat direkte Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust eines Projekts.

Effektives Job-Costing und Zeiterfassung sind nur so gut wie die gesammelten Daten. Glücklicherweise können heutige Echtzeit-Cloud-Lösungen diese Prozesse straffen und weitere wichtige Geschäftsdatenpunkte verknüpfen. Durch Integration von Buchhaltung, Lohnabrechnung, Job-Costing, Zeiterfassung, Asset-Management und ERP-Programmen ermöglicht die richtige Lösung größere Transparenz und bessere Entscheidungsfindung.

Kopfschmerz Nr. 1: Arbeitsstunden und ständig wechselnde Aufgaben erfassen

Die Erfassung von Arbeitsstunden und Produktivität eines Teams hängt davon ab, dass jedes Mitglied einen papierbasierten oder spreadsheet-basierten Stundenzettel genau führt. Diese nehmen nicht nur wertvolle Zeit in Anspruch, sie weisen auch eher Inkonsistenzen auf. Oft werden diese Stundenzettel Tage oder sogar Wochen nach erledigter Arbeit ausgefüllt. Teammitglieder könnten versehentlich inaktive Kostenkennzahlen eingeben, Stunden weglassen oder die vor Ort oder an einer bestimmten Aufgabe verbrachte Zeit überschätzen.

Echtzeit-Cloud-Zeiterfassung löst dieses Problem durch echtes Job-Costing für Bauprojekte. Statt auf Papierzeiten oder Tabellen zu warten, öffnet jedes Teammitglied eine Cloud-App auf dem Handy, authentifiziert sich per PIN, wählt das Projekt, die Aufgabe und das verwendete Gerät für den Tag. Nach Bestätigung macht die App ein Selfie des Mitarbeiters und bestätigt den physischen Standort. Die Gesichtserkennung vergleicht das Selfie mit dem Profilfoto und warnt bei Abweichungen.

Eine Zeiterfassungslösung mit Gesichtserkennung macht Job-Kosten genauer, weil Auftragnehmer wissen, dass die richtige Person Arbeitsstunden dem korrekten Projekt mit vollständiger Genauigkeit zuordnet. Wenn eine Zeiterfassungs-App mit ERP- oder Lohnsystem integriert ist, sind Job-Cost-Daten im Cloud verfügbar und genehmigt. Die Informationen werden dann in die entsprechenden Datenfelder für Verarbeitung und Reporting übertragen. Wenn das Team von Aufgabe zu Aufgabe wechselt – z. B. vom Zementmischen zum Gießen – wählt jedes Mitglied einfach die nächste Aufgabe, ohne aus der vorherigen auszustempeln. Jeder Aufgabenwechsel dauert weniger als drei Sekunden. Der Mitarbeiter muss nur am Tagesende ausstempeln.

Der beste Weg für präzise Job-Kosten ist die Datenerfassung in Echtzeit. Mitarbeiter können Job-Kosten erfassen und ein-/ausstempeln, auch ohne Internetzugang oder ausreichenden Mobilfunkdienst.

Echtzeit-Tracking gibt Auftragnehmern die besten Daten für genaue Job-Cost-Reports und erfasst Projektfortschritt in Echtzeit, was Probleme im frühestmöglichen Moment aufdeckt. Dies gibt die beste Chance, die Projektbilanz zu schützen.

Kopfschmerz Nr. 2: Nicht synchronisierte Daten zwischen Anwendungen

Auftragnehmer nutzen seit Jahren Technologie zur Steigerung der Job-Costing-Genauigkeit. Einige nutzen noch Papier, andere Tabellen oder Standalone-Software. Der Wechsel zu Tabellen brachte moderate Verbesserungen gegenüber handschriftlicher Erfassung, aber die meisten Tabellen enthalten Berechnungs- oder Eingabefehler. Viele Unternehmen erfassen Daten auf Papier, übertragen sie in Tabellen und geben sie erneut in Software ein.

Es bleiben viele mögliche Fehlerquellen und Lücken, die Zeit verschwenden und Genauigkeitsprobleme verursachen. Ein einfacher Datenerfassungs- oder Eingabefehler kann zu kostspieligen Annahmen führen. Im Vergleich dazu erlaubt ein modernes integriertes System mit Kontrollen, dass alle Job-Cost-Daten synchron bleiben. Solche Leitplanken helfen Auftragnehmern, ihre Job-Costing-Bemühungen zu verbessern, sodass Prognosen eng mit der letztlich ausgeführten Arbeit übereinstimmen.

