Entdecken Sie Ihre besten CMMS-Softwarefunktionen

Die Wahl der richtigen CMMS-Software kann überwältigend sein. Es gibt so viele verschiedene Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, und das gesamte Projekt hat viele bewegliche Teile. Aber die richtige IPS-Lösung zu finden, ist wie jede andere komplexe Aufgabe:Alles ist möglich, wenn man es in kleinere Schritte aufteilt. Als Erstes erstellen Sie also eine Liste der spezifischen Probleme, die Sie lösen müssen. Schritt Zwei:Finden Sie die CMMS-Funktionen, die direkte Lösungen sind.

Um diesen zweiten Schritt zu erleichtern, lassen Sie uns einige der wichtigen Funktionen der CMMS-Software durchgehen, sehen, wie sie funktionieren, und herausfinden, wie sie einen Großteil des aktuellen Stresses und der Sorgen aus Ihrem Job entfernen können.

CMMS-Softwarefunktionen, die das Team auch unterwegs auf dem Laufenden halten

Viele der Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen, sind darauf zurückzuführen, dass Sie mit schwachen Kommunikationskanälen zu kämpfen haben. Da es schwierig ist, die richtigen Informationen an das Team weiterzugeben, erfordert es viel zusätzliche Arbeit, Zeit und Energie zu verschwenden, um etwas zu erledigen. Moderne Facility-Management-Software macht es einfach, die richtigen Daten in die richtigen Hände zu bekommen.

Top-Funktionen der CMMS-Software:Arbeitsaufträge und Vorlagen voller Daten

Mit althergebrachten Wartungsmanagementmethoden ist es oft schwierig, genügend Informationen in Arbeitsaufträge zu bekommen. Auf Papier basierende Arbeitsaufträge haben nicht genug Platz und DIY-Tabellen sind oft schwer zu lesen. Die Ergebnisse?

Techniker verschwenden viel Zeit und vergeuden Ihre gesamte Zeit mit Schraubenschlüsselzahlen. Anstatt mit den richtigen Teilen und Materialien vor Ort zu sein, kommen die Techniker zur Anlage, nur um festzustellen, dass sie nicht das haben, was sie brauchen, um die Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, zurück ins Büro oder den Vorratsraum zu laufen. Und selbst wenn sie die richtigen Teile und Materialien haben, fehlt ihnen möglicherweise das spezifische Know-how. Dies gilt insbesondere für Nachwuchstechniker, die mit Ihren Anlagen und Ihrer Ausrüstung weniger vertraut sind. Wenn sie auf ein Hindernis stoßen, verschwenden sie am Ende nicht nur ihre eigene Zeit, sondern auch die Zeit und Aufmerksamkeit der erfahreneren Techniker, die sie ausfindig machen und dann um Hilfe rufen müssen.

Und viel schlimmer als ein Techniker, der nicht weiß, wie man eine Aufgabe erledigt, ist einer, der selbstbewusst Aufgaben konsequent falsch macht. Wenn Mitglieder des Wartungsteams es beflügeln, kann dies zu unzuverlässiger Arbeit führen, die wiederholt werden muss, oder sogar zu kostenintensiven Ausfällen führen. Und selbst wenn eine On-the-Fly-Lösung funktioniert, haben Sie immer noch das Problem, dass Sie sie nicht replizieren können. Nehmen wir zum Beispiel an, als der Gabelstapler das letzte Mal aufhörte zu arbeiten, war einer der Techniker in der Lage, ihn in zehn Minuten wieder zum Laufen zu bringen, und es gab in den nächsten sechs Wochen nie ein Problem. Aber jetzt ist Woche sieben, der Gabelstapler ist wieder ausgefallen, und dieses Mal kann sich niemand an diese magische Lösung erinnern. Und der Techniker, der es vor Wochen geschafft hat, es zu reparieren? Im Urlaub, in einem anderen Job oder im Ruhestand.

