Die richtige CMMS wählen: Ein einfacher 3-Schritte-Leitfaden

Man kann wohl sicher annehmen, dass Sie, wenn Sie diesen Artikel gefunden haben, höchstwahrscheinlich über eine Alternative zu Ihrem aktuellen Wartungsmanagement-Ansatz nachdenken. Glücklicherweise sind Sie in guter Gesellschaft, da es eine wachsende Anzahl von Unternehmen aller Größen und über alle Branchen hinweg gibt, die auch nach effizienteren Wegen suchen, ihre Abläufe zu verwalten und damit ihre Bilanz zu verbessern. Erhöhter Marktplatzwettbewerb, wirtschaftliche Anforderungen und technologische Veränderungen sind die primären Motivatoren für einen Wechsel. Unternehmensinhaber erkennen auch, dass ihre traditionellen Bleistift-und-Papier-Ansätze zur Verfolgung von Geschäftsabläufen in der Lage sind, aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, begrenzt sind. Die Lösung für eine wachsende Anzahl von Unternehmen ist Computerized Maintenance Management System (CMMS) Software.

Was ist ein CMMS?

Für diejenigen, die mit Wartungsmanagementsystemen nicht vertraut sind: CMMS-Software ist hochentwickelt und nutzt Tausende von Datenpunkten, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt einem Benutzer einen Überblick über den Betrieb einer Anlage oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts liefern können. Sie eignen sich gut für Unternehmen, die eine breite Palette von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren abdecken, einschließlich Fertigung, Bergbau, Gesundheitswesen und Gastgewerbe, um nur einige zu nennen. In Bezug auf Funktionalität bieten diese Systeme Unternehmen die Möglichkeit, Lagerbestände zu überwachen, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Assets präventive Wartung benötigen.
Die CMMS-Softwarebranche strebt danach, an der Spitze von Technologie und Branchenveränderungen zu bleiben, indem sie sich kontinuierlich weiterentwickelt und auf die sich ständig ändernden Bedürfnisse ihrer Kunden reagiert. Jüngste Innovationen im Wartungsmanagement-Software umfassen sichere cloudbasierte Schnittstellen, mobile Gerätezugänglichkeit und papierlose Funktionalität, die die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöhen. Von all seinen Fähigkeiten ist präventive Wartung die eine Funktion, die den größten Reiz für die meisten Unternehmen ausübt, da sie vollständig automatisiert ist und nicht mehr darauf angewiesen ist, dass Wartungsmanager laufende Wartungschecks planen. Wie vorgesehen eingesetzt, bietet CMMS-Software Unternehmen die Möglichkeit für größere Effizienz und Produktivität mit einer hervorragenden Kapitalrendite (ROI) und einer verbesserten Bilanz.
Für diejenigen, die begonnen haben, die Welt des automatisierten Facility Managements mit Facility-Management-Software zu erkunden, mag die Aufgabe etwas entmutigend erscheinen; nicht nur wegen der Anzahl der Anbieter da draußen, sondern auch wegen der verschiedenen Optionen und Formate, die für potenzielle Käufer verfügbar sind. Wie Sie vielleicht bereits herausgefunden haben, gibt es viel Geschriebenes über die Auswahl der richtigen CMMS-Software für Ihr Geschäft. Hier hoffe ich, den Prozess zu vereinfachen, indem ich viel der verfügbaren Informationen in drei einfache Schritte konsolidiere. Dies wird helfen, Ihre Suche zu straffen und Sie dann bei informierten Entscheidungen zu leiten.

