Equipment Tracking Software:Optimieren Sie Ihr Wartungsmanagement

Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-Systeme haben den täglichen Betrieb von Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen revolutioniert, darunter Fertigung, Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Einzelhandel usw. Geräteverfolgungssoftware sind ausgeklügelte und robuste Facility-Management-Softwaresysteme, die die Arbeit verfolgen Bestellungen, erstellen Sie schnell genaue Berichte und bestimmen Sie sofort, welche Anlagen eines Unternehmens eine vorbeugende Wartungssoftware benötigen. Die zunehmende Verlagerung hin zu diesen Systemen beruht auf ihrer Fähigkeit, Geschäftsabläufe zu automatisieren, Produktionsausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer von Geräten zu erhöhen. Mit voll funktionsfähigen Managementsystemen können Unternehmen eine Steigerung ihres Return on Investment (ROI) realisieren.

Einer der kritischsten Aspekte einer erfolgreichen CMMS-Implementierung ist sicherzustellen, dass alle eingegebenen Daten sowohl vollständig als auch korrekt sind. Da Computerprogramme nicht in der Lage sind, zwischen guten und schlechten Daten zu unterscheiden (oder die Quellen fehlender Daten zu identifizieren), sind die Personen, die für die Einrichtung des Managementsystems ihres Unternehmens verantwortlich sind, dafür verantwortlich, dass das System das tut, wofür es entwickelt wurde. Im Folgenden finden Sie fünf einfache Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Geräte und Vermögenswerte des Unternehmens ihren Weg in das Verwaltungssoftwareprogramm finden.

1. Legen Sie fest, welche Assets und Geräte Sie in Ihr CMMS-Inventar aufnehmen möchten

Jedes Unternehmen ist einzigartig, ebenso wie seine Ausrüstung und Vermögenswerte. Bei der Entscheidung, welche Artikel inventarisiert werden sollen, ist es wichtig, die Bedürfnisse und Prioritäten eines Unternehmens zu berücksichtigen. Beispielsweise sind Produktionsmaschinen und -teile für den Fertigungsbetrieb unerlässlich, und mechanische, elektrische und sanitäre Anlagen sind für Bürogebäude und große Einrichtungen von entscheidender Bedeutung. Schreibtische, Tische, Computer und AV-Geräte sind für Schulen und Universitäten unerlässlich. Neben der Bestimmung der wesentlichen zu inventarisierenden Ausrüstung müssen auch Entscheidungen in Bezug auf sekundäre Vermögenswerte berücksichtigt werden. Dies können Fahrzeuge, aber auch Lagerware wie Bürobedarf, Putzmittel, Werkzeuge etc. sein

2. Legen Sie fest, welche Asset-Details Sie für Ihr CMMS sammeln möchten

Idealerweise ist es am besten, so viele Informationen wie möglich über die Ausrüstung und Vermögenswerte eines Unternehmens in das System einzugeben. Da dies jedoch Zeit und Mühe kostet, müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, wie umfassend eine Ausrüstungs- und Anlagenliste sein sollte. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass je größer eine Operation ist, desto mehr Daten werden vorhanden sein. Für die meisten Unternehmen sind große operative und mechanische Beteiligungen am wichtigsten und sollten daher die größte Aufmerksamkeit für Details erhalten. Zu den relevanten Informationen, die hinzugefügt werden müssen, gehören:

• Seriennummern
• Standorte
• Barcodes
• Bilder
• Handbücher und Dokumente
• Herstellerangaben
• Termine (Installation, Garantieablauf, Inspektion)
• Assoziierte Anbieter
• Zugehörige Ersatzteile und Lieferanten

Beim Sammeln von Geräte- und Anlagendaten für Ihre CMMS-Software kann es hilfreich sein, eine formatierte Tabelle zu erstellen, die unter den Abteilungsleitern verteilt und von ihnen aktualisiert werden kann. Auf diese Weise können Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen, die Zugriff auf bestimmte Ausrüstungsdetails haben, bei der Erstellung einer Master-Asset-Liste zusammenarbeiten. Durch die Verwendung eines Cloud-basierten Programms können Teammitglieder Dokumente in Echtzeit aktualisieren.

