ISO 9001:2015 Implementierung: Strategische Planung als Erfolgsfaktor

Von Curtis Lopez, Missouri Enterprise Projektmanager und ISO-Experte

Die Änderungen in der ISO 9001:2015 beinhalten eine grundlegende Neuausrichtung, wie Unternehmen ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) betrachten. Sie haben vielleicht die Aussage gehört: „Keine Qualitätsmanagementabteilung mehr!“ – ein Satz, der den Kern der Weiterentwicklung zur neuen ISO 9001:2015 treffend erfasst, denn nun trägt jeder Verantwortung für Qualität: vom Top-Management über mittlere Führungskräfte, Produktionsmitarbeiter, Maschinenbediener bis hin zum Backoffice-Personal. Jeder hat seinen Teil beizutragen.

Um diesen Kulturwandel im neuen ISO-Standard effektiv zu erreichen und vollständig umzusetzen, müssen Hersteller die Strategie ihrer Organisation, die Geschäftsprozesse und das Qualitätsmanagementsystem aufeinander abstimmen und einen schriftlichen Strategieplan erstellen, der die notwendigen Maßnahmen zur Erreichung der richtigen Ziele definiert und diese Ziele effektiv an die gesamte Organisation kommuniziert. Der Strategieplan muss alle Beteiligten auf dieselbe Seite bringen – hin zu einem gemeinsamen Verständnis von Qualitätssicherung, -erreichung und -erhalt.

Die Entwicklung eines effektiven Strategieplans ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert Zeit, Aufwand und kritische Einsicht in die tägliche Funktionsweise Ihres Unternehmens heute, um zu erkennen, wo Verbesserungen für morgen notwendig sind. Angesichts der Bedeutung, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens wirklich zu verstehen, kann die Unterstützung eines externen ISO 9001:2015-Experten ein unschätzbarer Vorteil bei der Entwicklung Ihres strategischen Plans sein.

Ein Experte führt Sie durch den strategischen Planungsprozess, hält Sie auf Kurs zur Fertigstellung und liefert den entscheidenden externen Blick, der Dinge erkennt, die intern übersehen, ignoriert oder unter den Teppich gekehrt wurden. Offenheit ist in den Bewertungsphasen der strategischen Planung entscheidend.

Hier sind die grundlegenden Phasen des strategischen Planungsprozesses, gefolgt von einer Illustration weiterer kritischer Schritte:

1. Analyse / Bewertung – Entwicklung eines Verständnisses der aktuellen internen und externen Umgebung.
2. Strategieformulierung – Erstellung und Dokumentation einer übergeordneten Strategie und einer grundlegenden organisatorischen Strategie.
3. Strategieumsetzung – Übersetzung der Pläne in Handlungen, wobei operative Planung und konkrete Maßnahmen identifiziert und angegangen werden.
4. Evaluation / Aufrechterhaltung / Management – Laufende Verfeinerung und Bewertung von Leistung, Kultur, Kommunikation, Datenerfassung und anderen strategischen Managementfragen.

KSFs und KPIs

Im Rahmen des strategischen Planungsprozesses sind Organisationen damit beauftragt, ihre kritischen Erfolgsfaktoren (Key Success Factors, KSFs) zu identifizieren. Ein Weg, KSFs zu betrachten, ist die Perspektive des Marktes und der Kunden: Welche Funktionen, Aktivitäten oder Geschäftspraktiken werden von Marktbedingungen und Kundenbedürfnissen gefordert und wertgeschätzt? Was muss das Unternehmen tun, um im Wettbewerb zu bestehen und vom Kunden als wertsteigernd für die Geschäftsbeziehung wahrgenommen zu werden? Welche Faktoren sind im Entscheidungsprozess des Kunden auftragsentscheidend? Warum wählt der Kunde Ihr Unternehmen gegenüber der Konkurrenz?

Sobald die KSFs definiert sind, können Key Performance Indicators (KPIs) entwickelt werden, die die strategische Ausrichtung der Organisation unterstützen. KPIs sind Leistungskennzahlen, die den Fortschritt hin zu einem erstrebenswerten Ergebnis anzeigen. Strategische KPIs überwachen die Umsetzung und Wirksamkeit der Organisationsstrategien, bestimmen die Lücke zwischen tatsächlicher und angestrebter Leistung und messen Organisationswirksamkeit und betriebliche Effizienz.

