Naissa von Pein

Naissa von Pein untersucht den neuen strategischen Ansatz für indirekte Beschaffung und Beschaffungsexzellenz für mehr Effizienz

Im Juni 2020 schloss sich Naissa von Pein, Director, Global Category Indirect and Procurement Excellence, der Dole Sunshine Company an, um eine grundlegende Überarbeitung der indirekten Beschaffung zu leiten, während sie das Kompetenzzentrum für Beschaffung von Dole aufbaute, Aufgaben, die ihrer Meinung nach „ganz anders, aber absolut komplementär sind “.

„Wir durchlaufen bei Dole, einem Unternehmen, das in der Vergangenheit traditionell eine dezentrale Struktur und aufgrund fehlender Systeme eine eingeschränkte Sichtbarkeit hatte, eine Phase der Entwicklung“, fügt sie hinzu. „Wir arbeiten jetzt an einer Zentralisierung und Standardisierung von Prozessen, treiben die Automatisierung durch Beschaffungstools voran und konzentrieren uns auf einen strategischeren Beschaffungsansatz für relevante Kategorien.“

Dole befindet sich noch in der Anfangsphase seiner digitalen Transformation, räumt von Pein ein, und ein Großteil ihres ersten Jahres im Unternehmen konzentrierte sich darauf, die Grundlagen der Best Practices des indirekten Warengruppenmanagements herauszukristallisieren und gleichzeitig E-Sourcing-Strategien zur Digitalisierung und zum Einsatz zu bringen Beschleunigung strategischer Beschaffungsprozesse. Aber durch die Implementierung der Plattform von Ivalua, Doles wichtigster digitaler Investition und seinem zentralen Beschaffungstool, wurden bereits große Fortschritte gemacht.

„Die Implementierung der Software von Ivalua hat es uns ermöglicht, uns auf unser E-Sourcing, die Lieferantenqualifizierung sowie das Vertragsmanagement zu konzentrieren“, sagt von Pein. „Mein aktueller Fokus aus Sicht der Procurement Excellence liegt auf Prozessoptimierung, Automatisierung und der Erhöhung des Profils und der Sichtbarkeit der Beschaffung im Unternehmen. Wir überprüfen Beschaffungsprozesse, um Wege zu finden, zeitraubende Aufgaben durch den Einsatz automatisierter Systeme und Analysen zu eliminieren, sowie schwache Glieder in der bestehenden Lieferkette zu identifizieren, uns als Funktion zu stärken und Zeit zu gewinnen, uns langfristig zu konzentrieren Initiativen.“

Da sich die Grundlagen schnell verbessern, richtet von Pein ihren Fokus auf Exzellenz im Einkauf, das übergeordnete Ziel von Dole für die nächsten zwei bis vier Jahre. „Eine der wichtigsten Säulen beim Aufbau unseres Kompetenzzentrums ist die Definition unserer Kategoriestruktur auf der Grundlage der Ausgaben- und Risikoprofile innerhalb unserer Lieferkette. Wir unternehmen einen proaktiven Schritt beim Management des Lieferrisikos und bauen für beide Seiten vorteilhafte langfristige Partnerschaften mit Lieferanten auf“, sagt sie.

Wie bei jedem anderen Unternehmen in den letzten 18 Monaten stellte die COVID-19-Pandemie ihre eigenen einzigartigen Herausforderungen dar, die drohten, diese Roadmaps und Entwicklungspläne zu entgleisen. „Es war ein Überraschungsfaktor und wir alle hatten zu kämpfen“, gibt von Pein zu. Aber es wirkte als Katalysator für die Implementierung eines „Lieferkettenrisikoresilienz- und Geschäftskontinuitätsrahmens“. Das Ziel von von Pein ist es, mögliche Änderungen in Lieferketten zu identifizieren und die Möglichkeit zu schaffen, Behandlungspläne umzusetzen und Beschaffungsprozesse neu zu gestalten, um Risiken zu mindern. Lieferanten werden jetzt anhand einer Reihe von Faktoren bewertet, die unter anderem auf ihrer geopolitischen Lage, ihrem Angebot, ihrer Nachfrage und ihren Auswirkungen auf die Umwelt basieren.

„Basierend auf diesem Ergebnis arbeiten wir eng mit den Lieferanten an einem Business-Continuity-Plan, der die notwendigen Partnerschaften aufbaut, um sicherzustellen, dass unsere Lieferkette nicht durch weitere Überraschungen unterbrochen wird“, erklärt von Pein. Das System hat sich durch die Überwachung und Verwaltung der Lieferungen bereits ausgezahlt Kettenereignisse, wobei potenzielle Risiken (z. B. jüngste Spitzenwerte auf den Rohstoffmärkten, z. B. Verpackungen) berücksichtigt werden, die zu allgemeinen Verbesserungen der Leistung der Lieferkette führen. 

In den kommenden 18 Monaten hofft von Pein, die vielen Effizienzvorteile der Digitalisierung weiter auszuschöpfen und zu erfahren, wie sie sich auf die Nachhaltigkeitsinitiative von Dole auswirken kann, ein Versprechen unter dem Banner von Dole Promise. „Nachhaltige Beschaffung hat derzeit Priorität“, sagt sie. „Wir möchten sicherstellen, dass wir den richtigen Prozess entwickeln, um unsere Lieferanten einzubinden und einen angemessenen Überblick über die nachhaltigen Risiken zu erhalten, denen wir in unserer Lieferkette ausgesetzt sind. Auf diese Weise können wir sie im Laufe der Zeit abmildern und darauf reagieren.

„Die Digitalisierung spielt wieder eine wichtige Rolle, da wir transparent und effizient auf Tausende von Lieferanten zugreifen. Ich bin fest davon überzeugt, dass wir durch die Automatisierung und Digitalisierung die Transparenz erhalten, die unsere Teams benötigen, um die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Um auf die indirekte Beschaffung zurückzukommen, denke ich, dass die größte Herausforderung die schlechte Qualität der Informationen ist, da ich heute kaum einen Überblick darüber habe, wie viel und wo wir einkaufen und zu welchen Kosten. Es ist immer noch viel manuelle Arbeit, aber in zwei Jahren werden wir in einer viel besseren Position sein, um zunehmend von den schwer fassbaren Möglichkeiten beschaffungsgesteuerter Projekte zur Verbesserung der Geschäftsleistung zu profitieren.“

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