Wichtige Erfolgsfaktoren hinter intelligenter Automatisierung

Wie jede Technologie kann intelligente Automatisierung nicht effektiv sein, wenn sie nicht richtig verwaltet wird.

Die Pandemie zeigt, wie wichtig es ist, als Reaktion auf große globale Störungen agil, schnell und widerstandsfähig zu handeln. Klar ist auch, dass diejenigen Organisationen, die intelligente Automatisierungstechnologien noch nicht erfolgreich eingeführt haben, Schwierigkeiten haben, effektiv darauf zu reagieren.

Intelligente Automatisierung ermöglicht im besten Fall eine intelligentere, schnellere und effizientere Arbeit im Front-, Middle- und Backoffice. Eines der größten Probleme für Unternehmen, wenn sie mit der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse beginnen, besteht jedoch darin, diese Aktivitäten aufrechtzuerhalten und auszuweiten. Die Realität ist, dass nicht genug Projekte zur Geschäftsautomatisierung wirklich über die Pilotphase hinauskommen und gute Absichten und gute intelligente Automatisierungstechnologien einfach nicht ausreichen.

Tatsächlich sind die Menschen, Talente und Strukturen hinter der intelligenten Automatisierung genauso wichtig wie die Technologie selbst. Der Schlüssel hier ist die richtige Bereitstellungsmethodik – und gleichzeitig ein Team mit den richtigen Fähigkeiten, um dies umzusetzen – von Anfang an. Es sind diese kritischen Faktoren, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Ich werde die folgenden Schritte besprechen, die sicherstellen, dass intelligente Automatisierung in allen Unternehmensabläufen konsistent Wert generiert.

Beginnen Sie mit einer zielgerichteten Vision

Damit ein intelligentes Automatisierungsprogramm wirklich funktioniert, sind eine Strategie und ein Zweck erforderlich. Dies könnte die Verbesserung der Datenqualität, der betrieblichen Effizienz, der Prozessqualität und der Mitarbeiterbefähigung oder die Verbesserung der Erfahrungen der Beteiligten durch schnellere und genauere Antworten sein. Unabhängig von der Begründung muss eine intelligente Automatisierungsstrategie auf die umfassenderen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet sein.

Idealerweise sollten Schlüsselakteure an der Erstellung der Vision beteiligt sein; Wenn nicht, engagieren Sie sie jetzt. Wenn sie intelligente Automatisierung als strategisches Geschäftsprojekt sehen, werden sie es unterstützen und auch die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen bereitstellen. Obwohl die intelligente Automatisierung normalerweise von einem Geschäftsteam verwaltet wird, wird sie immer noch vom IT-Team unter Verwendung bestehender Praktiken gesteuert, sodass sie ebenfalls von Anfang an beteiligt sein müssen. Die IT wird intelligente Automatisierung an vielen kritischen Fronten unterstützen, wie z. B. die Einhaltung der IT-Sicherheit, Prüfbarkeit, die unterstützende Infrastruktur, ihre Konfiguration und Skalierbarkeit.

Seien Sie vorbereitet

Damit intelligente Automatisierung bei steigender Nachfrage skaliert werden kann, planen Sie, wo sie im Unternehmen eingesetzt wird. Ein zentralisierter Ansatz umfasst die gesamte Organisation, daher kann es vorteilhaft sein, dies in ein „Center of Excellence“ (CoE) einzubetten oder mit der Schaffung dieser Betriebsumgebung zu beginnen. Ein „föderiertes“ Modell ist auch effektiv, wenn intelligente Automatisierungsfunktionen in einer bestimmten Funktion angesiedelt sind, aber über das gesamte Unternehmen skaliert werden, wobei das zentrale Automatisierungsteam Standards und Best Practices kontrolliert. Dies wird durch die Einrichtung von Bereitstellungs-Pods in der gesamten Organisation erreicht, die für die Identifizierung und Bereitstellung ihrer eigenen automatisierten Prozesse verantwortlich sind – geregelt durch das CoE.

Identifizieren Sie die besten Prozesse

Wählen Sie immer Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung aus, die den schnellsten Nutzen bringen, und machen Sie sich klar, was einen wirklich guten Prozess ausmacht. Die besten Optionen sind beispielsweise solche Prozesse, die unter menschlichen Fehlern leiden, ein hohes Volumen an manuellen und sich wiederholenden Aufgaben beinhalten oder eine Verbesserung der Kundenerfahrung erfordern, wie z. B. schnellere Reaktionszeiten.

