Erfolgsfaktoren für die Implementierung Intelligenter Automatisierung

Wie jede Technologie kann Intelligente Automatisierung nicht effektiv sein, wenn sie nicht richtig gemanagt wird.

Die Pandemie zeigt die Wichtigkeit, mit Agilität, Geschwindigkeit und Resilienz auf große globale Störungen zu reagieren. Ebenfalls kristallklar: Organisationen, die noch nicht erfolgreich Intelligente Automatisierungstechnologien eingeführt haben, hatten Schwierigkeiten, effektiv zu reagieren.

Am besten ermöglicht Intelligente Automatisierung, Arbeit in Front-, Middle- und Back-Office viel intelligenter, schneller und effizienter zu erledigen. Eines der größten Probleme für Organisationen beim Start der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse ist jedoch, wie diese Aktivitäten nachhaltig skaliert werden können. Die Realität ist, dass nicht genug Business-Automation-Projekte wirklich über das Pilotstadium hinauskommen, und gute Absichten und gute Technologien allein reichen nicht aus.

Es sind tatsächlich die Menschen, Talente und Strukturen hinter Intelligenter Automatisierung, die genauso wichtig sind wie die Technologie selbst. Der Schlüssel liegt in der richtigen Bereitstellungsmethodik – während man ein Team mit den richtigen Fähigkeiten behält, um dies umzusetzen – von Anfang an. Es sind diese kritischen Faktoren, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Ich werde die folgenden Schritte diskutieren, die sicherstellen, dass Intelligente Automatisierung konsistent Wert über Unternehmensoperationen generiert.

Mit einer zielgerichteten Vision beginnen

Damit ein Intelligente-Automatisierungs-Programm wirklich liefert, werden Strategie und Zweck benötigt. Dies könnte die Verbesserung von Datenqualität, operativer Effizienz, Prozessqualität und Mitarbeiterbefähigung sein oder die Verbesserung von Stakeholder-Erfahrungen durch schnellere, präzisere Antworten. Was auch immer der Grund: Eine Intelligente-Automatisierungs-Strategie muss auf die übergeordneten Geschäftsanforderungen abgestimmt sein.

Idealerweise sollten wichtige Stakeholder an der Visionserstellung beteiligt sein; wenn nicht, binden Sie sie jetzt ein. Wenn sie Intelligente Automatisierung als strategisches Geschäftsprojekt sehen, werden sie es unterstützen und die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen bereitstellen. Obwohl Intelligente Automatisierung meist von einem Business-Team gemanagt wird, wird sie dennoch vom IT-Team unter Verwendung bestehender Praktiken gemanagt, daher müssen sie von Anfang an einbezogen werden. IT wird Intelligente Automatisierung an vielen kritischen Fronten unterstützen, wie Compliance mit IT-Sicherheit, Auditierbarkeit, unterstützender Infrastruktur, Konfiguration und Skalierbarkeit.

Vorbereitet sein

Damit Intelligente Automatisierung skalieren kann, wenn die Nachfrage steigt, planen Sie, wo sie im Unternehmen sitzt. Ein zentralisierter Ansatz umfasst die gesamte Organisation, daher kann es vorteilhaft sein, dies in ein „Center of Excellence“ (CoE) einzubetten oder auf den Aufbau dieser Betriebsstruktur hinzuarbeiten. Ein „föderiertes“ Modell ist ebenfalls effektiv, wo Intelligente-Automatisierungs-Fähigkeit in einer bestimmten Funktion sitzt, aber über das Unternehmen skaliert wird, wobei das zentrale Automatisierungsteam Standards und Best Practices kontrolliert. Dies wird durch die Schaffung von Delivery Pods in der gesamten Organisation erreicht, die für Identifikation und Bereitstellung ihrer eigenen automatisierten Prozesse verantwortlich sind – gesteuert vom CoE.

Die besten Prozesse identifizieren

Wählen Sie stets Prozessautomatisierungsmöglichkeiten, die die schnellsten Vorteile generieren, und seien Sie sehr klar darüber, was einen wirklich guten Prozess ausmacht. Beste Optionen sind Prozesse, die unter menschlichen Fehlern leiden, ein hohes Volumen an manuellen und repetitiven Aufgaben beinhalten oder Kundenverbesserungen erfordern – wie schnellere Reaktionszeiten.

