Effektive Arbeitsanweisungen:5 gute Praktiken, um sie zu schreiben

Jede Organisation ist auf eine effiziente und qualitativ hochwertige Dokumentation angewiesen, um arbeiten, vorankommen und kontinuierliche Verbesserungen erreichen zu können . In der Industrie werden die wesentlichen Dokumente unterschiedlicher Art erstellt, darunter die Arbeitsanweisungen sind wahre Aufbewahrungsorte für alle Akteure des Unternehmens:die Arbeiter, neue Mitarbeiter , Vorgesetzte, Management und die Entscheidungsträger.

Aber wie können wir sicherstellen, dass die Anweisungen, die wir erstellen sollen, effizient sind und verwendet werden? Wie schreibe ich sie? Hier sind 5 Best Practices, um effektive Arbeitsanweisungen zu erreichen…

1. Halten Sie es einfach!

Einfachheit und Effizienz laufen in der Industriewelt oft zusammen. Kurz gesagt bedeutet es, das Dokument von allen überflüssigen Informationen zu befreien, von allen Daten, die den Träger belasten. Es besteht aber auch das Risiko, dem Benutzer Probleme zu bereiten, indem es ihn zu Verwirrung oder Fehlern verleitet.

Es braucht auch eine standardisierte Minimalistische Struktur im Erstellungsprozess, die nur die Elemente der Arbeitsanweisungen und die Integration enthält der erforderlichen Referenzen.

2. Schreiben Sie klare und genaue Dokumente

Klarheit und Präzision. Dies sind die beiden Wörter, die Sie sich merken müssen, wenn es um Verbesserung und Optimierung geht Effizienz, Zeit und Reduzierung der Fehlermöglichkeiten. Sie müssen die Vorgänge und den Arbeitsablauf beschreiben Dies wird durch klare und präzise visuelle Darstellungen durchgeführt, um jegliche Interpretationen zu vermeiden die der Leser haben kann, der so wirklich bei der Erfüllung seiner Mission in seiner Position geführt wird.

Dies dient auch der weiteren Verdeutlichung und Vereinfachung Mögliche Verknüpfungen von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz in all ihren verschiedenen Aspekten:betroffene Stellen, erwartete Durchgangszeit an jeder Stelle, Interventionsreihenfolge für jede Stelle, Verknüpfungsbedingungen, Transfermittel von Station zu Station. Mit anderen Worten, Klarheit und Präzision erleichtern den Arbeitsablauf .

3. Werden Sie papierlos !

Verlassen Sie sich auf Supports, die sowohl zuverlässig als auch praktisch und einfach zu aktualisieren sind ist für die Mitglieder eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ziel ist es, Fehler, Störungen und Mängel zu reduzieren oder sogar zu beseitigen insbesondere wegen der Dokumente, die in ihren alten Versionen ohne Überarbeitung belassen wurden . Über eines müssen wir uns im Klaren sein. Es ist unbestreitbar, dass die Nutzung des klassischen Papierformats kann dieser Anforderung nicht mehr gerecht werden. Digitale Medien werden nun seit mehreren Jahren bevorzugt, und zwar aus mehreren Gründen:Zentralisierung von Informationen, einschließlich eines einfacheren Zugriffs darauf, insbesondere für mobile Bildschirme (Tablets, Smartphones …) und vor allem aus Sicherheitsgründen.

Adoption aktuell papierlos / Dematerialisierung für die Erstellung der Arbeitsanweisungen erfüllen die gleichen Vorschriften Anforderungen und die gleiche Logik bei der Digitalisierung von Arbeitsumgebungen, die die 4.0-Branche auszeichnet .

4. Machen Sie die Arbeitsanweisungen zu einer der Säulen des Unternehmensqualitätssystems.

Das QMS (Qualitätsmanagementsystem) gemäß der Norm ISO 9001 konzentriert sich auf die Entwicklung, Wartung und Arten der Wartung für eine effektive Qualitätsdokumentation . Die Arbeitsanweisungen sind einer der wesentlichen Bestandteile einer Qualitätsdokumentation. Dies symbolisiert der oben genannte Standard in Form einer Dokumentenpyramide, an deren Spitze das Qualitätshandbuch steht. Aus diesem Grund werden die Arbeitsanweisungen zu den Säulen der Fähigkeit einer Organisation, ihre Messbarkeit zu erreichen qualitative Ziele und sorgen für Effizienz

5. Versetzen Sie sich in die Lage des Nutzers

Wenn Sie eine Arbeitsanweisung erstellen, ist es naheliegend, an die Person zu denken, die sie anzeigen und bereitstellen wird Sie. Nur indem Sie sich in die Lage des Benutzers versetzen, aber auch, indem Sie ihn in die Entwicklung einbeziehen und seine im Feld gesammelten Beobachtungen berücksichtigen , dann können Sie eine konfigurierbare schreiben Dokument  zum Thema so nah wie möglich an der Realität.

6. (Bonus) Verwenden Sie eine Software für digitale Arbeitsanweisungen

Eine geeignete Möglichkeit, effektive Arbeitsanweisungen zu schreiben, ist die Verwendung einer speziellen Software. Picomto ist eine digitale Arbeitsanweisungen-Software, mit der Sie visuelle und interaktive Arbeitsanweisungen erstellen können. Zögern Sie nicht, unseren Experten zu kontaktieren, um mehr über unsere Lösung zu erfahren.