Drei Trends, die die Beschaffung in einer Pandemie prägen

In den besten Zeiten kann der Beschaffungsprozess entmutigend sein. Es ist keine einfache Aufgabe, Tausende von Lieferantenverträgen, NDAs und Verhandlungen zu bewältigen, dabei mehrere Branchenvorschriften einzuhalten und gleichzeitig zahlreiche Interessengruppen und Entscheidungsträger anzusprechen.

Als die COVID-19-Pandemie Anfang 2020 die Welt überraschte, wurden diese Angelegenheiten durch die unerwarteten Veränderungen, die auftraten, wie der fast universelle und sofortige Wechsel zur Fernarbeit, noch komplizierter. Als Unternehmen auf der ganzen Welt im Laufe des Jahres lernten, sich an die neue Dynamik anzupassen, wurde eines überdeutlich. Die richtige Verwaltung und Beschaffung von Verträgen war noch nie so wichtig. Angesichts beispielloser universeller Herausforderungen mussten diese kritischen Assets jetzt und für die Zukunft geschützt und optimiert werden.

Als Reaktion auf die Krise werden Unternehmen, die sich darauf vorbereitet haben, nicht nur intern widerstandsfähiger und robuster zu sein, sondern auch zukünftige Veränderungen durch die Neudefinition von Betriebsmodellen und Lieferketten berücksichtigen können, deutlich besser abschneiden auf lange Sicht.

Auf dem Weg zu den neuen Realitäten einer Welt nach COVID-19 beleuchten drei aufkommende Trends, warum Vertragsmanagement und Beschaffung für Unternehmen, die langfristige Nachhaltigkeit und Erfolg anstreben, oberste Priorität haben müssen.

Mehr Unternehmen werden als wesentlich erachtet. Seit Beginn der Pandemie wurden 16 kritische Infrastruktursektoren als diejenigen identifiziert, deren Vermögenswerte, Systeme und Netzwerke, ob physisch oder virtuell, für die Vereinigten Staaten als so wichtig erachtet werden. Dazu gehören Gesundheitswesen, Lebensmittel und Landwirtschaft, kritische Fertigung, Chemie und mehr.

Infolgedessen hat sich praktisch jede Organisation, ob essentiell oder nicht, ihrer Bedeutung für die Kunden, die sie bedient, stärker bewusst. Diese Erkenntnis hat Unternehmen geholfen, die Bedeutung der Konzentration der Bemühungen auf die Priorisierung der Waren und Dienstleistungen gemäß den kritischen Geschäftsanforderungen ihrer Kunden deutlich zu machen. Um dies effektiv tun zu können, muss der Beschaffungs- und Vertragsmanagementprozess effizient und zentral gesteuert werden.

Granite Construction Inc., die sich selbst „America’s Infrastructure Company“ nennt, ist ein Beispiel für ein wesentliches Geschäft. Für Granite bedeutete dies, dass das Geschäft trotz des Ausbruchs von COVID-19 weitergeführt werden musste. Backoffice-Abteilungen mussten mit ihren Crews im Außendienst auf Home-Office umstellen, ohne einen Schritt zu verpassen. Glücklicherweise verfügte Granite bereits über ein automatisiertes Vertragsmanagement-Softwaresystem. Zuvor hätte Granite jedoch ernsthafte Herausforderungen gehabt, da die Administratoren von Subunternehmern einen Großteil ihrer Zeit mit der Verwaltung von Verträgen verbringen mussten, die in der Vergangenheit in Posteingängen, lokalen Festplatten oder Aktenschränken gespeichert wurden. Um Überprüfungen und Genehmigungen abzuschließen, musste man sie physisch durch den Flur führen. Aus offensichtlichen Gründen hätten diese Methoden in einer Heimarbeitssituation viele Herausforderungen geschaffen.

Die COVID-19-Gesundheitskrise hat die Bedeutung von Beschaffung und Auftragsvergabe deutlich gemacht. Während wichtige Unternehmen möglicherweise die erste Dringlichkeit hatten, auf jede Situation vorbereitet zu sein, erkennen alle Unternehmen, dass sie ohne einen zentralisierten und optimierten Beschaffungsprozess und ein Vertragsmanagementsystem gefährdet sind.

