Das volle Potenzial von CMMS-Software für nahtloses Asset Management ausschöpfen

Wir verbringen so viel Zeit bei Hippo damit, über die Vorteile unserer CMMS-Lösung zu schreiben, dass wir unsere eigenen Standardausdrücke entwickelt haben. Weil sie schön kurz sind, packen sie einen Punch, während sie Zeit und Platz sparen.

Aber es lohnt sich, sie genauer anzusehen, um genau zu verstehen, was die Vorteile von CMMS sind.

Von überall über die Cloud zugreifen

Dieser Punkt kommt immer dann hoch, wenn wir über die Vorteile eines modernen CMMS sprechen, das durch Cloud-Computing unterstützt wird. In vielen Fällen vergleichen wir sie mit traditionellen papier- und tabellenbasierten Methoden, die beide langsam und ihren eigenen einzigartigen Frustrationen ausgesetzt sind.

Bei Papier gibt es nur eine Kopie des Arbeitsauftrags, und das bedeutet, Ihre Daten sind oft unvollständig und immer fragil. Unvollständig, weil Sie nur so viel auf ein einzelnes Blatt Papier kritzeln können. Techniker bekommen eine grundlegende Beschreibung, welches Asset bearbeitet werden muss und welche Art von Arbeit getan werden muss. Bei so viel Lesen zwischen den Zeilen gibt es viel Raten. Und die Daten sind fragil, weil es so einfach ist, ein Stück Papier zu verlegen.

Bei Tabellenkalkulationen haben Sie das gegenteilige Problem. Statt einer Kopie haben Sie ein Bündel. Die eine auf Ihrem Desktop, plus die, die Sie sich selbst als Backup gemailt haben, und dann die, die Sie an den Techniker geschickt haben. Die Probleme beginnen, sobald Sie Änderungen an einer dieser Kopien vornehmen, weil Sie jetzt keine Kopien mehr haben, sondern Versionen. Änderungen, die Sie in einer Datei machen, werden nicht auf die anderen Dateien übertragen, und es wird schnell unmöglich zu wissen, welche Version die neueste ist, welche die richtigen Daten hat. Wenn Sie versuchen, den Arbeitsauftrag mit neuen Informationen zu aktualisieren, hat der Techniker keine Ahnung. Er arbeitet immer noch mit den alten Daten. Und wenn er seine Version aktualisiert, Notizen hinzufügt oder abschließt, erfahren Sie es erst, wenn er es Ihnen sagt. Denken Sie daran: Sie können nur Ihre Versionen der Dateien sehen.

Moderne CMMS-Software nimmt all Ihre Daten und legt sie an einen Ort. Tatsächlich erledigen wir die gesamte IT-Schwerstarbeit für Sie. Wir kümmern uns um Datensicherungen und Software-Sicherheitsupdates. Änderungen werden in Echtzeit verarbeitet; wenn Sie einen Arbeitsauftrag zuweisen oder ein Techniker einen abschließt, kann jeder es sehen. Und wir machen die Daten von jedem internetfähigen Computer oder Mobilgerät verfügbar. Am Ende bedeutet „von überall, zu jeder Zeit“, dass egal wo sie sind, Ihr ganzes Team mit denselben Daten arbeitet. Der Vorteil: Sie arbeiten immer mit genauen, verlässlichen Daten. Mühelos halten Sie alle in der Schleife, die dort sein müssen.

Gestraffte Arbeitsauftrags-Workflows

In gewisser Weise ist dies ein bisschen ein Carryover von den Vorteilen, all Ihre Daten in einer zentralen Datenbank zu haben, die in Echtzeit aktualisiert wird. Statt jedes Mal ins Büro zurücklaufen zu müssen, wenn sie einen Arbeitsauftrag abschließen und einen neuen brauchen, können Techniker Aufgaben unterwegs abrufen. Moderne Arbeitsauftragssoftware reduziert die Ausfallzeiten der Techniker zwischen Aufgaben und steigert die Produktivität.