Moderne Arbeitsauftragssoftware löst diese Probleme, indem sie es einfach macht, alles einzubeziehen, was Techniker für einen effizienten und ordnungsgemäßen Abschluss benötigen, einschließlich:

• Umfassende Wartungs- und Reparaturhistorien
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Anpassbare Checklisten
• Digitale Betriebs- und Wartungshandbücher, Schemata und zugehörige Bilder
• Zugehörige Teile und Materialien
• Interaktive Grundrisse und Lagepläne

Wenn jetzt ein Techniker vor Ort eintrifft, verfügt er über das richtige Inventar und Know-how. Die Arbeit wird jedes Mal richtig erledigt.

Top-Funktionen der CMMS-Software:vorbeugende Wartungsplanung

Es ist großartig, Arbeitsaufträge mit vielen Informationen zu haben, aber Sie möchten sie nicht generieren, wenn Probleme auftauchen. Stattdessen benötigen Sie eine Asset-Management-Lösung, mit der Sie der Wartungskurve einen Schritt voraus sind. Einige On-Demand-Arbeitsaufträge sind nur eine Tatsache des Lebens, aber indem Sie sich auf die vorbeugende Wartung konzentrieren, können Sie dafür sorgen, dass Ihre Anlagen und Geräte mit weniger Zeit und Geld länger halten. Das Beste ist, dass mehr von Ihrer Arbeit erledigt wird, wenn es sowohl für Sie selbst als auch für andere Abteilungen im gesamten Unternehmen am sinnvollsten ist. Anstatt eine Druckmaschine am späten Freitagnachmittag zu reparieren, wenn die Produktionslinie am Montag auf Hochtouren laufen sollte, können die Techniker Inspektionen und routinemäßige Wartungsarbeiten zwischen den Schichten am Mittwochmorgen durchführen, wenn die Produktionslinie bereits zu 75 % ausgelastet sein soll .

Es ist immer einfach, über die Vorteile der vorbeugenden Wartung zu sprechen, aber viel schwieriger, ein robustes Programm einzurichten, zu planen und zu verfolgen. Es ist manchmal schwierig zu wissen, welche Inspektionen und Wartungsaufgaben zu erledigen sind, sie dann zuverlässig an die richtigen Techniker weiterzuleiten und schließlich den Gesamtfortschritt des Programms zu verfolgen. Moderne vorbeugende Wartungssoftware löst diese Probleme mit datengeladenen PMs, automatischer Planung und automatisch generierten Berichten mit den richtigen KPIs.

Bei der erstmaligen Einrichtung eines Programms ist es oft am sinnvollsten, die Empfehlungen des Herstellers für vorbeugende Wartungsaufgaben zu befolgen. In einigen Fällen richten Sie zählerbasierte PMs ein, während Sie sie in anderen einfach nach Zeit einstellen. Sie können auch zwischen Floating und Fixed wählen, wenn Sie eine geplante Aufgabe etwas nach hinten verschieben müssen. In jedem Fall merkt sich die Software alles, was erledigt werden muss, und generiert automatisch PMs, sobald sie im Zeitplan erscheinen. Mit der Kalenderansicht sieht jeder im Team auf einen Blick, was ansteht. Und genau wie bei On-Demand-Arbeitsaufträgen macht es die Software einfach, alle Informationstechniker einzubeziehen, die für eine effiziente Arbeit erforderlich sind. Letztendlich ist eine PM nur ein Arbeitsauftrag, den Sie im Voraus planen, und enthält daher dieselben Arten von Informationen. Und denken Sie daran, das bedeutet, dass es alles hat, was Techniker für einen effizienten Abschluss benötigen.