Vereinbarungen sind komplexer und werden schneller benötigt. Heutige Unternehmen agieren in einer Welt, die weitgehend von Verträgen geprägt ist. Da Unternehmen reifen und internationale Grenzen sich dank des Internets auflösen, werden Verträge immer komplexer, da die Teams, die sie erstellen und pflegen, mit einer Flut neuer Vorschriften zu kämpfen haben, die Vereinbarungen auf globaler Ebene betreffen.

So musste beispielsweise eine Einkaufsorganisation für eine große Anzahl von Krankenhäusern vor Ort neue Bezugsquellen für Schutzausrüstung finden, da die internationale Versorgung gefährdet war. Die Krankenhäuser, die dies benötigten, standen an vorderster Front der nationalen Reaktion auf die Pandemie. Die Beschaffung musste in einem Zeitraum von acht Wochen 3.000 potenzielle Lieferanten überprüfen, deren Qualität sicherstellen und komplexe Verträge unterzeichnen, die es verschiedenen und unabhängigen juristischen Personen ermöglichen, gegen dieselben Dachverträge einzukaufen und zu bezahlen, ohne die Compliance-Anforderungen der Gesundheitsbranche zu beeinträchtigen. Der Vice President of Procurement erwähnte, dass dies mit den neuen automatisierten Prozessen des Unternehmens in etwa 12 Wochen möglich sei. Für dieses Volumen hätten sie früher neun bis 12 Monate gebraucht, obwohl alle Mitarbeiter an Deck waren.

Dies spricht direkt dafür, warum Vertragsmanagement erforderlich ist, um durch Zeiten der Unsicherheit zu navigieren. Um einen Erfolg nach der Pandemie zu erzielen, müssen Unternehmen überlegen, wie sie die vielen Komplexitäten im Zusammenhang mit Verträgen, einschließlich kritischer Fragen wie der Governance, so handhaben, dass sie nicht gefährdet werden.

Die Beschleunigung der Cloud-Technologie. Als Reaktion auf die geschäftlichen Herausforderungen, die sich durch die COVID-19-Pandemie ergeben, verlagern Unternehmen ihre Daten schneller denn je in die Cloud. Tatsächlich hat die globale Pandemie neuen Untersuchungen zufolge die Cloud-Transformation für fast die Hälfte der Unternehmen beschleunigt. Cloud-Plattformen können es ermöglichen, Systeme verfügbar und am Laufen zu halten, ohne dass dedizierte Ressourcen oder weitere Kapitalinvestitionen erforderlich sind. Kein Wunder also, dass sich dieser Trend auch auf die Beschaffung und das Contracting auswirkt.

Cloud-basierte Lösungen für das Vertragslebenszyklus-Management bieten erhebliche Vorteile. Der Zugriff auf ein zentralisiertes und automatisiertes Vertrags-Repository, das in einer sicheren Cloud-Umgebung gehostet wird, bietet Unternehmen eine vollständige Vertragstransparenz, wodurch Arbeitszeitverschwendung vermieden und die Effizienz verbessert wird. Durch die Bereitstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit für die Rechte und Verpflichtungen, die ein Unternehmen in seinen Verträgen hat, reduziert Vertragsmanagement-Software das Risiko von Fristversäumnissen und Strafen oder schlimmer noch von Rechtsstreitigkeiten erheblich. Darüber hinaus beschleunigt es den Beschaffungsprozess, stellt die Vertragskonformität sicher und optimiert die Vertragserfüllung von der Vertragserstellung bis zum Reporting.

Die Beschleunigung in Richtung Cloud öffnet Unternehmen viele Türen, und in Bezug auf die Verwaltung von Vertragsdaten finden sie in diesem kritischen wirtschaftlichen Umfeld einen immensen Nutzen, wenn sie diese auf intelligente Vertragsmanagementlösungen anwenden.

Das Fazit ist, dass Innovationen im Vertragslebenszyklusmanagement die Norm durchbrechen und die aktuelle Pandemie die Bedeutung des Beschaffungs- und Vertragsmanagements in einer unsicheren Welt unterstreicht. Proaktive und intelligente Ansätze für diese Schlüsselprozesse werden es Unternehmen ermöglichen, eine viel größere Transparenz zu haben und umsetzbare Informationen abzuleiten, die sich direkt in den Auswirkungen auf das Endergebnis niederschlagen.

Vivek Bharti ist General Manager des Produktmanagements bei Icertis.