Überlegen Sie außerdem, bevor Sie einen Prozess automatisieren, ob er wirklich gestrafft oder verbessert werden muss, da dies zusätzliche Zeit, Kosten und Mühe erfordert und normalerweise nur zu geringfügigen Verbesserungen führt. Jede Entscheidung sollte immer von den übergeordneten strategischen Geschäftszielen für die Automatisierung abhängen. Wenn die Anforderung eine extrem reibungslose Prozessbereitstellung ist, fahren Sie fort und verbessern Sie sie, aber wenn Kostensenkung das Hauptziel ist, automatisieren Sie einfach einen „as is“-Prozess.

Wenden Sie sich in dieser Phase an die IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass keine Wartung für die Zielanwendung geplant ist oder die Prozessautomatisierung eingestellt werden muss. Um die Rückverfolgbarkeit des Automatisierungsprogramms zu gewährleisten und bevor irgendwelche Aktivitäten stattfinden, sollte auch eine Reihe von Indikatoren vereinbart werden – einschließlich; finanzielle, prozess-, qualitäts- und leistungsbezogene KPIs.

Sorgfältige Lieferung

Um tatsächlich mit der Automatisierung von Prozessen zu beginnen, erfassen Sie die richtigen Informationen in der Definitionsphase, um Probleme zu vermeiden, beziehen Sie also sachkundige Experten in diese Aktivität ein. Es lohnt sich auch, eine Prozessbegehung für das richtige Publikum durchzuführen. Jeder gewählte automatisierte Prozess muss dokumentiert und ein Verständnis dafür gewonnen werden, wie er sich von demselben menschlichen Prozess unterscheidet.

Sobald dies alles mit dem Unternehmen vereinbart ist und die Prozessdesignbehörde den vorgeschlagenen Entwurf genehmigt und die erforderlichen Peer-Reviews durchgeführt hat, kann die Entwicklung beginnen. Erst wenn das Unternehmen zufrieden ist, kann der Freigabetest beginnen. Sobald die Roboter voll funktionsfähig sind, stellen Sie sicher, dass sie Geschäftsempfehlungen oder Ausnahmen an das operative Team für manuelle Eingriffe zurückgeben und dass eine technische Fähigkeit sofort verfügbar ist, falls sie nicht wie erwartet handeln. Um die Kontinuität und Verfügbarkeit von Automatisierungsressourcen zu gewährleisten, muss letztendlich eine robuste, unterstützende IT-Infrastruktur vorhanden sein.

Bauen Sie ein vielseitiges Team auf

Die Ernennung eines hochqualifizierten leitenden Entwicklers ist unerlässlich, um mit allen Schwachstellen der intelligenten Automatisierung fertig zu werden, aber diese Leute können auf dem aktuellen Markt äußerst schwierig zu finden sein. Entwickler müssen auf höchstem Niveau in Entwicklung und Prozessanalyse geschult werden. Wenn ein Entwicklungsteam weiter wächst, ernennen Sie eine Design Authority, um sicherzustellen, dass Standards eingehalten werden, und einen Control Room Monitor, um die Produktionsroboter zu verwalten.

Die besten Talente in der intelligenten Automatisierung zu haben, ist das Lebenselixier jeder erfolgreichen Initiative, und da diese Fähigkeiten immer gefragter werden, hat dies dazu geführt, dass die Nachfrage das Angebot übersteigt. Daher lohnt es sich, einen Partner in Betracht zu ziehen, der die Personalressourcen, die Governance, das Management und die Methoden zur Verfügung stellt, um globale Lernprogramme zu unterstützen und Schulungen in schnell wachsende intelligente Automatisierungsimplementierungen zu integrieren.

Abschließende Gedanken

Um mit intelligenter Automatisierung die besten Ergebnisse zu erzielen, muss die gesamte Reise im Voraus definiert werden, anstatt auf Fehler zu warten und sie dann zu korrigieren. Sobald unternehmensweite Unterstützung gewonnen und eine Vision der gewünschten Ergebnisse erstellt wurde, empfiehlt es sich, klein anzufangen und dann mit der Umsetzung zu beginnen – während Sie schnell lernen –, damit das Programm wirklich gedeihen kann, wenn es im gesamten Unternehmen skaliert wird.