Eignet sich CMMS-Software gut für kleine Unternehmen?

CMMS-Software für kleine Unternehmen

Laut dem Office of Advocacy der US Small Business Administration (SBA) gab es im Jahr 2016 28,8 Millionen Kleinunternehmen, was 99,7 Prozent aller US-Unternehmen entspricht. Diese Unternehmen beschäftigten 56,8 Millionen Menschen, was 48 % aller US-Beschäftigten in einem breiten Spektrum von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren entspricht (United States Small Business Profile, 2016). Kleine Unternehmen bilden einen wichtigen Teil der Wirtschaftslandschaft und laut dieser Statistik; Sie sind definitiv eine wirtschaftliche Kraft, mit der man rechnen muss.

Was macht ein kleines Unternehmen aus und welchen Herausforderungen stehen sie gegenüber? Zunächst einmal unterscheiden sich kleine Unternehmen in Größe, Struktur und Umsatz. Die US Small Business Administration legt Standards für kleine Unternehmen fest, aber im Allgemeinen nennt die Agentur einen Umsatz von 35,5 Millionen US-Dollar und 1500 Mitarbeiter als Schwellenwerte für die Aufnahme in diese Kategorie. Beispielsweise decken kleine Unternehmen die gesamte Bandbreite an Betrieben ab, darunter von einem einzelnen Betreiber geführte Betriebe und „Tante-Emma-Betriebe“ an einem Ende bis hin zu Start-ups, gemeinnützigen Organisationen und bis hin zu mittelgroßen und großen Betrieben am anderen Ende. Zusammen mit der Vielfalt in Größe und Umfang innerhalb des Kleinunternehmenssektors kommen eine Reihe von Herausforderungen; Viele von ihnen ähneln denen, mit denen große Unternehmen konfrontiert sind. Dazu gehören verstärkter Marktwettbewerb, wirtschaftliche Anforderungen und technologische Veränderungen. Für kleine Unternehmen mit mehreren und komplexen Anlagen, Inspektionsanforderungen, Sicherheitsbedenken und mehreren Standorten ist ein Wartungsmanagement-Ansatz, der mit diesen Anforderungen Schritt hält, unerlässlich. Aus diesen Gründen haben sich kleine Unternehmen ihren großen Geschäftskollegen angeschlossen, um Wege zur Verbesserung ihrer Instandhaltungsstrategie zu suchen.

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Lösung für das Wartungsmanagement

Bis vor kurzem verließen sich Unternehmen aller Größen hauptsächlich auf „Bleistift und Papier“ oder Tabellenkalkulationsansätze für das Wartungsmanagement. Obwohl zu seiner Zeit nützlich, stellt eine zunehmende Zahl von Geschäftsinhabern nun fest, dass diese Ansätze ihre Wartungsziele verfehlt haben, insbesondere wenn es um die zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit Zeit, Ressourcen und Personalzuweisungen geht. Mit dem Ziel, besser, schneller, intelligenter und schlanker zu funktionieren, sind Unternehmen motiviert, Wege zu finden, um die Betriebseffizienz zu verbessern, indem sie Kosten senken, Zeit und Ressourcen sparen und letztendlich einen höheren Return on Investment (ROI) erzielen. Angesichts dieser Einschränkungen und Ziele im Vordergrund wenden sich Geschäftsinhaber zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Wartungsmanagementlösung zu.

Für diejenigen, die automatisierte Wartungsmanagementsysteme als Alternative zu manuellen erwägen, ist es wichtig zu beachten, dass CMMSs zur bevorzugten Wartungsmanagementlösung für Unternehmen geworden sind, die eine Vielzahl von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren repräsentieren. Diese ausgeklügelte und robuste Wartungsmanagementsoftware nutzt Tausende von Datenpunkten, die einem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Anlage oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts bieten. Sie haben die Möglichkeit, Lagerbestände zu überwachen, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und, was am wichtigsten ist, sie können sofort feststellen, welche Unternehmensanlagen einer routinemäßigen vorbeugenden Wartung bedürfen. CMMS bieten Kleinunternehmern eine effiziente Facility-Management-Software, die im Laufe der Zeit Vorteile wie erhöhte organisatorische Effizienz, längere Lebensdauer der Geräte, besseres Zeitmanagement und bessere Arbeitsauslastung und letztendlich geringere Kosten und höhere Gewinne bietet.

