10 Tipps für Unternehmen zur Verbesserung der Arbeitsauftragsverwaltung

In den letzten drei Jahrzehnten hat sich das Betriebsmanagement von Unternehmen stark weiterentwickelt. Schwankende wirtschaftliche Bedingungen, zunehmender Wettbewerb auf den Märkten und eine Hinwendung zur Computertechnologie sind weitgehend dafür verantwortlich, dass Unternehmen in allen Sektoren einen „intelligenteren“ Betriebsansatz verfolgen. Um profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben, erkennen Unternehmen die Notwendigkeit einer gesteigerten Geschäftseffizienz durch Ressourcen-, Material- und Zeiteinsparungen. Ein Schlüsselaspekt eines effektiven Betriebsmanagements ist ein effizientes Arbeitsauftragsmanagement. Im Folgenden finden Sie zehn Tipps zur Verbesserung dieses Prozesses:

1. Erwägen Sie eine Umstellung von papierbasierten Methoden des Betriebsmanagements auf digitale Formate.

Tabellenkalkulationen bieten eine hervorragende Arbeitsauftragsverwaltungslösung für kleine und einige mittelständische Betriebe, die weniger als 20 Arbeitsaufträge monatlich bearbeiten. Eine Tabelle wird mit einem Computerprogramm wie Microsoft Excel oder Lotus 1-2-3 erstellt. Bei der Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware können Daten, die in Spalten und Zeilen angeordnet sind, erfasst, angezeigt und bearbeitet werden. Tabellenkalkulationen sind so konzipiert, dass sie numerische Daten und kurze Textzeichenfolgen enthalten sowie Datenbeziehungen grafisch darstellen. Andererseits ist für größere Einrichtungen – diejenigen, die mehr als 20 monatliche Arbeitsaufträge verwalten – eine Arbeitsauftragsverfolgungssoftware wie eine Computerized Maintenance Management Software (CMMS) die optimalere Wahl, da diese Systeme Arbeitsaufträge verfolgen, schnell genaue Berichte erstellen können, und sofort feststellen, welche ihrer Anlagen eine vorbeugende Wartung oder Reparatur erfordern. Zu den jüngsten Innovationen in der Software gehören sichere Cloud-basierte Schnittstellen, mobile Zugänglichkeit über Smartphones und Tablets und die völlige Papierlosigkeit, was diese Systeme für Unternehmen noch attraktiver macht.

2. Unterscheiden Sie zwischen reaktiver und vorbeugender Wartung

Reaktive Wartung wird durchgeführt, wenn ein Gerät unerwartet ausfällt. In diesem Fall wird der Betrieb eingestellt, bis das Gerät repariert ist. Manchmal kann es erforderlich sein, dass ein benötigtes Teil bestellt werden muss, wenn es nicht auf Lager ist. Auf der anderen Seite umfasst die vorbeugende Wartung die Überprüfung von Geräten, während sie noch in Betrieb sind, mit dem Ziel, Einstellungen vorzunehmen und kleine Teile auszutauschen, um unerwartete Ausfälle und Ausfälle zu vermeiden. Da die vorbeugende Wartung während Betriebsstillstandszeiten geplant werden kann und wenn die erforderlichen Teile verfügbar sind, werden Betriebsunterbrechungen minimiert und die Lebensdauer der Ausrüstung verlängert.

3. Implementieren Sie einen vorbeugenden Wartungsplan

Es ist wichtig, einen vorbeugenden Wartungsplan zu entwickeln, um die ungeplante reaktive Wartung zu verringern. Dadurch können Kosten gesenkt, Ressourcen besser verteilt und Zeitmanagement effizienter gestaltet werden. Durch die Planung der vorbeugenden Wartung können Facility Manager Techniker einsetzen, um an Ausrüstungsteilen basierend auf niedrigen Nutzungszeiten und auch nach Einrichtungsstandort zu arbeiten, sodass mehrere Teile gleichzeitig gewartet werden können.

4. Verknüpfen Sie den Arbeitsauftrag mit Anlagen

Bei der Planung eines vorbeugenden Wartungsplans und später bei der Überprüfung des gesamten Wartungsverlaufs kann die Verknüpfung von Arbeitsaufträgen mit Anlagen eine vorteilhafte Strategie sein. Dies beinhaltet das Zuordnen eines Gebäudes und Standorts zu seiner Ausrüstung (d. h. Dacheinheiten wie Abluftventilator, Lüftungsgerät, Klimaanlage). Durch die Einrichtung dieser Zuordnungen können Manager die Technikerzeit verkürzen und Geräte anhand ihres Standorts in ihren Wartungsverlaufsberichten identifizieren.

5. Erstellen und verwenden Sie Vorlagen und Standardarbeitsanweisungen

Da Effizienz und Rentabilität primäre Ziele sind, ist es sinnvoll, dass Wartungsmanager Verfahren implementieren, die diesen Prozess unterstützen. Das Erstellen von Checklistenvorlagen und Protokollen für die Wartung beseitigt das Rätselraten für Techniker und stellt sicher, dass sie die Betriebsstandards für jedes Gerät einhalten. Standardisierte Wartungsvorlagen für Arbeitsaufträge reduzieren Fehler und Verwirrung und erhöhen gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass sie ordnungsgemäß verarbeitet werden.

