5 Gründe, warum Wartungsmanager Tabellenkalkulationen statt CMMS-Software verwenden

Branchenexperten, Akademiker, Instandhaltungs- und Facility-Manager erkennen und zitieren die Vorteile von Facility-Management-Software in Forschungsstudien, Artikeln und anderen Quellen. Softwareunternehmen rühmen sich mit der Implementierung von Wartungssoftware einer potenziell hohen Kapitalrendite.

Häufig genannte Vorteile von CMMS-Software sind:

• Fähigkeit, Arbeitsaufträge effizient zu verwalten und zu verfolgen
• Automatisches Auslösen von vorbeugenden Wartungsaufträgen
• Automatische Benachrichtigungen für bevorstehende Veranstaltungen und wenn der Lagerbestand niedrig ist
• Verbesserte Arbeitsplanung und -verwaltung
• Verbesserte Kommunikation zwischen Instandhaltung und anderen Abteilungen
• Kosteneinsparungen durch bessere Bestandsverwaltung
• Arbeitsaufträge, Aktualisierungen und andere Transaktionen werden genau protokolliert und können gemeldet werden
• Erstellen Sie klare und genaue Berichte für Branchenaudits und Inspektionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Zugriff auf Wartungsdaten überall und jederzeit
• Aktualisierungen in Echtzeit

Warum klammern sich trotz aller CMMS-Vorteile so viele Instandhaltungs- und Facility-Manager immer noch an Tabellenkalkulationen, um ihren Betrieb zu verfolgen? In einer aktuellen Umfrage , gaben 45 % der Facility Manager an, dass sie immer noch manuelle Methoden verwenden, um ihre Wartungsarbeiten zu verfolgen, was darauf hinweist, dass sie „im Papier ertrinken“. 15 % der Manager gaben außerdem an, dass ihre Wartungsverfolgung überhaupt nicht etabliert sei, und 67 % gaben an, dass ihre Verfolgung einigermaßen etabliert sei.

Das Problem mit Tabellenkalkulationen

Es mag für eine Wartungsabteilung gerechtfertigt sein, mit Tabellenkalkulationen, papierbasierten Arbeitsaufträgen und einem System von E-Mails und Telefonanrufen zur Auftragsübermittlung zu beginnen, aber der langfristige Erfolg dieser Methoden bietet abnehmende Renditen. Schließlich sind Tabellenkalkulationen nicht für Ihre Wartungsabteilung konzipiert. Beispielsweise können beim Speichern von Tabellenänderungen Fehler auftreten, wenn mehr als eine Person für die Aktualisierung verantwortlich ist. In diesem Fall können Stunden der Dateneingabe verloren gehen oder eingespart werden. Darüber hinaus versenden Tabellenkalkulationen keine geplanten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn vorbeugende Wartungsaufgaben anstehen oder wenn Ersatzteile zur Neige gehen. Sie sind auch nicht in der Lage, Arbeitsaufträge oder Bestellungen zu erstellen, und die Messung von Metriken wie Wartungsverlauf, Geräteausfallzeiten und Arbeitseinsatz ist manuell, umständlich und weniger genau.

Obwohl wir diesen Artikel mit der Erwähnung allgemeiner Vorteile von Wartungsmanagementsoftware begonnen haben, verwenden Sie die Funktion der Arbeitsauftragssoftware zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Es ist auch wichtig, Nachteile oder Kosten zu diskutieren, die mit der Implementierung eines CMMS einhergehen können. Diese Nachteile sind die Hauptgründe, warum sich Wartungs- und Facility-Manager weiterhin für die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verfolgung von Wartungsvorgängen entscheiden.

5 Gründe, warum Manager immer noch Tabellenkalkulationen anstelle von CMMS-Software verwenden … und was wir dagegen tun können.

