Drei arbeitsplatzbezogene Kopfschmerzen, die durch Technologie gelöst werden können

Eine genaue Zeiterfassung ist entscheidend für das Management der Arbeitskosten, um die Rentabilität von Bauunternehmen zu erreichen und erfolgreiche Unternehmen vom Rest der Gruppe zu trennen.

Wenn die Arbeitskosten nicht dem richtigen Projekt oder der richtigen Aufgabe zugeordnet werden oder die Menge der abgeschlossenen Arbeiten nicht stimmt, ist es schwierig, das Projektbudget zu kontrollieren. Die Genauigkeit hat einen direkten Einfluss auf die Gewinne oder Verluste eines Projekts.

Effektive Auftragskalkulation und Zeiterfassung sind nur so gut wie die gesammelten Daten. Glücklicherweise können die heutigen cloudbasierten Echtzeitlösungen diese Prozesse rationalisieren und andere wichtige Datenpunkte des Unternehmens verbinden. Durch die Integration von Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Auftragskalkulation, Zeiterfassung, Anlagenverwaltung und ERP-Programmen ermöglicht die richtige Lösung mehr Transparenz in allen Bereichen und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung im Prozess.

Im Folgenden finden Sie drei kopfschmerzverursachende Szenarien, mit denen Auftragnehmer und Vorgesetzte im Umgang mit Auftragskalkulations- und Zeiterfassungssystemen häufig konfrontiert sind, zusammen mit Erkenntnissen darüber, wie Upleveling Stress abbauen, menschliche Fehler mindern und Projektgewinne steigern kann.

Kopfschmerz Nr. 1:Arbeitszeiterfassung und ständig wechselnde Aufgaben. Die Verfolgung der Arbeitsstunden und der Produktivität eines Teams hängt davon ab, dass jedes Mitglied eine Zeitkarte auf Papier- oder Tabellenkalkulationsbasis genau führt. Diese nehmen jedoch nicht nur wertvolle Zeit zum Ausfüllen in Anspruch, sondern weisen auch häufiger Inkonsistenzen auf. Oftmals werden diese Zeitkarten Tage oder sogar Wochen später, nachdem die Arbeit erledigt wurde, ausgefüllt. Außerdem könnten die Teammitglieder versehentlich inaktive Kostencodes eingeben oder schreiben, Stunden auslassen oder die Zeit, die vor Ort oder an einer bestimmten Aufgabe verbracht wird, überschätzen.

Die cloudbasierte Zeiterfassung in Echtzeit beseitigt dieses Problem, indem eine echte Auftragskalkulation für Bauprojekte erreicht wird. Anstatt darauf zu warten, Papierstundenzettel oder eine Tabelle auszufüllen, öffnet jedes Teammitglied eine Cloud-basierte App auf seinem Telefon, authentifiziert sich mit einer PIN, wählt das Projekt aus, an dem es arbeitet, wählt die Aufgabe aus, die es ausführen wird, und wählt den Teil aus der Ausrüstung, mit der sie ihre Arbeit für den Tag erledigen. Nachdem sie ihre Eingaben bestätigt haben, macht die App ein Selfie des Mitarbeiters und bestätigt seinen physischen Standort. Die Gesichtserkennungsfunktion der App vergleicht das Selfie-Foto des Mitarbeiters mit seinem Profilfoto und meldet Probleme mit einer Nichtübereinstimmungswarnung.

Eine Zeiterfassungslösung mit Gesichtserkennung macht die Auftragskosten genauer, da Auftragnehmer wissen, dass die richtige Person Arbeitsstunden mit absoluter Genauigkeit dem richtigen Projekt zuweist. Wenn eine Zeiterfassungs-App in ein Warenwirtschafts- oder Gehaltsabrechnungssystem integriert wird, sind die Jobkostendaten in der Cloud verfügbar und freigegeben. Anschließend werden die Informationen schließlich in die entsprechenden Datenfelder zur Verarbeitung und Berichterstattung geschoben. Wenn das Team von Aufgabe zu Aufgabe wechselt, wie z. B. das Mischen von Zement zum Gießen des Zements, wählt jedes Teammitglied einfach die nächste Aufgabe aus, ohne die vorherige Aufgabe ausstempeln zu müssen. Jede Aufgabenänderung dauert weniger als drei Sekunden. Der Mitarbeiter muss sich nur ausstempeln, wenn er für den Tag mit der Arbeit fertig ist.