Gute KPIs…

• bieten eine objektive Möglichkeit zu prüfen, ob die Strategie funktioniert.
• ermöglichen einen Vergleich, der den Grad der Leistungsveränderung im Zeitverlauf misst.
• fokussieren die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf das, was für den Erfolg am wichtigsten ist.
• ermöglichen die Messung von Erfolgen, nicht nur von geleisteter Arbeit.
• schaffen eine gemeinsame Sprache für die Kommunikation.
• helfen, unsichere Ungewissheiten zu reduzieren.
• sind valide, um sicherzustellen, dass die richtigen Dinge gemessen werden.
• sind verifizierbar, um die Genauigkeit der Datenerfassung zu gewährleisten.

Was ist eine Strategie?

Der Begriff „Strategische Planung“ impliziert den Einsatz einer „Strategie“. Damit nicht angenommen wird, dass jeder den vollen geschäftlichen Sinn von Strategie kennt, lohnt sich eine kurze Definition: Strategie bedeutet die Integration organisatorischer Aktivitäten sowie die Nutzung und Allokation begrenzter Ressourcen im organisatorischen Umfeld, um die gegenwärtigen Ziele zu erreichen.

Bei der Strategieplanung ist es essenziell zu bedenken, dass Entscheidungen nicht im Vakuum getroffen werden und jede Handlung eines Unternehmens wahrscheinlich eine Reaktion der Betroffenen hervorruft – Wettbewerber, Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten. Strategie kann auch als Wissen um die Ziele, Ungewissheit von Ereignissen und die Notwendigkeit definiert werden, das wahrscheinliche oder tatsächliche Verhalten anderer zu berücksichtigen.

Die ISO 9001:2015-Änderungen sind JETZT wirksam.

Wie bereits erwähnt, erfordert der strategische Planungsprozess Zeit und Aufwand. Wenn Sie noch nicht mit der Planung der Umsetzung der Änderungen in der neuen ISO 9001:2015 begonnen haben, müssen Sie jetzt sofort starten. Wenn Sie den Prozess bereits begonnen haben, aber nicht zügig genug auf Ihre Ziele hinarbeiten, müssen Sie jetzt auf Abschluss drängen. In jedem Fall sollten Sie den Wert und den Return on Investment bedenken, den Sie durch die Einbindung eines externen Experten wie Missouri Enterprise für den strategischen Planungsprozess zur Erfüllung der neuen ISO 9001:2015 erhalten.

Strategische Ausrichtung gemäß ISO 9001:2015

Kapitel 4.1 Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und die ihre Fähigkeit beeinflussen, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagementsystems zu erreichen.

Kapitel 5.2: Das Top-Management muss eine Qualitätsrichtlinie festlegen, umsetzen und aufrechterhalten, die dem Zweck und Kontext der Organisation angemessen ist und ihre strategische Ausrichtung unterstützt.

Kapitel 6.2.1 Die Organisation muss Qualitätsziele für relevante Funktionen, Ebenen und Prozesse festlegen, die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlich sind. Die Qualitätsziele sollen:

• a) mit der Qualitätsrichtlinie konsistent sein;
• b) messbar sein;
• c) anwendbare Anforderungen berücksichtigen;
• d) relevant für die Konformität von Produkten und Dienstleistungen sowie für die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein;
• e) überwacht werden;
• f) kommuniziert werden;
• g) je nach Bedarf aktualisiert werden.

Die Organisation muss dokumentierte Informationen zu den Qualitätszielen aufbewahren.

Kapitel 6.2.2 Bei der Planung der Erreichung der Qualitätsziele muss die Organisation festlegen:

• a) was getan wird;
• b) welche Ressourcen erforderlich sind;
• c) wer verantwortlich ist;
• d) wann es abgeschlossen sein wird;
• e) wie die Ergebnisse bewertet werden.

Kapitel 9.3: Das Top-Management muss das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen überprüfen, um seine fortwährende Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und Ausrichtung auf die strategische Ausrichtung der Organisation sicherzustellen.

Wichtige Termine:

Die ISO 9001:2015 wurde im September 2015 veröffentlicht und ist bereits der am weitesten verbreitete Standard in der Geschichte der Normung. Um den mehr als 1 Million Unternehmen, die nach ISO 9001:2008 zertifiziert sind, den Übergang zum neuen Standard zu erleichtern, hat die ISO einen dreijährigen Übergangszeitraum festgelegt, in dem die ISO 9001:2008-Zertifizierung gültig bleibt. Dieser Übergang endete im September 2018. Wichtig: Nach 2018 verlieren Unternehmen, die nach ISO 9001:2008 zertifiziert waren und nicht auf ISO 9001:2015 umgestellt haben, ihre ISO 9001-Zertifizierung, bis sie sich nach dem neuen Standard rezertifizieren lassen.

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