Aber sie tut mehr als Technikern zu sagen, wo sie hingehen und was sie tun sollen. Arbeitsauftragssoftware gibt ihnen alles, was sie brauchen, um effizient zu arbeiten und schnell abzuschließen, einschließlich:

• Vollständige Anlagen-Reparatur- und Wartungshistorien
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Anpassbare Checklisten
• Zugehörige Teile- und Materiallisten
• Digitale Schaltpläne, Bilder, O&M-Handbücher
• Interaktive Standort- und Grundrisse

Auch im Zusammenhang mit schnellerer Arbeit: Zugehörige Teile- und Materiallisten, eingebaut in Arbeitsaufträge, bewahren Techniker vor unerwarteten Verzögerungen, wenn sie herumlaufen müssen, um Bestände aufzuspüren. Sie kommen vor Ort mit allem an, was sie brauchen. Aber es hilft auch der Abteilung, die gesamten Lagerbestände zu kontrollieren, sodass Sie die richtigen Teile zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis haben. Wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag abschließt, werden die Teile und Materialien automatisch von Ihren Bestandszahlen abgezogen. Und wenn Sie anpassbare Mindeststände erreichen, sendet die Software eine Warnung, Sie zu warnen, eine Bestellung aufzugeben. Kein Herumsitzen mehr, warten auf Teile.

Leute neigen dazu, Arbeitsauftragssoftware als Einbahnstraße zu betrachten, mit Informationen, die vom Wartungsleiter an die Techniker der Abteilung fließen. Aber ein gutes CMMS unterstützt klare, bidirektionale Kommunikation, und das hilft der Abteilung, mehr zu erledigen und es schneller zu erledigen. Wenn ein Techniker eine Frage zu einer Aufgabe hat, kann er schnell Kommentare anhängen, um Hilfe oder weitere Erklärungen zu bitten. Wenn sie kurz vor dem Abschluss eines Arbeitsauftrags sind, können sie digitale Bilder ihrer Arbeit hochladen und eine virtuelle visuelle Inspektion anfordern.

Der Wartungskurve voraus sein mit präventiver Wartung

Dieser Punkt dreht sich darum, wie unsere Wartungslösung es so viel einfacher macht, ein präventives Wartungsprogramm einzurichten, zu terminieren und zu verfolgen. Am Ende kommen Sie aus unter dem Haufen von Bedarfsaufträgen raus und bleiben ein paar Schritte voraus. Statt reaktiv zu sein, sind Sie jetzt proaktiv – finden und kümmern sich um kleine Probleme, bevor sie Chance haben, zu großen Problemen zu wachsen. Nicht nur sparen Sie sich viel Frustration, sondern Sie sparen der Organisation auch viel Geld. Kurzes Beispiel: Ein billiges Zahnrad oder Widget zu ersetzen, bevor es bricht, bedeutet, dass das Unternehmen nicht Operatoren bezahlt, die neben stillstehenden Geräten stehen, und Ihre Abteilung nicht Rush-Lieferpreise für Teile plus Überstundensätze für Techniker zahlt.

So macht präventive Wartungssoftware es möglich. Erstens hat sie all Ihre Geräte- und Anlagen-Reparatur- und Wartungsaufzeichnungen und kann automatisch Berichte generieren, die Ihnen sagen, welche Assets die größten Brocken des Abteilungsbudgets fressen. Kombiniert mit Herstellervorgaben können Sie Ihre PMs einrichten – die erforderlichen präventiven Aufgaben und ihre Frequenzen. Nächster Schritt: Die präventive Wartung in der Software terminieren, was dank des In-App-Kalenders einfach ist. Aufgaben einmal eingeben und die Software automatisch meter- und zeitbasierte PMs generieren und zuweisen lassen. Wenn Sie Dinge verschieben müssen, Drag-and-Drop Ihre PMs, um das Programm feinzustimmen.