1. Mangelnde Unterstützung durch das obere Management:

In Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs oder finanzieller Schwierigkeiten verkleinern sich Unternehmen häufig, um die Kosten auszugleichen, und eine der ersten Abteilungen, die davon betroffen ist, ist die Instandhaltung. Dies liegt daran, dass das obere Management die Wartung normalerweise als Aufwand betrachtet. Das Management neigt dazu, Gewinn- und Verlustrechnungen mit einer allzu vereinfachten Sichtweise zu betrachten. Sie reduzieren die Ausgaben, um die kurzfristigen Gewinne zu steigern. Seltsamerweise zeigen Studien, dass CMMS-Software bei richtiger Implementierung eine hohe Kapitalrendite erzielt. Noch merkwürdiger ist, dass Unternehmen mit kurzfristigen Downsizing-Taktiken nicht die Anzahl der Vermögenswerte (Gebäude und Ausrüstung) reduzieren, sondern die Ressourcen, die Wartungsabteilungen für deren Wartung benötigen, ein klares Rezept für ein überarbeitetes Wartungsteam und eine verschlechterte Einrichtung. Entscheidungsträger, die so denken, machen es sehr schwierig, ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem einzurichten, da ein CMMS nur als zusätzliche Ausgabe betrachtet wird.

2. Hohe Anfangskosten:

Es stehen weit über 150 Wartungsmanagement-Softwaresysteme zur Auswahl, die alle in Preis- und Gebührenstruktur variieren. Traditionell wurden die meisten CMMS-Bereitstellungen vor Ort oder auf PCs installiert. Diese Bereitstellungen waren mit hohen Installations- und Einrichtungskosten verbunden, die Manager davon abhielten, die Investition zu tätigen. Es gab zu viele "Was wäre wenn?" Was wäre, wenn sich das Wartungspersonal der neuen Technologie widersetzte? Was passiert, wenn der CMMS-Anbieter die Anwendung nicht mehr unterstützt? Was ist, wenn die Software nicht die versprochenen Ergebnisse liefert? Wie würden die Wechselkosten aussehen? All diese Unbekannten machten die Idee, Wartungsmanagementsoftware zu installieren, sehr riskant und das Festhalten an Tabellenkalkulationen zu einer bequemen Alternative. In den letzten zehn Jahren gab es eine Verlagerung hin zu webbasierten CMMS mit niedrigen Vorab- und Umstellungskosten, wodurch viele der oben genannten Risiken aufgehoben wurden. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die meisten Systeme, Ihre historischen Wartungsdaten, Benutzer, Anlagen und Geräte kostenlos auf Ihr neues System zu migrieren. Sie müssen nicht bei Null anfangen, um Daten zu sammeln, und Sie können sofort historische Wartungsberichte erstellen. Frühere Implementierungskosten aus dem alten System gehen bei der Migration auf ein neues niemals verloren.

3. Versteckte und immaterielle Kosten:

Oberflächlich betrachtet ist es ziemlich einfach, die Kosten für die Implementierung eines Wartungsmanagement-Softwaresystems zu berechnen. Wenn Sie beispielsweise ein webbasiertes CMMS mit unbegrenzten Benutzern betrachten (heutzutage nicht ungewöhnlich), können Sie mit Kosten in Höhe von 3.000 USD an jährlichen Softwarelizenzgebühren und zusätzlichen 1.500 USD an Schulungs- und Ersteinrichtungsgebühren rechnen. Das wären 4.500 $ für das erste Jahr und 3.000 $/Jahr danach, richtig? Leider ist es nicht so einfach. Wir haben eine Reihe immaterieller Kosten im Zusammenhang mit der Installation von computergestützter Wartungsmanagementsoftware (CMMS-Software) übersehen. Einige davon sind:

a. Kosten im Zusammenhang mit der Bewertung verschiedener CMMS-Anbieter:

Oft übersehen wird die Zeit, die benötigt wird, um verschiedene Softwareanbieter zu evaluieren. Manager, die diesen Prozess schon einmal durchlaufen haben, sind wahrscheinlich an Vor-Ort-Besuche des Softwareanbieters, Flüge, Unterkünfte, Mittagessen usw. gewöhnt. Angesichts des damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwands werden sich viele Manager der Bewertung von Wartungssoftwarelösungen widersetzen. Die Zeiten haben sich geändert, und all diese Probleme können vermieden werden. Die meisten Evaluierungen von Wartungssoftware können online über Live-Webinare und personalisierte Demos durchgeführt werden. Vorbei sind die Zeiten von Ortsbesichtigungen, Essen und Trinken und Aushandeln von Reisekosten.