CMMS-Funktionsanforderungen bestimmen

Ein wichtiger Ausgangspunkt bei der Auswahl einer CMMS-Software ist, klar zu sein, was Sie in einer Wartungsmanagement-Software benötigen und wie Sie sie nutzen möchten. Um diese Bestimmung zu treffen, ist es am besten, ein Team von Wartungspersonal zusammenzubringen, um die Herausforderungen zu diskutieren, die mit dem derzeitigen Wartungsansatz verbunden sind, und was nötig ist, um sie zu überwinden. Zum Beispiel kämpfen einige Unternehmen mit der Verwaltung von Arbeitsaufträgen. In diesen Fällen wird ein automatisiertes CMMS-Softwaresystem, das den Zugriff auf das System über mobile Geräte ermöglicht, von Vorteil sein. Für schnell wachsende Unternehmen ist es wichtig, ein System auszuwählen, das das Wachstumspotenzial eines Unternehmens berücksichtigt, indem es auf steigende und sich ändernde Geschäftsbedürfnisse reagiert. Schließlich berücksichtigen Sie die Ressourcen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens. Dies ist besonders wichtig bei der Wahl zwischen cloudbasierten und On-Site-CMMS-Softwareformaten. Wenn Ihr Unternehmen keinen internen Tech-Mitarbeiter hat, der das System warten kann, wäre es am besten, ein benutzerfreundliches und wartungsfreies cloudbasiertes System auszuwählen. Da der Erfolg von CMMS-Software von angemessener und regelmäßiger Nutzung abhängt, wird die Auswahl eines Systems, das einfach zu bedienen ist, das Wartungspersonal motivieren, es anzunehmen. Um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung gut zu Ihrem Geschäft passt, erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie basierend auf Ihren Bedürfnissen und Fähigkeiten suchen.

Bestimmen, was Sie auszugeben bereit sind

Der Kauf eines CMMS-Softwaresystems ist eine große Investition in Bezug auf Zeit, Geld und Ressourcen. Es gibt eine breite Palette von Paketen, die eine Vielzahl von Funktionen und Unterstützungen bieten. Achten Sie darauf, was Anbieter in ihrem Basispreis enthalten, da oft die günstigeren Pakete keinen laufenden technischen Support beinhalten. Während On-Site-CMMS-Softwareformate mit einem höheren Vorabpreisschild kommen, erfordern cloudbasierte Formate jährliche Abonnementgebühren. Da Zeit Geld ist, berücksichtigen Sie die Kosten der CMMS-Software-Implementierung im Haus versus den Anbieter, der ein Audit durchführt. Wägen Sie sorgfältig die Gesamtkosten der CMMS-Software ab, einschließlich der Kosten für internen Tech-Support für On-Site-Systeme und aller anderen Add-On-Optionenkosten für alle Systemformate und Pakete.

Zukünftige Bedürfnisse und Expansion berücksichtigen

Da der Wechsel zu einem CMMS eine langfristige Verpflichtung sein soll, ist es entscheidend, zu berücksichtigen, was vor uns liegt. Genau wie Veränderungen in der Industrie, Technologie und dem wirtschaftlichen Klima Geschäftsinhaber motiviert haben, ihre tabellenkalkulationsbasierten Betriebsmanagements durch automatisierte CMMS-Software zu ersetzen, ist es wichtig, bei der Wahl eines Systems in die Zukunft zu blicken in Bezug auf Unternehmenswachstumspotenzial und Veränderung. Obwohl es unmöglich ist, die Zukunft vorherzusagen, können die Wachstumshistorie eines Unternehmens sowie Branchentrends einen Hinweis darauf geben, was erwartet werden könnte. Die Schlüsselfragen sind Anpassbarkeit und Expansionspotenzial. Ein CMMS-Softwaresystem, das robust und reflexiv ist, bedeutet, dass es Veränderungen aufnehmen kann, wann und wenn sie eintreten.

Die Entscheidung, ein CMMS zu kaufen, ist eine große und sollte nicht leichtfertig getroffen werden. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie Ihre Recherche. Sprechen Sie mit mehreren Anbietern und stellen Sie Fragen. Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse, Fähigkeiten und das Budget Ihres Unternehmens mit dem Produkt übereinstimmen, das Sie in Betracht ziehen.