Auch vor der Automatisierung eines Prozesses sollte geprüft werden, ob er wirklich gestrafft oder verbessert werden muss, da dies zusätzlichen Zeit-, Kosten- und Arbeitsaufwand erfordert und meist nur geringfügige Verbesserungen bringt. Jede Entscheidung sollte immer von den übergeordneten strategischen Geschäftszielen für Automatisierung abhängen. Wenn die Anforderung ultra-glatte Prozessbereitstellung ist, verbessern Sie ihn; wenn Kostensenkung das Kernziel ist, automatisieren Sie einfach einen „Ist-Zustand“-Prozess.

In dieser Phase sollte mit der IT-Abteilung abgestimmt werden, ob für die Zielanwendung Wartung geplant ist, da die Prozessautomatisierung sonst gestoppt werden müsste. Um die Rückverfolgbarkeit des Automatisierungsprogramms zu garantieren und bevor Aktivitäten stattfinden, sollten auch Indikatoren vereinbart werden – einschließlich finanzieller, prozessbezogener, qualitäts- und leistungsbezogener KPIs.

Sorgfältige Bereitstellung

Um Prozesse tatsächlich zu automatisieren, erfassen Sie in der Definitionsphase die korrekten Informationen, um Probleme zu vermeiden – involvieren Sie dabei sachkundige Fachexperten. Es lohnt sich auch, einen Prozess-Walkthrough für das richtige Publikum abzuhalten. Jeder gewählte automatisierte Prozess muss dokumentiert werden, und ein Verständnis dafür gewonnen werden, wie er sich vom selben menschlichen Prozess unterscheidet.

Sobald dies alles mit dem Business abgestimmt ist und die Prozessdesign-Autorität den vorgeschlagenen Blueprint genehmigt und die notwendigen Peer-Reviews durchgeführt hat – kann die Entwicklung beginnen. Erst wenn das Business zufrieden ist, kann das Abnahmetesten beginnen. Sobald die Roboter voll funktionsfähig sind, stellen Sie sicher, dass sie Business-Referrals oder Ausnahmen an das operative Team zur manuellen Intervention zurückgeben, und dass technische Kapazität verfügbar ist, falls sie nicht wie erwartet agieren. Letztlich muss es eine robuste, unterstützende IT-Infrastruktur geben, um Kontinuität und Verfügbarkeit von Automatisierungsressourcen zu gewährleisten.

Ein multidisziplinäres Team aufbauen

Die Ernennung eines hochqualifizierten Lead-Developers ist essenziell, um Intelligente-Automatisierung-Schmerzpunkte zu bewältigen, doch diese Leute sind im aktuellen Markt extrem schwer zu finden. Entwickler müssen in Entwicklung und Prozessanalyse auf höchstem Standard trainiert werden. Wenn das Entwicklungsteam weiter wächst, ernennen Sie eine Design Authority zur Sicherstellung von Standards und einen Control Room Monitor zur Verwaltung der Produktionsroboter.

Die besten Talente in Intelligenter Automatisierung sind das Lebensblut jeder erfolgreichen Initiative, und da diese Fähigkeiten zunehmend gefragter sind, übersteigt die Nachfrage das Angebot. Daher lohnt es sich, einen Partner in Betracht zu ziehen, der personelle Ressourcen, Governance, Management und Methodologien bereitstellt, um globale Lernprogramme zu unterstützen und Training in schnell wachsende Intelligente-Automatisierungs-Implementierungen zu integrieren.

Abschließende Gedanken

Letztlich müssen für die besten Ergebnisse mit Intelligenter Automatisierung die gesamte Reise vorab definiert werden, statt auf Fehler zu warten und dann zu korrigieren. Sobald unternehmensweite Unterstützung gewonnen und eine Vision der gewünschten Ergebnisse geschaffen ist, wird empfohlen, klein zu starten, dann zu liefern – während man schnell lernt – um das Programm wirklich gedeihen zu lassen, während es über das Unternehmen skaliert.