Sie können Ihr Programm regelmäßig überprüfen, um zu überprüfen, wie gut das Wartungsteam es befolgt und wie gut es funktioniert. Da sich alle Informationen bereits im CMMS befinden, erstellt die Software schnell Berichte voller Wartungsmetriken und KPIs. Sie wissen genau, welche Wartungsaufgaben durchgeführt wurden und wie viel Prozent der PMs rechtzeitig abgeschlossen wurden. Darüber hinaus können Sie sich ansehen, welche Assets Sie in Bezug auf Zeit und Geld am meisten in Anspruch nehmen, und dann rückwärts arbeiten und Ihren PM-Zeitplan feinabstimmen. Wenn dieser Gabelstapler beispielsweise ungefähr alle drei Monate eine Panne hat, müssen Sie die PM-Frequenz von alle vier Monate auf alle zweieinhalb erhöhen.

Top-CMMS-Softwarefunktionen:Push-Benachrichtigungen für mobile Apps

Aber selbst wenn Sie ein erstklassiges vorbeugendes Wartungsprogramm durchführen, gibt es Zeiten, in denen Sie Ihren Zeitplan spontan anpassen müssen. Es ist nur eine Tatsache der Wartungsdauer. Was es frustrierend macht, ist, wie schwierig es sein kann, diese neuen, zeitkritischen Informationen an das Team weiterzugeben. Wartungsteams arbeiten nicht an Schreibtischen in Reihen in einem Büro; Sie sind über die gesamte Einrichtung verteilt, oft über mehrere Gebäude.

Moderne Facility-Management-Software löst dieses Problem, indem sie es einfacher macht, die Aufmerksamkeit des Teams zu erreichen und zu gewinnen. Mit einer mobilen App bindet sich die Software direkt in die integrierten Funktionen der Geräte ein, und das bedeutet, wenn Sie einen Techniker benötigen, der zu einer anderen Website geht, können Sie ihm schnell eine Push-Benachrichtigung senden. Je nach Einstellung klingelt oder vibriert ihr mobiles Gerät, wobei eine Meldung über allem anderen auf dem Bildschirm erscheint. Kein Warten mehr darauf, dass sie für ihren nächsten Arbeitsauftrag im Büro vorbeischauen.

CMMS-Softwarefunktionen, die Sie auf dem Laufenden halten

Gute Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Es reicht nicht aus, dass Sie Daten an das Team weitergeben können; Sie müssen in der Lage sein, mit Ihnen zu teilen, was sie vorhaben. Es kann so einfach sein wie eine Benachrichtigung, dass sie einen Arbeitsauftrag abgeschlossen haben, für etwas, das etwas komplizierter ist, wie die Erklärung der Schritte, die sie unternehmen, um [BLOG] ein Problem mit einem neuen oder problemanfälligen Asset zu beheben. In jedem Fall muss der Wartungsleiter auf dem Laufenden und über den Fortschritt des Teams informiert sein. Wenn Sie wissen, wo sich alle befinden und was sie tun, ist es viel einfacher, die Arbeit zu planen, Ressourcen zu verwalten und Verantwortlichkeiten durchzusetzen.

Top-CMMS-Softwarefunktionen:Aufgaben- und Arbeitsauftragskommentare

Wir wissen bereits, dass sowohl On-Demand- als auch geplante Arbeitsaufträge voller Daten sind, aber es gibt Zeiten, in denen Techniker mehr hinzufügen müssen. Beispielsweise arbeitet ein Techniker an einer routinemäßigen Wartungsinspektion, als er eine ausgefranste Verkabelung entdeckt, die ein Serienrisiko für Gesundheit und Sicherheit darstellt. Die Inspektion sollte nur etwa 20 Minuten dauern, aber der Techniker rechnet jetzt mit stundenlanger Arbeit. Darüber hinaus benötigen sie ein zusätzliches Paar Hände, um die Arbeit richtig zu erledigen. Da der Techniker Kommentare zu den Aufgaben im Arbeitsauftrag hinzufügen kann, weiß der Wartungsleiter genau, was los ist, und kann Ressourcen umleiten oder den Rest des Zeitplans neu anordnen.

