Die Schwierigkeit, papierbasierte Arbeitsanweisungen zu aktualisieren

Als Schlüsselelement der Industriedokumentation ist der Betriebsmodus die grundlegende Unterstützung, die es den Bedienern ermöglicht, sich bei der Ausführung der Aufgaben zu leiten, die ihrer jeweiligen Tätigkeit innewohnen. Daher ist es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass diese Dokumente nicht nur perfekt klar und lesbar sind, sondern auch frei von Fehlern, die zu Abweichungen bei der Ausführung von Vorgängen führen würden.

Aktualisierung von Arbeitsanweisungen in Papierform:Zeit- und Energieverschwendung

Da sich das Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, weiterentwickelt und dynamischer wird, muss dies auch die Art und Weise sein, wie es operiert und produziert. Arbeitsanweisungen können nicht zeitlich eingefroren bleiben, da sie sich an neue Faktoren anpassen müssen:neue Standards, neue Tools, neue Prozesse, neue Anforderungen usw. Darüber hinaus können Fehler oder Quellen für Ineffizienz und Nichteinhaltung sein in dieser Arbeitsanweisung erkannt werden, sobald sie in der Praxis angewendet werden.

An diesen Betriebsanweisungen sind daher regelmäßig Änderungen vorzunehmen, was bedeutet, dass sie jedes Mal aktualisiert werden müssen. Dies ist jedoch offensichtlich ein ernsthaftes Problem, wenn es um traditionelle papierbasierte Medien geht .

Das bedeutet, dass alle Kopien der alten Versionen (nicht aktuelle) der Arbeitsanweisungen sind aus dem Verkehr zu ziehen, um sicherzustellen, dass sie kein Mitarbeiter mehr zur Erledigung seiner Aufgaben verwendet. Der nächste Schritt besteht darin, die Medien neu zu drucken und dann sicherzustellen, dass alle Bediener über die aktualisierten Dokumente verfügen, nachdem sie von den verschiedenen betroffenen Akteuren validiert wurden (Produktionsleiter, Qualitätsmanager, Bediener, die möglicherweise auch an diesen Aktualisierungen beteiligt sind …). All dies mobilisiert Ressourcen (materiell und menschlich), Energie und Zeit.

Es ist daher unmöglich, Papierdokumente zu aktualisieren ohne ein gewisses Abfallaufkommen, ganz zu schweigen von den Folgen für die Umwelt, da Papier zwar ein Wertstoff ist, aber ein erhebliches Abfallpotenzial darstellt.

Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Sicherung von Dokumenten

Da Unternehmensdokumente archiviert werden müssen, kann man sich leicht vorstellen, wie viele Dokumente gespeichert und verwaltet werden müssen. Sie erfordern einen eigenen Raum mit erheblichen materiellen Ressourcen (Schränke, Aktenschränke, Verschleißschutz usw.) und organisatorischen Ressourcen.

Die Aktualisierung von Arbeitsanweisungen wirft auch ein Sicherheits- und Vertraulichkeitsproblem auf. Es besteht ein Sicherheitsproblem, da jeder Papierträger im Falle eines Unfalls, einer falschen Handhabung oder einer Katastrophe (Feuer, Überschwemmung usw.) wahrscheinlich verändert oder sogar zerstört wird. In Bezug auf die Vertraulichkeit bestehen Bedenken hinsichtlich möglicher Datenlecks an Wettbewerber, da Papierdokumente versteckt und missbraucht werden können.

Probleme, für die die Digitalisierung Lösungen bringt. Bei ordnungsgemäßer Sicherung sind digitalisierte Betriebsabläufe weniger anfällig für dieses Offenlegungsrisiko. Darüber hinaus können Arbeitsanweisungen, die auf digitalen Medien gespeichert und zugänglich sind, nicht wie Papierdokumente verloren gehen oder zerstört werden. Die Dematerialisierung erleichtert auch die Bereitstellung neuer, geänderter und aktualisierter Dokumente. Diese werden automatisch und schnell an die von den Bedienern im Außendienst verwendeten Terminals übertragen.

Picomto ist die europaweit führende Software für digitale Arbeitsanweisungen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.