Naissa von Pein: Beschaffungsexzellenz bei Dole Sunshine vorantreiben

Naissa von Pein erforscht den neuen strategischen Ansatz für indirekte Beschaffung und Beschaffungsexzellenz, der mehr Effizienz vorantreibt.

Im Juni 2020 trat Naissa von Pein, Director, Global Category Indirect and Procurement Excellence, dem Dole Sunshine Company bei, um eine grundlegende Umstrukturierung des indirekten Einkaufs zu leiten, während sie Doles Beschaffungs-Exzellenzzentrum aufbaut – Aufgaben, die sie als „ziemlich unterschiedlich, aber absolut komplementär“ beschreibt.

„Wir durchlaufen eine Evolutionsphase bei Dole, einem Unternehmen, das in der Vergangenheit traditionell mit einer dezentralisierten Struktur und begrenzter Transparenz aufgrund fehlender Systeme war“, fügt sie hinzu. „Wir arbeiten nun auf Zentralisierung und Prozessstandardisierung hin, während wir Automatisierung durch Beschaffungstools vorantreiben und uns auf einen strategischeren Beschaffungsansatz für relevante Kategorien konzentrieren.“

Dole befindet sich noch in den frühen Phasen seiner digitalen Transformation, gibt von Pein zu, und ein Großteil des Fokus ihres ersten Jahres im Unternehmen wurde darauf verwendet, die Grundlagen des indirekten Kategoriemanagements zu kristallisieren, während E-Sourcing-Strategien genutzt wurden, um strategische Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen. Aber große frühe Fortschritte wurden durch die Implementierung von Ivaluas Plattform erzielt, Doles primärer digitaler Investition und zentralem Beschaffungstool.

„Die Implementierung von Ivaluas Software hat es uns ermöglicht, uns auf unser E-Sourcing, Lieferantenqualifizierung sowie Vertragsmanagement zu konzentrieren“, sagt von Pein. „Mein aktueller Fokus aus Sicht der Beschaffungsexzellenz bezieht sich auf Prozessstraffung, Automatisierung und die Erhöhung der Sichtbarkeit und des Profils der Beschaffung im Unternehmen. Wir überprüfen Beschaffungsprozesse, um Wege zu identifizieren, zeitaufwändige Aufgaben durch den Einsatz automatisierter Systeme und Analysen zu eliminieren, sowie schwache Glieder in der bestehenden Lieferkette zu identifizieren, uns als Funktion zu stärken und Zeit für langfristige Initiativen freizusetzen.“

Mit sich schnell verbessernden Grundlagen wendet von Pein ihren Fokus der Beschaffungsexzellenz zu, Doles übergeordnetem Ziel für die nächsten zwei bis vier Jahre. „Eine der wichtigsten Säulen beim Aufbau unseres Exzellenzzentrums ist die Definition unserer Kategoriestruktur, basierend auf den Ausgaben- und Risikoprofilen in unserer Lieferkette. Wir ergreifen einen proaktiven Schritt im Lieferkettenrisikomanagement und bauen gegenseitig vorteilhafte langfristige Partnerschaften mit Lieferanten auf“, sagt sie.

Wie jedes andere Unternehmen in den letzten 18 Monaten stellte die COVID-19-Pandemie ihre eigenen einzigartigen Herausforderungen dar, die drohten, diese Roadmaps und Entwicklungspläne zu gefährden. „Es war ein Überraschungsfaktor und wir haben alle gekämpft“, gibt von Pein zu. Aber es wirkte als Katalysator für die Implementierung eines „Lieferkettenrisiko-Resilienz- und Business-Continuity-Frameworks“. Von Peins Ziel ist es, mögliche Veränderungen in Lieferketten zu identifizieren und die Fähigkeit zu schaffen, Behandlungspläne umzusetzen und Beschaffungsprozesse neu zu gestalten, um Risiken zu mindern. Lieferanten werden nun basierend auf einer Reihe von Faktoren bewertet – geopolitisch, Angebot, Nachfrage und Umweltauswirkungen, unter anderen.

„Basierend auf diesem Ergebnis arbeiten wir eng mit den Lieferanten an einem Business-Continuity-Plan und bauen notwendige Partnerschaften auf, um sicherzustellen, dass unsere Lieferkette durch keine weiteren Überraschungen gestört werden kann“, erklärt von Pein. Das System hat sich bereits durch Überwachung und Management von Lieferkettenereignissen bewährt, wobei potenzielle Risiken (wie jüngste Spitzen in Rohstoffmärkten, beispielsweise Verpackungen) beachtet wurden, was zu allgemeinen Verbesserungen der Lieferkettenleistung führte.

In den kommenden 18 Monaten hofft von Pein, die vielen Effizienzen der Digitalisierung weiter auszuschöpfen und wie sie Doles Nachhaltigkeitsantrieb beeinflussen können, ein Versprechen unter dem Banner „Dole Promise“. „Nachhaltige Beschaffung hat in diesem Moment Priorität“, sagt sie. „Wir wollen sicherstellen, dass wir den richtigen Prozess entwickeln, um unsere Lieferanten einzubinden und angemessene Transparenz über die nachhaltigen Risiken in unserer Lieferkette zu erhalten. So werden wir in der Lage sein, diese zu mindern und darauf zu reagieren, während wir voranschreiten.

„Digitalisierung spielt wieder eine wichtige Rolle, da wir Tausende von Lieferanten auf transparente und effiziente Weise erreichen. Ich glaube fest daran, dass wir durch Automatisierung und Digitalisierung die Transparenz erhalten, die unsere Teams benötigen, um die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Zurück zur indirekten Beschaffung: Ich denke, die größte Herausforderung ist die schlechte Informationsqualität, da ich heute wenig Transparenz darüber habe, wie viel und wo wir einkaufen und zu welchem Kosten. Es ist noch viel Handarbeit, aber in zwei Jahren werden wir in einer viel besseren Position sein, um zunehmend von den schwer fassbaren Chancen beschaffungsgetriebener, geschäftsleistungsverbessernder Projekte zu profitieren.“

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