In manchen Fällen machen Sie kleine Anpassungen an Ihren PMs, um Feiertage oder Teile- und Ressourcenverfügbarkeit besser zu berücksichtigen. In anderen können Sie die präventive Wartungssoftware nutzen, um schnell große Teile des Programms hinzuzufügen, zu entfernen oder anzupassen. Zum Beispiel fügen viele Organisationen mit COVID-19 stündliche Desinfektionspläne hinzu oder pausieren, in Fällen, wo Einrichtungen geschlossen sind, ihre gesamten PM-Programme.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung mit automatisierten Berichten

Asset Management kommt darauf an, den maximalen Wert aus Geräten und Anlagen für die geringste Menge Geld herauszuholen, und am Ende ist es ein Balanceakt. Sie könnten vielleicht Bedarfsaufträge komplett eliminieren, aber es hat keinen Sinn, wenn der einzige Weg, das zu tun, PMs sind, die alle zwei Tage wiederkehren. Am anderen Ende des Spektrums könnten Sie kurzfristig Geld sparen, indem Sie geplante Wartung zurückfahren, aber Sie zahlen langfristig mit ungeplanten Ausfallzeiten und kostspieligen Reparaturen.

Der beste Weg zu wissen, was zu tun ist und wie oft, ist mit robustem automatisiertem Reporting. Bevor Sie die richtige Korrekturmaßnahme ergreifen können, müssen Sie wissen, welche Assets Sie am meisten kosten zu betreiben und welche Arten von Reparaturen Sie in sie stecken. In manchen Fällen können Sie Ihr präventives Wartungsprogramm feinjustieren. In anderen können Sie in einen Lieferantenwechsel schauen. Zum Beispiel, wenn Sie regelmäßig Schmiermittel zu Ihren Pumpen hinzufügen, aber trotzdem Ausfälle haben, ist es Zeit, den Lieferanten zu wechseln. Und Berichte sind für mehr als nur Teile und Geräte. Es sind auch Menschen. Durch das Verfolgen von produktivitätsbezogenen KPIs können Sie Ihre Personalressourcen besser managen.

Den Überblick behalten mit Bestandsverwaltung

Einer der großen Vorteile präventiver Wartung ist, dass Sie, weil Sie wissen, wann das Team bestimmte Aufgaben macht, leicht sicherstellen können, dass sie die richtigen Teile genau dann haben, wenn sie sie brauchen. Und mit dem Luxus, früh zu bestellen, vermeiden Sie Extrakosten für Expresslieferungen.

Aber es ist mehr als nur das. Hippis Bestandsverwaltungssoftware beginnt, wenn Sie kritische Daten für all Ihre Bestandsartikel eingeben: Ihren aktuellen Vorrat und Ihre anpassbaren Par-Levels. Wenn jemand einen neuen Arbeitsauftrag erstellt – Bedarf oder präventive Wartung – kann er die benötigten Teile und Materialien mit dem Arbeitsauftrag verknüpfen. Später, wenn ein Techniker diesen Arbeitsauftrag abschließt, werden die Teile und Materialien automatisch von Ihren Bestandszahlen abgezogen.

Und wenn Ihre Stände unter das anpassbare Mindestlevel fallen, sendet das CMMS Ihnen eine Warnung, damit Sie wissen, den nächsten Bestellauftrag fertigzumachen. Aber das ist auch ein Kinderspiel, weil Sie alle Kontaktdaten Ihrer Lieferanten im CMMS haben und die Software Ihnen hilft, den Beschaffungsprozess teilweise zu automatisieren. Später, wenn der Bestand ankommt, gibt es einen einfachen Prozess, die Zahlen im CMMS zu aktualisieren, einschließlich intuitiver Wege, Teillieferungen und Komplettlieferungen zu zählen.

Arbeitsauftragsvorlagen

Wenn Sie ein neues Asset zum ersten Mal bekommen, ist es sinnvoll, allen Empfehlungen des Herstellers zu folgen. Sie sind diejenigen, die das Gerät entworfen haben, also kennen sie es am besten. Auch gibt es wahrscheinlich Bestimmungen in der Garantie, die verlangen, dass Sie bestimmte Inspektionen und Aufgaben durchführen (oder vermeiden).

Aber mit der Zeit werden die wahren Experten für dieses Asset die Techniker in Ihrem Team, die am meisten daran gearbeitet haben und all seine Geheimnisse gelernt haben. An diesem Punkt macht es wahrscheinlich mehr Sinn, anzufangen, das zu tun, von dem Sie wissen, dass es funktioniert – unabhängig davon, was im Handbuch steht.