Es muss nicht etwas so Ernstes wie ein Brandrisiko sein. Manchmal können Techniker Fragen zu Aufgaben hochladen und um Klärung und Tipps zu Best Practices bitten. Oder erklären, dass sie nach der Hälfte einer längeren PM zu Mittag essen müssen. Wichtig ist, dass sie schnell und einfach mit dem Rest der Abteilung in Kontakt bleiben können. Einer der großen Vorteile ist, wie einfach es ist, die Verbindung zwischen dem, was sie sagen, und dem, woran sie arbeiten, zu erkennen. Kein Bedarf an Kontext oder Erklärung, wenn ihr Kommentar direkt mit einer bestimmten Aufgabe oder einem Arbeitsauftrag verbunden ist.

Top-Funktionen der CMMS-Software:direktes Hochladen von Bildern

Und sie können nicht nur Kommentare, sondern auch Bilder hochladen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und es gibt viele Fälle, in denen es effizienter ist, dem Wartungsleiter ein Bild eines Problems zu schicken, als zu versuchen, es zu erklären. Hier ist ein weiteres großartiges Beispiel dafür, wie moderne Apps für die vorbeugende Wartung die vorhandene Hardware eines Mobilgeräts nutzen können. Die Software bindet sich direkt an die eingebaute Kamera, was das Aufnehmen und Hochladen von Bildern erleichtert.

An jedem Punkt des Prozesses gibt es Möglichkeiten, Bilder hochzuladen. Wenn ein Techniker zum ersten Mal auf der Baustelle ankommt, kann er ein schnelles Foto machen, um den Zustand der Anlage festzuhalten, bevor er mit der Arbeit beginnt. Während sie sich durch die zugehörigen Aufgaben bewegen, können sie Bilder hochladen, um ihren Fortschritt zu protokollieren, was besonders praktisch ist, wenn sie an Assets arbeiten, bei denen Teile übereinander positioniert sind. Beispielsweise kann der Techniker Bilder hochladen, während er Motorteile wieder zusammenbaut. Wenn sie fertig sind, können sie ein letztes Bild hochladen und eine visuelle Ferninspektion anfordern. Wenn dem Wartungsleiter gefällt, was er sieht, kann er den Arbeitsauftrag abschließen. Wenn sie dies nicht tun, können sie genau sehen, was sie geändert haben möchten.

Top-CMMS-Softwarefunktionen:automatisierte Berichte mit Metriken und KPIs

Bisher haben wir Funktionen behandelt, die Daten heraus- und hineinziehen. Sehen wir uns nun eine an, die all diese Daten aufnimmt und nutzt.

Ältere Methoden für das Wartungsmanagement sind frustrierend, weil sie so schlecht darin sind, genaue Daten zu erfassen und sicher aufzubewahren. Am Ende bleiben Ihnen völlig unzuverlässige Daten. Aber nehmen wir der Argumentation halber an, Sie könnten ein papier- oder tabellenbasiertes System verwenden und zuverlässige Daten erhalten (denken Sie daran, das können Sie nicht), die Frage ist nun:Was können Sie damit machen? Und die Antwort lautet:Auch wenn Sie das Unmögliche erreicht haben, wird es immer noch viel zusätzliche Arbeit erfordern, um diesen Zahlen einen Wert abzugewinnen. Kurzes Beispiel:Sie haben genaue Daten darüber, wie viel Sie in den letzten sechs Monaten für Wartungsteile und -materialien ausgegeben haben (was unglaublich wertvolle Informationen sind, die Ihnen helfen können, Ressourcen und Lieferanten effizienter zu verwalten), aber sie verteilen sich auf sechs Monate Arbeitsaufträge und PMs.