Der beste Weg, um die genauesten Auftragskosten zu ermitteln, besteht darin, Auftragskostendaten sofort zu erfassen. Mitarbeiter können immer noch Jobkosten erfassen und sich sofort ein- und ausstempeln, selbst wenn kein Internetzugang oder kein ausreichender Mobilfunkdatendienst vorhanden ist.

Die Echtzeitverfolgung bietet Auftragnehmern die besten Daten für genaue Auftragskostenberichte und erfasst den Echtzeitfortschritt von Projekten, wodurch Probleme zum frühestmöglichen Zeitpunkt aufgedeckt werden. Dies gibt Auftragnehmern die beste Möglichkeit, das Endergebnis des Projekts zu schützen.

Kopfschmerz Nr. 2:Umgang mit Daten, die zwischen Anwendungen nicht synchron sind. Bauunternehmer setzen seit Jahren Technologien ein, um die Genauigkeit der Auftragskalkulation zu erhöhen. Einige verwenden immer noch Papier. Andere verwenden Tabellenkalkulationen oder andere eigenständige Software. Die Umstellung auf Tabellenkalkulationen gegenüber handschriftlichen Erfassungsmethoden könnte mäßige Verbesserungen bringen, aber die meisten Tabellenkalkulationen enthalten Rechen- oder Eingabefehler. Viele Unternehmen sammeln Daten auf Papier, fügen diese Daten in Tabellenkalkulationen ein und geben sie dann wieder in die Software ein.

Es gibt immer noch viele mögliche Fehlerpunkte und Lücken, die Zeit verschwenden und Genauigkeitsprobleme verursachen. Ein einfacher Datenerhebungs- oder Eingabefehler kann zu kostspieligen Annahmen führen. Im Vergleich dazu ermöglicht ein modernes integriertes System mit Kontrollen, dass alle Auftragskostendaten synchron bleiben. Leitplanken wie diese helfen Auftragnehmern, ihre Bemühungen zur Kostenkalkulation zu verbessern, sodass die von ihnen erstellten Prognosen eng mit der Arbeit übereinstimmen, die letztendlich erledigt werden wird.

Wenn ERP- und Gehaltsabrechnungssysteme in Echtzeit mit der Zeiterfassungs-App integriert werden, entsteht ein vernetztes System mit gleicher Projektkostenstruktur. Dadurch wird sichergestellt, dass die Art und Weise, wie Sie die Daten aus dem Feld sammeln, mit der Datenstruktur für Jobkostenberichte im ERP übereinstimmt, um eine genaue Jobkostenberichterstellung und Gehaltsabrechnung zu ermöglichen. Wenn dem Projekt-Midstream aufgrund eines Änderungsauftrags neue Aufgaben hinzugefügt werden, fügt die ERP-Integration die Aufgabe automatisch der Zeiterfassungs-App hinzu, damit der Außendienstmitarbeiter die neue Aufgabe auswählen kann. Darüber hinaus würden erweiterte Integrationen nur die projektspezifischen Kostencodes anzeigen, um zu verhindern, dass Mitarbeiter den falschen Kostencode auswählen.

Die Zeiterfassungslösung spiegelt die Projektkostenstruktur im ERP wider, sodass die Vorgesetzten wissen, wie sich ihr Projektpersonalbudget auswirkt, und gleichzeitig anstehende Budgetüberschreitungen früh genug erkennen können, um rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, um ihr Projekt am Laufen zu halten Budget.