Denken Sie so: Wenn Sie neu verheiratet sind, könnte es Sinn machen, die Eltern Ihres Ehepartners nach Tipps für ein gutes Geburtstagsgeschenk zu fragen. Aber einmal ein Jahrzehnt in der Ehe, fragen dieselben Eltern jetzt Sie um Rat. Sie kennen Ihren Ehepartner besser als deren eigene Eltern.

Bei Anlagen und Geräten können Sie jedoch in Probleme laufen, wenn all dieses Insider-Wissen nur in den Köpfen von ein oder zwei leitenden Technikern existiert. Das nennt man „Key-Person-Risk“, und es bedeutet, Ihre Abteilung läuft Gefahr, all dieses Know-how zu verlieren, wenn nur ein paar Schlüsselleute gehen – sei es durch Versetzung oder Ruhestand. Wenn sie zur Tür rausgehen, geht all dieses Wissen mit.

Der Weg, das Risiko zu beseitigen, ist, Wartungs-Know-how im CMMS zu sichern – in Vorlagen, gepackt mit Checklisten und Anweisungen. Wann immer Sie einen neuen Arbeitsauftrag generieren, können Sie die Vorlage mit wenigen Klicks hinzufügen und den Technikern sofort geben, was sie brauchen, um Probleme mit den Lieblings-SOPs und Best Practices der Abteilung zu lösen.

Und wenn diese Schlüsseltechniker die Abteilung verlassen, haben Sie immer noch all ihre Einsichten, und sie sind sicher und für das ganze Team zugänglich.

Compliance mit dem Aktivitätsprotokoll nachweisen

Es kann zwischen Branchen variieren, aber generell muss jeder Wege finden, um compliant mit Regierungsregulierungen und Branchenstandards zu bleiben.

Hippo hilft, indem es einfach macht, präventive Wartungsinspektionen und -aufgaben einzurichten und zu terminieren, Bedarfsaufträge zu managen und sicherzustellen, dass Techniker Arbeit ordnungsgemäß mit Arbeitsauftragsvorlagen machen, gepackt mit Checklisten und Anweisungen.

Aber das deckt nur den ersten Teil der Compliance ab: compliant zu werden. Es gibt aber einen zweiten Teil, und der kann genauso herausfordernd sein: nachzuweisen, dass Sie compliant sind.

Die schlechte Nachricht über Compliance ist, dass es ein bisschen wie jene Mathe-Quizze in der High School ist. Es reicht nicht, die richtige Antwort zu haben; Sie müssen auch „Ihre Arbeit zeigen.“

Die gute Nachricht: Hippo macht es einfach. Denken Sie daran: Mit einem modernen CMMS sind all Ihre Daten an einem Ort, wo sie sicher, geschützt und durchsuchbar sind. Das bedeutet, wenn Sie beweisen müssen, dass Sie die richtige Arbeit zum richtigen Zeitplan gemacht haben, müssen Sie nur die Software nutzen, um automatisch einige Berichte für Sie zu generieren.

Sie können auch in einzelne Arbeitsaufträge hineingehen, um das Aktivitätsprotokoll zu prüfen, das Ihnen für diesen Arbeitsauftrag genau sagt, wer was und wann gemacht hat.

Der OSHA-Inspektor will wissen, wann zuletzt jemand die Sicherheitsgeländer an der Presse inspiziert hat? Sie können das sofort nachschlagen. Ein anderer Inspektor will wissen, wie lange es gedauert hat, bis Ihr Team einen spezifischen sicherheitsrelevanten Arbeitsauftrag abgeschlossen hat? Es steht direkt im Log.

Transparenz erhöhen und Rechenschaftspflicht durchsetzen mit besserem Tracking

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Daten zu verfolgen und ihnen zu vertrauen, können Sie endlich sehen, was in Ihrer Abteilung los ist. Endlich wissen Sie, was funktioniert und was nicht – was Ihnen Einblicke gibt, wie Sie Probleme mit Anlagen, Geräten, Beständen und sogar Menschen am besten beheben.