Es ist da, aber es ist in vielen kleinen Stücken. Und die einzige Möglichkeit für Sie, daraus Erkenntnisse zu gewinnen, besteht darin, viel Zeit und Energie darauf zu verwenden, all die kleinen Teile zu sammeln und sie sorgfältig zusammenzusetzen. Und bei jedem schmerzhaften Schritt besteht immer die Möglichkeit, einen kleinen Fehler zu machen, der die Genauigkeit Ihrer endgültigen Zahlen untergräbt.

Mit jedem kleinen Fehler (das Kopieren der falschen Zahl aus der falschen Zelle oder das Vergessen, die Eins bei sich zu tragen) verdrehen Sie Ihr Objektiv ein bisschen mehr aus dem Fokus. Und wenn Sie schließlich einen Schritt zurücktreten und versuchen, das Gesamtbild zu sehen, ist es zu verschwommen, um wirklich von Nutzen zu sein.

Moderne Facility-Management-Software löst dieses Problem, indem sie die richtigen Daten erfasst, sie sicher aufbewahrt und sie dann für Sie mit automatisch generierten Berichten mit leicht lesbaren Diagrammen und aufschlussreichen Wartungsmetriken und KPIs verarbeitet. Mit wenigen Klicks nimmt die Software die Rohdaten und baut sie in verwertbare Informationen um. Anstatt nur alle Kosten zu tragen, die mit der Wartung Ihrer Vermögenswerte verbunden sind, wissen Sie jetzt, welche Sie am meisten Zeit und Ressourcen kosten. Anstatt nur alle Arbeitsaufträge für ein bestimmtes Asset zu haben, wissen Sie jetzt, ob es Sie mehr kostet, es am Laufen zu halten, als es zu ersetzen.

CMMS-Softwarefunktionen, die hinter den Kulissen funktionieren

Genauso wertvoll wie Ihre Anlagen und Geräte sind die dazugehörigen Daten. In einer Fertigungsumgebung können Sie eine Pumpe oder Presse haben, die für die Produktionslinie von zentraler Bedeutung ist. Sie brauchen es, um die Linie aufrechtzuerhalten. Die damit verbundenen Daten sind für das Wartungsteam ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie sie benötigen, um diese Pumpe oder Presse am Laufen zu halten.

In einer kürzlich erschienenen Folge des Asset Champion-Podcasts erklärt Gast John Rimer, CFM von FM360 Facility Management Consulting &Training, den Wert von Daten.

„Denn wenn ich diese Systeme nur verwende, um Arbeitsaufträge zu erledigen, verpasse ich den Anschluss. Ich muss sicherstellen, dass wir diese Informationen aggregieren, sammeln, analysieren und weiterhin Verbesserungen vorantreiben. Denn bekanntlich steht die Welt nicht still, wir müssen uns mit ihr weiter verändern und verbessern.“

Lassen Sie uns in diesem Sinne einen Blick auf eine Funktion werfen, die an der Oberfläche schwerer zu erkennen ist, aber dennoch für Ihren Erfolg von zentraler Bedeutung ist.

Top-CMMS-Softwarefunktionen:Cloud Computing

Werfen wir einen genaueren Blick auf diese alten Wartungsmanagementmethoden, die auf Papierkram oder Tabellenkalkulationen antworten, die beide dafür berüchtigt sind, entweder wichtige Daten zu verlieren oder endlose Versionen veralteter Daten zu speichern.

Bei papierbasierten Methoden haben Sie nur eine Kopie des Arbeitsauftrags, und die Menge an Informationen, die Sie aufnehmen können, ist relativ gering. Wie viel kann jemand auf ein paar Zettel kritzeln? Und die wenigen Daten, die Sie haben, gehen leicht verloren. Es ist auf einem dünnen Stück Papier, das buchstäblich durch das Raster fallen kann. Bei Tabellenkalkulationen verlieren Sie oft keine Daten, aber das, woran Sie hängen bleiben, ist mehr als nutzlos.

Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. And the best part? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.