Inventory Management Systeme: Definition, Vorteile & Best Practices für alle Branchen

Wenn die meisten Menschen an Bestandsmanagement denken, denken sie an Einzelhandelsanwendungen. Während Einzelhandelsbetriebe stark auf Bestandsmanagement angewiesen sind, werden Bestandsmanagementsysteme in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, von der Fertigung über Versorgungsunternehmen, Gesundheitswesen, Bildung, Regierung und mehr. Bestandsmanagementsysteme straffen und zentralisieren den Prozess zur Steuerung des Flusses und der Wartung von Beständen, um sicherzustellen, dass die richtige Menge an Bestand zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Qualität verfügbar ist.

Definition eines Bestandsmanagementsystems
Ein Bestandsmanagementsystem ist die Kombination aus Technologie (Hardware und Software) und Prozessen und Verfahren, die die Überwachung und Wartung gelagerter Produkte steuern, ob es sich dabei um Unternehmensassets, Rohmaterialien und Vorräte oder fertige Produkte handelt, die an Lieferanten oder Endverbraucher gesendet werden sollen. Ein vollständiges Bestandsmanagementsystem besteht aus:

• Einem System zur Identifikation jedes Bestandsartikels und seiner zugehörigen Informationen, wie Barcode-Etiketten oder Asset-Tags.
• Hardware-Tools zum Lesen von Barcode-Etiketten, wie Handscanner oder Smartphones mit Barcode-Scanning-Apps.
• Bestandsmanagement-Software, die eine zentrale Datenbank und Referenzpunkt für alle Bestände bietet, gekoppelt mit der Fähigkeit, Daten zu analysieren, Berichte zu generieren, zukünftige Nachfrage vorherzusagen und mehr.
• Prozesse und Richtlinien für Etikettierung, Dokumentation und Berichterstattung. Dies sollte eine Bestandsmanagement-Technik umfassen, wie Just-in-Time, ABC-Analyse, First-In-First-Out (FIFO), Bestandsprüfung oder eine andere bewährte Methodik.
• Geschulte Mitarbeiter, die diese Richtlinien und Prozesse befolgen.

SearchERP definiert Bestandsmanagement als „die Überwachung von nicht-kapitalisierten Assets (Bestand) und Lagerartikeln.“ Bestandsmanagement ist eine Komponente des Supply-Chain-Managements, die den Fluss von Artikeln (Produkten, Waren etc.) überwacht, während sie vom Hersteller zum Lager und dann zum Point of Sale bewegen. „Eine Schlüsselfunktion des Bestandsmanagements ist es, eine detaillierte Aufzeichnung jedes neuen oder retournierten Produkts zu führen, wenn es ein Lager oder einen Point of Sale betritt oder verlässt“, erklärt SearchERP, was auf die Wichtigkeit hinweist, ein klares und etabliertes Bestandsmanagementsystem zu haben, um sicherzustellen, dass der Prozess und die Dokumentation so straff und effizient wie möglich sind sowie Fehler minimiert werden.

Vorteile von Bestandsmanagementsystemen
Ohne ein Bestandsmanagementsystem werden die Güter und Produkte, die durch eine Organisation fließen, unweigerlich in Unordnung geraten. Ein Bestandsmanagementsystem ermöglicht es einem Unternehmen, eine zentrale Aufzeichnung jedes Assets und Artikels in der Kontrolle der Organisation zu führen und bietet eine Single Source of Truth für den Standort jedes Artikels, Lieferanten- und Zuliefererinformationen, Spezifikationen und die Gesamtanzahl eines bestimmten Artikels, der derzeit auf Lager ist.
Da Bestände oft aus beweglichen Assets bestehen, sind Bestandsmanagementsysteme entscheidend, um aktuelle Bestandsstände im Blick zu behalten und zu verstehen, welche Artikel schnell bewegen und welche langsamer sind, was wiederum Organisationen ermöglicht, mit größerer Genauigkeit zu bestimmen, wann es Zeit ist, nachzubestellen. Insgesamt bietet ein umfassendes Bestandsmanagementsystem unzählige Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Verbesserter Cashflow
• Bessere Berichterstattungs- und Prognosefähigkeiten
• Reduzierung der Lagerkosten (Overhead)
• Reduzierte Personalkosten
• Reduzierung von Dead Stock
• Bessere Organisation
• Erhöhte Transparenz
• Verbesserte Lieferanten-, Zulieferer- und Partnerbeziehungen

Herausforderungen von Bestandsmanagementsystemen
Bestandsmanagementsysteme können einen dramatischen Effekt auf Produktivität und Effizienz haben, wenn sie ordnungsgemäß implementiert werden. Die meisten mit Bestandsmanagementsystemen verbundenen Herausforderungen resultieren aus der Nichtbeachtung von Best Practices oder der Abhängigkeit von veralteten Methoden, wie manueller Dokumentation und inkonsistenten Lagerlayouts und -prozessen. In diesen Fällen kann eine vollständige Überholung des Bestandsmanagements erforderlich sein, um das Bestandsmanagement zu straffen und Klarheit und Konsistenz im unternehmensweiten Prozess zu schaffen.

Ein gutes Bestandsmanagementsystem reduziert menschliche Fehler durch die Eliminierung manueller Dokumentation durch den Einsatz von Barcode-Etiketten, Barcode-Scannern und Bestandsmanagement-Software, wodurch kostspielige Fehler wie folgende reduziert werden:

• Zu viel langsam drehender Bestand auf Lager, der wertvollen Lagerplatz beansprucht und in die Bilanz des Unternehmens frisst.
• Unerwartetes Auslaufen eines essenziellen Bestandsartikels, was die Lieferkette durch Rückbestellungen verzögern kann.
• Ungenaue Aufzeichnungen (falsche Teilenummern, inkorrekte Bestandszahlen), die aus manuellen Dokumentationsfehlern resultieren.
• Verschwendete Arbeitsstunden, die damit verbracht werden, Artikel aufzuspüren, die an falschen Orten gelagert sind. Bestandslagerung, die nicht für Effizienz optimiert ist (aufgrund schlechter Lager- oder Lagerraumlayouts), kann auch die Kommissionierzeit erhöhen, was ebenfalls die Personalkosten erhöht.

Best Practices für Bestandsmanagementsysteme
Cleary Inventory erklärt, dass ein gutes Bestandsmanagementsystem helfen kann, die Produktivität zu steigern, aber nur, wenn Sie es mit einigen grundlegenden Essentials einrichten, einschließlich:

• Standortnamen
• Leicht lesbare Standortetiketten
• Eindeutige Artikelidentifikationsnummern
• Maßeinheiten
• Ein Startbestand
• Eine Softwarelösung, die Aktivitäten effektiv überwacht und verfolgt
• Klare, unternehmensweite Richtlinien und Prozesse
• Mitarbeiter, die wissen, wie sie diese Richtlinien und Prozesse unterstützen

Die Implementierung eines umfassenden Bestandsmanagementsystems kann komplex sein. Es ist nicht lediglich eine Frage des Kaufs eines guten Softwareprogramms; ein Bestandsmanagementsystem muss die Menschen, Prozesse und Technologien von End-to-End adressieren. Die Befolgung von Best Practices zur Einrichtung eines umfassenden, unternehmensweiten Bestandsmanagementsystems ist eine Investition, die sich immer wieder durch größere Effizienz und einen Schub für das Endergebnis amortisiert.