Sobald Sie wissen, welche Anlage Sie am meisten kostet, am Laufen zu halten, können Sie anfangen zu schauen, warum. Ist es Zeit, das Asset auszumustern? Sollten Sie einen neuen Lieferanten für Teile und Materialien anschauen? Oder müssen Sie Ihre SOPs für Bedarfsaufträge und PMs überprüfen und aktualisieren?

Und was Sie über Ihre Anlagen lernen, können Sie auch über die Techniker lernen, die an ihnen arbeiten. Sind Abschlussraten ungefähr gleich über alle Techniker? Gibt es jemanden im Team, dessen Reparaturen tendenziell nachgebessert werden müssen?

Es gibt auch die Kehrseite, wo Dateneinblicke Ihnen zeigen, was gut funktioniert. Tatsächlich ist CMMS ein großartiger Weg, den Beitrag der Wartungsabteilung zum Gesamtergebnis der gesamten Organisation hervorzuheben.

CMMS-Vorteile sind nicht garantiert

Das ist kein Satz, den wir oft benutzen, aber er ist wahr. Tatsächlich ist es nicht unüblich, dass CMMS-Projekte scheitern. Das bedeutet, Sie brauchen einen CMMS-Anbieter, der Ihrem langfristigen Erfolg verpflichtet ist und viel über erfolgreiche CMMS-Implementierungen weiß. Erstens wollen Sie sicherstellen, dass sie einen soliden Onboarding-Prozess mit dedizierten Instruktoren und einer Vielfalt an Ressourcen haben, einschließlich aufgezeichneter Videos und Live-Online-Lektionen. Dann prüfen Sie ihre laufenden Support-Systeme.

Nächste Schritte

CMMS-Software kann viele Vorteile liefern. Einige gelten für alle Branchen, andere sind branchenspezifischer. Um ein vollständigeres Bild der Art von Vorteilen zu bekommen, die Sie erwarten können, müssen Sie Kontakt aufnehmen und anfangen, mit CMMS-Anbietern zu sprechen. Sobald sie mehr über Ihre Organisation und die Herausforderungen wissen, denen Sie derzeit gegenüberstehen, können sie Ihnen eine maßgeschneiderte Liste von Vorteilen geben und erklären, wie sie mit Ihnen arbeiten können, um sicherzustellen, dass Sie sie sehen.

Hippo hat viele Wege, Ihnen zu helfen, egal wie weit Sie im Prozess sind. Wir können Ihre Fragen beantworten, Ihnen helfen, eine Live-Software-Demo zu buchen, oder Sie sogar mit einem kostenlosen Testzugang einrichten.

Aber was, wenn Ihr nächster Schritt ist, den Chef zu überzeugen, dass Ihre Abteilung ein CMMS braucht? Schicken Sie ihm den folgenden Abschnitt – eine prägnante Zusammenfassung, direkt für sie geschrieben.

Zusammenfassung der CMMS-Vorteile

Es gibt viele Buzzwords rund um die Vorteile von CMMS-Software, aber was bedeuten sie wirklich? Wie kann ein CMMS wirklich liefern? Viele der Vorteile kommen davon, wie das System aufgebaut ist – eine zentrale Datenbank, zugänglich durch ein sauberes, übersichtliches UX-Design. Sobald all Ihre Daten an einem Ort sind und von überall zugänglich, können Sie Daten einfach erfassen und teilen, was alles schneller und zuverlässiger macht. Arbeit rutscht nicht mehr durch die Lappen, und das Wartungsteam kann nicht nur vorausplanen, sondern auch genau sehen, was sie erreicht haben und wie – was es einfacher macht, Erfolge zu verstärken und zu reproduzieren. Und worauf das alles hinausläuft, ist Kosteneinsparung – nicht nur für die Wartungsabteilung, sondern die gesamte Organisation. Wenn Ihr Wartungsteam ein CMMS hat, können sie mehr Betriebszeit für weniger Geld liefern. Sie bekommen mehr Produktivität für niedrigere Kosten quer durch die Bank.