3. Weisen Sie Personen zu, die für die CMMS-Datenerfassung mit Zeitplänen verantwortlich sind

Es besteht kein Zweifel, dass die Einrichtung eines Softwaresystems für die Gerätewartung Zeit und Energie kostet. Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, eine Strategie zu entwickeln, die den Prozess lenkt. Wenn ein Team für die Erstellung einer Ausrüstungsliste verantwortlich ist, dann ist es wichtig, dass jedes Teammitglied gut über die Gesamtaufgabe sowie die Aufgaben, für die es verantwortlich ist, informiert ist. Das Festlegen realistischer Zeitpläne für die Erstellung einer Bestandsliste bietet einen Rahmen für die Aufgabenerledigung. Das Folgende bietet eine Vorstellung davon, wie realistische Zeitpläne aussehen sollten:

• Unternehmen mit 0-100 Vermögenswerten:30 Tage
• Unternehmen mit 200 Assets:45 Tage
• Unternehmen mit 201 – 500 Assets:60 Tage
• Unternehmen mit 501–1000 Assets:90–120 Tage

Außerdem sollten regelmäßige wöchentliche oder zweiwöchentliche Fortschrittskontrollen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Aufgabe im Zeitplan bleibt.

Große Unternehmen oder solche mit vielen Vermögenswerten können sich dafür entscheiden, die Aufgabe der Prüfung von Geräten auszulagern. Bei der Bestimmung dieses Problems müssen Unternehmen die Kosten für die Beauftragung eines externen Anbieters zur ordnungsgemäßen und effizienten Ausführung dieser Aufgabe gegen die Opportunitätskosten abwägen, die mit der Zeit verbunden sind, in der Mitarbeiter von ihren regulären Aufgaben abgezogen werden.

4. Lassen Sie sich vom IPS-Anbieter beraten

Unternehmen, die bereits über eine Online-Gerätebestandsliste verfügen und diese auf ein CMMS migrieren möchten, können potenzielle Anbieter dabei unterstützen, zu verstehen, was zu tun ist. Kunden können sich dafür entscheiden, die Daten selbst zu migrieren oder den Anbieter dies für sie tun lassen. Diejenigen, die die Zeit haben und sicher sind, die technischen Aspekte der CMMS-Implementierung zu handhaben, finden möglicherweise die Migration ihrer Daten vorzuziehen. Wenn Sie gleich loslegen möchten, keine Probleme haben und die Arbeit von Anfang an erledigt haben möchten, bieten CMMS-Anbieter schlüsselfertige Einrichtungsoptionen an.

5. Überprüfen und bereinigen Sie die CMMS-Gerätedatenliste

Der letzte Schritt bei der Erstellung einer Geräte- und Inventarliste besteht darin, auf Fehler zu prüfen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen gesammelt wurden. Der letzte Schritt beinhaltet Folgendes:

• Bestätigen, dass die Inventarliste vollständig ist (es wird empfohlen, ein zweites Paar Augen einzuholen)
• Überprüfen Sie, ob die Rechtschreibung korrekt ist (Rechtschreibfehler signalisieren mangelnde Glaubwürdigkeit)
• Bilder sind klar und entsprechend formatiert, um auf verschiedenen Geräten angezeigt zu werden
• Auf alle Handbücher und Dokumente wird verwiesen
• Geräte- und Asset-Standorte sind korrekt

Das Hinzufügen einer Ausrüstungsverfolgungssoftware zu einem Betrieb erfordert viel mehr als eine finanzielle Investition. Es erfordert Zeit und Energie, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das System das tut, wofür es entwickelt wurde. Die Erstellung eines umfassenden Geräte- und Asset-Inventars, das ordnungsgemäß in das System eingegeben wird, ist für ein erfolgreiches Ergebnis unerlässlich. Zu diesem Zweck bieten die Anbieter ihren Kunden gerne Beratung zu Optionen für die Implementierung von Wartungsmanagement-Software an. Unabhängig von der gewählten Option bieten IPS nach Abschluss der Systemeinrichtung Unternehmen eine vollautomatische Möglichkeit, sicherzustellen, dass der Betrieb optimal funktioniert und gleichzeitig Zeit, Energie und Geld spart.

Wir bei Hippo CMMS wissen, dass die ersten 6 Monate der Implementierung die kritischsten für den Kundenerfolg sind. Wenn Sie nicht von allen Benutzern unterstützt werden und die Akzeptanz gering ist, ist die Chance, dass die CMMS-Implementierung ein Erfolg wird, nicht vielversprechend. Aus diesem Grund investieren wir stark in unseren Kunden-Onboarding-Prozess. Wenn Sie unseren unschlagbaren Kundenservice und unsere benutzerfreundliche Software erleben möchten, können Sie sie 30 Tage lang kostenlos testen!