Hier ist ein hypothetisches Beispiel:Eine Beton-Bürgersteig-Crew kommt zur Arbeit. Beim Einstempeln wurde der Zeiterfassungs-App aus dem gestrigen Änderungsauftrag ein neuer Kostencode aus dem ERP hinzugefügt, beispielsweise das Hinzufügen einer Bewehrungsmatte auf dem Bürgersteig. Der Vorgesetzte informiert den Mitarbeiter darüber und der Mitarbeiter kann die neue Aufgabe auswählen. Es besteht keine Möglichkeit, sich zu vertippen oder einen Code für ein anderes Projekt, an einem anderen Tag oder zu einem anderen Preis zu verwenden. Während das Team seine Aufgaben erledigt, tauschen die Zeiterfassungs-App und das ERP-System kontinuierlich Daten aus, sodass der Vorgesetzte kontinuierlich über seine Arbeits- und Produktionssummen informiert ist. Am wichtigsten ist, dass die Vorgesetzten das geschätzte Budget mit ihren tatsächlichen Kosten vergleichen können, damit sie pünktlich und innerhalb des Budgets bleiben und sicherstellen, dass alle Arbeiten in Rechnung gestellt und abgerechnet werden, während Änderungen oder Ergänzungen in der Mitte des Projekts berücksichtigt werden.

Kopfschmerz Nr. 3:Umgang mit ineffizienten manuellen Prozessen. Das Verschieben von Daten von einem Ort zum anderen auf Papier, Tabellenkalkulationen oder in einem Programm ist unglaublich zeitaufwändig. Vorgesetzte möchten, dass ihre Teams ihre Zeit mit der Arbeit verbringen und keine Verwaltungszeit verschwenden. Heute 26,4% Prozent aller Bauunternehmen geben an, dass keine ihrer Softwarelösungen miteinander kommuniziert. Hier kommen integrierte Lösungen ins Spiel, die den Arbeitern helfen, einfache Aufgaben schnell und genau zu erledigen.

In einem cloudbasierten System mit Live-Felddatenerfassung werden aus den aktuellsten Daten Auftragskostenberichte erstellt, die den aktuellen Status jeder Aufgabe zu jedem Projekt anzeigen. Diese Informationen geben Auftragnehmern Klarheit über auftretende Projektstatusänderungen und ermöglichen es ihnen, schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Ein anderes Beispiel. Bei Verwendung von Zeitkarten in Papierform muss ein Gehaltsbuchhalter die Gehaltsabrechnungsinformationen manuell in das Gehaltsabrechnungssystem eingeben, dann muss ein Buchhalter oder Projektmanager die Anzahl der Stunden pro Kostencode eingeben und sie dem richtigen Projekt zuordnen. Anschließend müssen sie die Produktionsmengen pro Kostencode in die ERP- oder Kalkulationssoftware oder Tabellenkalkulation eingeben. Der Lohnbuchhalter kann bis zu fünf Minuten für die Dateneingabe pro Mitarbeiter aufwenden, und der Buchhalter oder Projektleiter würde mindestens so viel Zeit damit verbringen, die Jobkostendaten in das ERP einzugeben. Eine Echtzeit-Zeiterfassungs-App erfasst sofort ihre Zeiteinträge, abgeschlossenen Produktionseinheiten und Auftragskostenzuordnungen und integriert diese Daten in die Gehaltsabrechnung und das ERP-System.

Die Mitarbeiter eines Gerüstbauunternehmens verbrachten vier bis fünf Stunden pro Tag damit, Gehaltsdaten manuell einzugeben und sicherzustellen, dass die Zeit ihrer Mitarbeiter dem richtigen Projekt zugeordnet wurde. Sie mussten auch den Papierkram für die digitale Speicherung scannen und organisieren. Als sie zu einer Cloud-basierten Zeiterfassungs-App wechselten und Arbeits- und Jobkosten in Echtzeit erfassten, reduzierten sie die manuellen Prozesse auf eine Stunde pro Tag, was zu einer Produktivitätssteigerung von 78 % führte.

Jedes Bauprojekt hat seine beweglichen Teile und kann die Aufmerksamkeit eines Vorgesetzten dünn machen. Ob es nun darum geht, die Zeiterfassung zu rationalisieren, die Auftragskalkulation zu verbessern oder wichtige Daten von einer Abteilung in eine andere zu übertragen, eine cloudbasierte Echtzeitlösung eliminiert ungewollte Fehler, macht Angebote wettbewerbsfähiger und lindert unnötige Kopfschmerzen auf dem Weg.

Mike Merrill ist Mitbegründer und Chief Operating Officer von WorkMax .