CMMS-Softwareimplementierung in sechs einfachen Schritten

Ihr Unternehmen hat ein CMMS gekauft oder abonniert, den Implementierungsprozess durchlaufen und einige Schulungen absolviert. Monate später stellen Sie fest, dass die Wartungsmanagement-Software nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Sie haben Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen, indem Sie eine Handvoll oder mehr Anbieter bewertet, die richtigen Fragen gestellt, Ihre Anbieter in die engere Wahl gezogen, eine abschließende Demo-Runde absolviert, über den Preis verhandelt und sich abgemeldet haben.

Jetzt stellen Sie fest, dass Sie für eine Wartungsverwaltungssoftware bezahlen, die nicht wie erwartet funktioniert, von Ihrem Wartungsteam abgelehnt wird oder in einigen Fällen von niemandem verwendet wird. In diesem Fall fragen Sie sich vielleicht, was schief gelaufen ist?

Die Realität ist, dass CMMS-Softwareimplementierungspläne niedrige Erfolgsraten haben. Branchenquellen berichten, dass die Ausfallraten zwischen 40 % und 80 % liegen können*. Einige Quellen deuten auf noch höhere Ausfallraten hin. Laut Reliabilityweb.com können die Implementierungsfehlerquoten bis zu 90 % betragen. Gründe für das Scheitern können oft sein:

• Unterschätzung des erforderlichen Aufwands
• Mangelnde Unterstützung durch Ihren Anbieter
• Arbeitsabläufe falsch definiert
• Mangelnde Schulung zu Schlüsselfunktionen

Es gibt eine Reihe von Gründen für die Unterbrechung, und die meisten davon beziehen sich auf einen schlechten Implementierungsplan. Dieser Artikel konzentriert sich darauf, wie Sie das Ruder herumreißen, Fehler vermeiden und Ihr CMMS zum Erfolg führen können.

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SCHRITT 1:Bewerten Sie, was fehlt

Der erste Schritt besteht darin, die Probleme, die Sie mit der Wartungssoftware haben, zu identifizieren und aufzulisten. Fragen, die Sie stellen sollten;

• Können Sie und die erwarteten Benutzer von ihren Computern und anderen Geräten aus auf das System zugreifen?
• Haben Sie alle Geräte und Assets hochgeladen?
• Wenn Sie von einem früheren CMMS umgezogen sind, haben Sie den Verlauf migriert?
• Werden alle Benutzer hochgeladen und haben sie die richtigen Berechtigungen und den richtigen Zugriff?
• Sind Ihre vorbeugenden und geplanten Wartungsaufträge hochgeladen und geplant?
• Sind alle erforderlichen CMMS-Funktionen gemäß Ihrem Vertrag aktiviert?
• Haben Sie und Ihr Wartungsteam eine Schulung erhalten?
• Ist mehr Schulung erforderlich?

Der Zweck dieser Übung ist eine gründliche Einschätzung der Probleme, die Sie mit Ihrer CMMS-Software haben.

SCHRITT 2:Überprüfen Sie den Vertrag mit Ihrem CMMS-Anbieter

Bevor Sie mit einem Spielplan fortfahren und Ihrem internen Team Aufgaben zuweisen, sehen Sie in Ihrem Vertrag mit Ihrem Anbieter nach, ob es Abweichungen von der Lieferung gibt.

Am Implementierungsprozess sind oft viele Personen beteiligt, und die Verantwortung wird an Personen weitergegeben, die nicht an den Verhandlungen und dem Kaufprozess mit dem Anbieter beteiligt waren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Software vollständig mit allen integrierten Daten eingerichtet wurde, die Softwarebenutzer jedoch nicht die gesamte vertraglich vereinbarte Schulung erhalten haben.

Vielleicht wurde nur ein Benutzer eine Stunde lang geschult und war dann später beschäftigt und hat es versäumt, den Anbieter zu kontaktieren, um eine Folgesitzung zu vereinbaren. Auch wenn der CMMS-Anbieter seine Kunden proaktiv nachverfolgen und sicherstellen sollte, dass sie die gekauften Schulungen erhalten, ist es am besten, die Schulungen auf dem Laufenden zu halten und sie nicht in den Händen des Anbieters zu lassen.

Wenn Sie feststellen, dass der Anbieter die im Vertrag vereinbarten Dienstleistungen nicht erbracht hat, sollten Sie ein Treffen mit Ihrem Kundenbetreuer vereinbaren, um Klarheit zu schaffen und sicherzustellen, dass Sie das bekommen, wofür Sie bezahlt haben. Wenn sie verpflichtet sind, Daten zu importieren, Benutzer einzurichten, Schulungen bereitzustellen und dies nicht erfolgt ist, lassen Sie den Anbieter einen Zeitplan erstellen, um dies zu erledigen.

SCHRITT 3:Entwickle einen Spielplan

Jetzt, da Sie Ihre Liste der Probleme mit dem Implementierungsplan für CMMS-Software haben, ist es an der Zeit, einen klaren Spielplan zu entwickeln und ihn durchzuziehen. Bei Ihrer Problembewertung haben Sie möglicherweise die folgenden Fehler identifiziert:

• Nutzer wurden nicht richtig mit den richtigen Berechtigungen eingerichtet
• Nicht alle Geräte wurden hinzugefügt
• Vorbeugende Wartungsaufträge wurden nicht geplant
• Nutzer sind mit den Berichtstools, dem Festlegen von Messwerten und dem Ausführen von Berichten nicht vertraut
• Unzureichende Ausbildung

Sobald Sie Ihre Liste haben, ist es an der Zeit zu delegieren, wer für die Lösung der Probleme und einen akzeptablen Zeitrahmen für die Fertigstellung verantwortlich ist. Dies ist die Phase, um alle Unsicherheiten darüber zu beseitigen, was erforderlich ist.