Wenn ERP- und Lohnsysteme in Echtzeit mit der Zeiterfassungs-App integriert sind, entsteht ein vernetztes System, in dem die Projektkostenstruktur identisch ist. Dies stellt sicher, dass die Datenerfassung vom Feld der Datenstruktur für Job-Cost-Reports im ERP entspricht – für präzises Reporting und Lohnabrechnung. Werden neue Aufgaben durch Change Orders midstream hinzugefügt, fügt die ERP-Integration die Aufgabe automatisch der Zeiterfassungs-App für den Feldeinsatz hinzu. Fortgeschrittenere Integrationen zeigen nur projektspezifische Kostenkennzahlen, um Mitarbeiter vor falscher Auswahl zu schützen.

Die Zeiterfassungslösung spiegelt die Projektkostenstruktur im ERP wider, sodass Vorgesetzte wissen, wie ihr Projektarbeitsbudget beeinflusst wird, und drohende Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen, um rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, die das Projekt im Budget halten.

Hypothetisches Beispiel: Ein Beton-Gehweg-Team erscheint zur Arbeit. Beim Einstempeln wurde ein neuer Kostenkennziffer aus dem ERP zur Zeiterfassungs-App vom gestrigen Change Order hinzugefügt – z. B. Hinzufügung einer Bewehrungsmatte zum Gehweg. Der Vorgesetzte informiert den Mitarbeiter, der die neue Aufgabe auswählen kann. Keine Möglichkeit für Tippfehler oder Verwendung eines Codes für ein anderes Projekt, an einem anderen Tag oder zu einem anderen Satz. Während das Team Aufgaben abschließt, teilen Zeiterfassungs-App und ERP-System kontinuierlich Daten, geben dem Vorgesetzten laufende Updates zu Arbeits- und Produktionsgesamtwerten. Am wichtigsten: Es erlaubt Vorgesetzten, geschätztes Budget mit tatsächlichen Kosten zu vergleichen, damit sie im Zeit- und Budgetrahmen bleiben und sicherstellen, dass alle Arbeit abrechenbar und erfasst ist, während Mid-Projekt-Änderungen berücksichtigt werden.

Kopfschmerz Nr. 3: Ineffiziente manuelle Prozesse bewältigen

Daten von einem Ort zum anderen auf Papier, Tabellen oder in Programmen zu verschieben, ist unglaublich zeitaufwändig. Vorgesetzte wollen, dass ihre Teams Zeit mit der Arbeit verbringen, nicht mit administrativer Verschwendung. Heute geben 26,4 % aller Bauunternehmen an, dass keine ihrer Softwarelösungen miteinander kommunizieren. Hier kommen integrierte Lösungen ins Spiel, die Arbeitern helfen, einfache Aufgaben mit Geschwindigkeit und Genauigkeit zu erledigen.

In einem Cloud-System mit Live-Felddatenerfassung werden Job-Cost-Reports aus den aktuellsten Daten erstellt, die den aktuellen Status jeder Aufgabe in jedem Projekt zeigen. Diese Informationen geben Auftragnehmern Klarheit über Projektstatusänderungen im Moment ihres Auftretens und ermöglichen schnelle Entscheidungen bei notwendigen Anpassungen.

Weiteres Beispiel: Mit Papierstundenzetteln muss ein Lohnbuchhalter Lohninformationen manuell ins Lohnsystem eingeben, dann ein Buchhaltungsmitarbeiter oder Projektleiter muss Stunden pro Kostenkennziffer eingeben und dem richtigen Projekt zuordnen. Dann müssen Produktionsmengen pro Kostenkennziffer in ERP, Kalkulationssoftware oder Tabellen eingegeben werden. Der Lohnbuchhalter verbringt bis zu fünf Minuten pro Mitarbeiter für Dateneingabe, der Buchhaltungsmitarbeiter oder Projektleiter mindestens genauso viel für Job-Cost-Daten im ERP. Eine Echtzeit-Zeiterfassungs-App erfasst Zeitbuchungen, fertiggestellte Produktionseinheiten und Job-Cost-Zuordnungen sofort und integriert diese Daten in Lohn und ERP.

Bei einem Gerüstbauunternehmen verbrachten Mitarbeiter vier bis fünf Stunden täglich mit manueller Lohndateneingabe und sicherstellen, dass Mitarbeiterzeiten dem richtigen Projekt zugeordnet waren. Auch das Scannen und Organisieren von Papierkram für digitale Speicherung fiel an. Nach Umstieg auf Cloud-Zeiterfassung und Echtzeit-Erfassung von Arbeits- und Job-Kosten reduzierten sich manuelle Prozesse auf eine Stunde täglich – eine Produktivitätssteigerung von 78 %.

Fazit

Jedes Bauprojekt hat seine beweglichen Teile und kann die Aufmerksamkeit eines Vorgesetzten strecken. Ob Zeiterfassung straffen, Job-Costing verbessern oder vitale Daten zwischen Abteilungen übertragen – eine Echtzeit-Cloud-Lösung eliminiert unnötige Fehler, macht Angebote wettbewerbsfähiger und lindert unnötige Kopfschmerzen.

Mike Merrill ist Mitgründer und COO von WorkMax.