CMMS-Vorteile für kleine Unternehmen

Ein wesentlicher Vorteil von Wartungsmanagementsystemen ist ihre Anpassbarkeit. Das bedeutet, dass die CMMS-Wartungssoftware die individuellen Anforderungen großer und kleiner Unternehmen mit unterschiedlicher Anzahl von Anlagen, Benutzern, Standorten und vorbeugenden Wartungsanforderungen erfüllen kann. Automatisierte Systeme haben auch die Fähigkeit, sich an die sich ändernden Bedürfnisse von Organisationen anzupassen, wenn sie wachsen und neu formulieren. Die Verwendung einer CMMS-Wartungssoftware bedeutet, dass sich das System an die Organisation anpasst und nicht die Organisation an das System. Im Folgenden finden Sie eine Liste weiterer Funktionen, die sich gut für kleine Unternehmen eignen:

Cloud-basierte Software – Viele CMMS-Software bieten eine Cloud-basierte Bereitstellung, was bedeutet, dass auf sie über den Server eines Anbieters zugegriffen wird, wobei alle Wartungs- und Upgrades remote bereitgestellt werden. Es ist keine interne Systembetreuung oder zusätzliche Sicherheitssoftware erforderlich. Cloudbasierte Systeme nehmen Ihnen die Arbeit, die Sorgen und die zusätzlichen Kosten für Wartung und Upgrades ab.

Benutzerzugriffsfunktionen – CMMS ermöglichen es, Benutzern basierend auf Sicherheit, Rollenbeschreibungen oder anderen Erwägungen verschiedene Ebenen des Systemzugriffs zuzuweisen. Während Wartungsmanagern umfassender Zugriff auf das System zugewiesen werden kann, kann Wartungstechnikern eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Bereiche des Systems zugewiesen werden.

Mobiler Zugriff und Portabilität – Eine der attraktivsten Funktionen der CMMS-Wartungssoftware ist der Zugriff auf mobile Geräte, der es Wartungstechnikern ermöglicht, Arbeitsaufträge zu erteilen, Lagerbestände zu überprüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen usw., während sie im Feld sind. Der Zugriff auf ein CMMS-Dashboard von jedem Gerät mit Internetverbindung ist eine enorme Zeitersparnis, da unnötige Zeitverzögerungen reduziert werden, wenn Sie sich auf Bürocomputer verlassen müssen, um diese Aufgaben zu erledigen.

Bilderfassungsfunktionen – Der Zugriff auf mobile Geräte ermöglicht es dem Wartungspersonal auch, Bilder per Barcode-Scanning und Fotos zu erfassen. Diese integrierten CMMS-Funktionen sind in der Lage, reparaturbedürftige Geräte genau zu identifizieren und ein gescanntes Bild des Barcodes eines zu ersetzenden Teils zu erfassen. Beide Funktionen reduzieren oft kostspielige Verzögerungen im Zusammenhang mit Fehlern bei der Wartung eines Gerätes oder der Bestellung eines Teils.

Zugriff auf Architekturzeichnungen – Architekturzeichnungen, auch Blaupausen genannt, sind eine Wiedergabe eines architektonischen Entwurfs als Draufsicht und/oder Ansicht eines Gebäudes oder einer Struktur. Viele CMMS ermöglichen den Zugriff über das System-Dashboard und bieten eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort von Geräten sowie elektrische und sanitäre Anlagen zu identifizieren, die sich auf deren Funktion auswirken können.

CMMS-Unterstützung – CMMS-Wartungssoftware ist nur so gut, wie sie implementiert und verwendet wird. Während der Implementierungsphase eines automatisierten Systems werden alle kritischen Daten zu Inventar, Assets und Benutzern zusammen mit der Konfiguration von präventiven Wartungsplänen eingegeben. CMMS-Anbieter bieten Kunden für Implementierungszwecke die Wahl zwischen internen Audits oder Remote- und telefonischem technischen Support. Zusätzlich zu diesen Unterstützungen enthalten viele CMMS-Unternehmen in ihren Systempaketen eine Vielzahl von Onboarding- und fortlaufenden Ressourcen, um Benutzer bei der Systemnutzung im Laufe der Zeit zu unterstützen. Diese Ressourcen sind als Online-Handbücher, Videos, E-Mail-, Chat- und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischer Support verfügbar.

Schlussfolgerung

Kleine Unternehmen sind ein wichtiger Teil der Wirtschaft. Als solche stehen sie vor der Herausforderung, die effektivsten Wege zu finden, um Betriebs- und Wartungseffizienzen zu erreichen. CMMS sind so konzipiert, dass sie die unterschiedlichen Anforderungen aller Unternehmen jetzt und in Zukunft erfüllen.