Wie die Pandemie die Beschaffung veränderte: 3 zentrale Trends

Auch in guten Zeiten kann der Beschaffungsprozess entmutigend sein. Die Navigation durch Tausende von Lieferantenverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Verhandlungen bei gleichzeitiger Einhaltung vielfältiger Branchenvorschriften und der Berücksichtigung zahlreicher Stakeholder und Entscheidungsträger ist keine einfache Aufgabe.

Als die COVID-19-Pandemie Anfang 2020 die Welt überraschte, wurden diese Herausforderungen durch unerwartete Veränderungen weiter verschärft – wie der fast universelle und sofortige Umstieg auf Remote-Arbeit. Im Laufe des Jahres, als Unternehmen weltweit lernten, sich an die neuen Dynamiken anzupassen, wurde eines überdeutlich: Richtiges Management und die Beschaffung von Verträgen waren nie wichtiger. Angesichts beispielloser globaler Herausforderungen mussten diese kritischen Assets jetzt und für die Zukunft geschützt und optimiert werden.

Als Reaktion auf die Krise werden sich jene Unternehmen langfristig besser behaupten, die sich nicht nur intern resilienter und robuster aufstellen, sondern auch künftige Veränderungen antizipieren können, wenn Betriebsmodelle und Lieferketten neu definiert werden.

Auf dem Weg in die neue Realität einer Post-COVID-19-Welt beleuchten drei aufkommende Trends, warum Vertragsmanagement und Beschaffung für Organisationen, die langfristige Nachhaltigkeit und Erfolg anstreben, oberste Priorität haben müssen.

Immer mehr Unternehmen werden als essenziell eingestuft

Seit Beginn der Pandemie wurden 16 kritische Infrastruktursektoren identifiziert, deren Assets, Systeme und Netzwerke – ob physisch oder virtuell – als so lebenswichtig für die USA gelten, dass ihre Beeinträchtigung verheerende Folgen hätte. Dazu zählen Gesundheitswesen, Lebensmittel- und Landwirtschaft, kritische Fertigung, Chemie und weitere.

Dadurch hat praktisch jede Organisation – ob essenziell oder nicht – ein gesteigertes Bewusstsein für ihre Bedeutung für die bedienten Kunden gewonnen. Diese Erkenntnis half Unternehmen, ihren Fokus schärfer auf die Priorisierung von Gütern und Dienstleistungen gemäß den kritischen Geschäftsbedürfnissen ihrer Kunden zu richten. Damit dies effektiv gelingt, müssen Beschaffungs- und Vertragsmanagementprozesse effizient und zentral gesteuert sein.

Granite Construction Inc., das sich als „Amerikas Infrastrukturunternehmen“ bezeichnet, ist ein Beispiel für ein essenzielles Unternehmen. Für Granite bedeutete dies, dass der Geschäftsbetrieb trotz des COVID-19-Ausbruchs fortgesetzt werden musste. Während die Teams vor Ort arbeiteten, mussten Backoffice-Abteilungen nahtlos auf Homeoffice umstellen. Glücklicherweise verfügte Granite bereits über eine automatisierte Vertragsmanagement-Software. Zuvor hätten Subunternehmer-Administratoren viel Zeit damit verbracht, Verträge zu verwalten, die historisch in Postfächern, lokalen Festplatten oder Aktenschränken lagerten. Reviews und Approvals erforderten physische Wege durch den Flur – Methoden, die in einer Remote-Arbeitssituation offensichtlich große Herausforderungen geschaffen hätten.

Die COVID-19-Gesundheitskrise hat die Wichtigkeit von Beschaffung und Vertragswesen ins Rampenlicht gerückt. Während essenzielle Unternehmen die erste Dringlichkeit verspürten, auf jede Situation vorbereitet zu sein, erkennen nun alle Unternehmen, dass sie ohne zentralisierten, straff organisierten Beschaffungsprozess und Vertragsmanagementsystem gefährdet sind.