b. Kosten für den Kauf von Wartungssoftware:

Wenn Sie für eine größere Organisation arbeiten, gibt es normalerweise einen formellen Beschaffungsprozess. Je mehr Formalitäten vorhanden sind, desto mehr Zeit und Personal sind involviert. Insbesondere der Kauf von Software erfordert Inputs von verschiedenen Abteilungen; Die Wartung muss die funktionalen Softwareanforderungen recherchieren und entscheiden, ob die Kosten in ihr Budget passen, die IT muss sicher sein, dass die Wartungssoftware ihre Sicherheitsanforderungen erfüllt, und die gesetzlichen Anforderungen müssen sicherstellen, dass die Vereinbarung zum Servicelevel solide ist. Die Buchhaltung möchte es möglicherweise in ihre Buchhaltungssoftware integrieren, während das obere Management nach auffälligen Berichtsfunktionen sucht. Mit all diesen Anforderungen ist der Preis für CMMS-Software deutlich gestiegen. Glücklicherweise müssen kleinere Organisationen nicht durch all diese Hürden springen, und Wartungsmanager haben die Befugnis, die Entscheidung mit sehr geringer Beteiligung anderer Abteilungen zu treffen. Größere Organisationen sollten lernen, ihren Griff zu lockern und Wartungsmanagern mehr Autonomie zu geben oder die Bedürfnisse jeder Abteilung zu festigen und sich um die wichtigsten zu kümmern. Wenn es sich bei dem CMMS um einen SaaS-Deal (Software as a Service) handelt, ist es recht einfach, aus der Vereinbarung auszusteigen, wenn er nicht zufrieden ist.

c. Zeitaufwand für die Einrichtung:

Jeder, der Erfahrung mit der Implementierung von Unternehmenssoftware hat, weiß, dass der Einrichtungsprozess viel Zeit in Anspruch nimmt und viel schief gehen kann. Wenn Sie in einer kleinen Einrichtung (kleines einzelnes Hotel, Produktionsstätte) mit nur 50 Geräten arbeiten und nur eine automatisierte vorbeugende Wartungssoftware installieren möchten, ist die Einrichtung ziemlich einfach. Alles, was erforderlich ist, ist eine Liste der Assets zu erhalten und die Wartungspläne aufzustellen. Wenn Sie jedoch mehrere Einrichtungen mit Hunderten oder Tausenden von Anlagen betreuen und Inventar, Lieferanten, Arbeitskosten, Lieferanten und Reparaturen nachverfolgen möchten, ist der Zeitaufwand für die Einrichtung des Wartungsmanagementsystems viel größer. Wartungsmanager sind sich möglicherweise der Vorteile bewusst, die CMMS-Software bieten kann, haben aber einfach nicht die Zeit, das System einzurichten. Das Löschen von Bränden und Sicherstellen, dass die Systeme betriebsbereit sind, hat Vorrang vor der Einrichtung eines neuen Wartungsprogramms.

d. Zeitaufwand für die Schulung:

Je größer der Betrieb und je mehr funktionale Anforderungen damit verbunden sind, desto mehr Zeit wird benötigt, um das Personal in CMMS zu schulen. Erschwerend kommt hinzu, dass ein Wartungsteam nicht technisch versiert ist. In vielen Organisationen sehen wir eine große Vielfalt an technischen Fähigkeiten im Wartungsteam. Abteilungen, die in der Demografie älter sind, haben es schwerer, neue Technologien einzuführen. Auf der positiven Seite, wenn mehr Millennials in die Arbeitswelt eintreten, werden wir eine Verschiebung hin zu einer schnelleren Einführung und weniger Widerstand gegenüber neuen Technologien sehen. Das soll nicht heißen, dass ältere Generationen Wartungsmanagementsoftware nicht lernen können, aber es kann bedeuten, dass Ihr Team mehr Schulungsstunden benötigt, um mit der Software vertraut zu werden. Denken Sie daran, dass viele CMMS-Anbieter kostenlose Schulungen für Kunden anbieten und schnell hochwertige Support-Services bereitstellen . Erleichternd wirkt auch der zunehmende Trend zu benutzerfreundlicher IPS-Software. Anbieter bringen neue Versionen ihrer Software mit einfacherem Design und intuitiver Navigation heraus, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

e. Kosten für die Softwareanpassung:

Häufig stellt ein Unternehmen nach dem Kauf von Wartungsmanagement-Software fest, dass Änderungen vorgenommen werden müssen, damit die Software besser zu den spezifischen betrieblichen Anforderungen passt. In der Vergangenheit, als CMMS-Installationen ausschließlich vor Ort erfolgten und direkt gekauft wurden, wurden Softwareanpassungen erwartet und waren mit hohen Kosten verbunden. Da sich heute immer mehr Unternehmen für SaaS-Vereinbarungen entscheiden, ist die Frage der Anpassung der Software umstritten. Kunden sind weniger bereit, große Summen in Softwareanpassungsgebühren für Software zu investieren, die sie im Wesentlichen leasen. Auch wenn Anbieter von Wartungssoftware keine Software herstellen, die Benutzer anpassen können, sind sie bereit, mit Kunden zusammenzuarbeiten, um auf deren Entwicklungsanforderungen einzugehen und einen Teil der Anpassungskosten zu teilen.

4. Hohes Ausfallrisiko:

Die traurige Wahrheit ist, dass Wartungsmanagementinstallationen nicht die beste Erfolgsbilanz aufweisen. Einige Studien gehen von Ausfallraten von 40 % aus, während andere von bis zu 80 % sprechen. Hohe Ausfallraten werden auf schlechte Implementierungspläne, schlechte Einrichtung, mangelnde Unterstützung durch den Anbieter, Widerstand von Benutzern und unzureichende Schulung zurückgeführt. Was auch immer der Grund ist, die Anbieter von Wartungssoftware arbeiten härter daran, Software zu entwickeln, die benutzerfreundlicher ist und mehr Support und bessere Schulungen bietet.

5. Widerstand von Endnutzern:

Der Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen ist ein großes Hindernis für die Abkehr von Tabellenkalkulationen hin zu computergestützter Wartungsmanagementsoftware. Sowohl Vorgesetzte als auch Untergebene wehren sich aus verschiedenen Gründen gegen Veränderungen. Wartungspersonal betrachtet CMMS-Software oft als ein Werkzeug, mit dem ihre Leistung gemessen wird, und fühlt sich leicht bedroht oder müde von der Änderung. Sie sehen es auch als zusätzliche Arbeit an, für die sie keine Zeit haben. Um Widerstände abzubauen, müssen Manager ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen, den Zweck der Implementierung des Systems klar erklären (und nicht die Verfolgung ihrer Leistung betonen) und zeigen, wie das Tool ihnen das Leben erleichtern wird. Sobald Sie die Zustimmung Ihres Teams erhalten haben, wird es Sie dabei unterstützen, die Tabellenkalkulationen für die Wartungssoftware aufzugeben.

Schlussfolgerung:

Die Liste der CMMS-Vorteile ist umfangreich. Theoretisch scheint es eine logische Lösung für jede Instandhaltungsabteilung zu sein. Es wäre schwer vorstellbar, warum ein Wartungs- oder Einrichtungsmanager weiterhin Tabellenkalkulationen verwenden und kein Wartungssoftwaresystem implementieren würde, wenn er alle Vorteile kennt. Wenn wir uns die Situation genauer ansehen, sehen wir, dass es viele Risiken gibt, die mit der Installation von Wartungssoftware einhergehen. Manager zögern aufgrund unvorhergesehener versteckter Kosten, des Widerstands der Mitarbeiter und der Angst vor dem Scheitern, den Wechsel vorzunehmen. CMMS-Anbieter gehen dies jedoch an, indem sie kostengünstigere Software mit flexibleren Zahlungsplänen und benutzerfreundlicheren CMMS entwickeln. Darüber hinaus treten immer mehr technisch versierte Wartungsmitarbeiter in den Arbeitsmarkt ein und sind offen für Wartungssoftwaretechnologien.