Gehen Sie die Aufgaben mit den Verantwortlichen durch und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie sie ihre Aufgaben erledigen müssen, und dass sie über die Ressourcen verfügen, um sie zu erledigen.

Wenn beispielsweise Zeitpläne für die vorbeugende Wartung hochgeladen werden müssen, stellen Sie sicher, dass die verantwortliche Person weiß, wo sie die Einzelheiten des PM-Zeitplans findet und wie die Informationen so zusammengestellt werden können, dass sie in die CMMS-Software migriert werden können.

Einige der Aufgaben erfordern möglicherweise den Softwareanbieter. Ihr Softwareanbieter kann Ihnen beispielsweise beim Importieren und Neukonfigurieren von Daten sowie bei Schulungen behilflich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit Ihrem Kundenbetreuer in Verbindung setzen und ihn in den Prozess einbeziehen. Wundern Sie sich nicht, wenn hier zusätzliche Gebühren anfallen. Wenn Ihr Anbieter wie im Vertrag vereinbart geliefert hat und zusätzliche Arbeit erforderlich ist, können einige Servicegebühren anfallen.

SCHRITT 4:Verfolgen Sie den Fortschritt und ziehen Sie ihn durch

Nachdem die Aufgaben delegiert wurden und die Verantwortlichen wissen, was zu tun ist, sollten Sie unbedingt den Fortschritt verfolgen. Es ist wichtig zu kommunizieren, dass der Implementierungsplan für die CMMS-Software Priorität hat, und die Mitarbeiter dafür verantwortlich zu machen, ihn durchzusetzen. Da Zeitpläne festgelegt wurden, ist es wichtig, sich einzuloggen und Fortschrittsberichte zu erhalten.

Wenn Sie möchten, dass Ihre CMMS-Lösung erfolgreich ist, müssen Sie sie wie andere Projekte mit hoher Priorität behandeln, damit die Leute sich einreihen und sie ernst nehmen. Hoffentlich verläuft die Arbeit während Ihrer Besprechungen wie geplant. Wenn nicht, finden Sie den Grund heraus, passen Sie sie an, weisen Sie sie neu zu und tun Sie alles, was nötig ist, um die Arbeit zu erledigen.

SCHRITT 5:Abschließende Bewertung

Bevor Sie sagen, dass alles erledigt ist, gehen Sie Ihre Liste der Probleme durch und stellen Sie sicher, dass alle zufrieden sind, dass alle Probleme gelöst wurden. Jeder Punkt sollte genau betrachtet werden, wobei zu berücksichtigen ist, wo Sie waren, als Sie mit diesem Prozess begonnen haben, und wo Sie jetzt stehen.

Fragen Sie sich (und andere Benutzer):Sind Sie mit dem aktuellen Zustand zufrieden? Dies ist die Zeit, um festzustellen, ob etwas fehlt und nicht auf dem neuesten Stand ist. Es kann sein, dass Ihr Team das Problem nicht lösen konnte und Sie Unterstützung von Ihrem Anbieter benötigen. Denken Sie daran, sie einzubeziehen und um Hilfe zu bitten.

SCHRITT 6:Laufende Schulung

Wir können die Bedeutung der Ausbildung nicht genug betonen . Das Training sollte ein fortlaufender Prozess und keine einmalige Sache sein. Es gibt nur so viel, was Sie auf einmal aufnehmen können.

Wenn Sie sich mit Ihrer Wartungssoftware wohler fühlen, werden Sie besser in der Lage sein, mehr Merkmale und Funktionen zu nutzen.

Ihre Wartungssoftware wird wahrscheinlich von Zeit zu Zeit aktualisiert, und es ist wichtig, dass Ihre Benutzer diese neuen Funktionen kennen und sie verwenden können.

Erkundigen Sie sich unbedingt bei Ihrem Softwareanbieter nach laufenden Schulungen, kostenlosen Schulungs-Webinaren und Support. Halten Sie die Kommunikationslinie mit Ihrem Anbieter offen. Es wird sich auszahlen.

Wartungsmanagement-Software ist ein Tool, das Managern dabei hilft, verschiedene Aspekte ihrer Wartungsvorgänge zu verfolgen, von Arbeitsaufwand über Lagerbestände, Geräteausfallzeiten bis hin zu vorbeugender Wartung und mehr. Es allein ist keine Lösung, um alle Ihre Wartungsprobleme zu beheben.

Zu oft sieht das Management den Bedarf an Software, evaluiert eine Reihe von Optionen und entscheidet sich dann für ein CMMS-Paket. Was fehlt, ist eine gut geplante Implementierungsstrategie, die allen Benutzern der Wartungssoftware mitgeteilt wird. Das Unternehmen muss von seinem gesamten Team unterstützt werden, und die Benutzer müssen umfassend geschult werden, damit die Implementierung ein Erfolg wird.

Weitere Informationen zu einer erfolgreichen Implementierungsstrategie für CMMS finden Sie hier in unserem hilfreichen Beitrag zu häufigen Fallstricken bei Wartungssoftware oder Kontakt ein Hippo Software-Spezialist, um mehr über unsere Support-Services zu erfahren.

Quellen:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* zuverlässigkeitsweb.com