Verträge werden komplexer – und schneller benötigt

Heutige Unternehmen agieren in einer Welt, die maßgeblich von Verträgen gesteuert wird. Mit zunehmender Reife der Unternehmen und dem Verschwinden internationaler Grenzen durch das Internet wächst die Komplexität der Verträge, während die Teams, die sie erstellen und pflegen, mit einer Flut neuer Vorschriften kämpfen, die Vereinbarungen auf globaler Ebene betreffen.

Ein Beispiel: Eine Gruppeneinkaufsorganisation für zahlreiche Krankenhäuser musste neue lokale Quellen für Schutzausrüstung finden, da internationale Lieferketten zusammenbrachen. Diese Krankenhäuser standen an vorderster Front der nationalen Pandemiebekämpfung. Die Beschaffung musste 3.000 potenzielle Lieferanten in acht Wochen prüfen, deren Qualität sicherstellen und komplexe Verträge abschließen, die es verschiedenen, rechtlich unabhängigen Entitäten ermöglichten, unter denselben Dachverträgen einzukaufen und zu bezahlen – ohne Compliance-Anforderungen des Gesundheitswesens zu kompromittieren. Der VP of Procurement berichtete, dass dank neuer automatisierter Prozesse dies in etwa 12 Wochen gelang. Zuvor hätte dieselbe Menge neun bis zwölf Monate gedauert – selbst mit vollem Personaleinsatz.

Dies verdeutlicht direkt, warum Vertragsmanagement in unsicheren Zeiten unverzichtbar ist. Für nachhaltigen Erfolg nach der Pandemie müssen Organisationen bewältigen, wie sie die vielen Komplexitäten von Verträgen – einschließlich kritischer Governance-Fragen – handhaben, ohne sich Risiken auszusetzen.

Beschleunigung der Cloud-Technologie

Organisationen verlagern ihre Daten schneller denn je in die Cloud – als Reaktion auf die durch die COVID-19-Pandemie aufgeworfenen geschäftlichen Herausforderungen. Laut aktuellen Studien hat die globale Pandemie die Cloud-Transformation für fast die Hälfte der Organisationen beschleunigt. Cloud-Plattformen ermöglichen es, Systeme verfügbar und lauffähig zu halten, ohne dedizierte Ressourcen oder weitere Kapitalinvestitionen. Kein Wunder, dass dieser Trend auch Beschaffung und Vertragswesen erfasst.

Cloud-basierte Contract-Lifecycle-Management-Lösungen bieten signifikante Vorteile. Der Zugriff auf ein zentrales, automatisiertes Vertragsarchiv in einer sicheren Cloud-Umgebung verschafft Organisationen vollständige Vertragstransparenz, eliminiert verschwendete Arbeitsstunden und steigert die Effizienz. Durch eine Single Source of Truth für Rechte und Verpflichtungen aus Verträgen reduziert Vertragsmanagement-Software das Risiko verpasster Fristen, Strafen oder gar Rechtsstreitigkeiten erheblich. Zudem beschleunigt sie den Beschaffungsprozess, gewährleistet Vertragskonformität und optimiert die Vertragsleistung – von der Erstellung bis zum Reporting.

Die Beschleunigung hin zur Cloud eröffnet Organisationen viele Türen; im Management von Vertragsdaten entdecken sie immensen Wert durch Anwendung auf intelligente Vertragsmanagement-Lösungen in diesem kritischen wirtschaftlichen Umfeld.

Fazit: Innovationen im Contract Lifecycle Management durchbrechen den Status quo, und die aktuelle Pandemie unterstreicht die Bedeutung von Beschaffung und Vertragsmanagement in einer unsicheren Welt. Proaktive, intelligente Ansätze für diese Schlüsselprozesse ermöglichen Unternehmen weitaus größere Transparenz und liefern umsetzbare Erkenntnisse, die sich direkt auf das Endergebnis auswirken.

Vivek Bharti ist General Manager Product Management bei Icertis.