6. Verwenden Sie mobile Geräte, um Arbeitsaufträge zu verwalten

Mobile Geräte sind ein hervorragendes Tool zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, indem sie der Aufgabe zeitsparende Portabilität hinzufügen. Mit der Arbeitsauftrags-App können Wartungsmanager Arbeitsaufträge vor Ort einreichen, ohne warten zu müssen, bis sie zu ihren Desktop-Computern zurückkehren, um dies zu tun. Mit anderen Worten, Arbeitsaufträge können unterwegs gesendet werden, was die Reaktionszeit verkürzt. Bei der Verwendung eines CMMS können Techniker einen Arbeitsauftrag direkt von ihren Telefonen oder Tablets aus erstellen, ändern oder aktualisieren. Außerdem verfügen diese Systeme über integrierte Kamera- und Barcode-Funktionen, die Fehler reduzieren und wiederum Zeit bei der Bestellung von Teilen sparen. Mit dem Scannen von Barcodes mit mobilem Zugriff ist es nicht mehr erforderlich, Datenbanken von Geräteherstellern mit Schlüsselwörtern und Filtern nach Handbüchern zu durchsuchen. Stattdessen können Arbeitsaufträge genau erstellt werden, wenn ein Strichcode einfach mit einem Smartphone oder Tablet gescannt wird.

7. Legen Sie realistische Fälligkeitsdaten fest

Da Zeit Geld ist, ist die Festlegung einer realistischen Reparaturzeit von entscheidender Bedeutung. Durch die genaue Schätzung der Zeit, die ein Gerät außer Betrieb sein wird, sind Wartungsmanager in der Lage, alternative Planungspläne mit dem Ziel zu erstellen, den Gesamtbetrieb aufrechtzuerhalten.

8. Weisen Sie Arbeit nach Möglichkeit internen Technikern zu

Da Reparaturen kostspielig sein können, ist es am besten, nach der kostengünstigsten Methode zu suchen, um sie durchführen zu lassen. Große Unternehmen mit zahlreichen Vermögenswerten werden wahrscheinlich feststellen, dass eigene interne Techniker die günstigste Lösung in Bezug auf Zeitersparnis und Gesamtkosten sind. Hausinterne Techniker sind jederzeit verfügbar, wodurch Ausfallzeiten der Geräte minimiert werden. Mit diesem Ansatz sind Wartungsmanager in der Lage, Verantwortlichkeiten zu verwalten, die Zeit bis zur Fertigstellung zu überwachen, Arbeitskosten aufzuzeichnen sowie Reparaturtrends zu beobachten und für die Zukunft zu planen. Für kleine Betriebe kann es kostengünstiger sein, Techniker von Drittanbietern einzusetzen, anstatt interne Dienstleister zu beauftragen. Durch die gleichzeitige Wartung mehrerer Geräte (bei Verwendung eines vorbeugenden Wartungsprogramms) ist die Untervergabe von Wartungsarbeiten eine optimale Wahl.

9. Verfolgen Sie externe Ausgaben von Lieferanten und Händlern

Um zu beurteilen, ob ein interner Reparaturtechniker gerechtfertigt ist, kann es hilfreich sein, die externen Ausgaben von Lieferanten und Anbietern sowie die Kosten für Geräteausfallzeiten im Auge zu behalten. Wenn die Kosten für die Inanspruchnahme von Reparaturdiensten Dritter (einschließlich des Kaufs ihrer Teile) die Kosten für die Einstellung eines Technikers übersteigen, wird die Lösung klar.

10. Verfolgen und erfassen Sie alle Kosten, Teile, Verbrauchsmaterialien, Arbeitskräfte und externen Auftragnehmer

Bei der Bewertung der Gesamtbetriebskosten sind die Kosten für Lieferungen, Arbeitskräfte und externe Auftragnehmer wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Durch die zeitliche Verfolgung dieser Kosten sind Wartungsmanager in der Lage, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie in Zukunft Gelder und Ressourcen am besten zuweisen.

Fazit

Die Geräte eines Unternehmens effizient am Laufen zu halten, ist wahrscheinlich das wichtigste Ziel von Wartungsmanagern. Die Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsaufträgen ist ein Mittel, um dieses Ziel zu erreichen. Kenntnisse über die Anlagen einer Einrichtung und deren Standorte, die Entwicklung eines planmäßigen vorbeugenden Wartungsplans, die Erstellung standardisierter Arbeitsauftragsvorlagen und die Integration der Technologie mobiler Geräte können Fehler und unnötige Ausfallzeiten der Geräte minimieren. Darüber hinaus tragen diese Strategien dazu bei, die Lebensdauer der Geräte zu verlängern und das Zeitmanagement und die Arbeitsauslastung zu verbessern und letztendlich die Gesamtkosten zu senken und die Gewinnmargen zu erhöhen. Das Finden des optimalen Arbeitsauftragsfahrzeugs, sei es eine Tabellenkalkulation oder eine Arbeitsauftragssoftware, ist ein wichtiger erster Schritt zur Erzielung von Betriebseffizienz.